Fehlzeiten erkennen & reduzieren mit Fehlzeitenmanagement
Von „In Abteilung X sind ständig alle krankgeschrieben“ bis hin zu „Der Müller feiert jeden Montag krank“ – Fehlzeiten von Mitarbeitenden können Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen. Insbesondere dann, wenn es sich dabei um häufige oder sogar auffällige Fehlzeiten wie in den beiden Beispielen handelt.
Ein strukturiertes Fehlzeitenmanagement hilft Ihnen, Fehlzeiten zu reduzieren und damit die Produktivität, das Betriebsklima und sogar die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern. Wir zeigen Ihnen, was das ist, wann Sie es brauchen und wie Sie es einsetzen.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist Fehlzeitenmanagement?
- Welche Unternehmen benötigen Fehlzeitenmanagement?
- Wann ist ein Fehlzeitenmanagement notwendig?
- Fehlzeiten reduzieren: So geht es mit Fehlzeitenmanagement
- Effizientes Fehlzeitenmanagement
Die Definition: Was ist Fehlzeitenmanagement?
Fehlzeitenmanagement ist ein Begriff innerhalb des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM). Dabei geht es um spezielle Strategien für den Umgang mit erkrankten Mitarbeitenden. Ziel ist es, einen Überblick über Fehlzeiten zu erhalten, sie zu reduzieren und somit zu mehr Gesundheit, mehr Zufriedenheit und mehr Produktivität innerhalb des Unternehmens beizutragen.
Welche Unternehmen benötigen ein Fehlzeitenmanagement?
Mitarbeitende sind für nahezu jedes Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor – allein aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen ein Fehlzeitenmanagement haben. Es gibt aber Unternehmen, für die ein strategisches Fehlzeitenmanagement noch wichtiger ist als für andere.
Dazu gehören beispielsweise Unternehmen mit sehr hohen Fehlzeitenquoten sowie Unternehmen, in denen die Mitarbeitenden hohen körperlichen oder psychischen Belastungen ausgesetzt sind. Hier sind die Fehlzeiten statistisch gesehen besonders hoch, sodass das Fehlzeitenmanagement einen besonders großen Hebel für den Unternehmenserfolg und die Mitarbeitergesundheit darstellen kann.
(Quelle: Statista – AOK Fehlzeitenreport)
Wann ist ein Fehlzeitenmanagement notwendig?
Wie bei vielen Maßnahmen gilt auch beim Fehlzeitenmanagement: Prävention ist besser als Reaktion. Deswegen ist ein Fehlzeitenmanagement grundsätzlich immer sinnvoll – auch dann, wenn es bislang keinerlei Auffälligkeiten gibt. Es gilt, die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden langfristig zu erhalten.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Indikatoren, bei deren Auftreten Sie ein Fehlzeitenmanagement einführen sollten:
- Hohe Fehlzeitenquote: In Ihrem Unternehmen gibt es viele Fehlzeiten, insbesondere viele Langzeiterkrankungen oder sich häufig wiederholende Kurzzeiterkrankungen.
- Hohe Kosten durch Fehlzeiten: Insbesondere dann, wenn Fehlzeiten von Mitarbeitenden zu hohen Kosten – zum Beispiel durch Produktionsausfälle oder teure Vertretungen – führen, ist es Zeit für ein Fehlzeitenmanagement.
- Hohe Belastungen des Teams: Werden Fehlzeiten zur Belastungsprobe für das restliche Team, wird es Zeit, einzugreifen.
- Auffällige Muster: Es schleichen sich erkennbare Fehlzeiten-Muster ein, zum Beispiel durch hohe Fehlzeiten an Brückentagen oder in bestimmten Abteilungen.
- Präsentismus: Kommen Mitarbeitende krank zur Arbeit, ist das Präsentismus – und gefährlich für alle Beteiligten. Auch hier hilft ein strategisches Fehlzeitenmanagement.
