So setzen Sie BEM im öffentlichen Dienst richtig um (inkl. Vorlagen für BEM-Gespräch und Betriebsvereinbarung)
In Behörde und Verwaltung ist es nicht anders als in der freien Wirtschaft: Angestellte werden krank, fehlen über einen längeren Zeitraum, Arbeit bleibt liegen, verbleibende Kolleg:innen werden stärker belastet.
Das strukturierte Eingliederungsmanagement (BEM) hilft Ihnen, langzeiterkrankte Arbeitnehmer:innen sachte zurück ins Arbeitsleben zu bringen. So behalten Sie Ihre erfahrenen Fachkräfte, die Arbeit läuft und andere Beschäftigte werden entlastet.
In diesem Magazinbeitrag erfahren Sie das Wichtigste rund um BEM in Behörden und Verwaltung. Außerdem bekommen Sie erprobte Muster und Vorlagen, um Ihr BEM leichter und rechtssicher zu gestalten – und erfolgreich umzusetzen.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist BEM im öffentlichen Dienst?
- Wer hat Anspruch auf BEM im öffentlichen Dienst?
- Wer ist am BEM im öffentlichen Dienst beteiligt?
- Ablauf des BEM im öffentlichen Dienst
- Warum Sie eine rechtssichere BEM-Betriebsvereinbarung brauchen
- BEM-Software
Was ist BEM im öffentlichen Dienst?
Betriebliches Eingliederungsmanagement hat das Ziel, Angestellte nach längeren, krankheitsbedingten Ausfällen behutsam wieder arbeitsfähig zu machen. Um ihren Arbeitsplatz zu erhalten und erneuter Arbeitsunfähigkeit oder Kündigung vorzubeugen.
Sowohl Unternehmen als auch der öffentliche Dienst sind seit 2004 gesetzlich zu BEM-Angeboten verpflichtet. Geregelt ist das im Sozialgesetzbuch (§ 167 Abs. 2 S. 1 SGB IX).
Wer hat Anspruch auf BEM im öffentlichen Dienst?
Arbeitnehmer:innen, die innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen krankheitsbedingt ausfallen, haben Anspruch auf ein BEM-Angebot.
Ob Ihre Beschäftigten länger als sechs Wochen am Stück oder übers Jahr verteilt fehlen, ist unerheblich. Ebenso, ob sie in Voll- oder Teilzeit angestellt sind.
Wichtig zu wissen:
Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, bei Anspruch ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten.
Für Ihre Angestellten ist es freiwillig. Sie dürfen Ihr BEM-Angebot ablehnen, ohne konkrete Gründe zu nennen.
Jetzt wissen Sie, wofür und für wen das BEM gedacht ist. Im nächsten Teil erfahren Sie, welche Personen Sie für ein erfolgreiches BEM-Verfahren brauchen.
Wer ist am BEM im öffentlichen Dienst beteiligt?
Zwar steht die Genesung der Beschäftigten im Mittelpunkt. Dennoch müssen auch behördliche oder betriebliche Interessen berücksichtigt werden. Entsprechend beteiligen sich folgende Personen am Verfahren:
- Arbeitgeber:in (startet den Prozess)
- Arbeitnehmer:in (nimmt freiwillig teil)
- BEM-Beauftragte:r (koordiniert alle Beteiligten und die Maßnahmen)
Zusätzlich können folgende Instanzen hinzukommen:
- Personalrat
- Schwerbehindertenvertretung
- Betriebsarzt/Betriebsärztin
Sind Sie Führungskraft, können Sie ebenfalls teilnehmen. Aber nur auf Wunsch der betroffenen Mitarbeitenden. Andernfalls werden Sie lediglich über das BEM-Verfahren informiert.
Wichtig zu wissen:
Ihre Arbeitnehmer:innen dürfen eine zusätzliche Vertrauensperson in ihr BEM-Gespräch mitbringen. Das kann unter anderem ein eigener Anwalt sein (siehe Sozialgesetzbuch IX § 167 Abs. 2 S. 2).
Schauen wir uns jetzt das BEM-Verfahren an. Wir gehen nicht detailliert auf jeden Schritt ein, Sie bekommen aber zu den wichtigsten Themen weiterführendes Material an die Hand.
So läuft das BEM-Verfahren im öffentlichen Dienst
Feuerwehr, Polizei, Schule, Behörde: Der öffentliche Sektor ist vielseitig. Trotzdem gibt es einen einheitlichen Ablauf für das Betriebliche Eingliederungsmanagement, mit geregelten Phasen und Schritten.
Feststellung der Ausfallzeiten
Zunächst wird die längere Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeitenden festgestellt. In der Regel passiert das durch Ihre HR- oder Personalabteilung. Wenn Ihr BEM bereits fortgeschrittener ist, haben Ihre BEM-Beauftragten das im Blick.
Einladung zum BEM-Gespräch
Als Arbeitgeber:in sind Sie dazu verpflichtet, die betroffenen Arbeitnehmer:innen zum BEM-Gespräch einzuladen.
Das klingt einfacher, als es ist. Denn Ihre Einladung muss einige rechtliche Anforderungen erfüllen: konkrete Ziele und Beteiligte benennen, auf die Freiwilligkeit und den Datenschutz hinweisen.
Weitere Details und ein kostenfreies Muster finden Sie in unserem Magazinbeitrag zur BEM-Einladung.
Wie erwähnt, können Ihre Beschäftigten Ihre Einladung ablehnen. Nehmen sie Ihr Angebot an, kommt als Nächstes das BEM-Gespräch – der anspruchsvollste Teil des Betrieblichen Eingliederungsmanagements.
