Mitarbeitergespräche führen leicht gemacht – Tipps & Leitfaden für Unternehmen und Führungskräfte

von Katja Uhde – 25. Februar 2025

Mit Mitarbeitergesprächen bleiben Sie auf dem Laufenden: Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen vorgeht, was vorgehen wird und wo Sie dringend eingreifen sollten. Anlässe, sich auszutauschen, gibt es viele.

Warum Sie das Instrument der Mitarbeitergespräche unbedingt strukturiert nutzen sollten und wie Sie die Gespräche sinnvoll planen und durchführen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Inhaltsverzeichnis:

• Mitarbeitergespräche führen – warum ist das so wichtig?
• Wann und wie oft sollten Sie Mitarbeitergespräche führen?
• Leitfaden für Mitarbeitergespräche
• Tipps für effiziente & produktive Gespräche

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Mitarbeitergespräche führen – warum ist das so wichtig?

Schon seit den 1960er Jahren werden Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument in Unternehmen eingesetzt. In einer Befragung aus dem Jahr 2021 gaben 97 % der befragten großen Unternehmen im DACH-Raum an, durchschnittlich 1,4 Mitarbeitergespräche pro Jahr zu führen. Gespräche zu besonderen Anlässen noch nicht eingeschlossen.

Aber warum sind Mitarbeitergespräche so wichtig?

• Sie fördern eine offene Kommunikation: Der regelmäßige Austausch trägt dazu bei, ein ehrliches und offenes Miteinander zu schaffen.
• Sie steigern die Motivation: Die Gespräche geben Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und wertgeschätzt zu werden. Es gibt sogar Studien, die den Zusammenhang zwischen Mitarbeitergesprächen und der Arbeitszufriedenheit belegen.
• Sie sind Grundlage für die Personalentwicklung: Im Gespräch entstehen gemeinsame Pläne für die berufliche und persönliche Weiterbildung der Mitarbeitenden.
• Sie lösen Konflikte und beugen ihnen vor: Der Austausch unter vier Augen ermöglicht beiden Seiten, Probleme anzusprechen und zu lösen.
• Sie helfen, Ziele zu erreichen: Während der Mitarbeitergespräche werden Ziele vereinbart, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Wann und wie oft sollten Sie Mitarbeitergespräche führen?

Der perfekte Zeitpunkt für Mitarbeitergespräche? Kommt darauf an!

Dafür müssen wir zwischen den zwei grundlegenden Arten der Mitarbeitergespräche unterscheiden: institutionalisierte und anlassbezogene Mitarbeitergespräche.

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche finden regelmäßig und ohne bestimmten Anlass statt. Sie sind in der Regel standardisiert und finden nach einem definierten Zeitplan mit allen Mitarbeitenden statt. Den idealen Rhythmus für Ihr Unternehmen legen Sie individuell fest. Je häufiger die Gespräche stattfinden, desto intensiver der Austausch.

Beispiele für institutionalisierte Mitarbeitergespräche:

• Jahresgespräche
• Quartalsgespräche
• Monatsgespräche
• Beurteilungsgespräche
• Entwicklungsgespräche

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche finden dagegen nur dann statt, wenn es einen akuten Anlass dafür gibt. Das kann ein Missstand, eine anstehende Veränderung oder ein ganz individueller Anlass sein. Inhalt und Zeitpunkt können stark variieren, denn es gibt viele verschiedene Arten anlassbezogener Mitarbeitergespräche. Darunter zum Beispiel diese:

• Krankenrückkehrgespräche nach längerer Krankheit
• Reboardings nach längerer Abwesenheit, z.B. Elternzeit oder Sabbatical
• Konfliktgespräche
• Gespräche bei auffälligen Fehlzeiten
• Gespräche nach Arbeitsunfällen
• Onboardings bei Neueinstellungen oder Versetzungen in andere Abteilungen
• Probezeitgespräche
• Abmahnungsgespräche
• Kündigungsgespräche
• Austrittsgespräche

Leitfaden für Mitarbeitergespräche – das Grundgerüst

So individuell Mitarbeitergespräche sind – ist es da überhaupt möglich, einen Leitfaden zu nutzen?