- Stress: Wenn die psychische Belastung steigt, steigt erfahrungsgemäß auch die Fehlzeitenquote. Sind Ihre Mitarbeitenden hohen psychischen Belastungen ausgesetzt, ist ein Fehlzeitenmanagement sinnvoll.
- Hohe Fluktuation: Ein häufiger Wechsel von Mitarbeitenden lässt sich mitunter auch auf ein mangelndes Fehlzeitenmanagement zurückführen.
Fehlzeiten reduzieren: So geht es mit Fehlzeitenmanagement
Halten wir also fest: Fehlzeitenmanagement hilft Ihnen dabei, die Fehlzeiten der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Aber wie genau gehen Sie es in der Praxis an?
Wir haben das Vorgehen des Fehlzeitenmanagements für Sie in drei Schritte heruntergebrochen:
Schritt 1: Fehlzeiten erfassen
Grundvoraussetzung für ein Fehlzeitenmanagement ist, die Fehlzeiten zu erfassen. Denn subjektive Eindrücke, dass Mitarbeiter Müller jeden Montag fehlt und in Abteilung X sowieso ständig alle krank sind, schaffen lediglich schlechte Stimmung statt einer klaren Faktenbasis.
In einer BGM-Software wie Saneware erfassen Sie die Fehlzeiten aller Mitarbeitenden datenschutzkonform und erleichtern sich damit selbst die Fehlzeitenanalyse, die in Schritt 2 folgt.
Schritt 2: Fehlzeitenanalyse
Die dokumentierten Fehlzeiten bilden die Basis für eine zielführende Fehlzeitenanalyse. Dabei geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, Muster zu erkennen und Ursachen und Auffälligkeiten abzuleiten – und zwar am besten schon präventiv, bevor hohe Fehlzeiten zur Gefahr für Ihren Geschäftsbetrieb werden.
Wie und nach welchen Kriterien Sie die Fehlzeitenanalyse durchführen, entscheiden Sie selbst, passend zu Ihrem Unternehmen. Dabei können Sie nach verschiedenen Kriterien analysieren, beispielsweise:
- Durchschnittliche Fehlzeitenquote (Anzahl der Krankheitstage pro Person)
- Unterscheidung zwischen Kurz- und Langzeiterkrankungen
- Unterscheidung nach Altersgruppen
- Unterscheidung nach Abteilungen
Ursachen für Fehlzeiten
Fokus der Analyse ist, Ursachen für häufige Fehlzeiten zu erkennen und ihnen mit sinnvollen BGM-Maßnahmen entgegenzuwirken. Dafür ist es wiederum wichtig, die verschiedenen Ursachen von Fehlzeiten zu kennen:
- Physische Erkrankungen: Muskel-Skelett-Erkrankungen, Atemwegsinfektionen und Krankheiten des Verdauungssystems gehören zu den häufigsten Ursachen für krankheitsbedingte Fehlzeiten.
- Psychische Erkrankungen: Dazu zählen insbesondere Stress, Burnout und Depressionen.
- Verletzungen und Unfälle: Insbesondere bei körperlich belastenden Berufen können Arbeitsunfälle Grund für Fehlzeiten sein.
- Mangelnde Motivation: Wer sich nicht mit seiner Arbeit identifiziert oder keine Wertschätzung erfährt, neigt eher dazu, sich krankzumelden.
- Hohe Arbeitsbelastung und Stress: Zeitdruck, hohe Verantwortung und Überstunden führen langfristig zu Erschöpfung und gesundheitlichen Problemen. Sind keine Erholungsphasen möglich, steigt das Risiko für Burnout und chronische Erkrankungen.
- Unzufriedenheit: Schlechte Bezahlung, fehlende Anerkennung oder zwischenmenschliche Konflikte im Team können dazu führen, dass Mitarbeitende sich häufiger krankmelden
- Schlechte Arbeitsbedingungen: Lärm, unzureichende Beleuchtung, unergonomische Arbeitsplätze oder extreme Temperaturen belasten die Gesundheit und können langfristig zu Erkrankungen führen.
