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Alles zur 3G-Pflicht am Arbeitsplatz – und wie Sie den Status Ihrer Mitarbeiter effizient kontrollieren und dokumentieren

von Philipp Kochan – 14. Dezember 2021

Seit dem 24. November 2021 gilt eine bundeseinheitliche Regelung, die 3G am Arbeitsplatz für alle Unternehmen, Organisationen und Institutionen vorschreibt. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, den 3G-Status von Mitarbeitern und oft auch von Besuchern zu kontrollieren, zu dokumentieren und auf Verlangen von Behörden nachzuweisen. Personen, die weder genesen noch geimpft sind und die keinen aktuellen, negativen Corona-Test vorweisen können, ist der Zutritt zum Arbeitsplatz und zum kompletten Betriebsgelände zu untersagen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Der Zugang zum Arbeitsplatz ist nur noch für geimpfte, genesene oder negativ getestet Personen erlaubt. Es gelten KEINE Ausnahmen – auch nicht für Personen, die sich (aktuell noch) nicht impfen lassen können/dürfen.
  • Arbeitgeber müssen den 3G-Status VOR dem Betreten des Betriebsgeländes kontrollieren, dokumentieren und jederzeit nachweisen können.
  • Um ihrer Pflicht nachkommen zu können, dürften Arbeitgeber die notwendigen personenbezogenen Gesundheitsdaten von Mitarbeitern erfassen, speichern und beispielsweise für die Ausarbeitung von Hygienekonzepten verarbeiten.
  • Es empfiehlt sich, das System auch für Besucher anzuwenden – in vielen Bereichen ist dies sogar Pflicht.

Was bedeutet 3G am Arbeitsplatz?

3G steht für

  • geimpft,
  • genesen oder
  • getestet.

Seit Inkrafttreten des neuen Infektionsschutzgesetzes am 24. November 2021 ist die sogenannte 3G-Regelung am Arbeitsplatz Pflicht. Ziel ist es, das Infektionsrisiko am Arbeitsplatz zu senken und die Ausbreitung der Pandemie zu bremsen.

3G am Arbeitsplatz bedeutet, dass der Zutritt zur Arbeitsstätte nur noch den Mitarbeitern erlaubt ist, die nachweislich geimpft, genesen oder negativ getestet sind. Der Arbeitgeber ist verpflichtet einen entsprechenden Nachweis zu kontrollieren – und zwar bevor der Arbeitnehmer das Betriebsgelände betritt!

Wie erfolgt die Kontrolle der 3G-Regel im Betrieb?

Mitarbeiter, die geimpft oder genesen sind, müssen dem Arbeitgeber ihr Impf- oder Genesenenzertifikat vorzeigen. Alternativ reicht auch der Impfpass aus. Wenn der Impf- oder Genesenenstatus des Arbeitnehmers festgehalten wird, müssen die entsprechend kontrollierten Personen ihren Status natürlich nicht mehr täglich vorweisen. Somit ist die einmalige Erfassung mit unserer 3G-Status-Software die einfachste und schnellste Möglichkeit für alle Beteiligten.

Mitarbeiter, die weder geimpft noch genesen sind, müssen ihrem Arbeitgeber ein aktuelles, negatives Corona-Testergebnis vorweisen. Folgende Testszenarien sind derzeit möglich:

  1. Der Arbeitnehmer lässt einen Corona-Schnelltest in einem Testzentrum oder an einer Teststelle durchführen und zeigt dem Arbeitgeber das negative Testergebnis. Der Schnelltest darf nicht länger als 24 Stunden zurückliegen.
  2. Der Arbeitnehmer lässt einen PCR-Test in einem Testzentrum oder an einer Teststelle durchführen und zeigt dem Arbeitgeber das negative Testergebnis. Die Testergebnisse von PCR-Tests sind 48 Stunden gültig.
  3. Der Arbeitnehmer macht unmittelbar vor Arbeitsantritt einen Corona-Test unter Aufsicht des Arbeitnehmers. Hierbei kann es sich um einen Schnell- oder PCR-Test handeln, der von geschultem Personal durchgeführt wird, das der Arbeitgeber beauftragt. Aber auch ein handelsüblicher Schnelltest, den der Mitarbeiter unter Beobachtung selbst durchführt, ist erlaubt. Ein im Unternehmen gemachter Test gilt für die Dauer der Arbeitszeit.

