Der BEM-Prozess in 8 Schritten erklärt
Sind Mitarbeitende innerhalb von zwölf Monaten sechs Wochen am Stück oder insgesamt erkrankt, sind Sie als Unternehmen gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten.
Aber wie setzen Sie diese Pflicht in die Tat um?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um nicht nur die gesetzliche Pflicht zu erfüllen, sondern auch für beide Seiten zielführend zu handeln. Schließlich haben Sie ein klares Ziel vor Augen: Mitarbeitende produktiv einsetzen.
Inhalt:
- BEM-Identifizierung
- BEM-Einladung
- Rückmeldung abwarten
- Beteiligte einbeziehen
- Erstgespräch planen
- Gespräch(e) führen
- BEM-Maßnahmen
- Fall abschließen
Warum ein strukturierter BEM-Prozess so wichtig ist
Beim BEM-Prozess haben Sie mit dem sensibelsten Gut Ihrer Mitarbeitenden zu tun: ihrer Gesundheit. Ziel des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist es, die Arbeitsunfähigkeit möglichst zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz der betroffenen Person zu erhalten. Damit dient ein gut umgesetztes BEM nicht nur den Beschäftigten, sondern auch Ihrem Unternehmen: Es kann helfen, Know-how zu sichern, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Arbeitsfähigkeit im Betrieb langfristig zu stabilisieren.
Für Sie als Unternehmen ist es aber aus einem weiteren Grund wichtig, beim BEM-Prozess strukturiert vorzugehen: Da Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, machen Sie sich andernfalls angreifbar. Ein hochwertig durchgeführter und dokumentierter BEM-Prozess kann entscheidend sein, sollte es nach einer krankheitsbedingten Kündigung zu einer Kündigungsschutzklage kommen. Die Rechtsprechung zeigt immer wieder, dass Kündigungen unwirksam werden, wenn kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt wurde.
Der BEM-Prozess im Überblick
Ein guter BEM-Prozess ist strukturiert und wiederholbar, lässt aber zugleich genug Freiraum für die individuelle Situation der betroffenen Person. Das heißt für Sie: Sie wissen jederzeit genau, was Sie tun müssen, bieten Ihren Mitarbeitenden aber einen auf sie zugeschnittenen Ablauf. Das spart Ihnen Zeit in der Planung und Umsetzung und stellt sicher, dass jedes einzelne BEM-Verfahren rechtssicher abläuft.
Wir empfehlen folgende Struktur für den BEM-Prozess im Unternehmen:
Schritt 1: Identifizieren – Auslöser erkennen und den BEM-Prozess starten
Der BEM-Prozess beginnt mit Erreichen des Schwellenwertes: Sobald Mitarbeitende innerhalb von zwölf Monaten mindestens sechs Wochen am Stück oder insgesamt arbeitsunfähig sind, müssen Sie ein BEM anbieten.
Das setzt allerdings voraus, diesen Auslöser auch zu erkennen. Dabei helfen spezielle BEM-Tools wie Saneware. Diese benachrichtigen Sie automatisch, sobald eine Person im Unternehmen diesen Schwellwert erreicht.
Ab wann müssen Sie ein BEM anbieten?
In diesem Artikel erfahren Sie alles über Zeitpunkt und Auslöser eines BEM-Verfahrens.
Schritt 2: Die betroffene Person zum BEM-Prozess einladen
Sobald Sie einen BEM-Auslöser erkannt haben, laden Sie die BEM-berechtigte Person zum Erstgespräch ein. Diese ist enorm wichtig, denn von ihr hängen Erfolg und Rechtssicherheit des BEM-Verfahrens maßgeblich ab.
Erstellen Sie deswegen unbedingt eine Einladung, die rechtssicher ist und zur Teilnahme anregt. Stellen Sie dafür das Ziel des BEM-Verfahrens vor, klären Sie über die Rechte auf und skizzieren Sie das Vorgehen.
Muster für BEM-Einladungen
Wie Sie die BEM-Einladung richtig formulieren erfahren Sie in unserem Fachartikel. Dort finden Sie außerdem ein kostenloses Muster zum Download.
Tipp: Legen Sie Ihrer Einladung eine Rückantwort bei. Das erleichtert es Ihren Mitarbeitenden, auf Ihre Einladung zu reagieren.
Schritt 3: Rückmeldung abwarten
Für Sie als Unternehmen ist der BEM-Prozess verpflichtend – Mitarbeitende können jedoch frei entscheiden, ob sie das Angebot annehmen möchten oder nicht. Deswegen heißt es nach Versand der Einladung erst einmal: abwarten.
Setzen Sie dafür in der Einladung eine angemessene Rückmeldefrist, beispielsweise drei Wochen, mit Nennung des konkreten Datums. Erhalten Sie bis zur genannten Frist keine Antwort, sollten Sie erneut einladen und die fehlende Reaktion nicht automatisch als Absage deuten.
