BGM-Controlling – Definition, Kennzahlen und Grundlagen
Nüchtern betrachtet verdient BGM kein Geld. Im Gegenteil: Die Maßnahmen und alles darum herum kosten Zeit und Geld. Und dennoch kann ein starkes Betriebliches Gesundheitsmanagement einen beeindruckenden Return on Investment haben. Die Beispiele in unserem Beitrag zum Thema zeigen eindrücklich, wie schnell das BGM mittlere sechsstellige Beträge einsparen kann.
Die Voraussetzung dafür: Es muss zielführend und ergebnisorientiert umgesetzt werden. Damit das möglich ist, ist ein leistungsstarkes BGM-Controlling unverzichtbar. Denn nur dadurch erkennen Sie, welche Maßnahmen wirken – und welche überhaupt notwendig sind.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist Controlling im BGM?
- Vier Ebenen des Controlling
- Kennzahlen im BGM
- Bonus: Weitere Funktionen des BGM-Controllings
- Controlling mit BGM-Software
Definition: Was ist Controlling im BGM?
Controlling im BGM hat die Aufgabe, relevante Daten innerhalb des Unternehmens zu sammeln und auszuwerten. Dadurch erhält das Management eine Informationsgrundlage für effektive Entscheidungen zur Verbesserung der Gesundheit der Mitarbeitenden.
Das BGM-Controlling unterscheidet sich lediglich inhaltlich vom „normalen“ Controlling im Unternehmen: Es sammelt und analysiert Informationen, um diese anschließend zur Entscheidungsfindung nutzen zu können. Dabei geht es neben wirtschaftlichen Entscheidungen vor allem auch um die körperliche und psychische Gesundheit Ihres Teams.
Das Ziel ist klar: Sie möchten ein BGM aufbauen, durch das Ihre Mitarbeitenden gesünder, zufriedener und dadurch schließlich auch produktiver sind.
BGM-Controlling richtig angehen: Die 4 Ebenen im BGM
Im Kern geht es um die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden. Wie sich die Gesundheit zielführend verstehen und beeinflussen lässt, verrät ein Blick auf den gesamten Kontext innerhalb des Unternehmens:
1. Ebene: Gesundheit der Mitarbeitenden
Kernfrage: Was kommt am Ende dabei heraus?
Die erste Ebene ist zugleich das Ziel: Sie möchten die Gesundheit der Mitarbeitenden beeinflussen. Hier geht es um die Zahl der Krankenstände, Dauer der Erkrankungen, Arten der Erkrankungen und vieles mehr.
Nur, wenn Sie auf dieser Ebene Verbesserungen feststellen, hat sich Ihr BGM wirklich gelohnt. Doch bis es soweit ist, passieren einige andere Schritte.
2. Ebene: Einflussfaktoren auf die Gesundheit
Kernfrage: Warum ist es so?
Die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden wird unmittelbar und mittelbar von verschiedenen Faktoren beeinflusst. In der Fachliteratur werden diese Faktoren auch als Determinanten bezeichnet. Dabei gibt es zwei verschiedene Typen: Das Umfeld (= Verhältnisdeterminanten) und das Verhalten der betroffenen Personen (= Verhaltensdeterminanten).
- Verhältnisdeterminanten: Das Umfeld, in dem sich Ihre Mitarbeitenden während ihrer Arbeitszeit befinden – dazu zählen beispielsweise Lärmschutzmaßnahmen oder Stressfaktoren. Diese Faktoren können Sie aktiv verändern.
- Verhaltensdeterminanten: Das Verhalten Ihrer Mitarbeitenden – sie entscheiden letztlich selbst, ob sie bereitgestellten Gehörschutz korrekt tragen oder wie sie mit Stresssituationen umgehen. Darauf haben Sie nur bedingt Einfluss.
3. Ebene: Maßnahmen
Kernfrage: Was tun wir?
In Ihrem Unternehmen können Sie verschiedene Maßnahmen umsetzen, um auf die Einflussfaktoren (die Determinanten) einzuwirken: Sie können Gehörschutz bereitstellen, Sie können Kurse für Stressmanagement anbieten oder Sie können ein Firmenfitness-Programm anbieten.
