Krankenrückkehrgespräche einführen in 10 Schritten

von Katja Uhde – 2. April 2025

Krankenrückkehrgespräche sind ein wichtiges Instrument im betrieblichen Gesundheitsmanagement. Richtig genutzt, helfen sie sowohl Ihren Mitarbeitenden als auch Ihrem Unternehmen. Doch eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine durchdachte Planung.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in 10 Schritten Krankenrückkehrgespräche einführen können.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Definition: Was sind Krankenrückkehrgespräche?
2. Ziele definieren
3. Unternehmenskultur anpassen
4. Gesprächsleitfaden erstellen
5. Auslöser definieren
6. Betriebsrat & Datenschutz einbeziehen
7. Organisation vorbereiten
8. Führungskräfte schulen
9. Interne Kommunikation
10. Umsetzung

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Definition: Was sind Krankenrückkehrgespräche?

Krankenrückkehrgespräche sind Gespräche, die Sie bzw. Ihre Führungskräfte nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit mit Mitarbeitenden führen. Ihren Mitarbeitenden helfen sie, in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Ihrem Unternehmen helfen sie, mögliche Ursachen für Fehlzeiten zu verstehen und Unterstützung anzubieten. Ziel ist es, die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden zu fördern und dadurch Fehlzeiten zu reduzieren.

Jedes Unternehmen entscheidet selbst, ob es seinen Mitarbeitenden Krankenrückkehrgespräche anbietet. Die Mitarbeitenden hingegen haben – je nach betrieblicher Vereinbarung – nur eine eingeschränkte Entscheidungsfreiheit: Werden sie zum Krankenrückkehrgespräch eingeladen, müssen sie das Gesprächsangebot mitunter auch annehmen.

Schritt 1: Ziele definieren

Sie haben eine Menge guter Gründe dafür, warum Sie Krankenrückkehrgespräche einführen möchten. Es hilft, sich diese Gründe vorab noch einmal vor Augen zu führen: Welche Ziele verfolgen Sie in Ihrem Unternehmen mit der Einführung der Gespräche?

Warum ist das wichtig?

Die Ziele, die Sie mit der Einführung von Krankenrückkehrgesprächen verfolgen, wirken sich maßgeblich auf deren strategische Ausrichtung, Planung und Durchführung aus. Nur mit klaren Zielen können Sie einen einheitlichen Ablauf definieren, die Unternehmenskultur positiv beeinflussen und den Erfolg der Gespräche zielführend kontrollieren.

Sinnvolle Ziele sind zum Beispiel:

• Reduzierung von Fehlzeiten
• Steigerung der Produktivität
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Stärkung der Mitarbeiterbindung
• Verbesserung des Arbeitsklimas

Schritt 2: Andere Abteilungen einbinden

Schon bei der Planung sollten Sie abteilungsübergreifend alle wichtigen Instanzen einbeziehen. Dazu gehören neben der Geschäftsführung und der Personalabteilung insbesondere die Führungskräfte, da diese die Rückkehrgespräche führen werden.

Schritt 3: Unternehmenskultur anpassen

Die Unternehmenskultur umfasst gemeinsame Werte und Verhaltensweisen innerhalb des Unternehmens, die sich auch auf den Umgang mit Fehlzeiten und Mitarbeitergesundheit auswirken. Die empfundene Unternehmenskultur beeinflusst maßgeblich, wie Krankenrückkehrgespräche wahrgenommen werden – ob als wertschätzendes Unterstützungsangebot oder als Kontrollinstrument.

Implementieren Sie die geplanten Rückkehrgespräche deswegen nicht nur als Prozess, sondern gleich als Mindset im gesamten Unternehmen. Stärken Sie die Rolle der Mitarbeitergesundheit sowie einer offenen, wertschätzenden Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Das wirkt sich – neben weiteren positiven Effekten – auch auf die Akzeptanz der Rückkehrgespräche aus. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Gesundheit und Unternehmenskultur zusammenhängen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie ein betriebliches Gesundheitsmanagement die Unternehmenskultur verbessert.

Schritt 4: Einen standardisierten Gesprächsleitfaden erstellen

Die Durchführung der Rückkehrgespräche erfolgt in der Regel direkt durch die Führungskräfte. Damit diese die Gespräche effizient, zielführend und ganz im Sinne Ihrer in Schritt 1 definierten Ziele durchführen, geben Sie ihnen einen standardisierten Gesprächsleitfaden an die Hand. Das hat folgende Vorteile:

• Zielführende Gesprächsinhalte: Der Leitfaden sorgt dafür, dass in jedem Gespräch die richtigen Inhalte besprochen werden – ohne etwas zu vergessen.
• Rechtssicherheit: Manche Fragen sollten in jedem Gespräch gestellt werden, andere dürfen Sie als arbeitgebendes Unternehmen gar nicht stellen. Der Leitfaden hilft Ihren Führungskräften, die richtigen Fragen zu stellen.
• Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden: Die einheitliche Gesprächsführung trägt zur Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden bei. Dadurch haben alle die gleichen Chancen und Möglichkeiten.
• Kommunikation der richtigen Werte: Indem Sie die Inhalte vorgeben, geben Sie auch die Botschaft vor, die mitschwingt. Dadurch tragen die Gespräche zur von Ihnen angestrebten Unternehmenskultur bei.
• Vergleichbarkeit: Werden die Gespräche standardisiert geführt und dokumentiert, können Sie Erfolge nachvollziehen. Das hilft Ihnen, die Gespräche und alle daraus resultierenden Maßnahmen kontinuierlich zu verbessern.

Wie der Gesprächsleitfaden aufgebaut sein sollte, erfahren Sie in dieser Vorlage für Krankenrückkehrgespräche. 

