Krankenstand im Branchenvergleich: Wie Sie Ihre BGM-Kennzahlen mit Benchmarking richtig einordnen
„Bei uns sind ständig alle krank!“ – Fakt oder Bauchgefühl? Ein Vergleich mit geeigneten Benchmarks zeigt, ob Ihr Team wirklich häufiger arbeitsunfähig ist als Teams anderer Unternehmen oder ob das nur ein subjektiver Eindruck ist. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre BGM-Kennzahlen zielführend vergleichen und wie Sie das für Ihren Unternehmenserfolg nutzen.
Inhaltsverzeichnis:
- Definition
- Vorteile des Krankenstand-Benchmarkings
- 5 Schritte: Krankenstand-Benchmark
- BGM-Benchmarks bewusst nutzen
Die Definition: Was sind Benchmarks eigentlich?
Ein Benchmark ist ein Vergleichsmaßstab und hilft, die eigene Situation im Vergleich zu anderen einzuschätzen. In Bezug auf das Gesundheitsmanagement in Ihrem Unternehmen bedeutet das: Sie vergleichen die BGM-Kennzahlen Ihres Unternehmens mit den BGM-Kennzahlen des Marktes. Zur vollständigen Definition.
Mögliche Kennzahlen im Betrieblichen Gesundheitsmanagement sind beispielsweise:
- Krankenstand
- Anzahl der Langzeiterkrankungen (je 100 Beschäftigte)
- Anzahl der Arbeitsunfähigkeitsfälle (je 100 Beschäftigte)
Wichtig:
Um Benchmarks nutzen zu können, benötigen Sie zunächst ein BGM-Controlling – also eine strukturierte Datenerfassung und -auswertung der gesundheitsrelevanten Informationen in Ihrem Unternehmen.
Alles Wichtige zum BGM-Controlling erfahren Sie hier.
Vorteile des Krankenstand-Benchmarkings für Ihr Unternehmen
5,2 % sind weder gut noch schlecht – wenn Sie keinen Vergleich haben. Und genau diesen Vergleich liefern Benchmarks. Das heißt für Sie: Sie wissen genau, ob Sie positiv oder negativ von den Werten vergleichbarer Unternehmen abweichen.
Bei einer (dauerhaft) negativen Abweichung sollten Sie im Interesse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden aktiv werden – womöglich läuft etwas schief oder es stecken strukturelle Probleme dahinter.
Bei einer (dauerhaft) deutlich positiven Abweichung spricht das für Ihre BGM-Maßnahmen. Halten die guten Werte an, könnten Sie das Ergebnis beispielsweise als Argument für Ihr Recruiting nutzen. Andersherum wissen Sie aber auch, dass alle Bemühungen, die Zahlen noch weiter zu senken, möglicherweise hohen Aufwand bei nur noch minimalen Verbesserungen bedeuten könnten.
Weitere Vorteile des Benchmarkings:
- Budgetfähigkeit: Der Kennzahlenvergleich liefert Argumente für Budgetverhandlungen.
- Schwellenwerte: Ein Benchmark kann den Punkt beeinflussen, ab dem Sie handeln sollten.
- Wirkungsnachweis: Ohne Vergleichswert wissen Sie nicht, ob Ihr Programm gewirkt hat oder ob es einfach nur eine milde Grippesaison war.
Das heißt im Ergebnis:
Benchmarking hilft Ihnen Ihre eigenen Werte einzuordnen und dadurch eine Grundlage für zukünftige BGM-Entscheidungen zu schaffen.
Krankenstand-Benchmarks nutzen in 5 Schritten
Wie also nutzen Sie Benchmarks nun für Ihr Unternehmen? Im Allgemeinen können Sie in den folgenden Schritten vorgehen:
1. Ziele definieren
Benchmarking ist kein Selbstzweck: Bevor Sie beginnen Ihr Unternehmen zu vergleichen, sollten Sie sich klar machen, was Sie damit überhaupt erreichen wollen. Definieren Sie Ihre Ziele dabei so konkret wie möglich. Beispielsweise so:
- Den Anteil der Langzeitfälle am AU-Volumen bis Ende des Folgejahres um 10 % reduzieren
- Den Krankenstand dauerhaft 0,5 Prozentpunkte unter Branchendurchschnitt halten
- Bis Ende des Folgejahres die Anzahl unfallbedingter Krankheitsfälle halbieren
Derartige Ziele haben einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und für Ihre Mitarbeitenden, sind konkret und messbar.
