5 Tipps für ein erfolgreiches BEM-Gespräch

von Laura Einnolf – 25. August 2021

Kürzlich wurde im Saneware Magazin über die Vorteile und die Notwendigkeit eines erfolgreichen Betrieblichen Eingliederungsmanagements berichtet und auch die notwendigen Datenschutzrichtlinien beleuchte. Doch, obwohl BEM für Arbeitgeber:innen verpflichtend ist, fehlt in den Unternehmen oft die nötige Expertise, wie man die BEM-Prozesse auch wirksam in die Tat umsetzt, angefangen beim ersten Schreiben an die betroffenen Mitarbeitenden bis hin zu einem wertvollen BEM-Gespräch. 

Im Folgenden soll dargestellt werden, wie ein BEM-Gespräch aussehen und aufgebaut werden kann, um Arbeitnehmer:innen die wichtigsten Informationen und den Ablauf von vornherein deutlich zu machen. 

Als Mitarbeiter:in sind Sie bei Mitarbeitergesprächen mit Arbeitsbezug verpflichtet teilzunehmen. Die Teilnahme an einem BEM-Gespräch ist immer freiwillig.

So könnte ein erstes BEM-Gespräch ablaufen

Stimmt der/die Arbeitnehmer:in der Umsetzung eines BEM zu, erfolgt ein ers­tes BEM-Gespräch entweder mit dem/ der BEM-Verantwortlichen alleine oder mit weiteren Beteiligten. Hinzugezogen werden können, nach Zustimmung der/ des Arbeitnehmenden, zum Beispiel der Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung sowie der Werks- oder Betriebsarzt. 

1 Ziele festlegen

Ziel dieses Gesprächs ist es herauszufinden, welche Gründe es für diese Fehlzeiten gibt und ob diese Krankenzeiten ursächlich mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen. Gesucht wird dabei nach den Auslösern für diese Erkrankung. 

Wichtig ist, während des Gespräches konstruktiv zu sein. Betroffene Mitarbeitende sind oft ängstlich, sie wissen nicht was auf sie zu kommt und haben oftmals die Befürchtung ihre Arbeitsstelle zu verlieren. Machen Sie deutlich, dass es nicht nur um eine formale gesetzliche Vorgabe, sondern um die Arbeitsfähigkeit geht. Manchmal können verdeckte Konflikte mitursächlich sein. Daher kann es hilfreich sein, Erstgespräche ohne Führungskraft zu führen, um das Vertrauen zu fördern und die Chance zu steigern, die tatsächlichen Ursachen herauszufinden. Seien es betriebliche Ursachen oder auch die persönlichen Lebensumstände, die mit einbezogen werden sollten.

Um die Ursache der Erkrankung zu ergründen, kann es dabei notwendig sein, dass der betroffene Mitarbeiter sich von einem Betriebsarzt bzw. einer Betriebsärztin freiwillig untersuchen lässt. Von der Schweigepflicht muss die/ der Arbeitnehmer:in die/ den behandelnden Betriebsarzt oder Betriebsärztin jedoch nicht entbinden. Die Entbindung der Schweigepflicht könnte das Verfahren jedoch im Einzelfall erleichtern, um eine möglichst gute Lösung für die/ den betroffenen Mitarbeiter:in zu finden. 

2 Maßnahmen festlegen 

Das Gespräch wird z.B. auf der Grund­la­ge von ärzt­li­chen Emp­feh­lun­gen oder von Vor­schlägen des Be­triebs­rats und/oder der/ des Ar­beit­neh­menden geführt, wie Ar­beits­auf­ga­ben, Ar­beits­abläufe, Ar­beits­zei­ten, der Ar­beits­platz oder/oder die Ar­beits­um­ge­bung geändert wer­den könn­ten. Hier gibt es ein großes Spektrum von Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Krankenzeiten zu reduzieren. 

Diese Maßnahmen können von der Beantragung einer Kurmaßnahme, der Veränderung des Arbeitsplatzes (z. B. Ausstattung mit einem Stehpult oder spezieller Computermaus), der Verpflichtung zu einem Gespräch bei einem Reha-Berater der Rentenversicherung bis zu einer Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz gehen.