Lehnt die BEM-berechtigte Person Ihre Einladung ab oder reagiert nicht innerhalb der gesetzten Frist, endet das BEM-Verfahren an dieser Stelle. Aber Achtung: Eine einzelne Absage gilt nur für diesen konkreten Auslöser. Erreicht die Person den Schwellwert in Zukunft erneut, müssen Sie auch erneut eine Einladung verschicken.
Schritt 4: Die richtigen Beteiligten einbeziehen
Nimmt die BEM-berechtigte Person die Einladung an, beginnen Sie mit den Vorbereitungen: Sie stellen das passende BEM-Team zusammen.
Allerdings gibt es nicht „das eine“ BEM-Team: Sie müssen für jede Person und jeden BEM-Fall individuell entscheiden, welche Personen und Stellen wann beteiligt sein müssen. So kann es zum Beispiel sein, dass Sie bereits im Erstgespräch die Schwerbehindertenvertretung (SBV) einbeziehen müssen.
Wichtig ist dabei, dass die betroffene Person im Mittelpunkt bleibt. Weitere Personen oder Stellen dürfen nur dann einbezogen werden, wenn sie im konkreten Fall sinnvoll sind und die betroffene Person zustimmt.
Wer muss wann dabei sein?
Alle Rollen im BEM-Team stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.
Schritt 5: Termin und Ort für ein Erstgespräch planen
Steht fest, wer schon beim Erstgespräch dabei sein sollte, geht’s an die Terminplanung. Dieser Schritt wirkt auf den ersten Blick organisatorisch, ist in der Praxis aber enorm wichtig: Schon die Art, wie Sie den Termin vorbereiten, beeinflusst, ob Vertrauen entsteht oder ob das BEM von Anfang an mit Unsicherheit oder Widerstand verbunden wird.
Beim Erstgespräch müssen noch nicht direkt alle Beteiligten dabei sein, da Sie dort zunächst nur über Ziele, Möglichkeiten und Grenzen des BEM aufklären, offene Fragen beantworten und den weiteren Ablauf transparent machen.
Das Erstgespräch sollte in einem Raum stattfinden, der ungestört ist und ausreichend Vertraulichkeit bietet. Gerade im BEM ist ein geschützter Rahmen wichtig, weil sensible Themen besprochen werden und die betroffene Person sich sicher fühlen muss. Ein typisches Büro mit ständigen Unterbrechungen, Publikumsverkehr oder einsehbaren Glasflächen ist daher ungeeignet.
Schritt 6: Gespräche führen
Nach diesen vorbereitenden Schritten geht es dann los: Sie beginnen mit den BEM-Gesprächen. Dabei lässt sich in der Praxis zwischen zwei verschiedenen Terminarten unterscheiden. Wichtig bei beiden ist: Dokumentieren Sie unbedingt, was besprochen wurde, welche Ergebnisse entstanden sind und welche To-Dos daraus entstanden sind.
BEM-Erstgespräch bzw. Informationsgespräch
Das BEM-Erstgespräch ist in erster Linie ein Informations- und Orientierungsgespräch. Hier geht es noch nicht darum, sofort konkrete Lösungen festzulegen, sondern zunächst darum, eine vertrauensvolle Gesprächsbasis zu schaffen und der betroffenen Person zu erklären, wie das BEM abläuft, welche Ziele es verfolgt und welche Rechte sie im Verfahren hat. Nach dem Gespräch kann die betroffene Person noch immer entscheiden, ob sie das BEM-Verfahren fortführen möchte.
So führen Sie ein Erstgespräch
Alle Infos rund ums Erstgespräch – inklusive Vor- und Nachbereitung – finden Sie in unserer Erstgespräch-Checkliste.
Eingliederungsgespräche
Nach dem Erstgespräch folgen weitere Gespräche, um individuelle Lösungen zu finden – vorausgesetzt, die BEM-berechtigte Person möchte das BEM-Verfahren fortführen. In den Eingliederungsgesprächen betrachten Sie gemeinsam, welche Belastungen, Einschränkungen oder Rahmenbedingungen eine Rolle spielen, wo Ursachen liegen und welche Maßnahmen Abhilfe schaffen können. Dabei können Sie auch weitere Personen aus dem BEM-Team hinzuziehen, beispielsweise den Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin, Vertreter:innen des Betriebsrats oder Sachverständige.
Wichtig: Die BEM-berechtigte Person muss stets zustimmen, wenn Sie weitere Personen hinzuziehen oder ärztliche Informationen einsehen.
Eingliederungsgespräche richtig führen
Unser Leitfaden für Eingliederungsgespräche hilft Ihnen, strukturiert und zielführend vorzugehen.
