Beurteilungsgespräch vorbereiten & führen: So nutzen Sie die Leistungsbeurteilung für die Personalentwicklung
„Oh nein – schon wieder ein Beurteilungsgespräch!“ – Die Sorge vorm Beurteilungsgespräch beruht oftmals auf Gegenseitigkeit: Sowohl für Mitarbeitende als auch Führungskräfte sind die Gespräche oft eine unangenehme Situation. Dabei bietet die Leistungsbeurteilung mit anschließendem Beurteilungsgespräch wichtige Chancen für beide Seiten.
Mit unseren Tipps und Empfehlungen nutzen Sie Ihre Beurteilungsgespräche effektiv für die Entwicklung Ihres Unternehmens – und sorgen dafür, dass sich beide Seiten im Gespräch wohlfühlen.
Inhaltsverzeichnis:
- Definition: Was ist ein Beurteilungsgespräch?
- Ziele eines Beurteilungsgesprächs
- Ablauf von Leistungsbeurteilungen
- Wann und wie oft sollten Sie Beurteilungsgespräche führen?
- Fehler im Beurteilungsgespräch: Dos & Dont’s
- Häufige Fragen
Die Definition: Was ist ein Beurteilungsgespräch?
Ein Beurteilungsgespräch ist ein strukturiertes Gespräch, das Führungskräfte persönlich mit ihren Mitarbeitenden führen. Es basiert auf einer vorher durchgeführten Leistungsbeurteilung der Mitarbeitenden und dient dazu, die Entwicklungsmöglichkeiten, die Arbeitsleistung und die Ziele und Wünsche beider Seiten abzustimmen.
Beurteilungsgespräche dienen der strategischen Personalentwicklung und sind für beide Seiten gleichermaßen wichtig: Für den Erfolg Ihres Unternehmens und für die persönliche Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden. Damit wirklich beide Seiten davon profitieren, sollten Sie die richtigen Grundvoraussetzungen schaffen und Wert auf hohe Qualität der Gespräche und dem gesamten Prozess legen.
… und was ist ein Beurteilungsgespräch NICHT?
Es gibt verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, von denen sich das Beurteilungsgespräch jedoch mitunter deutlich abgrenzt:
- Jahres-, Quartals- oder Monatsgespräche: Bei diesen Gesprächen geht es in der Regel nicht (nur) um die Beurteilung, sondern um aktuelle oder grundsätzliche Themen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden.
- Kritikgespräche: Beurteilungsgespräche sind ausdrücklich keine Kritik- oder gar Abmahngespräche. Ob ein Beurteilungsgespräch geführt wird, hängt nicht mit dem Verhalten der einzelnen Mitarbeitenden zusammen.
- Gehaltsverhandlungen: Zwar kann die Gehaltsverhandlung Teil des Beurteilungsgesprächs sein, jedoch dient es ausdrücklich nicht ausschließlich dazu, das Gehalt der Mitarbeitenden festzulegen.
Mitarbeitergespräche führen: So geht’s
Unser Leitfaden macht Sie fit für alle Mitarbeitergespräche – unabhängig von Art und Anlass.
Ziele eines Beurteilungsgesprächs
Beurteilungsgespräche dienen der Personalentwicklung – also der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden entsprechend ihrer Fähigkeiten. Das wiederum hilft dabei, die vorhandenen Ressourcen und Talente optimal auf die Rollen zu verteilen, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen.
Das heißt: Ohne strategische Beurteilungsgespräche ist es nicht möglich, Stellen im Unternehmen langfristig mit den richtigen Mitarbeitenden zu besetzen – und diese Mitarbeitende dann auch dort zu halten.
Jedes einzelne Beurteilungsgespräch sollte deswegen folgende Ziele haben:
- Vertrauen schaffen: Sie kommunizieren offen, wie Sie Ihre Mitarbeitenden sehen und schaffen dadurch Vertrauen.
- Entwicklungsperspektiven aufzeigen: Sie erfahren wichtige Details über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden und zeigen, welche Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung Ihr Unternehmen der jeweiligen Person bietet.
- Zielvereinbarungen treffen: Sie verständigen sich gemeinsam auf Ziele, die für beide Seiten erreichbar, fair und erstrebenswert sind.
- Motivieren: Sie ermutigen Ihre Mitarbeitenden, Leistung zu erbringen und sich in Ihr Unternehmen einzubringen.
- Binden: Die persönliche Kommunikation auf Augenhöhe stärkt die Bindung zwischen Mitarbeitenden, Führungskraft und dem ganzen Unternehmen.
Ablauf von Leistungsbeurteilungen und Beurteilungsgesprächen:
Beurteilungsgespräche basieren auf einer fundierten Leistungsbeurteilung – und die findet niemals nur unmittelbar kurz vor dem Gesprächstermin statt, sondern vielmehr laufend. Das bedeutet: Sie benötigen in Ihrem Unternehmen klare Prozesse und eine faire und einheitliche Leistungsgrundlage, auf der die Leistungsbeurteilung stattfindet.
