KI in BGM und BEM: Der Ratgeber rund um Künstliche Intelligenz

von Katja Uhde – 14. Juli 2026

Alle reden über Künstliche Intelligenz. In einigen Betrieben hält die als Industrie 5.0 bezeichnete Revolution („Human in the Loop“) nach und nach Einzug. Schließlich sind die Hoffnungen groß und die Möglichkeiten riesig.

Grund genug, Künstliche Intelligenz im Kontext von BGM und BEM einzuordnen, um sich einen Überblick zu verschaffen.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Wie kann KI in BGM und BEM helfen?
2. Herausforderungen & Risiken: KI in BEM und BGM
3. Tipps für den Einsatz von KI
4. BGM und BEM automatisieren

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Wie kann KI in BGM und BEM helfen?

Laut „#whatsnext 2025“-Studie der IFBG in Kooperation mit der TK und „personalmagazin“ hat die Hälfte der Wirtschaftsunternehmen und Einrichtungen im Öffentlichen Dienst in Deutschland weniger als 10.000 Euro Budget für BGF-Maßnahmen. Das zeigt, wie wichtig ein effizientes Vorgehen und eine Verbesserung des ROI im BGM sind – und damit auch das gesetzlich vorgeschriebene BEM.

Gleichzeitig sind Personalabteilungen am Limit: Laut einer Personio-Umfrage unter 500 Personaler:innen hat die Arbeitsbelastung für rund ein Drittel ein übermäßiges Level erreicht. 42 % der Befragten geben an, ihrer Rolle nicht gerecht werden zu können (Quelle: SpringerProfessional).

Künstliche Intelligenz kann hier die ersehnte Unterstützung sein. Wir haben uns daher die Chancen genauer angesehen:

Zeitersparnis

51 % der Befragten gaben in der Personio-Umfrage an, sich einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben zu beschäftigen, die leicht automatisiert werden könnten. Gerade wiederkehrende, immer gleiche Aufgaben sind wie gemacht für die Künstliche Intelligenz. Im BEM und BGM eignen sich beispielsweise folgende zeitraubende Aufgaben für die Nutzung von KI:

• Gesprächsprotokolle erstellen:
  Die KI wertet Transkripte oder Notizen aus und erstellt daraus Protokolle und Zusammenfassungen. Das spart lästige Tipp-Arbeit.
• Briefe individualisieren:
  Die KI passt BEM-Einladungen und andere BGM-Schreiben automatisch an die Empfänger an und bereitet sie für den Versand vor.
• BEM-Akten anlegen und pflegen:
  Die KI ordnet Unterlagen automatisch der richtigen BEM-Akte zu und pflegt die hinterlegten Informationen.

Natürlich kann eine Künstliche Intelligenz nicht alle Aufgaben vollständig allein übernehmen. Aber sie kann wie eine persönliche Assistenz genau die Unterstützung sein, die sich laut Personio-Umfrage mehr als die Hälfte aller Personaler:innen wünscht.

Hinweise erkennen, die Menschen übersehen

Künstliche Intelligenz ist Meister darin, große Mengen Daten in Rekordzeit auszuwerten. Während Menschen einzelne Fälle betrachten, sieht die KI auch das Gesamtbild. Sie erkennt Muster und Zusammenhänge und entdeckt so – auch über einen größeren Zeitraum hinweg – Hinweise, die Menschen oft verborgen bleiben. 

• Fehlzeiten analysieren:
  Die KI analysiert Ihre Fehlzeitendaten und macht Häufungen sichtbar – etwa in bestimmten Abteilungen, Schichtmodellen oder Altersgruppen.
• Externe Informationen einbeziehen:
  Die KI kann auch externe Informationen wie regionale Gesundheitsdaten oder saisonale Krankheitswellen berücksichtigen.
• Prognosen erstellen:
  Auf dieser Basis kann die KI Entwicklungen vorhersagen, zum Beispiel die zu erwartende Zahl an BEM-Fällen im kommenden Jahr.

