BEM-Erstgespräch: Vollständige Checkliste für Unternehmen

von Katja Uhde – 12. Februar 2025

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens war in den letzten 12 Monaten länger als 6 Wochen krank? Dann sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, das betriebliche Eingliederungsmanagement (kurz: BEM) zu starten. Ziel: die Rückkehr zu erleichtern, zukünftige Ausfälle zu verhindern und den Arbeitsplatz zu erhalten. Erster Schritt: Das BEM-Erstgespräch.

Aber wie gehen Sie dieses Erstgespräch an? Und wie sorgen Sie dafür, dass es für beide Seiten so zielführend wie möglich abläuft?

Wir haben für Sie den gesamten Ablauf in einer Checkliste zusammengefasst.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist BEM?
2. BEM-Erstgespräch Checkliste
   1. Bedarf erkennen
   2. To-Do’s vor dem Gespräch
   3. Worauf Sie im Gespräch achten sollten
   4. Folgeschritte nach dem BEM-Erstgespräch

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Bevor es losgeht: Das Wichtigste zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement in Kürze

Sie sind als Unternehmen gemäß § 167 SGB IX dazu verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement durchzuführen, sobald Mitarbeitende innerhalb eines Jahres insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind. Auch dann, wenn diese sechs Wochen nicht am Stück stattgefunden haben. 

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement beginnt in der Regel mit einem BEM-Erstgespräch. Es dient dazu, gemeinsam Ursachen zu erörtern und Maßnahmen zu finden, die die Arbeitskraft langfristig sichern und das Risiko zukünftiger Arbeitsunfähigkeiten verringern.

BEM-Gespräche werden in der Regel durch die BEM-beauftragte Person durchgeführt. Es können jedoch auch weitere Personen am Gespräch teilnehmen, zum Bespiel Mitglieder der SBV oder des Betriebsrates, der Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin, Führungskräfte oder Vertrauenspersonen Ihrer Mitarbeitenden.

Die BEM-Checkliste für das Erstgespräch

0) Den Bedarf erkennen

Um mit der Planung des BEM-Erstgesprächs zu beginnen, müssen Sie natürlich erst einmal den Bedarf eines BEM-Verfahrens erkennen. Dieser Bedarf tritt ein, sobald Mitarbeitende in den vergangenen zwölf Monaten länger als 6 Wochen krank waren – egal, ob diese Arbeitsunfähigkeit am Stück oder unterbrochen stattgefunden hat.

Um das zu erkennen, müssen Sie die Krankheitstage Ihrer Mitarbeitenden genau überwachen. Das geht manuell oder – deutlich leichter – mithilfe einer Software, die BEM-berechtigte Mitarbeitende automatisch identifiziert und Ihre BEM-Beauftragten informiert. Das geht zum Beispiel mit den BEM-Funktionen von Saneware.

Ist der Bedarf erkannt, starten Sie mit Punkt 1 unserer Checkliste, um das BEM-Verfahren zu starten.

1) Vor dem BEM-Erstgespräch

1.1) Einladung verschicken

Erstellen und verschicken Sie eine schriftliche Einladung an die berechtigte Person. Die Einladung sollte folgende Bestandteile haben:

• Persönliche Ansprache und Genesungswünsche
• Bezug auf § 167 SGB IX als Grund für das Anschreiben
• Nennung des Zeitraums, in dem die Person insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war
• Vorstellung und Erklärung des BEM-Verfahrens, inklusive der Vorteile für Arbeitnehmer:innen
• Terminvorschlag
• Ansprechpartner:innen und Teilnehmerkreis
• Aufklärung über die Rechte der Mitarbeitenden (Dritte Personen und Instanzen zum BEM-Gespräch hinzuzuziehen, Verzicht auf das BEM-Verfahren)
• Aufklärung über die Dokumentation des BEM-Verfahrens sowie Datenschutzinformationen
• Antwortbogen, um die Rückmeldung zu erleichtern
• Frist, bis wann Sie eine Rückmeldung erwarten

1.2) Rücklauf überwachen

Überwachen Sie den Rücklauf des Antwortschreibens oder sonstige Reaktionen der berechtigten Person:

• Erfolgt keine Rückmeldung: Versenden Sie die Einladung erneut.
• Sofern die Person kein BEM-Erstgespräch wünscht, können Sie das BEM-Verfahren an dieser Stelle beenden.
• Stimmt die Person dem Erstgespräch zu, beginnen Sie mit Schritt 1.3.