2. KPIs & Benchmarks wählen
Haben Sie ein Ziel definiert, können Sie geeignete KPIs auswählen, die sich mit Benchmarks vergleichen lassen. Das heißt für Sie: Sie wählen aus Ihrem BGM-Controlling KPIs aus, anhand derer Sie Ihre gesetzten Ziele verfolgen. Anschließend wählen Sie anhand vorliegender Benchmark-Daten geeignete Vergleichswerte aus.
Dabei können Sie zwischen internen und externen Benchmarks unterscheiden:
- Interne Benchmarks sind Vergleichswerte aus Ihrem eigenen Unternehmen. Beispielsweise der Krankenstand der vergangenen Jahre oder die Anzahl der Langzeiterkrankungen im letzten Quartal. Sie können direkt in Ihrer eigenen Datenbasis darauf zugreifen.
- Externe Benchmarks umfassen Vergleichswerte aus dem Markt: Sie werden von Dritten erhoben und zur Verfügung gestellt. Mit externen Benchmarks können Sie Ihr Unternehmen beispielsweise mit dem gesamten Markt oder dem Branchendurchschnitt vergleichen.
Während Sie die Kennzahlen interner Benchmarks direkt aus Ihrer eigenen Datenbasis entnehmen, sind Sie für externe Benchmarks auf Dritte angewiesen. Geeignete Quellen sind beispielsweise Fehlzeitenberichte der Krankenkassen.
Tipp: Das TK-Fehlzeitentool der Techniker Krankenkasse erlaubt mit wenigen Klicks, Benchmarks nach Branchen, Geschlecht und anderen Unterscheidungskriterien einzusehen.
Falls Sie für Ihr Gesundheitsmanagement die BGM-Software von Saneware nutzen, haben Sie es dabei besonders leicht: Hinterlegen Sie geeignete Benchmarks für Ihre Branche und vergleichen Sie quasi in Echtzeit, wo Ihr Wert im Vergleich zur Benchmark steht.
Aber Achtung: Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Benchmarks darauf, dass beide Zahlen auf die gleiche Weise erhoben / berechnet wurden. So berücksichtigen Krankenkassen beispielsweise Kalendertage für die Berechnung des Krankenstands, während Sie in Ihrem Unternehmen womöglich Werktage heranziehen. Unterschiedliche Grundlagen der KPIs verfälschen den Benchmark-Vergleich. Achten Sie deswegen stets darauf, dass alle KPIs die gleiche Berechnungsgrundlage haben.
3. Daten erheben
Sobald Sie KPI und Benchmarks gewählt haben, beginnen Sie mit der internen Datenerhebung bzw. setzen diese fort, falls Sie die Werte ohnehin laufend erfassen.
Mögliche Datenquellen sind beispielsweise
- Zeitwirtschaft gibt Informationen über Abwesenheiten
- Entgeltabrechnungen geben Informationen über Entgeltfortzahlungen und Krankengeld
- Personalinformationssystem für Stammdaten wie Geschlecht, Alter, Standort etc.
Falls Sie eine BGM-Software nutzen, werden dort automatisiert alle relevanten Daten erfasst und für das Reporting genutzt. Zudem können Sie dort automatische Benachrichtigungen aktivieren, sodass Sie bei Überschreiten von Schwellwerten informiert werden.
4. Maßnahmen ableiten
In Schritt 4 knüpfen Sie an Schritt 1 an. Zur Erinnerung: Sie machen das Benchmarking, weil Sie ein bestimmtes Ziel verfolgen – zum Beispiel den Krankenstand dauerhaft um 0,5 Prozentpunkte unter den Benchmark zu senken. Je nach Vergleichsergebnis müssen Sie also auch unterschiedliche Maßnahmen einleiten, um dieses Ziel zu erreichen oder zu erhalten.
Das heißt für Sie: Analysieren Sie, wie die Werte entstanden sind. Untersuchen Sie Ursachen für schlechte Ergebnisse und Hintergründe von guten Ergebnissen, damit Sie diese weiter stärken können.
