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Leitfaden: So meistern Sie alle Ihre Probezeitgespräche

von Katja Uhde – 16. Mai 2024

Das Probezeitgespräch gehört zu Ihren wichtigen Aufgaben als HR-Angestellter oder Geschäftsführer. Sie führen Probezeitgespräche am Ende oder gegen Ende der Probezeit Ihrer Angestellten, um Klarheit über die Zukunft der oder des Mitarbeiters:in zu schaffen. 

Aus organisatorischer Sicht handelt es sich also um ein klassisches Mitarbeitergespräch. Aber erfolgreiche Personalgespräche gelingen Ihnen am besten und einfachsten, wenn Sie sich umfassend informieren über Inhalt, Ablauf und gängige Fallstricke. 

Genau das ermöglicht Ihnen dieser Saneware-Blogartikel, denn der Leitfaden dient Ihnen als nützliches Werkzeug für die Durchführung Ihres anstehenden Probezeitgesprächs. 


Inhaltsverzeichnis:

  1. Darum sollten Sie sich auf ein Probezeitgespräch vorbereiten
  2. Darauf müssen Sie achten, wenn Sie die Arbeitsbeziehung beenden möchten
  3. So führen Sie ein Probezeitgespräch, um die weitere Zusammenarbeit zu stärken
  4. Dieses Problem erschwert deutschen Unternehmen erfolgreiche Probezeitgespräche
  5. Organisatorische Arbeitslast mit Software reduzieren

Darum sollten Sie sich auf ein Probezeitgespräch vorbereiten

Das Probezeitgespräch spielt eine klar definierte Rolle in Ihrem Unternehmen. Denn wenn die Probezeit eines Angestellten endet, stehen Sie vor einer Entscheidung. Möchten Sie den oder die Mitarbeiter:in weiterhin beschäftigen oder ziehen Sie es vor, sich zu trennen? 

Meistens haben Sie Ihren Beschluss über die Zukunft des oder der Mitarbeiter:in schon weit vor dem eigentlichen Probezeitgespräch gefasst. Das bedeutet aber nicht, dass Sie bezüglich der Vorbereitung nachlässig sein sollten. 

Denn, unabhängig vom Resultat, ist das ein entscheidender Moment für Ihren Angestellten. Bestimmt hat Ihr Gegenüber deswegen auch schon eine Vorstellung davon, welche Entscheidung Sie getroffen haben und weshalb. 

Genau aus diesem Grund sollten Sie in der Lage sein, beide Entscheidungswege gut zu begründen und dabei ist es hilfreich, wenn Sie sich zur Vorbereitung auf das Probezeitgespräch folgende Fragen stellen: 

  • Hat sich Ihr Angestellter an den Aufgaben während seiner Probezeit bewährt? 
  • Welche Fortschritte hat Ihr:e Mitarbeiter:in bereits gemacht? 
  • Haben Sie auch Rückschläge wahrgenommen? Wie wurden diese gemeistert?
  • Hat Ihre neue Arbeitskraft den sozialen Anschluss im Unternehmen gefunden? 
  • Sind Ihnen persönliche Differenzen mit anderen Teammitgliedern aufgefallen? 

Kleiner Tipp: 
Ihre Führungskräfte bzw. der direkte Vorgesetzte des Angestellten, mit dem Sie bald ein Probezeitgespräch führen, wissen in der Regel am besten Bescheid über die Antworten auf diese gängigen Fragen zu Ihrer Vorbereitung.

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie die Arbeitsbeziehung beenden möchten

Probezeitgespräche mit negativem Ausgang für den oder die Arbeitnehmer:in sind eine hohe Kunst und besonders schwierig. Denn Sie werden nicht grundlos darauf verzichten, jemanden nach der Probezeit zu übernehmen. 

Trotzdem gilt es, das Gespräch möglichst angenehm, verträglich und nachvollziehbar zu gestalten. Genau dieses Spannungsverhältnis verlangt Ihr soziales Fingerspitzengefühl. 