- Persönliche Faktoren: Private Probleme wie familiäre Belastungen oder finanzielle Sorgen können die psychische Gesundheit beeinflussen und zu Fehlzeiten führen. Auch Suchterkrankungen können eine Rolle spielen.
Daran erkennen Sie bereits: Die Ursachen für hohe Fehlzeiten variieren stark. Manche können kollektiv ganze Abteilungen oder sogar das gesamte Unternehmen betreffen, andere individuell nur einzelne Personen. Umso wichtiger ist es, die Fehlzeiten gezielt zu analysieren.
Auffällige vs. unauffällige Fehlzeiten
Grundsätzlich gilt: Auch hohe Fehlzeiten sind nicht automatisch ein Grund zur Sorge. Es gilt immer, den gesamten Kontext zu betrachten. So sind beispielsweise im Winter während der Erkältungssaison höhere Fehlzeiten fast unvermeidbar.
Auch der Vergleich innerhalb der eigenen Branche hilft bei der Deutung der erfassten Ergebnisse. Beim Branchenvergleich hilft beispielsweise der AOK-Fehlzeitenreport, der Jahr für Jahr einen Überblick über Quoten und Ursache in den verschiedenen Branchen liefert. Auch andere Krankenkassen bieten Gesundheitsberichte, die Ihnen wertvolle Daten liefern. Dafür können Sie in Saneware Ihre eigenen Werte automatisch mit hinterlegten Branchenwerten vergleichen.
Dabei sollten Sie zwischen kollektiven Auffälligkeiten in ganzen Abteilungen oder sogar über das gesamte Unternehmen hinweg und individuellen Auffälligkeiten bei einzelnen Mitarbeitenden unterscheiden. So zeigt beispielsweise der Bradford-Score an, wenn viele Kurzzeiterkrankungen aufeinander folgen. Auch hier unterstützt eine BGM-Software wie Saneware dabei, individuelle Indikatoren automatisiert zu erkennen.
So führen Sie die Analyse effizient durch
Alle Fehlzeiten von Hand auszuwerten, ist nahezu unmöglich und nicht zielführend. Einfacher ist es, wenn Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden automatisiert überwachen. In Saneware nutzen Sie dafür übersichtliche Dashboards, Wiedervorlagen und Erinnerungen, die Sie automatisch informieren, sobald Auffälligkeiten auftreten.
Schritt 3: Maßnahmen ableiten
Die Ergebnisse Ihrer Fehlzeitenanalyse bilden die Grundlage, um zielführend geeignete BGM-Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlzeiten zu planen. Dazu können kollektive Maßnahmen wie Sport- und Gesundheitsangebote gehören, aber auch ganz individuelle Maßnahmen wie Anpassungen des Arbeitsumfeldes, Stellenwechsel oder gezielte Personalentwicklung.
Sowohl für kollektive als auch individuelle Maßnahmen ist dabei die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden elementar. Denn nur im persönlichen Dialog lassen sich Ursachen erforschen und gemeinsam zielführende Maßnahmen definieren.
Dieser Dialog entsteht insbesondere, indem Sie standardisierte Krankenrückkehrgespräche und Fehlzeitengespräche mit Ihren Mitarbeitenden führen. Dabei erhalten Sie wertvolle Informationen, sowohl für individuelle als auch für kollektive Fehlzeiten-BGM-Maßnahmen.
In Saneware können Sie individuelle Werte definieren, wann ein Gesprächsprozess angestoßen wird. Auf diese Weise werden Ihre zuständigen Führungskräfte und die HR-Abteilung automatisch informiert, wenn ein Gespräch sinnvoll ist.
Effizientes Fehlzeitenmanagement – mit Saneware
Insbesondere in großen Unternehmen ist es nahezu unmöglich, die Fehlzeiten aller Mitarbeitenden im Blick zu haben. Saneware hilft Ihnen dabei, ein effizientes und effektives Fehlzeitenmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren – und zwar sicher und datenschutzkonform.
