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Ihre bewährte Vorlage für erfolgreiche Krankenrückkehrgespräche

von Katja Uhde – 9. Januar 2024

In einer aktuellen Studie „HR im Wandel” des Digitalisierungsanbieters „Sage” für HR-Abteilungen gaben 94 % der befragten HR-Mitarbeiter:innen an, dass die Arbeitsbelastung im Personalwesen zu hoch ist. 

Verantwortlich ist die große Anzahl an Aufgaben, die Ihre HR-Abteilung mittlerweile erfüllen muss. Neben Tätigkeitsfeldern wie der Lohnverrechnung oder dem Bewerbermanagement sind Ihre Krankenrückkehrgespräche eine weitere planungs- und zeitintensive Routineaufgabe. 

Deswegen geben wir Ihnen in diesem Magazinbeitrag einen Überblick über verbundene Problemstellungen und anschließend eine umfassende Vorlage für Ihre Krankenrückkehrgespräche, um die Arbeitslast Ihrer HR-Verantwortlichen zu reduzieren.

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Welche drei Fallstricke müssen Sie vor Beginn der Krankenrückkehrgespräche beachten?

Das Krankenrückkehrgespräch ist ein vielseitiges Instrument Ihrer HR-Abteilung. Es reicht von kurzen „Willkommen-Zurück-Gesprächen” bis hin zu mehrstufigen Eskalationsgesprächen, die schlussendlich zu einer krankheitsbedingten Kündigung führen können. 

Genau deswegen ist die gewissenhafte und rechtssichere Vorbereitung Ihrer Krankenrückkehrgespräche von enormer Bedeutung. 

Im schlimmsten Fall treffen Sie Ihren ehemaligen Angestellten nach seiner Entlassung vor Gericht wieder und müssen sich auf die Rechtssicherheit Ihrer Prozesse verlassen können. 

Deswegen können Sie sich über hier die gängigsten drei Fallstricke des Krankenrückkehrgesprächs informieren: 

  • Wann können Sie ein Krankenrückkehrgespräch führen?
  • Wie beeinflusst der Grad der Strukturierung die beteiligten Stellen?
  • Wieso ist Datenschutz im Krankenrückkehrgespräch so wichtig?

Wann können Sie ein Krankenrückkehrgespräch führen? 

Auf den ersten Blick scheint diese Frage sehr einfach zu beantworten. Sie können Krankenrückkehrgespräche immer dann führen, wenn ein:e Mitarbeiter:in aus dem Krankenstand zurückkehrt. 

Prinzipiell ist diese Annahme richtig. Sie müssen aber darauf achten, dass die Fehlzeiten Ihres betroffenen Angestellten die Höchstgrenze von 6 Wochen im Kalenderjahr nicht erreicht hat. Ab diesem Punkt sind Sie rechtlich dazu verpflichtet, BEM-Gespräche zu führen. 

Außerdem können Sie Krankenrückkehrgespräche nach jeder Art der Abwesenheit in Ihrem Unternehmen etablieren. Also auch nach einer Dienstreise, Urlaub oder sonstigen Fehlzeiten. Viele Expert:innen empfehlen dieses Vorgehen, um verbundene Unsicherheiten Ihrer Arbeitnehmer:innen mit den Gesprächen abzubauen. 

Wie beeinflusst der Grad der Strukturierung die beteiligten Stellen?

Krankenrückkehrgespräche können relativ strukturlos oder stark strukturiert durchgeführt werden. Je nachdem, welchen Grad der Strukturierung Ihr Krankenrückkehrgespräch annehmen soll, ergeben sich daraus weitere, rechtliche Verpflichtungen oder nicht. 

Sollte Ihr HR-Verantwortlicher sich nach einer Dienstreise über das Wohlbefinden des Angestellten erkundigen, dann ist das ein strukturloser Vorgang, der keine Einbeziehung von weiteren Stellen in Ihrem Unternehmen benötigt. 

Aber wenn Sie einen Arbeitnehmer nach einer Erkrankung zum Krankenrückkehrgespräch bitten, um mögliche Ursachen der Erkrankung in Ihrem Betrieb zu suchen, dann ist das laut deutscher Rechtssprechung ein strukturiertes oder standardisiertes Vorgehen. 

Hier sind Sie rechtlich dazu verpflichtet, das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu achten und ggf. noch andere Stellen wie die Schwerbehindertenvertretung teilnehmen zu lassen. Denn Ihre Fragen betreffen die Ordnung im Betrieb. 