Sie haben sich bestimmt gewissenhaft auf das anstehende Probezeitgespräch vorbereitet. Sie wissen, welche Schwächen ausschlaggebend für Ihre Entscheidung gewesen sind und woran Ihr Gegenüber deswegen arbeiten sollte. 

Nun gilt es, die schlechte Nachricht möglichst reibungslos zu kommunizieren, sodass Ihre scheidende Arbeitskraft Sie nicht mit anhaltenden, negativen Gefühlen verlässt.

Deswegen empfehlen wir Ihnen folgenden Ablauf für diese Art der Probezeitgespräche: 

  • Beginnen Sie die Unterhaltung mit einer freundlichen Begrüßung 
  • Besprechen Sie, inwiefern gesteckte Ziele erreicht worden sind
  • Gehen Sie auf den Stärken Ihres Gegenübers ein
  • Weisen Sie danach auf ausschlaggebende Schwächen hin
  • Begründen Sie Ihre Absage, basierend auf den angeführten Punkten
  • Erfragen Sie, ob Ihr Gegenüber mehr interne Unterstützung gebraucht hätte 
  • Und nach der ehrlichen Meinung zu bestehenden Prozessen
  • Bedanken Sie sich für das Gespräch und erbrachte Arbeit 

So stellen Sie sicher, dass Ihr Angestellter Ihrer Argumentation für die Nicht-Übernahme folgen kann, selbst die Chance hat, sich zu äußern und Sie vermitteln nicht den Eindruck, dass Sie Ihrem Gegenüber keine Wertschätzung entgegenbringen. 

So führen Sie ein Probezeitgespräch, um die weitere Zusammenarbeit zu stärken

Wenn Sie bereits wissen, dass Sie die oder den eingeladene:n Arbeitnehmer:in übernehmen, macht es natürlich vieles einfacher. Es ist für Unternehmen gängig, positive Probezeitgespräche strukturiert anzugehen, um das weitere Arbeitsverhältnis zu stärken. 

Es geht also nicht nur darum, Ihrer oder Ihrem Angestellten mitzuteilen, dass Sie sich dazu entschieden haben, ihn oder sie zu übernehmen, sondern auch darum, bestmögliche Voraussetzungen für eine lange und produktive Zusammenarbeit zu schaffen. 

Es gibt verschiedene Ansätze, um Ihr Probezeitgespräch für positive Impulse zu nutzen, der harte Kern bleibt aber immer gleich: 

Sie gehen auf das persönliche und soziale Empfinden Ihrer Arbeitskraft ein, stellen Fragen zur Wahrnehmung Ihres Betriebs, diskutieren Erfolge und Verbesserungspotenzial und halten am Ende neue Ziele fest. 

Diese Fragen unterstützen Sie bei der Strukturierung Ihres Probezeitgesprächs: 

  • Fühlen Sie sich gut integriert in Ihr neues Arbeitsumfeld? 
  • Sind persönliche Differenzen aufgetreten, über die Sie sprechen möchten? 
  • Stimmt Ihr Aufgabenbereich mit Ihren Erwartungen an den Job überein? 
  • Haben Sie sich etwas anders vorgestellt? 
  • Finden Sie für Fragen immer einen passenden Ansprechpartner?
  • Haben Sie all Ihre Leistungsziele erfüllen können? 
  • Gab es Hindernisse, die Ihnen das Erreichen Ihrer Ziele erschwert haben? 
  • Wo sehen Sie Ihre persönlichen Stärken und Schwächen?
  • Werden Sie, Ihrer Meinung nach, genug unterstützt? 
  • Wie beurteilen Sie Ihre persönlichen Aussichten, sich im Betrieb zu entwickeln? 
  • Welche Ziele halten Sie für realistisch hinsichtlich Ihrer weiteren Tätigkeit? 
  • Möchten Sie das Arbeitsverhältnis fortsetzen und die Probezeit beenden? 

Wissenswert! 
Erfolgreiche Probezeitgespräche hängen auch davon ab, dass Sie zu wichtigen Fragen Ihre Einschätzung kommunizieren. Sie sollten bspw. zu den Stärken und Schwächen Ihrer:s Arbeitnehmer:in eine fundierte Einschätzung liefern. 

