Das BEM-Team: Welche Rollen gibt’s im Betrieblichen Eingliederungsmanagement?
Sind Arbeitnehmende innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen am Stück oder insgesamt krank, haben sie gesetzlich ein Recht auf ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM). Das heißt für Sie als arbeitgebendes Unternehmen: Sie brauchen einen BEM-Prozess, der sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden gerecht wird.
Wer dafür am BEM-Prozess beteiligt sein muss und wie Sie Ihr BEM-Team zusammenstellen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis:
Die Basics: Was ist Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)?
Beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement geht es darum, die Arbeitsfähigkeit von häufig oder lange Zeit erkrankten Mitarbeitenden wieder vollständig herzustellen – und im Idealfall eine erneute Krankheit zu verhindern. Konkret geht es also darum, gemeinsam mit den jeweiligen Mitarbeitenden Maßnahmen und Wege zu finden, wie sie nachhaltig wieder im Unternehmen mitarbeiten können.
Als Unternehmen sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten – unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße. Ihren Mitarbeitenden steht es allerdings offen, ob sie das Angebot annehmen.
Nehmen Mitarbeitende das Angebot an, beginnt der BEM-Prozess. Wer daran beteiligt ist, kann je nach Fall variieren.
Die BEM-Rollen im Überblick: Diese Menschen sind am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt
Die BEM-Berechtigten
Der BEM-Prozess findet nicht über, sondern mit den betroffenen Mitarbeitenden statt. Sie bilden also den Mittelpunkt und sind von Beginn an aktiv am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt.
BEM-berechtigt sind Mitarbeitende, die innerhalb von zwölf Monaten sechs Wochen am Stück oder insgesamt krank waren. Sobald dieser Schwellwert erreicht ist, erhalten sie von Ihnen als Unternehmen eine Einladung zum BEM-Gespräch. Ob die BEM-berechtigte Person diese Einladung annimmt, bleibt ihr selbst überlassen: Die Teilnahme ist für Mitarbeitende freiwillig.
Welche Rechte haben BEM-Berechtigte?
- Freiwilligkeit: Für Mitarbeitende ist der gesamte BEM-Prozess freiwillig. Sie dürfen den BEM-Prozess jederzeit abbrechen.
- Aktiv mitwirken: BEM-Berechtigte können aktiv am Prozess mitwirken, ihre eigene Sichtweise schildern und Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen einbringen.
- Informationsrecht: BEM-Berechtigte haben ein Recht darauf, transparent über den Ablauf, die Maßnahmen und die Dokumentation informiert zu werden.
- Datenschutz: BEM-Berechtigte haben ein Recht darauf, dass ihre Daten vertrauensvoll behandelt und datenschutzkonform verarbeitet werden.
- Vertrauensperson: BEM-Berechtigte dürfen zum BEM-Prozess eine Vertrauensperson ihrer Wahl hinzuziehen.
Achtung: Ist die BEM-berechtigte Person minderjährig, müssen Sie stets auch ihre Erziehungsberechtigten mit in den BEM-Prozess einbeziehen. Dazu zählt insbesondere, die Erziehungsberechtigten über das BEM-Verfahren zu informieren, sie an den Gespräch teilnehmen zu lassen und sie ebenso wie die BEM-berechtigte Person aufzuklären.
Die BEM-Beauftragten bzw. BEM-Koordinatoren
Der oder die BEM-Beauftragte bzw. BEM-Koordinator ist die Person im Unternehmen, die für das Betriebliche Eingliederungsmanagement zuständig ist. Sie ist von Beginn bis Ende jedes einzelnen BEM-Verfahrens federführend beteiligt.
Wer kann BEM-Beauftragte:r sein?