Die Gültigkeit des Testnachweises muss zum Zeitpunkt der betrieblichen Zugangskontrolle gegeben sein. Das Ergebnis muss aber nicht während der gesamten Arbeitszeit gültig sein.

Achtung!

Nicht ausreichend ist es, dem Arbeitgeber das Ergebnis eines zu Hause durchgeführten Antigen-Schnelltests vorzuweisen, zum Beispiel in Form der Testkassette.

Welche Daten dürfen und müssen Arbeitgeber von Ihren Mitarbeitern erfragen, erfassen und verarbeiten?

Normalerweise sind Gesundheitsdaten von Arbeitnehmern, zu denen der 3G-Status gehört, strengen Richtlinien unterworfen. Sie unterliegen der informationellen Selbstbestimmung, die durch das Grundgesetz geschützt ist.

Neben einer Kontrollpflicht gilt für Arbeitgeber auch eine Dokumentationspflicht. Um dieser nachkommen zu können, dürfen nun personenbezogene Daten über den Impf-, Genesenen- oder Teststatus der Mitarbeiter verarbeitet werden, wenn diese zur Überwachung der gesetzlichen Zutrittsbeschränkungen notwendig ist.

Das dürfte insbesondere bei folgenden Daten der Fall sein:

  • Vorname und Name
  • Datum der Datenerfassung
  • Art des vorgelegten Nachweises (Impfpass, Impfzertifikat, Genesenennachweis, negatives Testergebnis)
  • Bei Impfung: Datum der letzten Impfung wegen beschränkter Gültigkeit der Impfungen
  • Bei Genesung: Datum der positiven PCR-Testung, um die zeitlich begrenzte Gültigkeit des Genesenennachweises prüfen zu können
  • Bei Testung: Zeitpunkt der Testung, Art des Tests (Schnell- oder PCR-Test)

Die gespeicherten Daten sind spätestens sechs Monate nach Erfassung unwiderruflich zu löschen. Die Saneware 3G-Status-Software tut dies automatisch, damit Sie nicht gegen Datenschutzregeln verstoßen und weitere Bußgelder riskieren.

Kein Anspruch auf Kopie des Nachweises

Sie dürfen keine Kopien von Impf-, Genesenen- oder Testnachweisen fordern. Es genügt, die Dokumente zu kontrollieren und die oben genannten Daten in einer geeigneten Software wie der 3G-Status-Software von Saneware zu erfassen. Sofern Ihnen Mitarbeiter einen Nachweis freiwillig überlassen, können Sie diese selbstverständlich abspeichern.

Wie müssen oder können die 3G-Daten erfasst werden?

Der Gesetzgeber schreibt keine konkrete Erfassungsform vor. Da allerdings eine klare Dokumentation und lückenlose Rückverfolgbarkeit vorgeschrieben sind, bietet sich eine digitale Erfassung an. Mit der Saneware 3G-Status-Erfassung erhalten Sie eine intuitive Komplettlösung, die den betrieblichen Aufwand für die 3G-Kontrollen auf ein gut handelbares Minimum reduziert. So können Mitarbeiter ihre Zertifikate selbstständig scannen und Testergebnisse eigenständig hochladen. Der Vorgesetzte kann jederzeit einsehen, ob seine Mitarbeiter die Voraussetzungen zum Betreten des Betriebsgeländes erfüllen. Erhalten Sie in unseren Best Practice Beispielen einen Einblick, wie unsere Kunden die digitale Erfassung und Dokumentation umsetzen.

Wichtig ist gemäß europäischer Datenschutzgrundverordnung, dass die Datenerhebung auf ein Minimum beschränkt ist. Auch der Kreis derjenigen, die auf die Daten zugreifen können, muss auf ein Minimum beschränkt werden. In der Regel sind das die Personalverantwortlichen. Unsere Software ermöglicht ein datenschutzkonformes Abfragen, Dokumentieren und Nachweisen der 3G-Regel am Arbeitsplatz.

Aufgrund der strengen Datenschutzrichtlinien ist davon abzuraten die 3G-Pflicht mithilfe von Excel-Tabellen oder auf Papier zu dokumentieren.

Welche Mitarbeiter sind von der 3G-Regel ausgenommen?

Es gibt keinerlei Ausnahmen für Personen, die das Betriebsgelände betreten wollen. Die 3G-Regel gilt für Vollzeit- und Teilzeitkräfte genauso wie für Auszubildende, Praktikanten, Werkstudenten, Ehrenamtliche, etc.