Übrigens: 37,5 weitere Beispiele für Maßnahmen im Rahmen Ihrer Betrieblichen Gesundheitsförderung finden Sie hier: Beispielmaßnahmen
4. Ebene: Management
Kernfrage: Wie gehen wir vor?
Im Management entscheiden Sie aktiv über Maßnahmen, die schließlich die Einflussfaktoren auf die Gesundheit bestimmen. Ganz fundamental zählt dazu natürlich auch die Management-Entscheidung, überhaupt in eine Betriebliches Gesundheitsmanagement zu investieren. Auch die Rolle der Gesundheit in der Unternehmenskultur ist elementar.
Kennzahlen im BGM-Controlling
Der Weg von Ihrer Management-Entscheidung hin zu Ihrem Team muss also zunächst zwei weitere Ebenen passieren, bevor Veränderungen spürbar werden. Oder andersherum: Treten auf einzelnen Ebenen Probleme oder Missstände auf, kann das die Wirkung Ihres BGM verschlechtern.
Deswegen ist BGM-Controlling so wichtig: Es bietet die Möglichkeit, auf jeder Ebene zielführend Kennzahlen zu sammeln, auszuwerten und auf deren Basis Entscheidungen zu treffen, die tatsächlich bei Ihren Mitarbeitenden ankommen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen deswegen für jede Ebene einzelne BGM-Kennzahlen vor.
Tipp: Kennzahlen im BGM sollten grundsätzlich folgende Kriterien erfüllen:
- So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Messen Sie nur, was Sie wirklich brauchen.
- In Ihrem Einflussbereich: Messen Sie bevorzugt, was Sie auch mittelbar oder unmittelbar beeinflussen können.
- Datenschutz: Sensible Gesundheitsinformationen müssen DSGVO-konform erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
BGM-Kennzahlen im Gesundheits-Controlling (Ebene 1)
Das Gesundheits-Controlling verrät Ihnen das Ergebnis Ihrer BGM-Arbeit: Wie steht es um die Gesundheit Ihres Teams?
Wichtige Kennzahlen in diesem Bereich sind beispielsweise:
| Kennzahl | Beschreibung | Wie erfassen? |
| Fehlzeitenquote | AU-Tage im Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit | HR-/Zeitwirtschaftssystem: AU-Tage und Soll-Arbeitstage |
| AU-Tage je 100 Beschäftigte | zeigt die Gesamtkrankheitslast | HR: Summe AU-Tage im Zeitraum / durchschnittliche Beschäftigtenzahl x 100 |
| Anteil Langzeiterkrankungen | Anteil der Langzeitfälle (z. B. > 42 Kalendertage) an allen AU-Tagen oder AU-Fällen | HR/AU-Daten: Langzeitfälle definieren, AU-Tage oder Fälle mit Schwelle markieren, Anteil berechnen |
| Art der Krankheiten | Verteilung der AU-Tage/-Fälle nach Diagnosegruppen (z. B. psychisch, Muskel-Skelett) | Krankenkassenreport anfordern, Mitarbeitergespräche auswerten |
| Präsentismusquote | Anzahl der Mitarbeitenden, die regelmäßig trotz Krankheit arbeiten | Anonyme Mitarbeiterbefragung |
BGM-Kennzahlen im Determinanten-Controlling (Ebene 2)
Das Determinanten-Controlling deckt auf, welche Bedingungen tatsächlich am Arbeitsplatz und ganz persönlich bei Ihren Mitarbeitenden bestehen. Welche Einflussfaktoren Sie auswerten, sollte zu den zuvor ermittelten Gesundheits-Kennzahlen passen, damit eine Schlussfolgerung schlüssig möglich ist.
