In 5 Schritten die richtigen BEM-Maßnahmen finden
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hat drei Aufgaben: Prävention, Rehabilitation und Integration nach längeren oder häufigen Krankheiten. Es ist nach § 167 Abs. 2 SGB IX für arbeitgebende Unternehmen verpflichtend anzubieten. Damit es die drei Aufgaben auch wirklich erfüllt und für Ihr Unternehmen nicht nur eine lästige Pflicht ist, ist die Auswahl geeigneter BEM-Maßnahmen entscheidend.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl der Maßnahmen achten sollten und welche Maßnahmen grundsätzlich möglich sind.
Inhaltsverzeichnis:
- Einordnung in den BEM-Prozess
- Welche Bedeutung hat die Auswahl der Maßnahmen
- BEM-Maßnahmen auswählen in 5 Schritten
- Übersicht der Maßnahmen
- Wie geht es danach weiter?
- FAQ
Einordnung in den BEM-Prozess: Wann die BEM-Maßnahmen definiert werden
Im Idealfall läuft der BEM-Prozess in Ihrem Unternehmen immer nach dem gleichen Schema ab. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie rechtssicher und effizient alle relevanten Schritte durchlaufen. Ein sinnvoller Prozessablauf sieht in der Regel so aus:
Bis Sie damit beginnen, passende Maßnahmen auszuwählen, haben Sie im Idealfall also bereits einige Schritte durchlaufen:
- Identifizierung: Sie haben den Bedarf eines BEM-Verfahrens erkannt und den Prozess begonnen.
- Einladung: Sie haben die BEM-berechtigte Person schriftlich zu einem BEM-Erstgespräch eingeladen.
- Rückmeldung: Die BEM-berechtigte Person hat sich zurückgemeldet.
- Beteiligte involvieren: Sie haben das richtige BEM-Team zusammengestellt.
- Terminplanung: Sie haben das Erstgespräch und infolgedessen auch die weiteren Schritte geplant.
- Gespräche: Sie haben das Erstgespräch und in der Folge auch weitere Gespräche geführt. Dabei findet die Auswahl und Durchführung der Maßnahmen stets im Wechsel mit persönlichen Gesprächen ab, um die Wirkung der Maßnahmen nachverfolgen zu können.
Das heißt für Sie: Die Planung der BEM-Maßnahmen findet immer im Dialog mit der BEM-berechtigten Person statt. Da das BEM-Verfahren für Ihre Mitarbeitenden freiwillig ist, können diese auch frei entscheiden, ob sie die BEM-Maßnahmen durchführen möchten.
Wichtig:
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement gilt als „verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess“ (Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales). Das heißt, dass Sie als arbeitgebendes Unternehmen vor Beginn des BEM-Verfahrens noch gar nicht über die idealen Maßnahmen entscheiden können. Sowohl die Auswahl der Maßnahmen als auch der Ablauf des Prozesses ergibt sich also erst währenddessen: Sie entscheiden schrittweise gemeinsam mit der BEM-berechtigten Person, wie es weitergeht.
Welche Bedeutung hat die Auswahl der Maßnahmen für den BEM-Prozess?
BEM-Maßnahmen auszuwählen bedeutet weit mehr, als ein Standard-Programm möglicher gesundheitsfördernder Maßnahmen abzuspulen. Es geht darum, die Arbeitsfähigkeit einer einzelnen Person wiederherzustellen und langfristig zu erhalten. Dadurch kann eine immer gleiche Maßnahmenauswahl niemals zielführend sein.
Beispiel:
Anna Bergmann arbeitet in der Logistik. Seit einem Bandscheibenvorfall war sie 10 Wochen arbeitsunfähig. Im Rahmen ihres BEM-Prozesses wurde ihr Arbeitsplatz mit Hebehilfen, einem ergonomischen Stuhl und einer Optimierung der Greifhöhen verbessert. Zudem wurde eine Job-Rotation eingeführt, die innerhalb des Teams für regelmäßige Belastungsveränderungen sorgt.
