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Nutzen und Vorteile Ihrer digitalen BEM Akte

von Katja Uhde – 23. Juni 2023

Das betriebliche Eingliederungsmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens Ihrer Mitarbeitenden. Eine effektive Verwaltung der BEM-Prozesse und -Dokumentation ist unerlässlich, um den Erfolg des BEM zu gewährleisten. Dadurch gewinnt die digitale BEM-Akte immens an Bedeutung.

In der digitalen BEM-Akte werden relevanten Informationen verwaltet und aufbewahrt. Sie erleichtert aber nicht nur die Verwaltung Ihrer BEM-Fälle, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, sowie die Analyse von Daten.

Die Nutzung der digitalen BEM-Akte ermöglicht Ihnen eine strukturierte und effiziente Dokumentation, da alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort gespeichert sind.

In diesem Beitrag betrachten wir die verschiedenen Aspekte der digitalen BEM-Akte genauer. Wir sehen uns an, was sie beinhaltet, welche Aufbewahrungsfristen gelten, und in welchem Verhältnis sie zur Personalakte steht.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Welche Information enthält die digitale BEM-Akte?
  2. Was Sie bei der Aufbewahrungsfrist Ihrer BEM-Akte beachten sollten
  3. Worin unterscheiden sich die BEM-Akte und die Personalakte
  4. Einsicht in die BEM-Akte
  5. Stellen Sie Datenschutz und Vertraulichkeit sicher
  6. Vorteile der Digitalisierung Ihres betrieblichen Eingliederungsmanagements

Welche Information enthält die digitale BEM-Akte?

Eine digitale BEM-Akte enthält eine Vielzahl von Informationen, die für das erfolgreiche betriebliche Eingliederungsmanagement relevant sind. Die 6 wichtigsten Bestandteile einer digitalen BEM-Akte sind folgende:

  1. Vollständige Historie: Die digitale BEM-Akte dokumentiert den gesamten Verlauf eines BEM-Falls. Sie enthält Informationen über den Beginn, die durchgeführten Maßnahmen, den aktuellen Stand und gegebenenfalls die Beendigung des Falls. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über den gesamten Prozess und können Entwicklungen und Fortschritte leicht nachvollziehen.
  2. Schriftverkehr und Kommunikation: Die digitale BEM-Akte speichert den gesamten Schriftverkehr und die Kommunikation, die im Zusammenhang mit dem BEM-Fall stattfinden. Das können E-Mails, interne Notizen, Briefe oder andere Dokumente sein. Dadurch können die BEM-Verantwortlichen den Austausch nachvollziehen und wichtige Vereinbarungen festhalten.
  3. Termine und Protokolle: In der digitalen BEM-Akte werden alle Termine und Meetings im Zusammenhang mit dem Fall gespeichert. Das können BEM-Gespräche sein, aber auch Arztbesuche oder Rehabilitationsmaßnahmen. Zusätzlich werden Protokolle erstellt, in denen die wichtigsten Punkte und Vereinbarungen festgehalten sind. Das gibt Ihnen eine strukturierte Übersicht über den Verlauf der BEM-Maßnahmen in Ihrem Unternehmen.
  4. Mitarbeiterinformationen: Sämtliche relevante Informationen über die/den betroffenen Mitarbeiter:in sind in der Akte enthalten. Neben den persönlichen Daten sind das beispielsweise arbeitsrechtliche Aspekte und weitere Informationen, die für das BEM relevant sind. Dadurch können Sie leichter individuelle Maßnahmen planen und Ihre Mitarbeitenden bestmöglich unterstützen.
  5. Zusatzdokumente: Diverse zusätzliche Dokumente wie Gutachten, Arbeitsplatzbeschreibungen, Rehabilitationsempfehlungen oder andere relevante Unterlagen können Sie in der Akte ablegen.
  6. Fall-Notizen: Sie können Fall-Notizen und Fortschrittsberichte innerhalb der BEM-Akte erstellen. Alle relevanten Ereignisse, Maßnahmen oder besondere Vorkommnisse können Sie hier festhalten. Diese Notizen sind hilfreich für spätere Analysen und Evaluationen eines BEM-Falls.

Die umfassende Dokumentation all dieser Informationen ermöglicht Ihnen einen leichten Zugriff auf alle relevanten Daten und Unterlagen, wodurch die Verwaltung eines BEM-Falls strukturiert und effizient abläuft.

Was Sie bei der Aufbewahrungsfrist Ihrer BEM-Akte beachten sollten

Bei der Aufbewahrung der BEM-Akte müssen Sie auf bestimmte rechtliche Vorgaben achten. Die genaue Aufbewahrungsfrist kann je nach Land und Branche variieren, dennoch gibt es einige allgemeine Richtlinien, die Sie berücksichtigen sollten.

Grundsätzlich sollte die BEM-Akte für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden, um mögliche rechtliche Anforderungen zu erfüllen und eine Aufzeichnung über den gesamten BEM-Prozess zu haben. 