Personen, die sich aus medizinischen Gründen nicht impfen lassen dürfen, müssen ein negatives Testergebnis vorweisen, das für behördliche Kontrollen ebenfalls nachzuhalten ist.

Gilt die 3G-Regelung auch für betriebsfremde Personen (Gäste)?

Das Infektionsschutzgesetz schreibt weitergehende Zugangskontrollen für betriebsfremde Personen wie Besucher, Gäste oder Beschäftigte anderer Arbeitgeber für folgende besonders schutzbedürftige Einrichtungen vor:

  • Krankenhäuser
  • Einrichtungen für ambulantes Operieren
  • Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen, in denen eine den Krankenhäusern vergleichbare medizinische Versorgung erfolgt
  • Dialyseeinrichtungen
  • Tageskliniken
  • Entbindungseinrichtungen
  • vergleichbare Behandlungs- oder Versorgungseinrichtungen
  • Arzt- und Zahnarztpraxen
  • Praxen sonstiger humanmedizinischer Heilberufe
  • Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitsdienstes, in denen medizinische Untersuchungen, Präventionsmaßnahmen oder ambulante Behandlungen durchgeführt werden
  • ambulante Pflegedienste, die ambulante Intensivpflege in Einrichtungen, Wohngruppen oder sonstigen gemeinschaftlichen Wohnformen erbringen
  • Rettungsdienste
  • voll- oder teilstationäre Einrichtungen zur Betreuung und Unterbringung älterer, behinderter oder pflegebedürftiger Menschen oder vergleichbare Einrichtungen (Alten- und Pflegeheime)

Darüber hinaus hat der Arbeitgeber im Rahmen des betrieblichen Hygienekonzeptes auch Maßnahmen zum Schutz bei betriebsbedingten Personenkontakten zu treffen, in die betriebsfremde Personen involviert sein können. Hier bietet sich an, die 3G-Kontrollen auch auf Dritte auszuweiten. Weitergehende Verpflichtungen die Zugangskontrolle betreffend können sich aus landesrechtlichen Regelungen zum Infektionsschutz ergeben.

Tipp: 3G-Status-Erfassung für Gäste

Mit unserem Gästemodul erhalten Sie die optimale Lösung, um Gäste und Besucher, Leiharbeiter und Fremdfirmen effizient zu kontrollieren und deren 3G-Status geordnet zu dokumentieren.

  • Gäste scannen ihr Zertifikat über einen Link
  • Nachweis des 3G-Status und deren Kontrolle
  • Erstellung von Besucher-Reports

Sie können die zugeordneten Gast-Zertifikate einem Standort zuordnen.

Müssen Mitarbeiter Auskunft über ihren Impfstatus geben?

Grundsätzlich besteht keine Auskunftspflicht. Das berührt die 3G-Regel jedoch nicht. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die ihren Impf- oder Genesenenstatus nicht preisgeben wollen, zumindest einen negativen Corona-Test vorweisen müssen, dessen Negativergebnis und Gültigkeit Sie als Arbeitgeber festhalten müssen.

Gilt 3G für alle Beschäftigten? Auch für Mitarbeiter im Homeoffice?

Die 3G-Regel gilt immer dann, wenn ein physischer Kontakt von Arbeitgebern und Beschäftigten untereinander oder zu Dritten nicht ausgeschlossen werden kann. Damit betrifft es de facto den überwiegenden Großteil der Beschäftigten, die nicht im Homeoffice tätig sind. Mitarbeiter, die ausschließlich von zu Hause aus arbeiten, müssen keinen Nachweis über Impfung, Genesung oder Negativtest erbringen. Es sei denn, sie müssen – aus welchem Grund auch immer – den Arbeitsplatz aufsuchen.

Beispiel: Kein physischer Kontakt

Wenn eine Reinigungskraft ausschließlich allein für die Reinigung von Räumlichkeiten zuständig ist und dies zu einer Tages- oder Nachtzeit tut, zu der niemand anderes in den Räumlichkeiten anwesend ist, muss keinen 3G-Nachweis vorlegen.

Gilt die 3G-Regel für Mitarbeiter im Freien?

Ob 3G für Mitarbeiter gilt, die ausschließlich im Freien tätig sind, ist ebenfalls von den physischen Kontakten abhängig. Sobald der Mindestabstand von 1,5 Metern nicht mehr eingehalten werden kann, gilt die 3G-Pflicht. De facto gelten hier ebenfalls nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel für Förster, die allein im Wald unterwegs sind und ansonsten aus dem Homeoffice arbeiten.