3 Abschlusserklärung

Sch­ließlich wird das BEM of­fi­zi­ell mit ei­ner ge­mein­sam un­ter­zeich­ne­ten Ab­schluss-Erklärung be­en­det. In der Erklärung wird fest­ge­hal­ten, ob Maßnah­men er­grif­fen wer­den sol­len, und falls ja, wel­che. 

Die vereinbarten Maßnahmen werden in einem Protokoll zusammengefasst und mit einem Reflexionszeitpunkt (z. B. ein Jahr bis zum Zweitgespräch) verbunden. Dieses Protokoll dient als Grundlage für das Zweitgespräch. 

4 Weitere Gespräche

In Folgegespräche haben Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit die festgelegten Ziele und Maßnahme anzupassen. Sind Maßnahmen für die/ den betroffenen Mitarbeiter:in zum Beispiel nicht zumutbar, können andere Maßnahmen ausprobiert werden oder auch ggf. die Ziele angepasst werden.

5 Tipps für ein wertschätzendes BEM-Gespräch

Damit das BEM-Gespräch menschlich gut abläuft und die Vertrauensbasis sichergestellt wird, haben wir fünf Tipps, was bei einem wertschätzenden BEM-Gespräch beachtet werden sollte:

1. Klären Sie die/ den betroffenen Mitarbeiter:in über das gesamte Vorgehen im Vorfeld auf und weisen Sie Mitarbeiter:innen auf die Freiwilligkeit hin 

2. Seien Sie stets verschwiegen, denn das BEM-Gespräch unterliegt der Vertraulichkeit. 

3. Da es sich um sensible Gesundheitsdaten handelt, ist eine intensive Befassung mit den Vorgaben des § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 9 DSGVO zwingend notwendig. 

4. Seien Sie stets offen: Wer ein BEM-Gespräch führt, kennt zunächst nur die Perspektive der/ des Arbeitgebers:in. Fragen Sie die/ den betroffenen Mitarbeitenden, was sie verändern möchten, um langfristig gesund zu sein. 

5. Klären Sie mit Ihrem Gegenüber zum Schluss die nächsten Schritte und vereinbaren Sie, welche Informationen an Dritte (Betriebsarzt, Personalverantwortliche, Führungskräfte, Kolleg:innen) von Ihnen und/oder der Person selbst weitergegeben werden können. Dies drückt Verbindlichkeit aus und kann der/ dem betroffenen Mitarbeiter:in Sicherheit und Vertrauen vermitteln.

Weitere Tipps für die Umsetzung einer Betrieblichen Eingliederung

Um ein BEM-Verfahren erfolgreich durchzuführen bedarf es einiger Punkte, die zu beachten sind. Angefangen beim Einladungsschreiben, dem ersten Gespräch und der Entwicklung von Maßnahmen bis hin zur Evaluation des gesamten Verfahren und der Aufbewahrungsfrist der BEM-Akte. Auch der Datenschutz im BEM ist nach wie vor nicht konkret geregelt, doch gibt es für Arbeitgeber:innen auch an dieser Stelle einige Richtlinien zu beachten. All diese Themen und die Vorteile eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wurden in den letzten Wochen im Saneware-Magazin beleuchtet und anschaulich aufbereitet.

Darüber hinaus können Sie sich auch in einem unserer Magazin-Beiträge darüber informieren, welche Krankheiten hauptursächlich für lange Ausfallzeiten im Betrieb sind, die einer Wiedereingliederung bedürfen.

Saneware bietet für alle BEM-Manager:innen und Verantwortlichen im BEM-Prozess eine digitale und prozessorientierte Software für das Betriebliche Eingliederungsmanagement. Diese kann für BEM-Manager:innen eine große Unterstützung für alle Prozesse rund um die Wiedereingliederung sein und den Verwaltungsaufwand verringern.

Sie benötigen Unterstützung bei der Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements in Ihrem Unternehmen? Dann zögern Sie nicht unsere Fachexpert:innen zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne von der Implementierung unserer BEM-Software bis hin zur erfolgreichen Durchführung des BEM in Ihrem Betrieb.