Wolf Müller arbeitet ebenfalls in der Logistik. Nach 8 Wochen Arbeitsunfähigkeit durch Erschöpfungsdepression und Angstzustände wurde im BEM geprüft, welche Arbeitsbedingungen ihn stabilisieren. Schrittweise wurden seine Aufgaben angepasst und er absolvierte eine interne Qualifizierung, sodass er anschließend in den Einkauf wechseln konnte. Um Reizüberflutung zu vermeiden, arbeitet er 50 % im Home Office und arbeitet während seiner Präsenz in einem Einzelbüro.
Das Beispiel zeigt: Hätten beide Personen das gleiche Standard-Paket an BEM-Maßnahmen erhalten, hätte dies allenfalls kurzfristig zu Verbesserungen geführt. Vermutlich hätte keine der beiden Personen nachhaltig den Weg zurück in die Arbeit gefunden.
Die richtigen BEM-Maßnahmen sind demnach entscheidend darüber, wie wirksam das gesamte BEM-Verfahren ist – sowohl für Sie als arbeitgebendes Unternehmen, als auch für Ihre Mitarbeitenden.
BEM-Maßnahmen auswählen in 5 Schritten
Um die passenden BEM-Maßnahmen für Ihre Mitarbeitenden zu finden, empfehlen wir die folgenden fünf Schritte:
Schritt 1: Analyse
Um die Rehabilitation, Integration und Prävention für jede einzelne Person bestmöglich zu ermöglichen, ist es zwingend notwendig, deren Leiden, Bedürfnisse und Herausforderung zu kennen und zu verstehen. Dafür führen Sie mindestens ein Eingliederungsgespräch mit der BEM-berechtigten Person, in dem Sie relevante Punkte erfragen.
Zusätzlich zu Gesprächen können auch weitere Faktoren hinzugezogen werden, darunter beispielsweise eine medizinische Untersuchung des Betriebsarztes bzw. der Betriebsärztin oder eine Arbeitsplatzanalyse.
Wichtig:
Mitarbeitende sind nicht verpflichtet, Informationen über ihre Gesundheit zu teilen oder sich einer Untersuchung durch betriebliche Ärzt:innen zu unterziehen. Denken Sie bei der Analyse daran, Ihre Mitarbeitenden entsprechend aufzuklären.
Wichtige Informationen während der Analyse können beispielsweise die folgenden sein:
- Liegen Funktionseinschränkungen vor? Wenn ja, welche?
- Welche Faktoren wirken sich positiv und welche wirken sich negativ auf das Leiden der Person aus?
- Wurde die Krankheit durch den Arbeitsplatz verursacht? Wenn ja, durch welche Faktoren?
- Welche Belastungen liegen am Arbeitsplatz vor?
- Wie ist der Arbeitsplatz ausgestattet?
- Welche Stärken bringt die Person mit?
- Kann und will die Person die notwendigen Anforderungen des bisherigen Arbeitsplatzes im aktuellen Gesundheitszustand noch erfüllen?
- Gibt es private Faktoren, die berücksichtigt werden müssen?
Schritt 2: BEM-Team einbeziehen
Die Einbeziehung des BEM-Teams erfolgt fortlaufend, beginnend mit Schritt 1. Zum Beispiel, indem Sie den Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin hinzuziehen.
Denken Sie dabei daran, alle erforderlichen Stellen und Personen hinzuzuziehen. Welche Personen Teil des BEM-Teams sein sollten und wen Sie demnach auch bei der Maßnahmenplanung hinzuziehen sollten, zeigen wir Ihnen hier.
Schritt 3: Maßnahmenplanungsgespräch führen
Auf Basis der gesammelten Informationen beginnen Sie, erste Maßnahmenvorschläge zu sammeln. Wichtig ist dabei, alle beteiligten Personen einzubeziehen – inklusive der BEM-berechtigten Person selbst. Fordern Sie dazu gerne auch aktiv auf, eigene Vorschläge und Wünsche für Maßnahmen einzubringen.
Alle gesammelten Maßnahmen stimmen Sie dann mit der BEM-berechtigten Person ab und entscheiden gemeinsam darüber, welche Maßnahmen Sie wann und wie ausprobieren.