Ist es. Sie helfen dabei, auch in intensiven Gesprächen den Durchblick behalten und an alles zu denken.

Insbesondere bei institutionalisierten Gesprächen gehört ein Leitfaden deswegen unbedingt dazu. Er sorgt dafür, allen Mitarbeitenden gleichermaßen gerecht zu werden und ermöglicht, Gespräche strukturiert auszuwerten.

Doch auch bei anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen sind Gesprächsleitfäden absolut sinnvoll, um sicherzustellen, selbst in emotionalen Gesprächen den Faden zu behalten.

Unser Tipp für die Nutzung eines Gesprächsleitfadens: Erstellen Sie für jede Gesprächsart, die Sie in Ihrem Unternehmen durchführen, jeweils einen Leitfaden. Der Inhalt richtet sich nach der Art des Gesprächs, folgt jedoch stets einem einheitlichen Muster. Unser Grundgerüst für Ihren Gesprächsleitfaden hilft Ihnen bei der Erstellung.

Vor dem Gespräch

Ein gutes Gespräch beginnt schon lange vor dem Gespräch. Nehmen Sie deswegen auch die Vorbereitung in den Leitfaden auf, damit Ihre Führungskräfte strukturiert und zielführend vorgehen können.

Zur Vorbereitung gehören insbesondere diese Punkte:

• Frühzeitige Terminvereinbarung: Mitarbeitergespräche sollten nicht unangekündigt stattfinden, damit auch die Gesprächspartner:innen Zeit haben, sich mental und inhaltlich vorzubereiten.
• Inhalt mitteilen: Geben Sie Gesprächspartner:innen die Chance, sich inhaltlich vorzubereiten. Das ist fair und macht das Gespräch konstruktiver. Hinzu kommt, dass Termineinladungen mit mysteriösem Anlass bei Mitarbeitenden schnell für Bauchschmerzen sorgen.  
• Inhalt vorbereiten: Auch die einladende Person sollte inhaltlich vorbereitet sein. Hinterlegen Sie deswegen im Leitfaden, welche Punkte unbedingt zur inhaltlichen Vorbereitung gehören. Darunter beispielsweise, sich noch einmal die Protokolle der letzten Gespräche durchzulesen, um wieder up-to-date zu sein.  
• Angenehme Atmosphäre schaffen: Der Ort des Gesprächs sollte ruhig und diskret sein – ohne Mithörende oder störende Einflüsse.

Während des Gesprächs

Geben Sie dem Gespräch schon im Leitfaden eine Agenda, indem Sie die Inhalte je nach Art und Anlass strukturieren. Nutzen Sie dafür unsere Grundstruktur und passen sie diese dann individuell an das jeweilige Gesprächsthema an.

1. Einleitung und Begrüßung:

Gerade in stressigen Zeiten ist es verlockend, direkt nach dem „Hallo“ mit der Tür ins Haus zu fallen. Aber Ihre Mitarbeitenden haben eine freundliche Begrüßung und je nach Anlass auch freundlichen Smalltalk verdient.

Anschließend leiten Sie zum nächsten Punkt über, indem Sie den Anlass des Gesprächs aufgreifen.

2. Gesprächsziele und Agenda vorstellen:

Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, was sie im Gespräch erwartet. Die Gesprächsziele zu nennen hilft beiden Seiten, den Fokus zu behalten.

3. Kernthema:

Anschließend starten Sie ins Kernthema. Das ist der größte und vielseitigste Abschnitt des Mitarbeitergesprächs. Bereiten Sie dafür je nach Gesprächsart individuelle Punkte vor. Bei einem Jahresgespräch bereiten Sie das Kernthema ganz anders auf als bei einem BEM-Gespräch oder einem Reboarding.

