Wer hat Einsicht in die BEM-Akte? Alle Rollen im Überblick
Darf die Personalabteilung die BEM-Akte einsehen? Und die Führungskraft?
Die BEM-Akte enthält hochsensible Gesundheitsdaten. Wer sie einsehen darf, ist gesetzlich nicht abschließend geregelt, was in der Praxis zu Unsicherheit führt. Dieser Artikel gibt Ihnen den vollständigen Überblick über Zugriffsrechte im gesamten BEM-Team.
Inhaltsverzeichnis:
- Welche Regeln gelten für die BEM-Akte?
- Zugriff auf die BEM-Akte
- Wer hat KEINEN Zugriff zur BEM-Akte?
- Die digitale BEM-Akte
Die Basics: Welche Regeln gelten für die BEM-Akte?
Das Wichtigste vorweg: Die BEM-Akte ist nicht zugleich die Personalakte – und andersherum. Beide Akten enthalten unterschiedliche Inhalte und sind streng voneinander zu trennen. Während die Personalakte arbeitsrelevante Stammdaten wie Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen, Beurteilungen oder Gehaltsvereinbarungen enthält, beinhaltet die BEM-Akte ausschließlich Informationen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement. In der Personalakte ist davon wiederum nichts zu sehen. Dort tauchen lediglich Verfahrenseckdaten auf: wann das BEM angeboten wurde, ob es stattgefunden hat und welche groben Maßnahmen vereinbart wurden.
Was gehört in die BEM-Akte?
Sie möchten genauer wissen, welche Daten in einer (digitalen) BEM-Akte geführt werden? Alle Informationen dazu finden Sie hier!
Das heißt auch: Für die BEM-Akte gelten andere Aufbewahrungs- und Löschfristen als für die Personalakte. Mit Abschluss des Verfahrens entfällt grundsätzlich der Speicherzweck. In der Praxis hat sich dennoch eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren bewährt — für den Fall, dass es im Anschluss zu einer Kündigungsschutzklage kommt und die Akte als Nachweis benötigt wird.
BEM-Datenschutz:
Was gilt eigentlich in Sachen Datenschutz im betrieblichen Eingliederungsmanagement? Alle Infos dazu finden Sie in unserem DSGVO-Ratgeber.
Wer braucht Zugriff auf die BEM-Akte?
Gemäß Art. 5 DSGVO gilt das Prinzip der Datenminimierung und Zweckbindung. Zugriff auf die BEM-Akte darf nur haben, wer ihn für die Erfüllung seiner Aufgabe im BEM-Verfahren tatsächlich benötigt. Zudem muss die betroffene Person gemäß § 167 SGB IX darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet und mit anderen Stellen geteilt werden. Widerspricht die Person der Datenverarbeitung, ist dem Folge zu leisten.
Das BEM-Team im Überblick:
Wer ist grundsätzlich am Betrieblichen Eingliederungsmanagement beteiligt? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das gesamte BEM-Team vor.
In der Praxis bedeutet das: Der Kreis der Zugriffsberechtigten sollte möglichst eng gehalten und schriftlich dokumentiert werden.
Wichtig: Jede Person mit Zugriff auf die BEM-Akte ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die betroffene Person / BEM-Berechtige
Im Mittelpunkt jedes BEM-Verfahrens steht die BEM-berechtigte Person.
Was darf sie sehen?
Alles. Die betroffene Person hat jederzeit das Recht auf vollständige Einsicht in ihre BEM-Akte und auf umfassende Auskunft über alle gespeicherten Daten. Ohne Einschränkung und ohne dafür Gründe nennen zu müssen.
Was darf sie machen?
Sie darf Korrekturen unrichtiger Daten verlangen, die Löschung von Daten beantragen und ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen.
Wann darf sie das?
Zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens und darüber hinaus, solange die Akte noch aufbewahrt wird. Das Einsichts- und Auskunftsrecht besteht unabhängig davon, ob das BEM noch läuft, abgeschlossen oder zwischenzeitlich gescheitert ist.
BEM-Beauftragte
Da BEM-Beauftragte zentrale Anlaufstelle im BEM-Verfahren sind, sind sie die Personen mit den höchsten informativen Rechten.
Was dürfen sie sehen?
Die BEM-beauftragte Person hat Zugriff auf die vollständige BEM-Akte. Aber Achtung: Gibt es mehrere BEM-Beauftragte, darf jeder nur die Fälle einsehen, für die die Person zuständig ist.
Was dürfen sie machen?