Wichtig:
Die Umsetzung der Maßnahmen ist freiwillig. Die BEM-berechtigte Person ist nicht verpflichtet, die von Ihnen vorgeschlagenen Maßnahmen auszuprobieren.
Schritt 4: Maßnahmenpläne erstellen
Auf Basis der abgestimmten Maßnahmen erstellen Sie schließlich Maßnahmenpläne: Einen Maßnahmenplan für arbeitgeberbezogene Maßnahmen und einen für arbeitnehmerbezogene Maßnahmen.
Das heißt konkret: Beide Seiten erhalten einen Plan mit Maßnahmen, die zu Rehabilitation, Prävention und Integration im Sinne der BEM-berechtigten Person beitragen.
Halten Sie darin auch fest, wann welche Maßnahmen umgesetzt werden, wie der Erfolg gemessen wird und wann die Erfolgskontrolle stattfindet.
Übrigens:
Mit der BEM-Software von Saneware erstellen Sie automatisch getrennte Maßnahmenpläne für beide Seiten.
Schritt 5: Maßnahmen testen und anpassen
Auf Basis der Maßnahmenpläne beginnen Sie mit der Umsetzung: Beide Seiten führen die festgehaltenen Schritte durch und versuchen auf diese Weise, die Arbeitsfähigkeit der BEM-berechtigten Person wiederherzustellen.
Das BEM-Verfahren ist damit jedoch noch nicht beendet: Wichtig ist, die festgehaltenen Maßnahmen nach vorab definierten Kriterien zu überwachen und dadurch deren Erfolg zu messen. Ist eine Maßnahme erfolgreich, kann sie ausgebaut werden. Trägt sie hingegen nicht zum Ziel der Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit bei, kann sie abgestellt oder gegen eine andere Maßnahme ersetzt werden.
Auf diese Weise erstellen Sie einen Maßnahmenplan, der auch nach Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit fortgeführt werden kann.
Beispiel:
Anna Bergmann aus der Logistik geht seit Ihrem BEM-Verfahren bereits seit einem Jahr einmal pro Woche zur Rückenschule. Die Maßnahme wird im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) gefördert. Mittlerweile muss sie keine Schmerzmittel mehr nehmen und ihre Krankheitstage haben sich um 80 % reduziert.
Welche BEM-Maßnahmen gibt es?
Die Möglichkeiten, BEM-Maßnahmen zu definieren, sind nahezu grenzenlos und variieren stark mit dem Krankheitsbild und den Anforderungen der BEM-berechtigen Person. Die folgenden Maßnahmen dienen deshalb nur als Beispiel.
Arbeitgeberbezogene Maßnahmen:
BEM-Maßnahmen in Bezug auf Arbeitsplatz und Arbeitsmittel
- ergonomische Anpassungen (ergonomische Sitzmöbel, höhenverstellbare Schreibtische, Vertikalmäuse, Anpassung der Beleuchtung)
- technische Hilfen und Assistenzsysteme (z. B. Hebehilfen, Spezialausstattung, softwareseitige Hilfen)
- Anpassung von Arbeitsabläufen, um belastende Tätigkeiten zu reduzieren (z. B. Lastenhandhabung vermeiden)
Arbeitszeit, Tätigkeit und Einsatz
- Anpassung der Arbeitsmodelle (z. B. reduzierte Stundenzahl, feste Pausen, Schichtanpassung)
- Anpassung des Aufgabenbereichs bzw. Tätigkeitsprofils (z. B. Umschulung, Priorisierung, einzelne Aufgaben abgeben)
- Jobrotation oder Belastungswechsel
- Stufenweise Wiedereingliederung
Zusammenarbeit und Führung
- Konfliktmanagement / Mediation
- Anpassung der Führungsmaßnahmen bzw. der vereinbarten Ziele
- Teamintervention
Arbeitnehmerbezogene Maßnahmen:
Medizinisch / therapeutisch
- Reha-Maßnahmen
- Therapeutische Maßnahmen (Physiotherapie, Psychotherapie)
- Programme zur Stabilisierung der Leistungsfähigkeit
Gesundheitsbezogene Unterstützung
- Sport- und Bewegungsmaßnahmen
- Ernährungsmaßnahmen (z.B. Ernährungsberatung, Diäten)
- Resilienz (z. B. Ausbau Stresskompetenz, Schulung eigener Warnsignale)
Wie geht es danach weiter?