Am besten legen Sie die Aufbewahrungsfrist in Ihrer eigenen Unternehmens-Datenschutzrichtlinie fest, wo Sie zwischen Fristen für unterschiedliche Arten von BEM-Fällen unterscheiden können.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist sowohl rechtliche als auch praktische Aspekte. Achten Sie auf den Datenschutz, indem Sie technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, damit die Sicherheit der Daten während der Aufbewahrung stets gewährleistet ist.

Überprüfen Sie regelmäßig, ob eine Aufbewahrung noch erforderlich ist und vernichten Sie Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, um den Datenschutz zu gewährleisten. Für die vorgegebene Aufbewahrungsfrist in Ihrem Unternehmen ziehen Sie am besten Experten wie Datenschutzbeauftragte hinzu, um kein Risiko einzugehen.

Worin unterscheiden sich die BEM-Akte und die Personalakte

Die BEM-Akte und die Personalakte Ihrer Mitarbeitenden sind zwei separate Dokumentationen, zu verschiedenen Zwecken. Es ist wichtig, zwischen ihnen zu unterscheiden und sicherzustellen, dass sie getrennt voneinander behandelt werden.

Die BEM-Akte enthält Informationen, die spezifisch für den betrieblichen Eingliederungsprozess relevant sind. Sie dient der Planung, Umsetzung und Überwachung von Maßnahmen zur Eingliederung Ihrer Mitarbeitenden in den Arbeitsprozess.

Im Gegensatz dazu enthält die Personalakte allgemeine Informationen und Dokumente zur Person. Arbeitsvertrag, Zeugnisse oder Gehaltsabrechnungen beispielsweise. Die Personalakte dient der allgemeinen Verwaltung und Aufbewahrung von personalbezogenen Informationen Ihrer Belegschaft.

Wichtig: Es ist unerlässlich, dass die BEM-Akte und die Personalakte voneinander getrennt aufbewahrt werden, damit die Vertraulichkeit und der Datenschutz sichergestellt sind.

Indem die beiden getrennt voneinander behandelt werden, stellen Sie sicher, dass sensible Informationen aus dem BEM-Fall nicht ohne Grundlage oder Zustimmung in die allgemeine Personalakte gelangen.

Schaffen Sie klare Richtlinien für die Verwaltung der BEM-Akte und der Personalakte. Schulen und sensibilisieren Sie Mitarbeitende, die Zugriff auf diese Dokumente haben, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Einsicht in die BEM-Akte

Die Einsicht in die BEM-Akte unterliegt bestimmten Regelungen und den Zugriff sollten Sie unbedingt auf autorisierte Personen beschränken, die eine direkte Verbindung zum BEM-Prozess haben.

Mitarbeiter:innen, die Zugriff haben, sollten über den vertraulichen Charakter der Informationen Bescheid wissen und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Dadurch gewährleisten Sie den Schutz der sensiblen Daten und die Wahrung der Privatsphäre betroffener Mitarbeiter:innen und machen Ihr betriebliches Eingliederungsmanagement zum Nutzen für alle Beteiligten.

Betroffene Mitarbeiter:innen haben in der Regel das Recht, ihre BEM-Akte einzusehen. Dies ermöglicht es, den Verlauf des BEM-Falls nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass Informationen korrekt erfasst wurden. Mitarbeitende können gegebenenfalls auch Berichtigungen oder Ergänzungen vornehmen lassen, sofern diese erforderlich sind.

Wichtig: Die Einsicht in die BEM-Akte sollte nur im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze und unter Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten erfolgen.

Diese Regelungen und Vorgaben gewährleisten einen angemessenen Schutz der sensiblen Informationen und den respektvollen Umgang mit den persönlichen Daten Ihrer Mitarbeitenden.

Stellen Sie Datenschutz und Vertraulichkeit sicher

Um den Datenschutz und die Vertraulichkeit im Umgang mit der BEM-Akte zu gewährleisten, sollten Sie bestimmte Maßnahmen einhalten. Dazu gehören die Implementierung erforderlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen, wie beispielsweise Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden für Datenschutzbestimmungen sensibilisieren und den vertraulichen Umgang mit Informationen in der BEM-Akte verständlich machen. Durch die Kombination dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Daten vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre Ihrer Belegschaft geschützt ist.

Vorteile der Digitalisierung Ihres betrieblichen Eingliederungsmanagements

Wie Sie nun wissen, ist die digitale BEM-Akte ein wertvolles Instrument im betrieblichen Eingliederungsmanagement Ihres Unternehmens. 

Sie enthält eine vollständige Historie, Protokolle, Mitarbeiterinformationen, Zusatzdokumente und Fall-Notizen. Achten Sie auf die rechtlichen Vorgaben bei der Aufbewahrungsfrist und bewahren Sie BEM-Akten getrennt von den Personalakten auf. Es ist ratsam, klare Richtlinien und Verfahren für die Verwaltung der BEM-Akte zu haben und Mitarbeiter entsprechend zu schulen. 

Die Beachtung dieser Punkte ermöglicht Ihnen eine effiziente und datenschutzkonforme Verwaltung der BEM-Akte. 

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