Anhand dieser Leistungsgrundlage erfolgt die Beurteilung auf lange Sicht in Form einer kontinuierlichen Leistungsbeobachtung. Erst dann findet das Gespräch statt.
Zeitlich können Sie die Beurteilung und das Gespräch also in drei Abschnitte unterteilen: Vor dem Gespräch, das Gespräch selbst und nach dem Gespräch.
Vor dem Gespräch: Das Beurteilungsgespräch vorbereiten
Lange bevor das Gespräch stattfindet, sammeln Sie kontinuierlich Informationen rund um Ihre Mitarbeitenden. Diese Informationen können aus verschiedenen Quellen stammen: Aus protokollierten Monatsgesprächen, aus erfassten Ziel-Kennzahlen, persönlichen Beobachtungen im Arbeitsalltag und vielem mehr. Im Idealfall haben Sie in Ihrem Unternehmen definierte Leistungsgrundlagen, die bei der Beurteilung helfen.
Kurz vor dem Gespräch werten Sie die gesammelten Informationen aus und berücksichtigen dabei auch die persönliche Situation der jeweiligen Mitarbeitenden: Gibt es bekannte Gründe für Leistungsabweichungen? Gibt es Auffälligkeiten? Berücksichtigen Sie dabei auch Zielvereinbarungen aus vergangenen Beurteilungsgesprächen.
Denken Sie dabei auch daran, den Termin organisatorisch vorzubereiten: Laden Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig zum Termin ein und informieren Sie über die Agenda des Gesprächs. Dadurch haben auch Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf den Termin vorzubereiten.
Als Ort des Termins wählen Sie einen ruhigen Ort, an dem vertrauliche Gespräche ohne Störfaktoren möglich sind.
Gut zu wissen:
Das alles klingt zunächst ein wenig aufwendig, ist jedoch mit strukturierten Prozessen und einer unterstützenden Software effizient auch im stressigen Arbeitsalltag durchführbar. Die Software für Mitarbeitergespräche von Saneware erleichtert Ihnen die Vorbereitung Ihrer Mitarbeitergespräche beispielsweise durch Automationen und die zentrale, strukturierte Sammlung von Informationen.
Während des Gesprächs: Der Gesprächsablauf
Für die Praxis in Ihrem Unternehmen ist es sinnvoll, einen standardisierten Gesprächsablauf für alle Beurteilungsgespräche definieren. Das schafft Vergleichbarkeit und macht es allen Beteiligten leichter, die Gespräche vorzubereiten und durchzuführen.
Wie genau die Beurteilungsgespräche aufgebaut sind, kann von Unternehmen zu Unternehmen individuell sein. Als Orientierung empfehlen wir folgende Agenda:
1. Begrüßung & Agenda
- Planen Sie ein paar Minuten für die Begrüßung und Small Talk ein – jedoch nicht zu viel, denn Ihre Mitarbeitenden sind womöglich angespannt und möchten lieber schnell in das Gespräch einsteigen.
- Im Idealfall haben Sie die Agenda bereits vorab kommuniziert und müssen im Gespräch nur noch kurz darauf eingehen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, dass Sie das Gespräch dokumentieren.
2. Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden
- Ihre Mitarbeiter schildern aus ihrer Sicht, wie sie ihre eigene Leistung einschätzen.
- Sprechen Sie auch darauf an, wo Mitarbeitende eigene Herausforderungen und Potenziale sehen.
- Beeinflussen Sie Ihre Mitarbeitenden so wenig wie möglich, um Verzerrungen zu vermeiden.
3. Ihre Leistungsbeurteilung
- Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden – unabhängig von der Selbsteinschätzung – Ihre Leistungsbeurteilung vor.
- Begründen Sie Ihre Einschätzung mit konkreten Beispielen.
- Betonen Sie positive Punkte und sprechen Sie kritische Punkte wertschätzend an.
4. Abgleich von Selbst- und Fremdbild
- Benennen Sie gemeinsam, wo die Unterschiede zwischen Selbst- und Fremdbild liegen.
- Klären Sie Missverständnisse und blinde Flecken auf.
- Schaffen Sie gegenseitiges Verständnis für die Sicht des anderen.
5. Entwicklungsperspektiven besprechen
- Fragen Sie aktiv nach den Wünschen und Zielen Ihrer Mitarbeitenden.
- Sprechen Sie Möglichkeiten an, die Ihr Unternehmen für die Personalentwicklung bietet (z.B. Weiterbildungen)
- Gehen Sie auch auf langfristige Veränderungen und Ziele ein.
6. Ziele definieren
- Einigen Sie sich gemeinsam auf realistische und konkrete Ziele (z.B. mithilfe der SMART-Formel).
- Bieten Sie (bei Bedarf) Unterstützung für die Erreichung der Ziele an.
- Dokumentieren Sie die Ziele schriftlich.
7. Offene Fragen klären
- Planen Sie Zeit für offene Fragen ein – auch für persönliche Themen
8. Ergebnisse zusammenfassen
- Fassen Sie am Ende des Gesprächs noch einmal alle Ergebnisse zusammen, um Missverständnissen vorzubeugen.