Wissenswert! 
Die genaue Rechtslage – mit den ausschlaggebenden Rechtssprüchen – finden Sie in unserem Magazinbeitrag zu dem Mitbestimmungsrecht Ihres Betriebsrats bei Krankenrückkehrgesprächen.

Wieso ist Datenschutz im Krankenrückkehrgespräch so wichtig? 

Das Krankenrückkehrgespräch befasst sich – durch die Natur des Gesprächs – mit besonders schützenswerten Daten Ihrer Arbeitnehmer. In vielen Fällen betrifft der zu diskutierende Sachverhalt gleich mehrere Persönlichkeitsrechte Ihrer Angestellten. 

Aber vor allem das Recht auf Privatsphäre sorgt dafür, dass Datenschutz einen hohen Stellenwert in der Planung und Umsetzung Ihrer Krankenrückkehrgespräche einnehmen muss. 

Denn selbst wenn Ihr Angestellter, aufgrund eines gesunden Vertrauensverhältnisses zu Ihrer HR-Abteilung und ggf. seinen oder ihren Vorgesetzten, den Krankheitsgrund für seine oder ihre Fehlzeiten erläutert, darf der Krankheitsgrund nicht dokumentiert werden. 

Ihre ganze Dokumentation, samt Gesprächsprotokollen, muss im Einklang mit den bestehenden Datenschutzrichtlinien vorgenommen werden. Sonst können rechtliche Probleme oder sogar Konsequenzen auf Ihr Unternehmen zukommen. 

Welche Inhalte muss eine bewährte Vorlage für Krankenrückkehrgespräche umfassen?

Die meiste Arbeit für den erfolgreichen Einsatz von Krankenrückkehrgesprächen liegt in der Vorbereitung. Wenn Sie die gängigsten Fallstricke beachten, bevor Sie beginnen, sind Sie bereits auf einem guten Weg. 

Eine in der Praxis bewährter Leitfaden gibt Ihnen weitere Sicherheit, um ausschließlich von Ihren Krankenrückkehrgesprächen zu profitieren. 

Welche Kategorien haben sich für Krankenrückkehrgespräche bewährt? 

  1. Begrüßung 
  2. Fragen zum Gesundheitszustand 
  3. Fragen zum Arbeitsplatz
  4. Informationen über Folgen der Abwesenheit 
  5. Ggf. Verweis auf Folgen weitere Fehlzeiten 

Begrüßung

Am Beginn Ihres Mitarbeitergespräches steht die Begrüßung. Mit gewohnten und freundlichen Formalitäten anzufangen, lockert alles etwas auf und kann dazu beitragen, eine angenehme Atmosphäre für den restlichen Gesprächsverlauf zu schaffen. 

Drücken Sie gerne Ihre Freude über die Rückkehr der/des Arbeitnehmer:in aus und oder die Tatsache, dass der Angestellte im Betrieb vermisst wurde.

Fragen zum Gesundheitszustand

Die Fragen zum Gesundheitszustand Ihrer Arbeitnehmer sind von großem Interesse für Sie als HR-Verantwortliche:r oder Arbeitgeber. Es gibt jedoch Fragen, die Sie nicht stellen dürfen. Konzentrieren Sie sich daher auf Fragen wie: 

  • Seit wann ist der Mitarbeitende erkrankt und wieder zurück im Unternehmen? 
  • Lässt der jetzige Gesundheitszustand die Aufnahme der vollen Erwerbstätigkeit zu? 
  • Liegt eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vor? 
  • Findet eine kontinuierliche ärztliche Betreuung statt? 

Wichtig! 
Sie dürfen niemals direkt nach dem Grund für die Erkrankung Ihrer Arbeitnehmer fragen. Der Gesetzgeber sieht hier die Privatsphäre der Angestellten verletzt, also müssen betroffene Mitarbeiter:innen nicht antworten. 

Fragen zum Arbeitsplatz

Ihr größtes Anliegen bei Krankenrückkehrgesprächen sollte sein, herauszufinden, ob die vermehrten Fehlzeiten sich ursächlich auf betriebsinterne Zustände zurückführen lassen. Denn so könnten Sie Ihre Fehlzeiten anhand passender Maßnahmen effektiv reduzieren. 