1.3) Informationen sammeln

Sammeln Sie Informationen rund um den Gesundheitszustand der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters:

• Wie sehen die Fehlzeiten aus? War die Person lange Zeit am Stück oder wiederholt krank?
• Liegen Informationen über den Grund der Abwesenheit bzw. die Krankheit vor?
• Liegen aktuelle Berichte des Betriebsarztes oder der Betriebsärztin vor?
• Gibt es Hinweise darauf, dass betriebliche Gründe Ursache für die Krankheit sind? (z.B. Arbeitsunfall, besonders hohes Arbeitsaufkommen, persönliche Differenzen)
• Liegt eine Behinderung oder Gleichstellung vor?

1.4) Termin organisieren

Beginnen Sie mit der Organisation des Termins:

• Laden Sie alle benötigten Personen ein
  z.B. Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung oder des Betriebsrats, Betriebsarzt bzw. Betriebsärztin, Führungskräfte.
• Reservieren Sie einen geeigneten Raum (ruhig und nicht einsehbar).
• Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch protokolliert wird (ggf. weitere Person hinzuziehen, die während des Gesprächs das Protokoll erstellt).

1.5) Falls möglich: Erste Maßnahmen sammeln

Falls die Ergebnisse aus Schritt 1.1 bis 1.4 es zulassen, können Sie vorbereitend bereits erste mögliche Maßnahmen sammeln, um sie in Schritt 2.5 mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin abzustimmen.

2) Während des Gesprächs

2.1) Begrüßung

Beginnen Sie das BEM-Erstgespräch, indem Sie eine freundliche, vertrauensvolle Atmosphäre schaffen:

• Bedanken Sie sich bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, dass er oder sie am BEM-Verfahren und am Erstgespräch teilnimmt.
• Stellen Sie alle anwesenden Teilnehmenden vor.
• Beschreiben Sie kurz den Ablauf des Gesprächs.

2.2) Zweck und Ziele des Gesprächs vorstellen

Erklären Sie der Person, warum das Gespräch stattfindet:

• Erklären Sie kurz, was das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist und greifen Sie dabei auch Ihre gesetzliche Verpflichtung auf.
• Stellen Sie die Ziele klar und verdeutlichen Sie, dass das BEM für beide Seiten wichtig ist.

2.3) Aufklären

Informieren Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter über Rechte, Pflichten und Vorschriften:

• Stellen Sie noch einmal klar, dass das Gespräch freiwillig ist.
• Klären Sie die Person über ihre Rechte und Möglichkeiten auf (z.B. jederzeit eine Vertrauensperson hinzuziehen zu dürfen)
• Klären Sie darüber auf, dass Sie alle Informationen vertraulich behandeln und die BEM-Akte unabhängig von der Personalakte geführt wird.
• Greifen Sie auch Datenschutzaspekte auf.
• Klären Sie offene Fragen.

2.4) Fragen stellen und zuhören

Nachdem Sie alle Formalitäten geklärt haben, steigen Sie tiefer in das BEM-Gespräch ein. Dabei ist es wichtig, aufmerksam zuzuhören und respektvoll auf die persönlichen Aussagen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters einzugehen.

