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Kostenloses Muster – Das müssen Sie bei einer Mitarbeiterbefragung beachten

von Katja Uhde – 11. Januar 2023

Eine Mitarbeiter:innen-Befragung ist ein wertvolles Werkzeug, mit dem Sie anhand des Feedbacks Ihrer Mitarbeitenden – quer durch Abteilungen und Hierarchien – betriebliche Verbesserungen durchführen können. 

Wenn Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu bestimmten Abläufen, Arbeitsmodellen oder Führungskräften erfragen, wissen Sie genau, wo Sie ansetzen sollten, um die Zufriedenheit, Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden dahingehend zu optimieren.

Hier erfahren Sie, worauf es bei einer guten Umfrage ankommt und Sie erhalten ein kostenloses Muster als Orientierung für Ihre BGM Mitarbeiter:innen-Befragung, damit Sie aussagekräftige und zuverlässige Ergebnisse erhalten.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Gute Vorbereitung und klar gesetzte Ziele sind Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung 
  2. 5 Punkte, die Sie im Vorfeld der Erstellung einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung beachten sollten
  3. Wie Sie dank der richtigen Fragen das Optimum aus Ihrer Mitarbeiterumfrage herausholen
  4. Fünf Kriterien für einen gut strukturierten Fragebogen
  5. Kostenloses Muster für Ihre BGM Mitarbeiterbefragung

Gute Vorbereitung und klar gesetzte Ziele sind Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung 

Wenn Sie sich nicht ausreichend um die Vorbereitung und Erstellung Ihrer Mitarbeiter:innen-Befragung kümmern, kann es passieren, dass Sie nur wenig hilfreiche Ergebnisse erhalten.

Darum ist es wichtig, dass Sie sich klare Ziele für Ihre Befragung setzen, bevor Sie sie durchführen. Welche Antworten erwarten Sie und welche wünschen Sie sich? Was sind klare Handlungsschritte, die danach folgen könnten?

Wichtig: Vorlagen für Mitarbeiter:innen-Umfragen dienen Ihnen wunderbar als Leitlinie, müssen allerdings selbstverständlich individuell angepasst werden und sind somit nicht als vollständig zu betrachten.

Die Erstellung einer Mitarbeiter:innen-Befragung erfordert viel Zeit und eine enge Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, um Datenschutz- und Arbeitnehmerinteressen zu berücksichtigen. Wenn Sie im Vorfeld noch nicht definiert haben, wozu die Befragung dienen soll, welche Ergebnisse Sie sich erhoffen oder erwarten, dann werden Sie Schwierigkeiten haben, die Fragen spezifisch genug zu stellen. 

5 Punkte, die Sie im Vorfeld der Erstellung einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung beachten sollten

  • Klares Ziel: Definieren Sie so genau wie möglich, was Sie mit der Befragung erreichen wollen und was konkrete Handlungsschritte für diverse Ergebnisse sein könnten. Wollen Sie das Betriebsklima verbessern oder die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeiter:innen senken? Möchten Sie den Führungsstil verbessern oder die Motivation Ihres Personals steigern? Je klarer Sie ihre Ziele im Vorfeld definieren, desto zielführender können Sie die Mitarbeiter:innen-Befragung gestalten.
  • Themen-Bündel: Fassen Sie die Fragen zu relevanten Bündeln zusammen. Versuchen Sie, jede Frage einem bestimmten Bündel zuzuordnen, z. B. Kommunikation, Arbeitsbedingungen, Betriebsklima, Unternehmenskultur, etc. Dies hilft Ihnen auch bei der späteren Auswertung, da Sie dann pro Bündel einen Wert eruieren können.
  • Vom Allgemeinen zum Spezifischen: Planen Sie eventuell mehrere Befragungsrunden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter:innen anhand der Antworten bereits in kleine Gruppierungen einzuteilen, um im Anschluss sehr spezifische Fragen zu stellen, deren Antworten für Sie noch brauchbarer sind. Die allgemein gehaltenen Fragen geben Ihnen bereits einen guten Gesamtüberblick, anhand dessen Sie die Fragen für die nächste Runde viel sinnvoller erstellen können.
  • Sinnvolle Daten: Manche demografischen Fragen sind in der Auswertung sinnvoll, andere nicht. Überlegen Sie sich deshalb im Vorfeld genau, ob es tatsächlich dienlich ist, das Alter eines Befragten zu wissen, oder ob es vielleicht hilfreicher wäre, beispielsweise Abteilung und/oder Funktion abzufragen, in denen sich der/die Befragte befindet.
  • Klare Kommunikation/Transparenz: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen schon während der Erstellungsphase, dass Sie eine Befragung planen und was Sie sich dadurch erhoffen, welche Verbesserungsmöglichkeiten sich dadurch ergeben.
    Erklären Sie zu Beginn der Befragung, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird. Dadurch vermeiden Sie übereilte Antworten, weil jemand die Dauer der Befragung unterschätzt hat und am Ende nicht ausreichend Zeit hat, um wichtige Dinge loszuwerden.
    Ihr Personal wird so den Wert ihrer Teilnahme höher schätzen und mit mehr Motivation an die Sache gehen.