Müssen Corona-Tests während der Arbeitszeit durchgeführt oder angeboten werden?

Nein, Testungen zählen grundsätzlich nicht zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit. Natürlich kann der Arbeitgeber die Zeit freiwillig vergüten. Ein Anspruch darauf haben Arbeitnehmer jedoch nicht.

Welchen Einfluss hat die (einrichtungsbezogene) Impfpflicht auf die 3G-Regel?

Keinen! Die einrichtungsbezogene Impfpflicht berührt die 3G-Regel nur indirekt. Theoretisch sollten mit Start der Impfpflicht am 16. März alle Arbeitnehmer im Gesundheits- und Pflegesektor geimpft sein. Praktisch gibt es immer Menschen, die sich nicht impfen lassen dürfen oder wollen. Während letztere dem Arbeitsplatz verwiesen werden, dürfen alle Mitarbeiter mit Kontraindikation weiterarbeiten. Für sie gilt weiterhin die 3G-Regel. Das heißt, sie müssen sich in der Regel testen lassen.

Auch die allgemeine Impfpflicht, die derzeit diskutiert wird, wird daran rein rechtlich nichts ändern. Es kann jedoch sein, dass die 3G-Regel nicht verlängert wird und somit ohnehin vor Einführung einer eventuellen allgemeinen Impfpflicht ausläuft.

Welche Strafen gelten bei Verstößen gegen die Kontroll- und Nachweispflicht?

Bei Verstößen gegen die Kontroll- und Nachweispflicht wird ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro erhoben. Die Höhe der Sanktion hängt von Art und Umfang des Verstoßes ab und richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.

Wie lange gilt die 3G-Regel?

Die 3G-Regel am Arbeitsplatz gilt laut § 28b des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) bis zum Ablauf des 19. März 2022. Der Deutsche Bundestag kann die Frist verlängern, so dass die 3G-Regel mindestens bis zu 19. März 2022 gilt.

Müssen Unternehmen in Österreich den 3G-Status Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Seit dem 1. November 2021 ist die Überwachung des 3G-Status im Unternehmen in Österreich verpflichtend. Für Unternehmen und Arbeitnehmer gelten empfindliche Strafen bei Nichteinhalten des Status während der Arbeitszeit:

Arbeitgeber müssen stichprobenartig die Einhaltung eines 3G-Nachweises an Arbeitsorten überprüfen. Bei Verstößen drohen Strafen laut dem Covid-Maßnahmengesetz: Für Arbeitnehmer können diese Verwaltungsstrafen bis zu 500 Euro betragen, für Arbeitgeber bis zu 3.600 Euro.

(Quelle: https://www.nachrichten.at/panorama/chronik/3g-regel-am-arbeitsplatz-welche-strafen-drohen;art58,3477766)

Was müssen Unternehmen tun, wenn sie den 3G-Status ihrer Mitarbeiter erfasst haben?

Das Unternehmen kann den 3G-Status abfragen und sich bei Zustimmung auch den Nachweis zeigen lassen. Zur Dokumentation können die notwendigen Daten gespeichert werden. Dazu kann eine Excel-Liste verwendet werden, in der Name, das Datum der Abfrage und die Dauer der Gültigkeit des 3G-Status erfasst werden. Jedoch muss sichergestellt werden, dass diese sensiblen Daten durch die höchsten technischen und organisatorischen Maßnahmen geschützt werden und nur die berechtigten Personen die Daten einsehen.

Heißt konkret: Die Vorgesetzte in der Abteilung Buchhaltung darf nicht die Daten in der Abteilung Produktion erheben und speichern. Dies ist mit einer Excel-Dokumentation sehr umständlich. Deshalb bietet sich hier der Einsatz einer Software zum Monitoring des 3G-Status an. Vorteile sind hier:

  • digitale und intuitive Erfassung des 3G-Status
  • zugeschnittenes Rollen- und Rechtekonzept
  • lückenlose Erfassung und Nachweis des 3G-Status im Betrieb
  • digitale Unterstützungsmöglichkeiten, damit der Status jederzeit aktuell bleibt

Ihre persönliche Software-Demo

Gerne erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch die Vorteile des digitalen 3G-Status-Monitoring im Unternehmen. Buchen Sie dazu einfach eine kostenfreie und unverbindliche Demo oder fordern ein Angebot für die 3G-Lösung an!

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für sämtliche Geschlechter – auch die jenseits von männlich und weiblich.

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