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Homeoffice – Worauf Unternehmen jetzt achten sollten

von Laura Einnolf – 25. Januar 2021

Das Robert Koch-Institut (RKI) die Arbeitgeber:innen dazu aufgefordert, Beschäftigten mehr Arbeit Homeoffice zu ermöglichen. Dies sei eine effiziente Möglichkeit, um die Ansteckungen mit dem Coronavirus zu reduzieren. „Jetzt schützt die Heimarbeit die Gesundheit von uns allen – dazu brauchen wir noch mehr verantwortungsvolle Arbeitgeber“, sagte RKI-Präsident Lothar Wieler. Die Arbeit von zu Hause brauche Digitalisierung und Vertrauen – beides bleibe auch nach der Pandemie zentral.

Wie Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden auch im Homeoffice schützen können und wie die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen bei der Vereinbarung von Homeoffice-Regelungen derzeit aussehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mitarbeiterzufriedenheit, aber wie?

Jeder zweite bewertet die Arbeit mit Laptop, Smartphone und Videokonferenzen als positiv. Arbeitnehmer:innen, die während der Corona-Krise erstmalig regelmäßig im Homeoffice sitzen, zeigen eine hohe Arbeitszufriedenheit und berichten von einer guten Work-Life-Balance. Die Anzahl derjenigen, die die Digitalisierung als Entlastung wahrnehmen, ist während der Corona-Krise um 39 Prozent gestiegen. Das tägliche Stresserleben geht um 29 Prozent zurück. Das zeigen zwei repräsentative Befragungen von jeweils über 7.000 Erwerbstätigen. Die Ergebnisse der Sonderanalyse zum DAK-Gesundheitsreport bilden eine Vorher-Nachher-Messung zu Digitalisierung und Homeoffice ab (vgl. DAK-Gesundheitsreport 2020).

Nachteile, die sich aus der Arbeit im Homeoffice ergeben, sind häufig der fehlende oder eingeschränkte Kontakt zu Kolleg:innen und der/dem Vorgesetzten. Viele vermissen zudem die Möglichkeit, sich kurzfristig zu besprechen (48 Prozent) oder ihnen fehlt der Zugang zu Arbeitsmaterialien (41 Prozent). Vor allem fällt es aber jungen Mitarbeitern häufiger schwer, Grenzen zu ziehen. Eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben gelingt nur jedem zweiten unter 30 Jahren (vgl. ebd.).

Ob die Arbeit im Homeoffice für das Unternehmen und die Beschäftigten vorteilhaft ist, hängt letztlich von den Rahmenbedingungen im Einzelfall ab. Dabei spielen einerseits die Art und Struktur des Unternehmens und andererseits die persönlichen Voraussetzungen und speziellen Tätigkeiten der Arbeitnehmer:innen eine ausschlaggebende Rolle. So kommt der DAK-Gesundheitsreport (2020) zu dem Schluss, dass Unternehmen ein ganzheitliches Konzept brauchen, damit das Homeoffice ein Erfolgsmodell werden kann.

Den Arbeitsplatz ergonomisch anzupassen kann ebenfalls viele Entlastungen bringen. Ist der Schreibtisch richtig ausgerichtet? Hat der Bürostuhl die richtige Höhe? Ist der Bildschirm richtig eingestellt? Lesen Sie dazu mehr in unserem Artikel zur Ergonomie im Homeoffice.

All das sind Fragen, die sich Arbeitnehmer:innen gerade jetzt stellen. Dabei kommt dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement eine wesentliche Rolle zu. Das BGM muss deswegen ebenfalls aufs Homeoffice ausgeweitet werden.

Was können Führungskräfte leisten, um ihre Mitarbeiter im Homeoffice zu unterstützen?

Kommunikation ist gerade im Homeoffice der Schlüssel. Führungskräfte sollten den persönlichen Kontakt suchen. Gerade bei virtueller Führung ist es sehr wichtig, den direkten Kontakt so weit wie möglich aufrecht zu halten und das nicht nur per Mail. Führungskräfte sollten sich bewusst sein, dass alle sonst so selbstverständlichen informellen Gelegenheiten zum persönlichen Kontakt verschwunden sind. Dies gilt es so gut wie möglich auszugleichen. Im Idealfall sollten Ihre Mitarbeiter:innen nicht mit einem privaten PC oder Laptop arbeiten. Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innen für das Homeoffice alle nötigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung.

Homeoffice während der Corona-Pandemie kann Mitarbeiter:innen zum verzweifeln bringen
Umsetzung:

Dies gelingt zum Beispiel durch regelmäßige informelle Team-Talks als Videokonferenz, die sogenannten Watercooler-Talks. So können Mitarbeiter:innen regelmäßig eingebunden werden und verlieren so nicht den Bezug zum Unternehmen. Diese soziale Interaktion hilft dabei, dass sich Mitarbeiter weiterhin als Teil der Gemeinschaft fühlen, nicht alleine mit ihren Sorgen sind und neuer kreativer Input entsteht. Unternehmen stehen hier in der Verantwortung für funktionierende Kommunikationstools und einen transparenten Informationsfluss zu sorgen, denn nur mit einer erfolgreichen internen Unternehmenskommunikation lassen sich Mitarbeiter motivieren und binden.

