BEM-Akte digital führen: Alle Infos und Vorteile der elektronischen BEM-Akte

von Katja Uhde – 3. Februar 2024

Sind Beschäftigte länger oder wiederholt arbeitsunfähig, sind Sie verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) zu beginnen. Eine professionell geführte BEM-Akte unterstützt Sie dabei, das Verfahren effizient durchzuführen und Ihre Verpflichtungen nach § 167 Abs. 2 SGB IX nachvollziehbar zu erfüllen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine digitale BEM-Akte auszeichnet, welche Inhalte zwingend dazugehören, welche Anforderungen sich aus Datenschutz und Aufbewahrungsfristen ergeben und welche Vorteile eine elektronische Akte gegenüber der klassischen Papierlösung bietet.

---

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine digitale BEM-Akte?
2. Inhalte der digitalen BEM-Akte
3. Vorteile
4. Datenschutz in der BEM-Akte
5. Akteneinsicht
6. Aufbewahrungsfristen
7. Häufige Fragen zur BEM-Akte

---

Was ist eine digitale BEM-Akte?

Eine BEM-Akte ist eine personenbezogene Fallakte, die unabhängig und getrennt von der Personalakte geführt wird. Sie bildet das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) einzelner Mitarbeitender ab. In ihr werden alle relevanten Informationen zu einem BEM-Fall abgelegt und verwaltet.

Sie hat folgende Aufgaben:

• Sie ermöglicht jederzeit einen vollständigen Überblick über den gesamten BEM-Prozess.
• Sie weist nach, dass Sie Ihre gesetzlichen BEM-Pflichten nach § 167 Abs. 2 SGB IX erfüllt haben.
• Sie informiert beteiligte Personen mit genau den Informationen, die für sie relevant sind

Als Unternehmen sollten Sie also immer dann eine BEM-Akte führen, wenn Sie ein BEM-Verfahren starten – beginnend mit der Einladung zum ersten BEM-Gespräch.

Ob Sie die BEM-Akte klassisch in Papierform oder digital führen, bleibt Ihnen überlassen. Die digitale BEM-Akte hat jedoch einige Vorteile, die wir Ihnen in diesem Artikel näher vorstellen.

Inhalte einer digitalen BEM-Akte

Eine BEM-Akte – egal ob elektronisch oder papierhaft – müssen Sie als arbeitgebendes Unternehmen stets lückenlos und vollständig führen.

Dazu zählen insbesondere folgende Bestandteile:

• BEM-Historie: Die Akte enthält Informationen zu jedem einzelnen durchgeführten Schritt des BEM-Verfahrens, beginnend mit der Einladung zum ersten BEM-Gespräch.
• Schriftverkehr und Kommunikation: Die digitale BEM-Akte speichert den gesamten Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem BEM-Fall. Das können E-Mails, interne Notizen, Briefe oder andere Dokumente sein. Dadurch können sowohl BEM-Verantwortliche als auch Berechtigte Dritte die Kommunikation und wichtige Vereinbarungen nachvollziehen.
• Termine und Protokolle: Alle BEM-Termine werden in der Akte erfasst und protokolliert. Dazu zählen neben BEM-Gesprächen auch Arztbesuche und Rehabilitationsmaßnahmen.
• Informationen der Mitarbeitenden: Die BEM-Akte sollte alle Informationen zur betroffenen Person enthalten, die für den BEM-Fall relevant sind.
• Zusatzdokumente: Dazu zählen beispielsweise Gutachten, Arbeitsplatzbeschreibungen oder Empfehlungen.
• Fallnotizen und Fortschrittsberichte: Wenn sinnvoll, können Sie zusätzlich Notizen und Zwischenberichte über den Fortschritt von Rehabilitationsmaßnahmen in der BEM-Akte ablegen.
• Informationen zur Personalakte: Übertragen Sie Daten und Informationen aus der BEM-Akte in die Personalakte, sollten Sie in der BEM-Akte vermerken, was genau übertragen wurde.

Vorteile einer elektronischen BEM-Akte

Im Vergleich zu einer klassischen Papier-Akte hat eine BEM-Akte in elektronischer Form einige Vorteile:

• Effizientere Prozesse: Da alle Informationen strukturiert und mithilfe einer BEM-Software sogar automatisch in der Akte abgelegt werden, lässt sich eine digitale BEM-Akte effizienter und einfacher führen als eine Papier-Akte.
• Datensicherheit: Durch eine digitale Zugriffsverwaltung werden für alle beteiligten Personen nur die Informationen freigeschaltet, die sie wirklich einsehen dürfen.
• Einfachere Zusammenarbeit: Eine digitale BEM-Akte stellt jedem im BEM-Team in Echtzeit genau die Informationen zur Verfügung, die für diese Person relevant sind.
• Ermöglicht Digitalisierung und Automatisierungen: Eingebettet in eine BEM-Software ermöglicht eine digitale BEM-Akte, Aufgaben automatisiert zu erledigen. Darunter beispielsweise automatische Datenlöschung, Erinnerungen oder der Versand von Einladungen.

Wie wird eine digitale BEM-Akte geführt?

Am einfachsten führen Sie Ihre digitale BEM-Akte direkt in einer BEM-Software. Dadurch nutzen Sie das ganze Potenzial digitaler und automatisierter BEM-Prozesse und organisieren Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement effizient, zielführend und revisionssicher.

Sie können eine digitale BEM-Akte jedoch auch in eigenen digitalen Akten führen. In diesem Fall müssen Sie jedoch alle gesetzlichen Vorschriften selbstständig sicherstellen.