Mit diesen Fragen stellen Sie sicher, dass Ihr:e Arbeitnehmer:in sich sowohl zu den sozialen Verhältnissen, den konkreten Abläufen in Ihrem Unternehmen und seinen Zukunftsperspektiven äußern kann. 

Der direkte Austausch über die wichtigsten Umstände fördert Ihre Mitarbeiterbindung und zeigt, dass Sie daran interessiert sind, bestmögliche Arbeitsverhältnisse zu schaffen.

Dokumentieren Sie die gemeinsamen Ziele für die Zukunft, um einen klaren Rahmen für die Beurteilung zu schaffen, an dem sich auch Ihre Arbeitskraft orientieren kann. Das erleichtert Ihnen auch die Bewertung in Folgegesprächen. 

Dieses Problem erschwert deutschen Unternehmen erfolgreiche Probezeitgespräche

Ganz egal, ob Ihr anstehendes Probezeitgespräch die Zusammenarbeit stärken oder beenden soll – deutsche Unternehmen sehen sich vor allem mit diesem Problem konfrontiert: 

Mitarbeitergespräche sind zeitintensiv, kommen mit hohem organisatorischen Aufwand und müssen vor- und nachbereitet werden. 

Wenn Sie als Geschäftsführer die Gesprächsführung übernehmen, kostet Sie das wertvolle Arbeitsstunden. Aber selbst, wenn Sie eine HR-Abteilung beschäftigen, sind Ihre HR-Mitarbeiter:innen meistens schon stark ausgelastet. 

Die neueste Studie von Sage zu „HR-Trends – die Zukunft der Personalarbeit” zeigt, dass HR-Angestellte durchschnittlich 19 Stunden mit Routineaufgaben verbringen, oft mehr als 40 Wochenstunden arbeiten und generell mit Papierkram und Verwaltung überlastet sind. 

Das größte Problem von Probezeitgesprächen – oder genereller: Mitarbeitergesprächen – ist also nicht die Gesprächsführung selbst, sondern die zeitintensive Natur der Unterhaltungen. 

Terminvereinbarung, Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung verursachen Mehrarbeit, welche die eigentliche Zeit der Gespräche übersteigt und Sie oder Ihre HR von strategischen Kernaufgaben abhält, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. 

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Strategische Aufgaben wie die interne Mitarbeiterentwicklung werden immer wichtiger, um wertvolle Arbeitskräften langfristige Perspektiven in Ihrem Betrieb zu eröffnen und so zu halten. 

Das Probezeitgespräch ist ein geeignetes Werkzeug, um erste Ziele Ihrer Mitarbeiter:innen zu ermitteln, in Einklang mit Ihren Vorstellungen zu bringen und zu dokumentieren. 

Trotzdem müssen Sie für nachhaltiges Wachstum auch immer darauf achten, dass Ihre Prozesse nicht zu Zeitfressern werden und Sie von wertschöpfenden Aufgaben abhalten. 

Deswegen hat Saneware eine Software-Lösung entwickelt, die Sie bei Mitarbeitergesprächen jeder Art unterstützt und Ihre Arbeitslast reduziert. So erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mit digitalen Prozessen für die Terminkoordination, Dokumentation und Zielsetzung. 

Profitieren von der Möglichkeit, Fristen zu setzen, Erinnerungen zu erhalten oder Aufgaben & Maßnahmen festzulegen. Außerdem sorgen Sie automatisch für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung und können Rollenrechte etablieren. 

Saneware ermöglicht Ihnen also erfolgreiche Personalführung, ohne jemals den Überblick zu verlieren oder zu viel Ihrer wertvollen Zeit investieren zu müssen – damit Sie sich auf Ihre Kernaufgaben fokussieren können, ohne Kompromisse einzugehen. 

Wenn Sie Ihre organisatorische Arbeitslast reduzieren möchten, um mehr Zeit zu gewinnen, indem Sie Ihre Prozesse schlank und digital abbilden, dann testen Sie unsere Software unverbindlich. 

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