Bessere Betreuung

Wenn die KI Ihrem BGM- und BEM-Team lästige Routineaufgaben abnimmt, hat es mehr Zeit für das, was nur Menschen können: die persönliche Betreuung der Mitarbeitenden. Doch auch die KI selbst kann hier noch einmal dazu beitragen, besser für jede einzelne Person da zu sein:

• Individuelle Maßnahmen planen:
  Die KI schlägt auf Basis der untersuchten Daten vollständige BEM-Maßnahmenpläne vor, die auf die persönlichen Anliegen der betroffenen Person zugeschnitten sind. Dabei muss sie nicht im üblichen Muster arbeiten, sondern kann durch einen ganzheitlichen Blick auch völlig neue Ideen einbringen, die bislang noch nicht in Ihrem Unternehmen etabliert waren.
• Mitarbeitende beraten:
  Interne KI-Chatbots sind eine Anlaufstelle, die Mitarbeitende zu BGM- und BEM-Fragen berät. Die Chatbots werden vortrainiert und greifen auf eine interne Wissensdatenbank zu, sodass sie nur die Auskünfte geben, die Ihren Vorgaben entsprechen.
• Wissen bereithalten:
  Die KI hilft beim internen Wissensmanagement, indem sie Wissensgrundlagen verwaltet und leichter abrufbar macht. Das kann die Beratungs- und Bearbeitungsqualität der BGM- und BEM-Teams steigern.

Qualitätsverbesserungen

Gerade im BEM kommt es auf Sorgfalt an: Läuft das Verfahren nicht vorschriftsmäßig ab, kann das im Streitfall (etwa bei einer krankheitsbedingten Kündigung) zum Nachteil für Ihr Unternehmen werden. Hier kann KI als zusätzliche Qualitätssicherung dienen:

• Abgleich mit den Vorgaben:
  Die KI gleicht 100 % der Fälle mit den internen Vorgaben für BEM-Prozesse ab und informiert, wenn sie Abweichungen feststellt.
• Fristen überwachen:
  In Kombination mit Automatisierungen kann die Künstliche Intelligenz wichtige BEM-Fristen und Auslöser überwachen und Ihr BEM-Team automatisch informieren.
• Kleine Qualitätskontrollen:
  Die KI dient im Kleinen als Qualitätsassistenz und kontrolliert beispielsweise Anschreiben und Protokolle auf Rechtschreib- und Logikfehler und trägt dadurch zu einem professionelleren Auftritt Ihrer BGM- und BEM-Prozesse bei.

Höhere Teilnahmequoten bei BGM-Maßnahmen

Manchmal scheitern BGM-Maßnahmen nicht an der Idee, sondern an der Beteiligung. Durch individuell zugeschnittene Angebote und spielerische Elemente (Gamification) lassen sich mehr Mitarbeitende für Gesundheitsthemen begeistern. Statt Angeboten nach dem Gießkannenprinzip erhalten Beschäftigte Impulse, die zur eigenen Situation passen, was die Motivation zur Teilnahme spürbar steigern kann.

Herausforderungen durch den Einsatz von KI in BEM und BGM

Den Chancen gegenüber stehen einige Herausforderungen, die Sie vor Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrem BEM kennen sollten:

Datenschutz

Im BGM und besonders im BEM verarbeiten Sie hochsensible Gesundheitsdaten. Sie zählen nach Art. 9 DSGVO zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ und genießen einen besonders strengen Schutz. Für den KI-Einsatz ergeben sich daraus mehrere Fragestellungen:

• Wer verarbeitet die Daten – und wo?
  Viele Anbieter großer KI-Modelle stammen aus den USA und unterliegen dadurch nicht den europäischen Datenschutzanforderungen. Relevant ist dabei insbesondere der Standort der Datenverarbeitung: Bleiben die Daten in Deutschland oder der EU, oder fließen sie in Drittländer ab?
• Wer darf die Daten sehen?
  Nur wenige Personen im Unternehmen dürfen auf BEM-Daten zugreifen. Die BEM-Akte muss daher streng von der allgemeinen Personalakte getrennt werden. Eine KI darf diese Grenze nicht aufweichen.
• Wer trifft die Entscheidungen?
  Art. 22 DSGVO gibt Beschäftigten das Recht, nicht einer ausschließlich automatisiert getroffenen Entscheidung unterworfen zu werden, die sie erheblich betrifft. Über eine Wiedereingliederung, eine Versetzung oder gar den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses darf also niemals ein Algorithmus allein entscheiden.

Ethische Risiken

KI trifft ihre Einschätzungen auf Basis der Daten, mit denen sie trainiert wurde. Sind die Trainingsdaten verzerrt, reproduziert eine KI bestehende Vorurteile und benachteiligt womöglich einzelne Gruppen, etwa nach Alter, Geschlecht oder Herkunft. Schon 2018 wurde beispielsweise bekannt, dass der Recruiting-Algorithmus von Amazon systematisch Frauen benachteiligte.

Erschwerend kommt hinzu, dass viele KI-Empfehlungen kaum nachvollziehbar sind: Warum die KI zu einem bestimmten Ergebnis kommt, bleibt oft im Dunkeln. Im BGM und BEM, wo es um Gesundheit und berufliche Existenz geht, ist das ein ernstes Problem.

So gehen Sie es an: Unsere Tipps für den Einsatz von KI

Sie sehen: KI im BGM und BEM bietet große Chancen, verlangt aber auch Umsicht. Die folgenden fünf Tipps helfen Ihnen, strukturiert vorzugehen:

1. Bilden Sie sich weiter

KI ist nur dann wirklich hilfreich, wenn die Menschen dahinter sie verstehen. Das betrifft im Unternehmen sowohl die entscheidungstragenden Personen, die die digitale Strategie für den KI-Einsatz entwickeln, als auch die Mitarbeitenden, die die KI später im Alltag einsetzen.

Sorgen Sie deswegen für Hintergrundwissen und Routine im Umgang mit KI und bilden Sie sich selbst weiter, bevor Sie sich für oder gegen den KI-Einsatz entscheiden.

2. Analysieren Sie Ihre BGM- und BEM-Prozesse

Bevor Sie über KI nachdenken, schauen Sie auf Ihre bestehenden Abläufe. Denn ein schlechter analoger Prozess wird auch als digitaler Prozess nicht besser – KI beschleunigt dann nur die Schwachstellen.

Sobald der Prozess grundsätzlich optimiert ist, können Sie gezielt Einsatzmöglichkeiten für die KI analysieren:

• Identifizieren Sie repetitive Aufgaben – genau dort lohnt sich der KI-Einsatz am meisten.
• Beziehen Sie Ihr Team ein und fragen Sie, wo es selbst Potenzial sieht. Wer die Prozesse täglich durchläuft, weiß oft am besten, was ausbremst.
• Prüfen Sie, wo sich KI-gestütztes Wissensmanagement anbietet, um vorhandenes Know-how besser nutzbar zu machen.

3. Holen Sie sich Unterstützung

Beim Einsatz Künstlicher Intelligenz werden Ihnen immer neue Fragen und Herausforderungen begegnen, die Sie nicht allein überwinden müssen und sollten. Um KI (rechts-) sicher einzusetzen, sollten Sie insbesondere folgende Instanzen mit einbeziehen:

• Betriebsrat: Der Betriebsrat hat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Entwickeln Sie die Integration der KI in Ihre BGM- und BEM-Prozesse daher mit ihm gemeinsam und nehmen Sie den Umgang mit der KI in Ihre Betriebsvereinbarung auf.
• Datenschutzbeauftragte: Planen Sie den Einsatz der KI mit Ihren Datenschutzbeauftragten gemeinsam und holen Sie frühzeitig eine Risikoeinschätzung ein.
• KI-Expert:innen: Spezialisierte Berater:innen unterstützen Sie dabei, die KI effizient einzuführen. Denken Sie dabei auch an das Change-Management: Nur, wenn Ihr Team die KI hinterher auch wirklich akzeptiert und einsetzt, war die Einführung auch erfolgreich.
• Andere Unternehmen: Tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus, die ähnliche Ziele haben wie Sie oder die KI bereits eingeführt haben, und lernen Sie von deren Erfahrungen.