Grundsätzlich kann jede Person innerhalb eines Unternehmens BEM-Beauftragte sein. Wichtig ist, dass die Person fachlich, persönlich und kommunikativ über entsprechende Fähigkeiten und Qualifikationen verfügt. Das heißt konkret:
BEM-Beauftragte …
- benötigen Fachwissen über Arbeitsrecht und Gesundheitsmanagement
- müssen vertrauenswürdig sein
- müssen neutral und unabhängig sein
- benötigen kommunikative Fähigkeiten und Empathie
In der Praxis übernehmen häufig Mitarbeitende aus der Personalabteilung die Rolle des BEM-Beauftragten. Insbesondere in kleineren Unternehmen kann auch der oder die Geschäftsführer:in zugleich BEM-Beauftragte:r sein.
Aufgaben von BEM-Beauftragten
Der oder die BEM-Beauftragte ist für den gesamten BEM-Prozess zuständig. Dazu gehören insbesondere folgende Aufgaben:
- Koordination und Organisation: Beginn, Überwachung und Leitung des BEM-Prozesses, beginnend mit der Einladung der BEM-berechtigten Person zum ersten BEM-Gespräch.
- Gesprächsführung: In der Regel führen BEM-Berechtigte auch die BEM-Gespräche.
- Maßnahmenplanung und -koordination: Werden Maßnahmen zur Eingliederung der BEM-berechtigten Person definiert, übernimmt der BEM-Beauftragte die Planung und Koordination.
- Überwachung und Qualitätssicherung: BEM-Beauftragte sorgen dafür, dass der gesamte BEM-Prozess hochwertig und zielführend gestaltet wird.
Vertrauenspersonen
BEM-Berechtigte haben das Recht, zum BEM-Prozess eine Vertrauensperson ihrer Wahl hinzuzuziehen. Wer das ist, bleibt ihnen überlassen. Es können Kolleg:innen, Familienangehörige oder Freunde sein, aber auch externe Fachkräfte wie Psycholog:innen oder Anwält:innen.
Bei minderjährigen BEM-berechtigten zählen insbesondere die Erziehungsberechtigten zu den Vertrauenspersonen, die am Gespräch teilnehmen.
Wichtig: Die Vertrauensperson darf jederzeit zum BEM-Prozess hinzukommen. BEM-Berechtigte müssen sich also nicht unbedingt zu Beginn einmalig für eine Vertrauensperson entscheiden, sondern können jederzeit jemanden hinzuziehen.
Die Personalabteilung
In der Regel ist die Personalabteilung von Beginn an am BEM-Prozess beteiligt. Insbesondere, wenn der oder die BEM-Beauftragte zugleich Mitglied der Personalabteilung ist.
Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehören insbesondere:
- Administration: Sie unterstützt bei der Koordination, Dokumentation und Ablage sowie bei organisatorischen Dingen wie dem Versenden der Einladungsschreiben.
- Gesprächsbeteiligung: Stimmt die BEM-berechtigte Person zu, können weitere Vertreter:innen der Personalabteilung an den BEM-Gesprächen teilnehmen.
- Umsetzung von Maßnahmen: Werden Maßnahmen vereinbart, unterstützt die Personalabteilung bei der Umsetzung.
Die Führungskräfte
Die Führungskräfte der BEM-Berechtigten können, müssen aber nicht, zum BEM-Prozess hinzugezogen werden. Wichtig ist, sie nicht automatisch von Beginn an schon zum Erstgespräch hinzuzuziehen. Schließlich kann die lange Krankheit auch durch Differenzen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden entstanden sein. Führungskräfte sollten deswegen nur mit Einverständnis der BEM-Berechtigten einbezogen werden.
Spätestens wenn es um die Umsetzung von Maßnahmen oder die Bewilligung von Kosten geht, sollten Führungskräfte jedoch am BEM beteiligt werden.
Der Betriebsrat bzw. der Personalrat
Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, spielt dieser auch bei Ihrem Betrieblichen Eingliederungsmanagement eine Rolle:
- Grundsätzlich strukturell: Der Betriebsrat hat das Recht, an der Ausgestaltung des BEM mitzuwirken und die Durchführung zu überwachen.