Als Informationsquelle eignen sich hier beispielsweise Mitarbeitergespräche, Umfragen oder Gespräche mit den Führungskräften.
Im Anschluss leiten Sie geeignete Maßnahmen ab: Was können Sie tun, um ein gutes Ergebnis zu halten oder um ein schlechtes Ergebnis zu verbessern? Achten Sie dabei darauf, nicht blind nach Kennzahlen zu agieren. Sinkende Fehlzeiten sind beispielsweise nicht immer ein Zeichen für mehr Gesundheit, wenn einfach mehr Mitarbeitende krank zur Arbeit kommen.
BGM-Maßnahmen:
Sie brauchen noch Inspirationen für geeignete BGM-Maßnahmen? In diesem Artikel finden Sie 37,5 Ideen!
5. Von vorn beginnen
Im Idealfall überwachen und kontrollieren Sie Ihr BGM nicht nur einmalig, sondern laufend. Dadurch behalten Sie langfristig alle Werte im Blick und sehen die BGM-KPI Ihres Unternehmens stets im Vergleich zu den relevanten Benchmarks. Hinterfragen Sie dabei, ob Sie sich mit Schritt 1 neue Ziele setzen sollten oder an den alten festhalten – und dann beginnen Sie den Prozess von vorn.
Fazit: BGM-Benchmarks bewusst nutzen
Ein einzelner Krankenstandswert sagt wenig. Erst der Vergleich macht ihn zur Entscheidungsgrundlage. Benchmarks zeigen Ihnen, ob Ihre Fehlzeiten über oder unter dem Niveau vergleichbarer Unternehmen liegen, ob eine Auffälligkeit hausgemacht oder branchentypisch ist und ob Ihre BGM-Maßnahmen tatsächlich wirken.
Andersherum sollten Sie niemals um des Vergleiches Willen vergleichen: Es geht nicht um hübsche Zahlen, sondern um konkrete unternehmerische Ziele. Wählen Sie deswegen lieber wenige Benchmarks bewusst aus, die Sie dann konsequent und strategisch nutzen, anstatt ganz viele Zahlen zu vergleichen, aber keine Maßnahmen daraus abzuleiten.
FAQ: Häufige Fragen zum BGM-Benchmarking
Ein Krankenstand-Benchmark ist ein Vergleichswert, an dem Sie den Krankenstand Ihres Unternehmens vergleichen. Dieser Benchmark kann beispielsweise der Branchendurchschnitt, ein Regionalwert oder Ihr eigenes Vorjahr sein. Für sich genommen sagt ein Krankenstand wenig aus. Erst der Vergleich zeigt, ob Ihr Wert auffällig ist und ob Handlungsbedarf besteht.
Weil ihre Versichertenstrukturen sich unterscheiden. Manche Kassen versichern überdurchschnittlich viele Beschäftigte aus körperlich belastenden Branchen, andere mehr Angestellte und Akademiker:innen. Keine Zahl ist falsch – sie beschreiben verschiedene Gruppen. Vergleichen Sie sich deshalb mit der Quelle, deren Versicherte Ihrer Belegschaft am nächsten kommen.
Die wichtigste Quelle sind die jährlichen Gesundheits- und Fehlzeitenberichte der gesetzlichen Krankenkassen (u. a. TK, AOK, DAK, BKK). Das TK-Fehlzeitentool liefert Branchen- und Tätigkeitswerte online. Einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vergleich erhalten Sie über einen betrieblichen Gesundheitsbericht Ihrer Krankenkasse. Sie erhalten ihn, sobald Sie 50 oder mehr versicherte Mitarbeitende bei einer Krankenkasse haben.
Externe Benchmarks stammen von außerhalb, meist aus Krankenkassendaten, und zeigen, wo Sie im Marktvergleich stehen. Interne Benchmarks entstehen aus Ihren eigenen Daten: Sie vergleichen Standorte, Abteilungen oder Zeiträume.
Fehlzeitendaten sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt. Auswertungen dürfen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Zudem unterliegt die Einführung entsprechender Auswertungssysteme regelmäßig der Mitbestimmung des Betriebsrats.