Um dieses Ziel zu erreichen, eignen sich Fragen wie: 

  • Kann die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes optimiert werden? 
  • Kann die Arbeitsplatzbelastung reduziert werden, durch bspw. organisatorische Veränderungen?
  • Gibt es soziale Faktoren, die den Berufsalltag belasten? 
  • Gibt es besser geeignete Einsatzmöglichkeiten für den Betroffenen? 
  • Gibt es Qualifizierungsbedarf?
  • Eignen sich bestimmte Maßnahmen, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten?

Im Optimalfall finden Sie so heraus, ob betriebsinterne Faktoren die Gesundheit Ihrer Belegschaft belasten und zu vermehrten Fehlzeiten führen. Außerdem eröffnen Sie den Betroffenen eine Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzubringen oder aus Eigeninitiative eine Umschulung wegen besserer Eignung vorzuschlagen. 

Informationen über Folgen der Abwesenheit

In seltenen Fällen kann es sein, dass Angestellte ihre Krankheiten nur vortäuschen. Gerade bei diesen Kandidaten:innen ist eine Erinnerung an die Auswirkungen ihrer Abwesenheit nicht verkehrt. 

Manchmal sind Mitarbeiter:innen genau diese Auswirkungen auf das Unternehmen und die restliche Belegschaft nicht bewusst. Erinnern Sie daran, dass vermehrte Fehlzeiten zu einer Belastungsprobe für die restlichen Angestellten und das Unternehmen selbst werden können. 

Besprechen Sie Ereignisse während der Fehlzeit, wer den- oder diejenige vertreten hat und welche Konsequenzen (Mehrarbeit, Verzögerung von Projekten, entstandene Kosten, etc.) das Fehlen verursacht hat. 

Ggf. Verweis auf Folgen weitere Fehlzeiten 

Zu guter Letzt können Sie, je nach bisher erreichten Eskalationsstufe Ihrer Krankenrückkehrgespräche, darauf eingehen, welche Folgen weitere Fehlzeiten für den betroffenen Angestellten haben können. 

In der Praxis streiten sich Expert:innen darüber, ob es sinnvoll ist, Fristen zu setzen, in denen der oder die Betroffene nicht mehr erkranken darf. Einerseits übt das massiven Druck aus und fördert, dass Mitarbeiter:innen trotz Erkrankung im Betrieb erscheinen. 

Andererseits kann es bei regelmäßigen, krankheitsbedingten Fehlzeiten eine geeignete Maßnahme sein, wenn vermutet wird, dass es sich bei den Ursachen um einen vorgetäuschten Sachverhalt handelt, um nicht zur Arbeit kommen zu müssen. 

Je nach Eskalationsstufe können Fristen auch eine Grundlage für eine angestrebte, krankheitsbedingte Kündigung sein. Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall mit Ihrer Rechtsberatung zu sprechen, um abzusichern, dass Ihre Kündigung rechtssicher ist. 

Reduzieren Sie Ihre organisatorische Arbeitslast und nutzen Sie unsere bewährte Krankenrückkehrgesprächsvorlage

Erfolgreiche Krankenrückkehrgespräche zu führen, ist sowohl planungs- als auch zeitintensiv. Ihre HR-Abteilung muss betroffene Mitarbeiter:innen identifizieren, Termine koordinieren und darauf achten, alle zuständigen Stellen zu beteiligen. 

Außerdem müssen Sie die notwendige Zeit für die Gesprächsführung aufbringen und in den Gesprächen stets daran denken, Ihr eigentliches Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Nämlich Ihre Fehlzeiten effektiv zu senken. 

Aktuelle Studien beweisen, dass gerade die HR unter einer massiven Arbeitslast leidet. Deswegen sollten Sie es sich so einfach wie möglich machen, Ihre Krankenrückkehrgespräche erfolgreich durchzuführen. 

Genau für diesen Zweck haben wir Ihnen eine Krankenrückkehrgesprächsvorlage entworfen, die alle relevanten Aspekte abgedeckt und Ihnen mit beispielhaften Fragen einen möglichen Gesprächsleitfaden vorstellt. 

Nutzen Sie Sanewares Krankengesprächsvorlage gerne kostenlos und unverbindlich, um Ihre Arbeitslast zu reduzieren und bestmögliche Ergebnisse mit Ihren Krankenrückkehrgesprächen zu erzielen. Laden Sie unsere Vorlage jetzt mit einem Klick herunter: 

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