Schritt 7: Maßnahmen definieren und umsetzen
In diesem Schritt wird aus dem bisherigen Austausch ein konkreter Plan. Gemeinsam mit der betroffenen Person legen Sie fest, welche Maßnahmen geeignet sein könnten, um die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten. Wichtig ist dabei: Es gibt keinen Standard-Maßnahmenkatalog, der für alle Fälle passt. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer von der individuellen Situation ab.
Wie finden Sie die richtigen BEM-Maßnahmen?
Welche Maßnahme passt zu welchem BEM-Fall? In unserem Fachbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt für jede Person individuell die passenden Maßnahmen finden.
Nachdem Sie die passenden Maßnahmen definiert haben, gilt es, diese auch zeitnah umzusetzen. Legen Sie dabei genau fest, wer was tun muss, und kontrollieren Sie, ob dies auch geschieht. Damit zeigen Sie der BEM-berechtigten Person, dass Sie ihre Gesundheit wirklich ernst nehmen und tragen zum Erfolg des gesamten Verfahrens bei.
Zwischenschritt: Zurück zu Schritt 6
Ein BEM verläuft selten geradlinig. Nicht jede Maßnahme funktioniert sofort wie geplant, nicht jede Lösung passt dauerhaft und manchmal verändert sich die Situation der betroffenen Person. Deshalb gehört zum BEM auch, die vereinbarten Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
In diesem Zwischenschritt geht es also um das laufende Controlling: Was wurde umgesetzt? Was hat sich bewährt? Wo gibt es weiterhin Probleme oder neue Belastungen? Werden die vereinbarten Ziele erreicht oder braucht es Anpassungen?
Zeigt sich, dass eine Maßnahme nicht greift, nicht praktikabel ist oder nicht ausreicht, geht der Prozess zurück in die Gesprächsphase.
Übrigens: Auch in dieser Phase haben Mitarbeitende jederzeit die Möglichkeit, das BEM-Verfahren auf eigenen Wunsch zu beenden.
Schritt 8: BEM abschließen und auswerten
Ein BEM-Verfahren endet, wenn die betroffene Person es auf eigenen Wunsch abbricht oder wenn die Arbeitsfähigkeit für beide Seiten zufriedenstellend wiederhergestellt wurde.
Egal, wie das Verfahren ausgeht: Für Sie als Unternehmen ist es entscheidend, aus den Ergebnissen und dem Verlauf zu lernen. Was können Sie beim nächsten Mal besser machen? Was war schon sehr gut? Das hilft Ihnen, den Prozess immer effektiver durchzuführen.
Achtung: Zum Abschluss des BEM-Verfahren zählt auch eine rechtssichere Dokumentation. Prüfen Sie deswegen noch einmal, ob alle Schritte sauber dokumentiert und revisionssicher abgelegt wurden.
Für einen effizienten BEM-Prozess: Saneware
Saneware macht Ihren BEM-Prozess effizient, wirksam und rechtssicher: Die BEM-Software erleichtert es Ihnen, Auslöser automatisiert zu erkennen, Einladungen zu versenden und den gesamten Prozess zu überwachen und zu dokumentieren.
FAQ: Häufige Fragen zum BEM-Prozess
Der BEM-Prozess beginnt mit dem Erkennen des Auslösers. Danach folgen Einladung, Rückmeldung, Zusammenstellung der Beteiligten, Erstgespräch, weitere Eingliederungsgespräche, Maßnahmenplanung, laufende Überprüfung und schließlich der Abschluss des Verfahrens.
Im Erstgespräch geht es vor allem um Information und Orientierung. Die betroffene Person erfährt, wie das BEM abläuft, welche Ziele es verfolgt, welche Rechte sie hat und wie mit ihren Daten umgegangen wird. Es geht also noch nicht sofort um fertige Lösungen.
Ja, aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Ein guter BEM-Prozess braucht feste Strukturen, klare Zuständigkeiten, definierte Verfahrensschritte und eine saubere Dokumentation. Gleichzeitig darf BEM nicht starr nach Schema F ablaufen. Anders gesagt: Der Rahmen kann standardisiert sein, der Einzelfall nicht.
Ein guter BEM-Prozess ist strukturiert, transparent und vertrauensvoll. Dazu gehören frühzeitige Information, klare Abläufe, Datenschutz, qualifizierte Beteiligte und die aktive Einbindung der betroffenen Person. Außerdem sollte der Prozess regelmäßig reflektiert und verbessert werden.
Ein BEM endet, wenn die Arbeitsfähigkeit der BEM-berechtigen Person wiederhergestellt wurde, wenn eine Wiederherstellung nicht möglich ist oder wenn die BEM-berechtigte Person den Prozess abgebrochen hat.