Datenschutz & Co.: Das müssen Sie bei einer digitalen BEM-Akte beachten

Wenn Sie eine elektronische BEM-Akte führen, müssen Sie dabei einigen organisatorische und rechtliche Faktoren beachten.

Datenschutz

Die Verarbeitung der BEM-Daten unterliegt der DSGVO und dem BDSG. Durch die besondere Sensibilität der Gesundheitsdaten gelten dabei besonders hohe Anforderungen. Für Sie als Unternehmen bedeutet das konkret:

• Datenschutzkonzept für das BEM: Vor Einführung einer digitalen BEM-Akte sollten Sie ein Datenschutzkonzept erstellen, das handelnde Personen, Abläufe und Schnittstellen klar beschreibt.
• Datenminimierung: Erfassen und speichern Sie nur die Daten, die für den BEM-Prozess zwingend erforderlich sind. Detaillierte Fehlzeitenstatistiken zur Identifikation von BEM-berechtigten Personen gelten beispielsweise als Verstoß gegen die Datenminimierung.
• Information und Einwilligung: Beschäftigte müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Einwilligungen müssen spezifisch, freiwillig und widerrufbar sein.
• Sensibilisierung: Mitarbeitende, die mit der BEM-Akte arbeiten, sollten geschult und für Datenschutzbestimmungen sensibilisiert werden. Sie verpflichten sich zur Verschwiegenheit.

Einsicht

Betroffene Mitarbeitende haben das Recht, ihre BEM-Akte einzusehen. Sie können so den Verlauf des BEM-Falls nachvollziehen und prüfen, ob Informationen korrekt erfasst wurden. Gegebenenfalls können sie Berichtigungen oder Ergänzungen verlangen.

Der Zugriff auf die digitale BEM-Akte sollte außerdem streng auf autorisierte Personen mit direktem Bezug zum BEM-Prozess beschränkt sein. Dazu zählen folgende Personengruppen:

• Mitglieder des BEM-Teams
• Betriebsrat / Personalrat
• Schwerbehindertenvertretung
• ggf. unmittelbare Führungskräfte, soweit erforderlich und vereinbart

Wichtig ist dabei, dass jede Person nur die Informationen erhält, die für ihre Aufgaben innerhalb des BEM-Verfahrens relevant sind.

Aufbewahrungsfristen

Es gibt keine pauschalen gesetzlichen Vorgaben, wie lange Sie eine BEM-Akte nach Abschluss des Verfahrens aufbewahren müssen. Die Herausforderung liegt darin, die Akte lange genug aufzubewahren, um Ihre rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und den BEM-Prozess nachweisen zu können. Gleichzeitig dürfen Sie die sensiblen Gesundheitsdaten nicht unnötig lange speichern.

Die konkrete Frist sollten Sie in einer unternehmensinternen Datenschutzrichtlinie oder Betriebsvereinbarung festlegen, idealerweise unter Einbindung Ihres Datenschutzbeauftragten. Wichtig ist außerdem ein dokumentiertes Löschkonzept, damit BEM-Akten nach Fristablauf datenschutzgerecht vernichtet werden.

FAQ – Häufige Fragen zur digitalen BEM-Akte

• Wer hat Zugriff auf die digitale BEM-Akte?

  Zugriff auf die digitale BEM-Akte haben nur:

  • das BEM-Team bzw. die verantwortlichen BEM-Beauftragten
  • die betroffene Person selbst (auf Anfrage)
  • weitere Beteiligte wie Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung, soweit deren Beteiligung vereinbart und erforderlich ist
  • ggf. Führungskräfte mit einem klar definierten Informationsbedarf

  Alle Zugriffe müssen rollenbasiert geregelt und technisch abgesichert sein.

• Wie lange muss eine digitale BEM-Akte gespeichert werden?

  Es gibt keine starre gesetzliche Frist speziell für BEM-Akten. In der Praxis hat sich eine Aufbewahrungsdauer von etwa drei Jahren nach Abschluss des BEM-Verfahrens bewährt. Danach sollte die Akte entsprechend eines Löschkonzepts gelöscht werden. Die genaue Frist legen Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie oder Betriebsvereinbarung fest.

• Kann die digitale BEM-Akte zusammen mit der digitalen Personalakte geführt werden?

  Nein. BEM-Akte und Personalakte müssen strikt getrennt geführt werden – auch digital. In die Personalakte dürfen aus dem BEM nur wenige Informationen übernommen werden, darunter beispielsweise die BEM-Einladung mit Datum, die Antwort des Mitarbeitenden oder das Enddatum des BEM-Verfahrens.

  Diagnosen, Maßnahmenpläne oder Gesundheitsdaten haben in der Personalakte nichts zu suchen.

• Wo wird die digitale BEM-Akte geführt?

  Am besten führen Sie die digitale BEM-Akte in einer spezialisierten BEM-Software, die Rollen- und Rechtekonzepte, Löschfristen, Protokollierung und Zugriffssteuerung bereits abbildet.

  Wird die BEM-Akte in eigenen Systemen geführt, ist sie in einem separaten, zugriffsbeschränkten Bereich aufzubewahren, der technisch und organisatorisch von der allgemeinen Personalverwaltung getrennt ist.

• Wer muss eine BEM-Akte führen?

  Jedes arbeitgebende Unternehmen sollte eine BEM-Akte führen, sobald die BEM-Pflicht gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX einsetzt – also immer dann, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Jahres mindestens sechs Wochen am Stück oder insgesamt arbeitsunfähig sind. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle.

  Wer innerhalb eines Unternehmens die BEM-Akte führt, hängt von der internen Organisation ab. Im Idealfall ernennen Sie eine oder mehrere BEM-beauftragte Personen in Ihrem Unternehmen, die die Pflege der Akte übernehmen.