Schritt 5: Auslöser für Krankenrückkehrgespräche definieren

Definieren Sie standardisierte Auslöser, wann genau Ihre Führungskräfte Krankenrückkehrgespräche führen. Auch das hat den Vorteil, dass sie ausnahmslos alle Mitarbeitenden gleich behandeln – was bei einer Fall-zu-Fall-Entscheidung unmöglich ist.

Wie genau Sie die Auslöser definieren, bleibt Ihnen überlassen. Gesetzliche Vorschriften gibt es nicht. In der Praxis sind insbesondere diese Ansätze üblich:

• Nach jeder krankheitsbedingten Fehlzeit: Sie führen nach jeder Fehlzeit ein Gespräch. Dabei können Sie auch Karenztage vorsehen, sodass die Gesprächseinladung erst nach drei Krankheitstagen folgt.
• Nach einer bestimmten Anzahl an Fehlzeiten: Viele Unternehmen definieren feste Grenzen, ab wann eine Einladung zu einem Krankenrückkehrgespräch folgt.

Falls Sie sich für ein Gespräch nach einer bestimmten Anzahl an Fehlzeiten entscheiden, haben Sie dort noch einmal vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Zusätzlich können Sie eine gestufte Gesprächsabfolge planen.

In der Praxis oft verwendete Schwellenwerte für Krankenrückkehrgespräche sind zum Beispiel diese:

• Vier oder mehr Fehlzeiten von mindestens zwei Tagen in den letzten sechs Monaten
• Mehr als fünf Fehltage ohne AU in den letzten sechs Monaten
• Mehr als 15 Fehltage in den letzten zwölf Monaten

Schritt 6: Betriebsrat und Datenschutz einbeziehen

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen das Mitbestimmungsrecht Ihres Betriebsrats für die Einführung und Durchführung von Krankenrückkehrgesprächen von Bedeutung ist. Deswegen sollten Sie den Betriebsrat schon vorab bei der Planung mit einbeziehen. Wie Sie Krankenrückkehrgespräche im Einklang mit dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates einführen und durchführen, erfahren Sie hier.

Da Sie im Rahmen der Krankenrückkehrgespräche besonders sensible Daten Ihrer Mitarbeitenden verarbeiten, sind außerdem auch datenschutzrechtliche Aspekte wichtig. Was es dabei zu beachten gibt, zeigen wir Ihnen hier.

Schritt 7: EDV-Unterstützung vorbereiten

Krankenrückkehrgespräche werden im Normalfall dezentral von den jeweiligen Führungskräften geführt. Mit einer geeigneten Software behalten Sie dennoch zentral den Überblick über Auslöser, Durchführung und Auswertung. Saneware bietet zahlreiche Funktionen für die sichere, datenschutzkonforme und einfache Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Dazu gehören auch automatische Erinnerungen, sobald es Zeit für ein Krankenrückkehrgespräch wird, eine zentrale Pflege der Gesprächsleitfäden sowie übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten.

Schritt 8: Führungskräfte schulen

In der Regel werden Krankenrückkehrgespräche von den jeweiligen Führungskräften geführt. Haben diese bislang keine Erfahrung mit Krankenrückkehrgesprächen, sind sie womöglich unsicher, gesundheitsbezogene Themen anzusprechen. Mit frühzeitigen Schulungen nehmen Sie ihnen diese Unsicherheit und symbolisieren Ihre Unterstützung. Das hilft ihnen, sicher aufzutreten und dadurch auch Mitarbeitenden mögliche Bedenken gegenüber Krankenrückkehrgesprächen zu nehmen.

Beziehen Sie dafür folgende Inhalte in die Schulung Ihrer Führungskräfte ein:

• Vorstellung der standardisierten Gesprächsleitfäden
• Schulung passender Gesprächsführungstechniken
• Umgang mit schwierigen Situationen, zum Beispiel wenn Mitarbeitende wenig kooperativ sind oder Angst vor Konsequenzen haben
• Arbeitsrechtliche Grundlagen in Bezug auf Krankenrückkehrgespräche
• Prozessablauf und Umgang mit der bereitgestellten Software

Schritt 9: Interne Kommunikation an Mitarbeitende

Sobald Sie alle Vorbereitungen getroffen und Ihre Führungskräfte geschult haben, kommunizieren Sie die anstehende Veränderung an Ihre Mitarbeitenden. Das fällt besonders leicht, wenn die Ziele der Krankenrückkehrgespräche sich auch in Ihrer Unternehmenskultur wiederfinden – weil die Gesundheit, das Betriebsklima und eine offene Kommunikation in Ihrem Unternehmen ohnehin schon eine wichtige Rolle spielen.

Kommunizieren Sie neben dem Ablauf der Gespräche unbedingt auch die Vorteile aus Sicht der Mitarbeitenden. Stellen Sie auch klar, dass es sich nicht um Sanktionen handelt. Es geht schließlich nicht darum, Ihre Mitarbeitenden zu überwachen, sondern darum, ihre Gesundheit zu fördern.

Mögliche Kommunikationsformen sind beispielsweise Betriebsversammlungen oder das Intranet. Auf diesen Wegen erreichen Sie alle Mitarbeitende zeitgleich, sodass sich niemand gezielt angesprochen oder gar angegriffen fühlt.

Schritt 10: Umsetzung

Nun ist es geschafft – Sie sind bereit für das erste Krankenrückkehrgespräch. Nehmen Sie sich Zeit für eine Pilotphase, in der Sie die definierten Abläufe und Leitfäden bei Bedarf noch einmal anpassen.

Aber auch nach der Pilotphase sollten Sie regelmäßig das Feedback der Mitarbeitenden und Führungskräfte einholen, um Ihre Krankenrückkehrgespräche stetig zu verbessern.