Wichtig ist auch, dem Mitarbeiter im Gespräch Ängste zu nehmen – etwa wenn es um die Zukunft der Firma oder um dessen Arbeitsplatz geht. In Zeiten der Corona-Pandemie und den damit zusammenhängenden wirtschaftlichen Einbrüchen, ist es gerade für Angestellte wichtig sich diesbezüglich in Sicherheit wiegen zu können.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen auch von zu Hause aus. Seien Sie sich der zusätzlichen Beanspruchung Ihrer Mitarbeitenden bewusst und versuchen Sie gezielt Gespräche zu suchen und Lösungen zu finden. Durch die neu gewonnene Flexibilität, die die Arbeit im Homeoffice anbietet, können gegebenenfalls Arbeitszeiten neu angepasst werden und so auf die jeweiligen privaten Umstände einzelner Mitarbeiter:innen eingegangen werden. Gerade in Corona-Zeiten ist es daher wichtig, ein offenes Ohr für einzelne Belegschaftsmitglieder zu haben und Verständnis für die individuellen Schwierigkeiten zu zeigen.

Weiterhin können digital organisierte Team-Events das gesamte Team zusammenschweißen und so für einen besseren Zusammenhalt sorgen.

Fazit: Motivation im Homeoffice ist anders aber genauso wichtig
Corona verlangt jedem Einzelnen größere oder kleinere Schwierigkeiten ab, die sich gemeinsam oft besser bewältigen lassen als alleine. Wertschätzung und Motivation sind daher umso wichtiger, um durch die Krise zu kommen. Besonders Unternehmen profitieren davon, wenn sie Wege finden, um ihre Mitarbeiter auch über größere Distanzen hinweg zu unterstützen und motivieren.

Gesetzliche Regelungen im Homeoffice

Für die Arbeit im Betrieb gibt es klare Vorschriften, die gesetzlich verankert sind. Aber wie sind diese Regelungen im Homeoffice umzusetzen, welche Anforderungen gibt es und welche Verträge und Regelungen müssen ggf. angepasst werden? Diese und weitere Fragen sollen nun beantwortet werden.

Haben Arbeitnehmer ein Recht auf Homeoffice?

Ein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice besteht in Deutschland nicht. Ein Gesetzentwurf, der die Rahmenbedingungen für mobile Arbeit regeln soll, befindet sich derzeit in der Abstimmung. Die Arbeitgeber:innen werden jedoch durch Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) verpflichtet, ihren Arbeitnehmer:innen während der Corona-Pandemie Homeoffice zu ermöglichen. Diese Verordnung soll zunächst bis zum 15. März 2021 gelten.

Homeoffice-Vereinbarung im Arbeitsvertrag

Die konkreten Regelungen zur Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten im Arbeitsvertrag möglichst genau festgelegt werden. Sinnvoll sind Vereinbarungen zum zeitlichen Umfang, zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz oder auch zur Übertragung der Dokumentationspflicht auf die Mitarbeiter:innen.

  • Arbeitgeber:innen können beispielsweise Vertrauensarbeit ohne detaillierte Erfassung anbieten, sodass Arbeitnehmer:innen die Arbeitszeit selbst gestalten können.
  • Die Verpflichtung der Arbeitgeber:innen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit zu dokumentieren, kann in der Homeoffice-Regelung an die Mitarbeitenden übertragen werden.
  • Ebenso bietet sich im Zusammenhang mit dem technischen Arbeitsschutz ein Verbot zur Nutzung privater Arbeitsmittel an.

Wer trägt die Kosten für das Homeoffice?

Die Arbeitsmittel im Homeoffice werden häufig von den Arbeitgeber:innen gestellt. Ob Arbeitgeber:innen einen Beitrag für die Miete der Arbeitnehmer:innen zahlen muss, kommt auf den Einzelfall an: Werden lediglich berufliche Telefonate immer wieder von zuhause aus geführt, führt dies sicherlich nicht zu einem Erstattungsanspruch der/des Arbeitnehmer:in gegen das Unternehmen.

Das Bundesarbeitsgericht erkennt an, dass es in bestimmten Berufen, beispielsweise im Außendienst, üblich ist, dass in geringem Umfang auch im Homeoffice gearbeitet wird und dafür kostenfrei die private Wohnung zur Verfügung gestellt wird. Das Gleiche gilt, wenn Mitarbeiter:innen selbst entscheiden können, wo sie arbeiten: zuhause oder im Betrieb. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen dagegen überwiegend im Homeoffice und steht kein Arbeitsplatz in den Firmenräumen zur Verfügung, sieht es anders aus. Dann muss das Unternehmen den hierfür verwendeten Raum entweder anmieten oder dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Unterhaltskosten zahlen.