Wichtige Kennzahlen in diesem Bereich sind beispielsweise:
| Kennzahl | Beschreibung | Wie erfassen? |
| Raucherquote | Anteil der Mitarbeitenden, die rauchen (regelmäßig/gelegentlich) | Anonyme Befragung oder Gesundheitscheck (freiwillig!) |
| Work-Life-Balance | Indexzahl zur wahrgenommenen Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben | Anonyme Befragung |
| Resilienzquote | Anteil der Mitarbeitenden mit hoher/mittlerer/niedriger Resilienz oder Resilienz-Index | Anonyme Befragung |
| Soziale Unterstützung durch Führungskräfte | Index zur empfundenen Unterstützung | Anonyme Befragung |
BGM-Kennzahlen im Maßnahmen-Controlling (Ebene 3)
Das Maßnahmen-Controlling zeigt, welche Maßnahmen wie auf die Determinanten einwirken. Dabei kann schon der Überblick über die Maßnahmen zeigen, dass diese inhaltlich gar nicht zu den ermittelten Faktoren passen. Achten Sie daher auch hier darauf, dass die gewählten Kennzahlen Ihren Use-Cases gerecht werden.
Wichtige Kennzahlen in diesem Bereich sind beispielsweise:
| Kennzahl | Beschreibung | Wie erfassen? |
| Qualität der angebotenen Maßnahmen | Wie hochwertig sind die angebotenen Maßnahmen (z. B. Trainer-Qualität)? | Auswertung der Qualitätschecklisten entsprechend der Kriterien, Feedback der Teilnehmenden, Audits |
| Anzahl der Angebote für Work-Life-Balance | Wie viele Angebote stehen Mitarbeitenden zur Verfügung (z. B. Beratung, flexible Modelle, Trainings)? | Angebote je Zeitraum zählen, nach Format/Zielgruppe/Bereich klassifizieren |
| Anzahl geschulter Führungskräfte für gesunde Führung | Wie viele Führungskräfte sind für gesunde Führung sensibilisiert und/oder geschult? | HR-Learning-System: Teilnahme- und Abschlussquoten der Trainings |
| Teilnahmen an den angebotenen Maßnahmen | Welche Maßnahmen werden von welchen Mitarbeitenden genutzt? | Buchungs- und Teilnahmelisten aus Kursmanagement-Software |
BGM-Kennzahlen im Management-Controlling (Ebene 4)
Das Management-Controlling zeigt schließlich, ob die BGM-Maßnahmen überhaupt eine Chance haben, bis zu den Mitarbeitenden vorzudringen oder ob strukturelle oder strategische Hinderungsgründe vorliegen.
Wichtige Kennzahlen in diesem Bereich sind beispielsweise:
| Kennzahl | Beschreibung | Wie erfassen? |
| Rolle der Gesundheit in den Unternehmensleitlinien | Wie viele der Leitlinien behandeln die Gesundheit? Welchen Wert hat Gesundheit allgemein? | Qualitative Auswertung der Leitlinien |
| Entscheidungsdauer | Wie lange dauert es von einer Idee bis zur Umsetzung | Prozess-Messung per Ticket-/Projekttool |
| Betriebsvereinbarung für Sicherheit | Vorgaben für die Sicherheit im Unternehmen? | Vorhanden ja/nein, qualitative Auswertung |
| Rolle der Gesundheit in den Richtlinien für Führungskräfte | Werden Führungskräfte angehalten, die Gesundheit Ihrer Teams zu fokussieren? | Qualitative Auswertung der Richtlinien, Auswertung der Zielvorgaben |
Bonus: Weitere Funktionen des BGM-Controllings
Ganz abgesehen davon, dass das Controlling eine Optimierung des ROI Ihres Betrieblichen Gesundheitsmanagements ermöglicht, hat es noch einige weitere Funktionen:
- Früherkennung: Das Controlling hilft, Probleme zu erkennen, noch bevor sie teuer werden. Definieren Sie dafür Kennzahlen wie „Anzahl psychischer Erkrankungen“ und legen Sie Schwellwerte fest, ab wann Sie aktiv werden.
- Vergleichbarkeit: Das Controlling hilft Ihnen, die Situation Ihres Unternehmens mit Benchmarks zu vergleichen und realistisch einzuschätzen.