4. Ergebnisse festhalten:

Ist das Kernthema abgeschlossen, fassen Sie noch einmal die Ergebnisse zusammen. Das können anstehende To-Do‘s, getroffene Vereinbarungen, vereinbarte Ziele oder offene Fragen sein. Erkundigen Sie sich dabei auch nochmal bei den Gesprächspartner:innen, ob die Zusammenfassung vollständig ist oder noch Punkte offen sind. Dadurch gehen Sie sicher, dass beide Seiten das Gespräch mit dem gleichen Wissensstand und dem Gefühl, alles Wichtige geklärt zu haben, verlassen.

5. Follow-up vereinbaren:

Falls es offene Punkte gibt, vereinbaren Sie konkrete Termine und Deadlines, um sie anzugehen. Dadurch entsteht Verbindlichkeit und Klarheit für beide Seiten.

6. Positiver Abschluss:

Jedes Gespräch sollte einen positiven Abschluss finden. Nehmen Sie deswegen in den Leitfaden auf, ein positives Thema, ein Lob oder einen Dank ans Ende zu stellen. Auch ein „Dankeschön“ für das Gespräch gehört dazu und zeigt Respekt und Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitenden.

Nach dem Gespräch

Sobald das Gespräch beendet ist, kommt die Nachbereitung. Dazu gehört insbesondere, das Mitarbeitergespräch zu dokumentieren und idealerweise auch zu digitalisieren. Die Dokumentation stimmen Sie anschließend mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin ab und lassen sie unterschreiben.

Das hat folgende Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit: Die Dokumentation ermöglicht, einzelne Inhalte auch lange nach dem Gespräch nachzuvollziehen. Das ist umso wichtiger, sollte ein Wechsel der Führungskraft stattfinden. Wenn Sie die Mitarbeitergespräche digitalisieren, können berechtigte Personen einfach zentral darauf zugreifen.
• Gedächtnisstütze: Es ist unmöglich, sich an jedes einzelne Mitarbeitergespräch zu erinnern – sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin.
• Verbindlichkeit: Getroffene Vereinbarungen sind noch verbindlicher, wenn sie schriftlich dokumentiert sind. Das gibt beiden Seiten Sicherheit.
• Analyse: Sind Gespräche einheitlich dokumentiert, können sie im Nachhinein analysiert werden. Das hilft, Muster zu erkennen, die Entwicklung nachzuvollziehen und Prozesse zu optimieren.
• Wertschätzung: Die Dokumentation zeigt Ihren Mitarbeitenden, dass sie ihre Anliegen ernst nehmen.

Nehmen Sie deswegen auch die Dokumentation der Gespräche in den Leitfaden auf oder stellen Sie ein Muster bereit. Die Inhalte können je nach Gesprächsart abweichen. Grundsätzlich sollten folgende Punkte enthalten sein:

Tipp: Software-Unterstützung macht Mitarbeitergespräche effizienter und produktiver

Zugegeben: Mitarbeitergespräche sorgfältig vorzubereiten, zu führen und nachzubereiten, kostet Zeit. Aber der Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen ist zu groß, um daran zu sparen. Die gute Nachricht: Es gibt spezialisierte Software für Mitarbeitergespräche, die Ihnen jeden einzelnen Schritt erleichtert.

• Sie erkennt Anlässe automatisch und erinnert Sie daran, ein Gespräch zu vereinbaren. Dadurch entgeht Ihnen kein Gesprächsanlass mehr.
• Einladungen versenden Sie digital mithilfe von Templates. Dadurch sparen Sie Zeit und versenden stets vollständige, aussagekräftige Einladungen.
• Im Tool stehen Leitfäden und Protokollvorlagen für alle Gesprächsarten bereit. Dadurch greifen Führungskräfte sofort auf die richtige Vorlage zu und führen jedes Gespräch effektiv.
• Die Software speichert alle Gespräche sicher und entsprechend Ihrer Rechtevorgaben digital an einem zentralen Ort. Dadurch können berechtigte Personen schnell die nötigen Infos einsehen – auch bei einem Personalwechsel.