Durchführung des BEM-Gesprächs im öffentlichen Dienst
Das BEM-Gespräch ist entscheidend für den Erfolg Ihres Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Es braucht Feingefühl und Empathie, um die Bedürfnisse aller Beteiligten zusammenzubringen und sinnvolle Lösungen zu entwickeln.
Zunächst analysieren Sie gemeinsam die gesundheitliche Situation der Betroffenen. Sie suchen nach Ursachen und Gründen für die längere Arbeitsunfähigkeit.
Im nächsten Schritt erarbeiten alle Beteiligten geeignete Maßnahmen, um die betroffenen Beschäftigten wieder an ihren Arbeitsplatz zu integrieren. Dabei werden selbstverständlich auch die behördlichen Ansprüche berücksichtigt.
Bis hierher haben Sie Ursachen der Fehlzeiten analysiert und passende Maßnahmen identifiziert. Jetzt legen Sie noch die Ziele fest, etwa welche Maßnahme bis wann umgesetzt werden soll.
Dokumentation
Am Ende Ihres erfolgreichen BEM-Gesprächs bleibt noch die Dokumentation. Hier halten Sie alles fest, was besprochen und beschlossen wurde: Maßnahmen, Ziele, nächste Schritte.
Sie sehen: Allein das BEM-Gespräch ist ein umfangreicher Teil im BEM-Verfahren. Als Arbeitgeber:in sollten Sie sich vorab intensiv damit beschäftigen. Und darauf vorbereitet sein, dass sensible, gesundheitliche Gespräche nicht immer nach Plan verlaufen.
Aber keine Unruhe. Auch dafür geben wir Ihnen einen bewährten Leitfaden, der Sie hoffentlich reibungslos und erfolgreich durch Ihre BEM-Gespräche führt.
Durchführung der Maßnahmen
Sie haben Maßnahmen abgestimmt und Ziele festgelegt. Jetzt geht’s in die Umsetzung: Arbeitsplatz anpassen, Reha starten, Zeiten reduzieren …
Bleiben Sie dabei im Austausch mit Ihren Arbeitnehmer:innen. Regelmäßige Zwischengespräche zeigen Ihnen, ob Maßnahmen Ihres Betrieblichen Eingliederungsmanagements den gewünschten Effekt haben. Oder ob Sie gemeinsam neu denken müssen, weil ihre Beschäftigten unter- oder überfordert sind.
So beugen Sie auch dem Abbruch des Betrieblichen Eingliederungsmanagements vor. Denn das können Ihre Beschäftigten jederzeit tun. Wie gesagt, das Ganze ist für sie freiwillig.
Gehen wir davon aus, dass alle Beteiligten bis zum Ende mitmachen, bleibt Ihnen jetzt noch ein Schritt:
Auswertung der Maßnahmen
Haben wir alle besprochenen Maßnahmen umgesetzt? Haben wir die Ziele erreicht? Was lief gut? Was können wir Verfahren verbessern?
Das sind Fragen, die Sie sich als Arbeitgeber:in am Ende jedes BEM-Vorgangs stellen sollten. So finden Sie heraus, ob Ihr Betriebliches Eingliederungsmanagement Ihre Beschäftigten wirklich genesen, motiviert und produktiv ins Berufsleben zurückgebracht hat.
Wichtig zu wissen:
Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus 2009 ist ein BEM-Verfahren als „unverstellter, verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess“ zu gestalten.
Sie wissen nun, welche Schritte zu einem Erfolg versprechenden Verfahren rund um Ihr BEM gehören. Worüber wir noch nicht geredet haben: eines der wichtigsten Dokumente.
Warum Sie eine rechtssichere BEM-Betriebsvereinbarung brauchen
Die Basis Ihres Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist eine rechtskonforme Betriebsvereinbarung. Sie umfasst unter anderem folgende Punkte:
- Grundvoraussetzungen für das BEM
- Gesetzliche Voraussetzungen
- Beteiligte Stellen und Personen
- Durchführung des BEM-Verfahrens
- Schutz der gesundheitlichen Daten
Durch die verschiedenen Aspekte ist es zeitintensiv, eine rechtssichere BEM-Betriebsvereinbarung zu gestalten. Vor allem im öffentlichen Dienst mit seinen verschiedenen tariflichen Bestimmungen, rechtlichen Vorgaben und komplexen Strukturen.
Diese Zeit sollten Arbeitgeber:innen dennoch investieren. Weil sie Klarheit ins BEM bringt – und Sie später viele Nerven und Kosten sparen.
Wie Sie das Dokument gestalten, zeigt Ihnen unser kostenfreies und bewährtes Muster für eine rechtskonforme BEM-Betriebsvereinbarung.
Vielleicht denken Sie gerade: Ganz schön viel Aufwand, dieses Betriebliche Eingliederungsmanagement. Dann werden Sie sich über unseren letzten Tipp freuen. Der kann Ihnen einiges an Arbeit abnehmen und Zeit freischaufeln.
Erleichtern Sie sich Ihr BEM im öffentlichen Dienst mit erprobter Software
Planung, Durchführung, Dokumentation – BEM kann belastend sein. Vor allem, wenn Sie jeden Tag noch viele andere Aufgaben zu erledigen haben.
Und wie Sie vielleicht ahnen: Einen großen Teil Ihrer administrativen BEM-Aufgaben können Sie abgeben, an die BEM-Software von Saneware. Einfach zu bedienen, datenschutzkonform und nachvollziehbar für alle Beteiligten.
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