Ein BEM-Verfahren kann auf verschiedene Weisen enden:
- Erfolg: Sie haben die Arbeitsfähigkeit der BEM-berechtigten Person wiederhergestellt.
- Abbruch durch die BEM-berechtigte Person: Mitarbeitende beenden das BEM-Verfahren auf eigenen Wunsch.
- Ende ohne Ergebnis: Sie beenden das BEM-Verfahren, weil es keine Maßnahmen gibt oder weil sämtliche Maßnahmen wirkungslos waren und Ihre Möglichkeiten erschöpft sind.
Das heißt für Sie als Unternehmen: Das BEM-Verfahren endet ausdrücklich nicht, sobald Sie die Maßnahmen definiert haben. Die vereinbarten Maßnahmen müssen laufend begleitet, kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Maßnahmen im Sande verlaufen – also schlicht im Arbeitsalltag untergehen.
Am Ende des Verfahrens findet zudem noch ein abschließendes Reporting statt, bei dem das BEM-Verfahren abschließend untersucht und dokumentiert wird.
Wichtig:
Die revisionssichere Dokumentation des gesamten BEM-Verfahrens ist für Sie als arbeitgebendes Unternehmen besonders wichtig. Saneware unterstützt Sie deswegen während des gesamten Prozesses bei der rechtssicheren Abwicklung und Dokumentation, ohne zusätzlichen bürokratischen Aufwand zu verursachen.
FAQ
Das BEM ist als kooperativer, verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess angelegt: Das arbeitgebende Unternehmen und die BEM-berechtigte Person klären gemeinsam, welche Leistungen oder Hilfen geeignet sind, um die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.
In der Praxis werden je nach Fall weitere Beteiligte einbezogen (z. B. Betriebsrat/Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, betriebsärztliche Dienste oder Fachkraft für Arbeitssicherheit). Am Ende steht idealerweise eine einvernehmliche Maßnahmenvereinbarung.
Arbeitgebende sind verpflichtet, ein BEM anzubieten, sobald Beschäftigte innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Gesetzlich verpflichtend ist also das Angebot und die Durchführung des BEM-Prozesses als Klärungs- bzw. Suchprozess, nicht ein bestimmtes Maßnahmenpaket. Welche Maßnahmen im Einzelfall passend sind, ergibt sich erst aus der gemeinsamen Klärung.
Es gibt keinen festen gesetzlichen Maßnahmenkatalog. Typisch sind Maßnahmen, die entweder am Arbeitsplatz oder dem Arbeitsumfeld ansetzen (z. B. Anpassung von Arbeitsmitteln, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, Aufgaben-/Tätigkeitszuschnitt oder stufenweise Wiedereingliederung) oder als unterstützende Leistungen über interne Stellen und externe Träger möglich sind (z. B. Reha-/Teilhabeleistungen).
Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zum individuellen Fall passen und realistisch umsetzbar sind. Beispiele für finden Sie hier.
Einheitliche Bausteine (beispielsweise Vorlagen, Prozessschritte, Checklisten oder Maßnahmenkataloge als Ideenspeicher) sind sinnvoll, aber die konkrete Maßnahmenauswahl darf nicht standardisiert erfolgen. Das BEM ist ausdrücklich als verlaufs- und ergebnisoffener Suchprozess gedacht, der individuelle Lösungen ermitteln soll. Standardisierung sollte daher vor allem die Vorgehensweise betreffen, nicht die Definition der Maßnahmen.
Nein. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig und damit auch die Zustimmung zu einzelnen Maßnahmen. Mitarbeitende können das Angebot ablehnen oder ein begonnenes Verfahren beenden. In der Praxis ist es daher wichtig, Maßnahmen transparent zu erläutern, Alternativen zu prüfen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die die betroffene Person mittragen kann.