Die BEM-beauftragte Person legt die Akte an, pflegt sie und gibt sie datenschutzgerecht frei oder vernichtet sie. Sie ist außerdem dafür verantwortlich, dass jeder Zugriff auf die Akte protokolliert wird.
Wann darf sie das?
Während des gesamten aktiven BEM-Verfahrens. Nach dessen Abschluss endet auch die Zugriffsberechtigung (mit Ausnahme der geregelten Aufbewahrungsphase, in der ein eng begrenzter Zugriff zur Nachweisführung möglich bleiben kann).
Schwerbehindertenvertretung (SBV)
Die Schwerbehindertenvertretung (SBV) ist immer dann am BEM beteiligt, wenn die berechtigte Person schwerbehindert oder gleichgestellt ist.
Was darf sie sehen?
Die SBV hat grundsätzlich kein eigenes Einsichtsrecht in die BEM-Akte – auch dann nicht, wenn sie an Gesprächen beteiligt ist. Sie darf nur dann auf die Akte zugreifen, wenn die BEM-berechtigte Person dem ausdrücklich zustimmt. In diesem Fall erhält die SBV Einsicht in Historien, Fehlzeiten, Dokumente und BEM-Maßnahmen.
Zudem hat die SBV ein Recht darauf, einen Report über alle BEM-Fälle mit schwerbehinderten oder gleichgestellten Personen mit Namen und Krankheitszeiten zu erhalten.
Externe Akteure
Zu typischen externen Akteuren im BEM zählen beispielsweise Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften.
Was dürfen sie sehen?
Externe Akteure erhalten ausschließlich die Informationen, die für ihre konkrete Aufgabe im Einzelfall erforderlich sind.
Wann dürfen sie das?
Nur dann, wenn die betroffene Person der Datenweitergabe ausdrücklich zugestimmt hat. Eine pauschale Einwilligung in die Weitergabe aller BEM-Daten an externe Stellen ist datenschutzrechtlich nicht zulässig. Jede Weitergabe muss einzeln, zweckgebunden und dokumentiert erfolgen.
Wer darf NICHT auf die BEM-Akte zugreifen?
Das BEM-Team kann groß sein – doch nicht alle Beteiligten dürfen auf die BEM-Akte zugreifen. Die folgenden Rollen haben grundsätzlich kein Recht darauf, die BEM-Akte einzusehen.
Vertrauenspersonen
Seit dem 10. Juni 2021 dürfen BEM-berechtigte Personen eine Vertrauensperson hinzuziehen. Mit der Vertrauensperson können sie teilen, was sie teilen möchten. Es besteht jedoch kein eigenes Recht der Vertrauensperson, Einsicht in die BEM-Akte zu erhalten oder gar Änderungen zu veranlassen.
Betriebsrat / Personalrat
Der Betriebs- bzw. Personalrat ist immer dann am BEM beteiligt, wenn die betroffene Person dies ausdrücklich wünscht. Ein Einsichtsrecht in die BEM-Akte besteht dadurch jedoch nicht automatisch.
Was ihm durch die Informationspflicht zusteht, ist eine quartalsweise Namensliste derjenigen Beschäftigten, die die Voraussetzungen für ein BEM erfüllen.
Fachkräfte für Arbeitssicherheit
Fachkräfte für Arbeitssicherheit erhalten ausschließlich die Informationen, die für ihre konkrete Aufgabe im Einzelfall erforderlich sind, und auch das nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person. Der Informationsfluss verläuft dabei in der Regel über die BEM-beauftragte Person, nicht durch direkten Zugriff auf die Akte.
Typischerweise sind das arbeitsplatzbezogene Daten wie Gefährdungsbeurteilungen oder Arbeitsplatzanforderungen. Gesundheitsdaten aus der BEM-Akte gehören nicht dazu.
Betriebsärzt:innen
Betriebsärzt:innen haben kein eigenständiges Einsichtsrecht in die BEM-Akte – auch dann nicht, wenn sie mit Einverständnis der BEM-berechtigten Person zum Verfahren hinzugezogen werden.
Im Gegenteil: Sie dürfen Diagnosen und andere sensible Informationen aus Untersuchen nur dann zum BEM-Verfahren beitragen, wenn die betroffene Person dem zugestimmt hat (ärztliche Schweigepflicht). Was sie jedoch auch ohne Zustimmung teilen dürfen, sind funktionale Einschränkungen: welche Tätigkeiten die betroffene Person ausüben kann oder nicht.
Personalabteilung
Die Personalabteilung hat kein Einsichtsrecht in die BEM-Akte. Der Grund liegt in der Grundstruktur des BEM-Datenschutzes: Gesundheitsdaten aus dem BEM dürfen nicht in Hände gelangen, die Personalentscheidungen treffen oder beeinflussen könnten.