Viele dieser Aspekte lassen sich mittlerweile besser mit digitalen Umfragen abbilden. Hier haben Sie die Möglichkeit dynamische Fragen zu nutzen, die sich auf Basis der zuvor gegebenen Antworten ändern, sodass Sie jedem Angestellten gerecht werden und ein umfassendes Bild erhalten. Außerdem können die Mitarbeiter:innen die Umfragen von jedem internetfähigem Gerät aus durchführen, was besonders für Unternehmen, in denen nicht jeder Beschäftigte ein Firmengerät besitzt, von Vorteil ist.

Fakt:

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter:innen Ihre Unternehmensziele kennen und sich selbst als wichtigen Teil im Gesamtkonstrukt identifizieren. Daher ist es immens wichtig, dass Sie durch eine geschickte Zusammenstellung der Fragen erkennen können, ob das bei dem Großteil ihres Personals zutrifft.

Zu den Aufgaben erfolgreicher Führungskräfte gehört nun mal nicht bloß die Führung ihrer Teams, sondern auch der Austausch zwischen unterschiedlichen Hierarchieebenen. Wenn Sie die obigen Punkte in die Erstellung einer Mitarbeiter:innen-Befragung einfließen lassen, sind Sie auf dem besten Weg, zufriedene und erfolgreiche Mitarbeiter:innen zu haben, ungeachtet dessen, in welcher Position sie sich befinden.

Wie Sie dank der richtigen Fragen das Optimum aus Ihrer Mitarbeiterumfrage herausholen

Welche Probleme Sie lösen sollten oder wo Prozesse noch verbessert werden können, sagt Ihnen wohl niemand so ehrlich wie Ihr Personal. Antworten anonymer Mitarbeiter:innen-Umfragen sind daher Gold wert. Wie konzipieren Sie also die Fragen konkret, um sie im Anschluss effizient auswerten zu können und weitere Handlungsschritte planen zu können?

Neben den Faktoren, die oben bereits erwähnt wurden, gibt es weitere Aspekte, die bei der inhaltlichen Erstellung Ihrer Befragung wichtig sind.

Orientieren Sie sich an diesen fünf Kriterien, um einen gut strukturierten Fragebogen zu erstellen:

  • Spezifische, unmissverständliche Fragen: Wie Sie bereits wissen, ist es sinnvoll, in einer ersten Befragungsrunde allgemeine Fragen zu stellen, um Ihr Personal in kleinere, stärker definierte Gruppierungen einteilen zu können. Nun sollten Sie die Fragen so spezifisch wie möglich stellen und auch jegliche missverständlichen Formulierungen eliminieren. Wenn beispielsweise über “Vorgesetzte” gefragt wird, so haben die meisten Ihrer Mitarbeitenden mehrere Vorgesetzte, wie z. B. Teamleiter, Abteilungsleiter, etc. Stellen Sie die Frage so, dass unmissverständlich klar ist, worauf Sie sich beziehen.
  • Offene Fragen: Bei offenen Fragen haben Teilnehmer:innen die Möglichkeit, frei zu antworten. Dies hat den Vorteil, dass Sie hier sehr individuelle und damit wertvolle Antworten bekommen werden. Ein möglicher Nachteil dieser Art von Fragen ist die Auswertung, die dadurch selbstverständlich aufwendiger wird.
    Oft sind offene Fragen in der ersten Befragungsrunde sinnvoll, um in der nachfolgenden Runde anhand der Antworten bereits die Qualität der geschlossenen Fragen steigern zu können.
  • Geschlossene Fragen: Diese Fragen kennen Sie aus diversen “Multiple Choice” Tests. Sie geben eine bestimmte Anzahl von Antwortmöglichkeiten vor und die Befragten müssen bloß angeben, welche am ehesten zutrifft. Das ermöglicht eine schnelle Auswertung, liefert aber nicht so viele Informationen wie offene Fragen.
    Am häufigsten wird hier eine Skala mit 4 oder 5 Antwortmöglichkeiten genutzt. Selbstverständlich können und sollten Sie diese Antworten bei bestimmten Fragen anpassen. Berücksichtigen Sie auch, dass Sie mit einer 4-stufigen Skala den Teilnehmer:innen die Möglichkeit zu einer neutralen Antwort nehmen und so das Risiko in Kauf nehmen, dass die Frage gar nicht beantwortet wird.
  • Freitextfelder: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern nicht erst am Ende der Befragung die Option eines freien Textfeldes. Mit einem freien Textfeld geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen auch bei geschlossenen Fragen die Möglichkeit, ihre Antwort weiter zu erklären. Die Auswertung wird dadurch zwar aufwendiger, aber so verschenken Sie nichts des großen Verbesserungspotenzials, das Sie haben, wenn Ihnen Ihre Mitarbeitendenr in ihren eigenen Worten erzählen können, was sie bewegt, ärgert oder überfordert, bzw. wenn sie eine vorgefertigte Antwort individuell ergänzen können.
  • Wiederholungen ähnlicher Fragen vermeiden: Wenn sich mehrere Fragen sehr ähnlich sind, macht das die Mitarbeiterbefragung für die Befragten sehr mühevoll und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass nicht mehr wahrheitsgemäß geantwortet wird, sondern bloß noch wahllos Kreuzchen gemacht werden, um schneller fertig zu sein.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Ihrer Befragung nützliche Ergebnisse bekommen, steigt, wenn Ihre Mitarbeiter:innen sie innerhalb von maximal 30 Minuten beantworten können.

Tipp: Setzen Sie eine digitale Mitarbeiterbefragung ein, um eine nutzerfreundliche Durchführung zu gewährleisten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit dynamische Fragen zu nutzen und in Echtzeit ausführliche Auswertungen zu erhalten.

Zusätzlich zu einer relativ kurzen Beantwortungsdauer, können Sie den Teilnehmenden durch optische Hilfestellungen helfen, während der Beantwortung nicht die Motivation zu verlieren. Bauen Sie beispielsweise eine optische Darstellung des Fortschritts innerhalb der Befragung ein, sodass Ihre Teilnehmer:innen nach jeder Frage sehen, dass sie dem Ziel ein Stück näher gekommen sind.

Tragen Sie mit einem sorgfältig erstellten Fragenkatalog und einer nutzerfreundlichen Durchführung maßgeblich dazu bei, relevante Antworten zu erhalten, damit Sie im Unternehmen die geforderten Optimierungen vornehmen können.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen-Befragung nicht nur sicher und einfach durchführen sowie auswerten wollen, sondern anhand der Ergebnisse auch notwendige Maßnahmen ableiten möchten, ist das Umfrage-Tool der BGM-Software von Saneware genau die richtige Lösung für Sie.

Bei Interesse nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!

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