9. Verabschieden
- Bedanken Sie sich wertschätzend für das Gespräch.
- Kündigen Sie das nächste Beurteilungsgespräch an.
- Beenden Sie das Gespräch positiv – gerne auch mit Small Talk.
Nach dem Gespräch: Die Nachbereitung
Planen Sie nach dem Gespräch unbedingt noch ein wenig Puffer ein, um das Gespräch nachzubereiten. Dazu gehört insbesondere, die Gesprächsergebnisse schriftlich in einem Protokoll festzuhalten und auch die Ziele zu dokumentieren. Eine Software für Mitarbeitergespräche wie Saneware hilft Ihnen dabei, die Ergebnisse standardisiert und effizient zu dokumentieren und das nächste Beurteilungsgespräch vorzuplanen. Dadurch geht auch bei vielen Beurteilungsgesprächen mit verschiedenen Mitarbeitenden nichts verloren.
Zeitplanung: Wann und wie oft sollten Sie Beurteilungsgespräche führen?
Führen Sie die Beurteilungsgespräche unbedingt regelmäßig – mindestens aber einmal pro Jahr. Wählen Sie dafür einen Zeitpunkt, der in Ihren Arbeitsalltag passt. Zeiten mit wenig Arbeitsaufkommen eignen sich besser als Hoch-Phasen, in denen keiner von Ihnen Zeit und Ruhe für ein Gespräch hat.
Wichtig!
Wenn Sie zwischen zwei Beurteilungsgesprächen wichtigen Gesprächsbedarf sehen, warten Sie nicht bis zum nächsten Gespräch. Nutzen Sie dafür andere Gesprächsanlässe (z.B. Monatsgespräch). Auch hier ist es jedoch wichtig, Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig vorher einzuladen und zu informieren.
Fehler im Beurteilungsgespräch: Diese Dos und Don‘ts sollten Sie kennen
Dos:
- Psychologische Faktoren beachten: Informieren Sie sich über psychologische Aspekte in der Kommunikation (z.B. Ich- und Du-Botschaften, die vier Ohren einer Botschaft nach Schulz von Thun).
- Kommunikative Fähigkeiten trainieren: Machen Sie sich mit Techniken wie aktivem Zuhören, Fragetechniken und Feedbackregeln vertraut.
- Zwischen den Zeilen lesen: Beziehen Sie auch körpersprachliche Signale mit ein.
- Ehrlich sein: Kommunizieren Sie offen, wo Sie Stärken, Chancen und Herausforderungen sehen. Das stärkt das Vertrauen.
- Ziele gemeinsam definieren: Ziele mitbestimmen zu dürfen, kann sich motivierend auswirken.
Dont’s:
- Den Mitarbeiter nicht zu Wort kommen lassen: Ein Beurteilungsgespräch sollte immer auf Augenhöhe stattfinden.
- Unangekündigt oder nur kurzfristig einladen: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Chance, sich auf das Gespräch vorzubereiten.
- Als reinen Verwaltungsakt betrachten: Beurteilungsgespräche sind wichtig für beide Seiten, deswegen sollten Sie sie nicht als notwendiges Übel betrachten.
- Nur auf Kritik fokussieren: Wenn Sie nur Herausforderungen ansprechen, sinkt die Motivation. Beziehen Sie unbedingt auch Positives mit ein!
- Ohne Zustimmung dokumentieren: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass und wie Sie die Gespräche dokumentieren.
Häufige Fragen zu Beurteilungsgesprächen und Leistungsbeurteilungen
In der Regel nehmen die direkte Führungskraft und der / die Mitarbeiter:in teil. In manchen Fällen ist auch die Personalabteilung involviert, beispielsweise bei Konflikten oder standardisierten Prozessen.
Beurteilungsgespräche sollten mindestens einmal jährlich stattfinden – idealerweise mit Vorlaufzeit und Einladung. Zusätzliche Anlässe sind unter anderem das Ende der Probezeit, Projektabschlüsse oder größere Veränderungen im Aufgabenbereich. Geeignete Software für Mitarbeitergespräche erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Gespräche.
Je nach Umfang dauert ein strukturiertes Beurteilungsgespräch zwischen 45 und 90 Minuten. Planen Sie unbedingt ausreichend Zeit ein, damit ein echter Dialog entstehen kann – ohne Zeitdruck oder Unterbrechungen.
Mindestens einmal im Jahr – das ist der empfohlene Standard. Ergänzend können anlassbezogene Gespräche sinnvoll sein, beispielsweise bei Veränderungen, Problemen oder besonderen Leistungen.
Ja. Saneware ist eine Software für Mitarbeitergespräche und hilft dabei, die Gespräche zu identifizieren, zu organisieren, datenschutzkonform zu dokumentieren und stets den Überblick über alle Mitarbeitenden zu behalten.
Typische Inhalte sind:
- Selbsteinschätzung durch die Mitarbeitenden
- Fremdeinschätzung durch die Führungskraft
- Entwicklungsperspektiven
- Zielvereinbarungen
- offene Fragen
- Zusammenfassung