Achtung:
Ist die BEM-beauftragte Person der Personalabteilung zugeordnet, müssen die Rollen dennoch klar voneinander getrennt werden.
Führungskräfte
Führungskräfte haben keinen Zugriff auf die BEM-Akte. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat 2021 eindeutig klargestellt, dass Gesundheitsdaten nicht pauschal an Vorgesetzte weitergegeben werden dürfen (LAG Baden-Württemberg, 28.07.2021 – 4 Sa 68/20).
In der Praxis bedeutet das: Führungskräfte werden dann eingebunden, wenn konkrete Maßnahmen in ihrem Bereich umgesetzt werden sollen. Sie erhalten dann nur die Informationen, die für die Umsetzung erforderlich sind. Die Weitergabe erfolgt über die BEM-beauftragte Person, nicht durch direkten Aktenzugang.
Zugriffe ohne Chaos regeln: Mit einer digitalen BEM-Akte
Die Liste der Zugriffsberechtigten ist überschaubar, die Umsetzung in der Praxis dafür oft umso komplexer. Gerade in größeren Unternehmen mit vielen BEM-Fällen, mehreren BEM-Beauftragten und einer Vielzahl potenziell beteiligter Stellen verliert man schnell den Überblick: Wer darf was sehen? Wer hat wann auf welche Akte zugegriffen? Wessen Zustimmung liegt vor?
Papierhafte BEM-Akten machen die Zugriffsregelung dabei zur organisatorischen Herausforderung. Deutlich einfacher ist es mit digitalen BEM-Akten, bei denen Zugriffe über Rollen digital gesteuert werden. Dadurch erhält jeder nur Zugriff auf die Informationen, die für die jeweilige Rolle freigegeben sind. Rechte müssen dadurch nur einmal in den Rollen geplant und gepflegt werden und können dann einzelnen Personen zugeordnet werden, welchen anschließend einzelne BEM-Fälle zugewiesen werden.
Hinzu kommt: Jeder Zugriff auf die BEM-Akte sollte dokumentiert sein.
Die BEM-Software von Saneware bildet den gesamten BEM-Prozess digital ab und stellt dabei DSGVO-Konformität sicher. Das Rollen- und Rechtekonzept steuert exakt, wer auf welche Falldaten zugreifen darf und protokolliert revisionssicher.
Informationen zur BEM-Software von Saneware finden Sie hier
Tipp: Zugriff auf die BEM-Akte in die Betriebsvereinbarung aufnehmen
Der Gesetzgeber hat mit § 167 SGB IX den Rahmen abgesteckt, die Details aber nicht ausformuliert. Die Rechtsprechung gibt Orientierung, füllt jedoch noch nicht alle Lücken. Um im Falle eines Rechtstreits besser aufgestellt zu sein, empfehlen wir daher in der Betriebsvereinbarung auch die Zugriffsrechte auf die Akten zu regeln.
BEM-Betriebsvereinbarung richtig gestalten
Sie möchten wissen, was eine gute BEM-Betriebsvereinbarung konkret enthalten sollte? Alle Informationen dazu finden Sie in unserem FAQ & Muster: Betriebsvereinbarung für Ihr BEM.
FAQ: Häufige Fragen zur Einsicht in die BEM-Akte
Ja. Ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person dürfen weder Betriebsrat noch Schwerbehindertenvertretung an BEM-Gesprächen teilnehmen oder Einblick in fallbezogene Informationen erhalten. Auch die Weitergabe von Daten an externe Stellen wie Ärzt:innen, Krankenkassen oder Rentenversicherung setzt eine Einwilligung voraus. Diese Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden.
Nein. Die Personalabteilung hat kein Einsichtsrecht in die BEM-Akte. Sie erhält vom BEM-Team ausschließlich Verfahrenseckdaten: ob ein BEM angeboten wurde, ob es stattgefunden hat und welche groben Maßnahmen vereinbart wurden. Gesprächsinhalte, Gesundheitsdaten und Diagnosen bleiben in der BEM-Akte und sind für die Personalabteilung nicht zugänglich. Auch dann nicht, wenn die BEM-beauftragte Person organisatorisch der Personalabteilung zugeordnet ist.
Ja, unter bestimmten Bedingungen. Hat das arbeitgebende Unternehmen das BEM ordnungsgemäß durchgeführt, kann es Teile der Akte zur Beweisführung vorlegen. Jedoch nur, wenn die Daten für den Prozess tatsächlich erforderlich sind.