Wie kann der Datenschutz gesichert werden?

Datenschutz und der Schutz von Betriebsgeheimnissen beziehungsweise IT-Sicherheit sind Themen, die sich bei Homeoffice-Beschäftigung verschärft stellen. Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers gerade für die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben endet jedenfalls nicht damit, dass er die Datenverarbeitung teilweise auf Homeoffice-Arbeitsplätze „auslagert“.

Welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen will und muss hängt davon ab, welche Daten, Betriebsgeheimnisse oder IT-Geräte der/die Mitarbeiter:in im Homeoffice nutzt. So kann das Unternehmen zum Beispiel untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden. Der/die Arbeitgeber:in kann die ausschließlich dienstliche Nutzung von IT-Systemen anordnen, die zusätzlich gegen den Zugriff und die Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen. Häufig werden auch technische Maßnahmen, wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN), verwendet. Wichtig ist, dass Unternehmer:innen sich über diese Themen Gedanken machen. Welche Lösung gefunden wird, hängt dann vom Einzelfall ab.

Was müssen Sie bei Homeoffice bezüglich der Steuer beachten?

Die große Koalition hat sich nun auf eine Homeoffice-Pauschale geeinigt. Diese beträgt 5 Euro pro Tag, maximal jedoch 600 Euro im Kalenderjahr. Das entspricht also 120 Tagen im Homeoffice. Damit sollen diejenigen entlastet werden, die während der Corona-Pandemie von zuhause gearbeitet haben.

Arbeitsschutz und Pausenregelungen im Homeoffice

Genau wie im Unternehmen gelten in Ihrem Arbeitszimmer zu Hause das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Unternehmen müssen sicherstellen, dass Sie auch an Ihrem Bildschirmarbeitsplatz zu Hause Ihre Gesundheit nicht gefährden. Wird dies nicht eingehalten, gilt es als Ordnungswidrigkeit.

Für Arbeitnehmer:innen, die an einem Bildschirmarbeitsplatz arbeiten sind Pausen ebenfalls Pflicht. Das ständige Starren auf den Monitor reizt die Augen und macht müde. Der Gesetzgeber verpflichtet Arbeitgeber:innen daher, ihren Mitarbeiter:innen Pausen zu ermöglichen. Die Bildschirmarbeitsverordnung ist nun Teil der ArbStättV Die BildscharbV § 5 besagt:

„Der Arbeitgeber hat die Tätigkeit der Beschäftigten so zu organisieren, dass die tägliche Arbeit an Bildschirmgeräten regelmäßig durch andere Tätigkeiten oder durch Pausen unterbrochen wird, die jeweils die Belastung durch die Arbeit am Bildschirmgerät verringern.“

Nach 50 Minuten intensiver Arbeit am Monitor empfiehlt sich eine Unterbrechung von fünf bis zehn Minuten. Dies zählt nicht zu den sonstigen Pausen (zum Beispiel die Mittagspause) und wird somit der Arbeitszeit angerechnet. Sie darf nicht zusammengezählt und in einem Stück am Beginn oder am Ende des Arbeitstages genommen werden.

Ihre Mitarbeiter können sich nach den Pausen besser konzentrieren und gehen mit neuem Elan an ihre Aufgaben. Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen profitieren gleichermaßen von den Auswirkungen, denn

  • Rücken-, Nacken- oder Kopfschmerzen,
  • gereizte, trockene oder müde Augen,
  • einer hohen Fehlerquote im Arbeitsalltag,
  • einer Sehschwäche im Alter

werden minimiert.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen, für kurze Zeit ins Freie zu gehen. Wer sich an der frischen Luft bewegt und so den Kopf frei bekommt, kommt häufig mit neuen Ideen zurück an den Schreibtisch. Durch regelmäßige und achtsame Pausengestaltung wird also die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter:innen gesteigert.

Weiterführende Informationen

Schauen Sie in unserem Magazin vorbei, dort haben wir für Sie weiterführende Artikel zur Ergonomie im Homeoffice und zur Digitalisierung im Homeoffice bereitgestellt.

Gerne beraten wir Sie zu allen BGM-relevanten Themen – kommen Sie einfach und unverbindlich auf uns zu!

DAK Gesundheitsreport 2020: https://www.dak.de/dak/gesundheit/gesundheitsreport-2020-stress-in-der-modernen-arbeitswelt-2365966.html#/

Arbeitsstättenverordnung – ArbStättV: https://www.gesetze-im-internet.de/arbst_ttv_2004/anhang.html

Arbeitsschutzgesetz – ArbSchG: https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/

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