• Was ist die Ursache der Arbeitsunfähigkeit (z.B. Krankheit, Unfall, betriebliche oder persönliche Schwierigkeiten)?
• Handelt es sich um eine einzige Ursache oder um mehrere verschiedene (insbesondere bei Fehlzeiten, die nicht am Stück stattgefunden haben)?
• Wie geht es der Person aktuell?
• Welche Wünsche hat der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in Bezug auf die eigene Wiedereingliederung?
• Welche Bedenken oder sogar Ängste hat er oder sie vor der Rückkehr ins Unternehmen?
• Worin besteht die größte Belastung am Arbeitsplatz?
• Welche Aufgaben kann, darf oder möchte die Person aktuell nicht ausüben?
• Wurden bereits Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlzeiten in Anspruch genommen?
• Welche Unterstützung erwartet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin von Ihnen und dem Unternehmen?

2.5) Gemeinsam Lösungen finden

Sobald Sie alle Informationen haben, sammeln Sie gemeinsam mit dem berechtigten Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin Wege, um die Arbeitsfähigkeit bestmöglich wieder herzustellen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Veränderung des Arbeitsortes (z.B. ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Home Office oder bedarfsgerechter Umbau)
• Anpassung der Tätigkeit (z.B. Tätigkeit wechseln, Weiterbildungen anbieten, Arbeitslast reduzieren)
• Anpassung der Arbeitszeit (z.B. Arbeitszeit reduzieren, Gleitzeit anbieten)
• Medizinische oder persönliche Maßnahmen anbieten (z.B. Gesundheitskurse, Coachings, Resilienztraining)

2.6) Ziele definieren

Nachdem Sie die Ursachen und Maßnahmen erarbeitet haben, definieren Sie gemeinsam Ziele. Diese Ziele sollten folgende Kriterien erfüllen:

• Fair für beide Seiten
• Spezifisch formuliert
• Messbar
• Motivierend
• Realistisch
• Auf ein bestimmtes Datum terminiert

2.7) Zeitliche Planung

Im Anschluss stimmen Sie gemeinsam das weitere Vorgehen ab und stecken einen zeitlichen Rahmen. Dazu gehört auch, bereits einen Termin für das nächste BEM-Gespräch abzustimmen.

3) Nach dem BEM-Erstgespräch

3.1) Protokoll erstellen

Nach dem Erstgespräch stellen Sie das Gesprächsprotokoll fertig. Es sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten:

• Möchte der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin am BEM-Prozess teilnehmen?
• Welche Personen haben am Gespräch teilgenommen?
• Welche Informationen liegen über die Gesundheit vor?
• Welche Maßnahmen wurden beschlossen?
• Welche Ziele wurden festgehalten?
• Wie sieht die zeitliche Planung aus?

3.2) BEM-Akte führen

Gemäß §167 SGB IX sind Sie dazu verpflichtet, den gesamten BEM-Prozess lückenlos zu dokumentieren. Dafür legen Sie eine BEM-Akte für alle berechtigten Mitarbeitenden mit den folgenden Eigenschaften an:

• Separate Speicherung, unabhängig von der Personalakte
• Sorgfältiges Rechtemanagement, sodass nur berechtigte Personen zugreifen können
• DSGVO-konforme Ablage
• Lückenlose Dokumentation

3.3) Maßnahmen umsetzen

Nach Abschluss das Erstgesprächs beginnt die eigentliche Wiedereingliederung: Sie setzen die beschlossenen Maßnahmen um.

Denken Sie auch dabei an die lückenlose Dokumentation in der BEM-Akte.

Wichtig: Den Fokus behalten

Zugegeben: Das sind eine Menge Dinge, auf die Sie während des BEM-Erstgesprächs achten müssen. Dabei geht es neben all den Aufgaben und Pflichten in Wahrheit nur um eines: Ihre Mitarbeitenden.

Damit Sie sich ganz auf die Menschen im Unternehmen konzentrieren können, anstatt Akten und Wiedervorlagen zu pflegen, haben wir einen digitalen BEM-Assistenten entwickelt. Mit Saneware haben Sie Ihr Betriebliches Eingliederungsmanagement revisionssicher im Griff – und haben mehr Zeit, sich um Ihre Mitarbeitenden zu kümmern.