4. Behalten Sie die Oberhand

KI liefert Vorschläge, die Entscheidungen treffen Menschen. Nach dem Prinzip „Human in the Loop“ bleibt der Mensch immer eingebunden und prüft, was die KI ausgibt. Setzen Sie keine KI ohne fachliche Kontrolle ein und stellen Sie sicher, dass jederzeit ein Mensch eingreifen kann. Das schützt Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen vor Fehlern mit rechtlichen Folgen.

5. Ruhig bleiben

KI ist kein Selbstzweck. Verfallen Sie nicht in Aktionismus, nur weil alle über das Thema sprechen. Setzen Sie KI dort ein, wo sie Ihre Prozesse wirklich verbessert – nicht überall auf einmal.

Nehmen Sie dabei etwaige Datenschutzbedenken ernst: Es geht um die sensibelsten Daten, die es gibt, und um unser höchstes Gut: die Gesundheit. Dieser Verantwortung sollten Sie mit der nötigen Sorgfalt begegnen. Lieber ein durchdachter Schritt nach dem anderen als ein überhasteter Sprung.

BGM und BEM automatisieren mit Saneware

Digital und effizient, ganz ohne KI. Ein digitales Gesundheitsmanagement birgt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Mit Saneware nutzen Sie dafür eine revisionssichere Software, die in Deutschland entwickelt und betreut wird.

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FAQ: Häufige Fragen zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz in BEM und BGM

• Ist der Einsatz von KI im BEM überhaupt erlaubt?

  Ja, solange Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten. Weil im BEM hochsensible Gesundheitsdaten verarbeitet werden, gelten strenge Datenschutzvorgaben (Art. 9 DSGVO). Entscheidend ist außerdem, dass eine KI unterstützt, aber nicht allein entscheidet. Unter diesen Bedingungen ist der Einsatz zulässig und kann Ihre Prozesse spürbar entlasten.

• Darf eine KI über einen BEM-Fall oder eine Kündigung entscheiden?

  Nein. Art. 22 DSGVO gibt Beschäftigten das Recht, nicht einer ausschließlich automatisiert getroffenen Entscheidung unterworfen zu werden, die sie erheblich betrifft. Über Wiedereingliederung, Versetzung oder gar den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses muss immer ein Mensch entscheiden. Die KI darf Hinweise liefern und Vorschläge machen, die Verantwortung bleibt aber bei der Fachkraft.

• Welche Aufgaben kann KI im BGM und BEM übernehmen?

  Vor allem wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben: Sie kann Gesprächsprotokolle aus Notizen erstellen, Einladungsschreiben individualisieren, Unterlagen der richtigen BEM-Akte zuordnen und Fehlzeitendaten auswerten. So gewinnt Ihr Team Zeit für persönliche Betreuung und komplexere Aufgaben.

• Ersetzt KI die BGM- und BEM-Verantwortlichen?

  Nein. KI ist ein Werkzeug, kein Ersatz für den Menschen. Sie nimmt Routineaufgaben ab und bereitet Daten auf, doch Einordnung, Verantwortung und das persönliche Gespräch bleiben bei den Fachkräften.

• Lohnt sich KI im BGM auch bei begrenztem Budget?

  Ja, gerade dann. Viele BGM-Abteilungen arbeiten mit knappen Mitteln und überlasteten Teams. Weil KI vor allem repetitive Aufgaben effizienter macht, kann sie helfen, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen – ohne dass Sie an der Qualität der Betreuung sparen müssen.