- Recruiting: Das Controlling erleichtert es Ihnen, genau die Maßnahmen anzubieten, die sich Ihr Team auch wünscht.
- Motivation: Wo Kennzahlen sind, ist auch die Motivation, sie zu erreichen. Dadurch hilft das Controlling, aktiv an der Verbesserung der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden zu arbeiten.
Für noch mehr Effizienz beim Controlling: Die BGM-Software von Saneware
Zugegeben: Die benötigten Zahlen und Informationen DSGVO-konform zu sammeln, zielführend auszuwerten und sie allen Entscheidern zugänglich zu machen, ist gar nicht so leicht.
Deswegen haben wir eine spezialisierte Software entwickelt, die das für Sie übernimmt. Mit verschiedenen Modulen sammeln Sie passgenau die benötigten Informationen und erlangen so tiefes Wissen über die Gesundheit und die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden. Die übersichtlichen Dashboards verraten Ihnen jederzeit, was Sie wissen müssen. Die Frühwarnfunktion informiert Sie, sobald Schwellwerte überschritten werden. Dadurch nutzen Sie die Vorteile des BGM-Controllings ohne Verwaltungschaos und zusätzlichen Aufwand in der Personalabteilung.
Häufige Fragen und Antworten zum BGM Reporting
Nicht zwingend. Viele Basis-Kennzahlen (z. B. Fehlzeitenquote, AU-Tage je 100 Beschäftigte, Langzeiterkrankungen) haben Sie ohnehin bereits in HR-, Zeitwirtschafts- oder Payroll-Systemen. BGM-Software wie Saneware führt diese zusammen und zeigt sie als Grafiken an. Zusätzliche Datenquellen (z. B. Befragungen und Kursdaten) nutzen Sie mit Saneware ebenfalls effizient, ohne Ihre Personalabteilung zu belasten.
Die passenden Kennzahlen ergeben sich aus Ihren Zielen und Risiken: Was möchten Sie verbessern – Fehlzeiten, psychische Gesundheit, Führung, Ergonomie, Work-Life-Balance? Starten Sie am besten mit wenigen, gut messbaren Kennzahlen pro Ebene (Gesundheit, Determinanten, Maßnahmen, Management) und ergänzen Sie erst dann, wenn Sie wirklich zusätzliche Steuerungsinfos benötigen. Wichtig ist außerdem: Wählen Sie Kennzahlen, die Sie direkt oder indirekt beeinflussen können und die datenschutzkonform erhoben werden können.
Weil Sie ohne Reporting nicht wissen, ob Ihr BGM wirklich wirkt. Ein gutes Reporting macht sichtbar, wo die größten Hebel liegen, ob Maßnahmen die richtigen Zielgruppen erreichen und ob sich die Gesundheit der Mitarbeitenden tatsächlich verbessert. Damit wird BGM steuerbar: Sie können priorisieren, nachjustieren, Budgets sinnvoll einsetzen und Entscheidungen im Management nachvollziehbar begründen.
BGM-Reporting bedeutet, dass Sie relevante Gesundheits- und BGM-Daten systematisch erfassen, auswerten und verständlich aufbereiten – zum Beispiel in Form von Kennzahlen, Dashboards oder regelmäßigen Berichten. Das Ziel: Entscheider können fundiert beurteilen, wie es um die Gesundheit der Belegschaft steht, welche Einflussfaktoren wirken und ob die BGM-Maßnahmen sinnvoll und wirksam sind.
Im BGM-Reporting hat sich ein 4-Ebenen-Blick bewährt:
- Gesundheit: Ergebnisse wie Fehlzeiten, Langzeit-AU, Diagnosegruppen
- Determinanten: Einflüsse wie Arbeitsbelastung, Work-Life-Balance, Führung, Ressourcen
- Maßnahmen: Umsetzung, Qualität und Nutzung Ihrer Angebote
- Management: Strukturen, Prozesse, Zuständigkeiten, Entscheidungsgeschwindigkeit, Verankerung
So sehen Sie nicht nur, was passiert, sondern auch, warum es passiert – und wie Sie wirksam gegensteuern.
