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Die 3 schlimmsten Fehler bei der 3G-Dokumentation am Arbeitsplatz – und wie Sie sie vermeiden

von Philipp Kochan – 8. November 2021

Die 3G-Überwachung am Arbeitsplatz nimmt bei immer höheren Corona-Fallzahlen einen enormen Stellenwert in der Bekämpfung des Corona-Virus ein. In Österreich ist es seit dem 1.11.2021 für alle Unternehmen verpflichtend, den Corona-Status Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen, wenn diese während der Berufsausübung körperlichen Kontakt zu anderer Personen haben.

In Deutschland gilt dies durch die neuen Corona-Schutzverordungen unter anderem für Krankenhäuser und Pflegeheime und ab dem 09.11. in ganz Bayern. Bei einer sich weiter zuspitzenden Lage ist in Deutschland auch ein bundeseinheitliches 3G-Tracking möglich. Damit Sie bei der Kontrolle der Dokumentation von Tests und 3G-Status am Arbeitsplatz auch in Bezug auf den Datenschutz keine gravierenden Fehler machen, zeigen wir diese sowie die möglichen Lösungen in diesem Beitrag auf.

Hoher manueller Aufwand statt Nutzung moderner 3G-Monitoring Software

Die Überwachung des 3G-Status (welche Mitarbeiter:innen sind geimpft, genesen und welche müssen getestet werden) kann durch das Führen von Listen erfolgen. Der administrative Aufwand durch die Bereitstellung von Personal für die Erfassung und die Kontrolle der 3G-Stati bedeutet dabei jedoch einen sehr hohen zeitlichen Aufwand für die eingesetzten Personen. Dazu kommt, dass Corona-Zertifikate regelmäßig vorgezeigt werden müssen. Dazu kann es schnell zu Ärger und Fehlern kommen. Denn wenn Mitarbeiter:innen ständig ihre Nachweise vorzeigen müssen, kann schnell Frust entstehen. Doch wie sieht der manuelle Prozess genau aus?

  1. Zuerst muss der oder die 3G-Kontrolleur:in eine Verpflichtung auf den Datenschutz erhalten. Zudem muss sichergestellt werden, dass die 3G-Kontrolleur:in die sensiblen Gesundheitsdaten auch wirklich sehen darf.
  2. Die Mitarbeiter:innen, die im Unternehmen 3G überwacht werden, müssen identifiziert werden. Hier kann ggfls. ein Export aus dem Personalmanagementsystem erfolgen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass dieser Export nicht verbreitet wird und dass er stets aktuell ist.
  3. Alle Mitarbeiter:innen müssen regelmäßig ihr Corona-Zertifikat vorzeigen. Dies ist insbesondere bei Corona-Testungen im Betrieb sehr aufwändig. Denn dieser muss auch in der letzten Minute der Arbeitszeit noch gültig sein. Die Kontrolle im Arbeitsalltag gestaltet sich also schwierig.
  4. Der Nachweise der Einhaltung der 3G-Regelung am Arbeitsplatz muss revisionssicher dokumentiert werden. Bei der Speicherung ist auf die höchsten datenschutztechnischen Anforderungen zu achten!
  5. Die Dokumentation muss archiviert werden, aber dann schnellstmöglich zu löschen. Das heißt: Die Nachweis über einen Test-Status am Arbeitsplatz direkt, nachdem dieser ausgelaufen ist.

Der 3G-Status und das Testlogbuch in einer Excel-Datei speichern?

Excel ist eine tolle Software. Nur für die Dokumentation von 3G-Status am Arbeitsplatz nur bedingt geeignet. Denn wer stellt sicher, dass nur die auf die personenbezogenen Gesundheitsdaten Zugriff haben, die ihn haben dürfen? Wer sichert die Daten gegen Veränderung? Wer stellt sicher, dass der Ablageort der 3G-Daten sicher ist? Zudem sei hier auf den hohen manuellen Aufwand bei der Pflege eines Excel-Dokuments zum Nachweis der 3G-Pflicht am Arbeitsplatz verwiesen.

Zertifikate intern in E-Learning-Plattformen oder im Personalmanagementsystem speichern?

Wer diesen Beitrag bis hier hin gelesen hat, könnte sich fragen, warum die Mitarbeiter:innen Ihre 3G-Zertifikate nicht einfach in einer internen E-Learning-Plattform hochladen können oder warum man die Zertifikate nicht im Personalmanagementsystem speichern kann. Die Antwort ist: Niemand sollte die 3G-Nachweise im E-Learning-System oder in der Personalakte speichern, weil er dann einen Datenschutzverstoß begeht. So verweist das LDI NRW darauf, dass dies nicht erlaubt ist. Auch andere Quellen sagen deutlich, dass die Speicherung des 3G-Status in der Personalakte nicht erlaubt ist.

Nutzen Sie eine moderne 3G-Monitoring-Software zur digitalen und sicheren 3G-Kontrolle

Was muss eine Softwarelösung zur 3G-Kontrolle bieten, um der Verpflichtung als Arbeitgeber nachzukommen? Alle Prozesse der 3G-Überwachung müssen sicher, einfach und flexibel angeboten werden. Das heißt konkret:

  1. Die Softwarelösung muss schnell einsatzbereit sein und sich an etwaige Gesetzesänderungen und Anpassung der Corona-Schutzverordnungen anpassen.
  2. Die Ermittlung der Mitarbeiter:innen, die ihren 3G-Status offenlegen müssen, muss schnell, sicher und datenschutzkonform ablaufen.
  3. Der oder die 3G-Kontrolleur:in darf nur die 3G-Daten sehen, die er oder sie sehen darf!
  4. Der administrative Aufwand muss durch die Self-Service Option für den 3G-Nachweis möglichst klein gehalten werden.
  5. Die Lösung zur 3G-Kontrolle muss Schnittstellen zur Zutrittskontrolle anbieten.
  6. Speicher- und Löschfristen bei der Test-Dokumentation müssen eingehalten werden.
  7. Es dürfen nicht die Zertifikate selbst gespeichert werden, sondern nur der Nachweis pro Mitarbeiter:in erbracht werden, dass ein gültiger Status vorliegt.
  8. Die Gültigkeit des Corona-Zertifikats muss automatisiert überprüft werden
  9. Verantwortliche 3G-Kontrolleur:inen im Unternehmen müssen bei Handlungsbedarf informiert werden.

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