- Individuell im Einzelfall: Bei jedem einzelnen BEM-Verfahren der Mitarbeitenden ist der Betriebsrat immer dann beteiligt, wenn die jeweiligen BEM-Betroffenen dem zustimmen oder es sogar explizit wünschen. Eine pauschale Beteiligung an jedem einzelnen BEM-Verfahren ist jedoch nicht vorgesehen.
Konkret heißt das: Der Betriebs- bzw. Personalrat gestaltet das Betriebliche Gesundheitsmanagement mit und darf auf anonymisierte Auswertungen und Daten zugreifen, um es zu überwachen. An einem BEM-Gespräch sind Mitglieder des Betriebsrats jedoch nur dann beteiligt, wenn die BEM-Berechtigten es wünschen.
Wichtig! Ist die BEM-berechtigte Person minderjährig, muss neben dem Betriebs- bzw. Personalrat auch die Jugend- und Auszubildendenvertretung einbezogen werden.
Die Schwerbehindertenvertretung (SBV)
Ist die BEM-berechtigte Person schwerbehindert oder gleichgestellt, muss zwingend auch die Schwerbehindertenvertretung einbezogen werden. Einzige Ausnahme ist, wenn Ihr:e Mitarbeiter:in die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ausdrücklich ablehnt.
Welche Unternehmen benötigten eine Schwerbehindertenvertretung und welche Aufgaben hat sie? Alle Infos zur SBV finden Sie hier in unserem Ratgeber.
Betriebsarzt oder -ärztin
In einigen BEM-Fällen kann es sinnvoll sein, auch den Betriebsarzt oder die Betriebsärztin zum BEM-Verfahren hinzuzuziehen. § 167 Abs. 2 SGB IX sagt dazu: „Soweit erforderlich, wird der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen.“ In der Praxis können Sie betriebsärztlichen Rat immer dann einholen, wenn die BEM-berechtigte Person dem ausdrücklich zustimmt.
Fachkräfte für Arbeitssicherheit
Ist eine gesundheitliche Belastung am Arbeitsplatz Ursache für die lange Krankheit der BEM-berechtigten Person, ist es sinnvoll, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit hinzuzuziehen. Sie führt eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes durch, prüft auf Belastungen und bewertet sicherheitstechnische Aspekte – und berät entsprechend, um die Gefährdung am Arbeitsplatz zu reduzieren.
Das letzte Wort hat jedoch auch hier die BEM-berechtigte Person: Erst, wenn Ihr:e Mitarbeiter:in ausdrücklich zustimmt, können Sie eine Fachkraft für Arbeitssicherheit zum jeweiligen BEM-Verfahren hinzuzuziehen.
Externe Akteure
In manchen Fällen Ihres Betriebliches Eingliederungsmanagements kann es nötig oder sinnvoll sein, weitere Personen oder Stellen in den Prozess einzubeziehen. Darunter beispielsweise die Krankenkasse, die Rentenversicherung, die Berufsgenossenschaft oder die Agentur für Arbeit. Insbesondere bei kleineren Unternehmen kann es außerdem sinnvoll sein, externe BEM-Expert:innen hinzuzuziehen, um die Neutralität zu wahren. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn die Führungskraft der BEM-berechtigten Person zugleich BEM-beauftragt ist und ein Interessenskonflikt entsteht.
Fazit: Ihre Mitarbeitenden entscheiden, wer am BEM-Verfahren beteiligt ist
Sie sehen: Nur wenige Personen und Stellen müssen am BEM-Verfahren beteiligt sein – viele andere können beteiligt sein. Letztendlich liegt die Entscheidung, wer am Verfahren teilnimmt, bei Ihren Mitarbeitenden. Denn nur mit deren Zustimmung dürfen Sie weitere Stellen und Personen hinzuziehen.
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