Kostenloser Ratgeber: So führen Sie optimale Krankenrückkehrgespräche
Das Krankenrückkehrgespräch steckt voller Potenzial, um Ihre Ausfallzeiten zu reduzieren und Mitarbeiter:innen nach Ihrer Erkrankung zur vollen Leistungsfähigkeit zurückzuführen.
Aber es ist auch mit organisatorischer Arbeitslast, rechtlichen Vorschriften und potenziellen Ängsten Ihrer Angestellten verbunden.
Umstände, die den erfolgreichen und effektiven Einsatz von Krankenrückkehrgesprächen für Sie oder Ihre:n Personalverantwortliche:n erschweren.
Deswegen stellen wir Ihnen mit diesem Magazinbeitrag einen umfassenden Ratgeber zur Verfügung, um Ihnen erfolgreiche Krankenrückkehrgespräche so einfach wie möglich zu machen.
Inhaltsverzeichnis:
- Grundlagen des Krankenrückkehrgesprächs
- Rechte des Betriebsrates bei Krankenrückkehrgesprächen
- Datenschutz bei Krankenrückkehrgesprächen
- Ziele standardisierter Krankenrückkehrgespräche
- Gesprächsmanagement mit Software
Grundlagen des Krankenrückkehrgesprächs –
die wichtigsten Fragen und Antworten
Das Krankenrückkehrgespräch hat sich in der Praxis bewährt, um Ihren Angestellten den erneuten Arbeitsbeginn zu erleichtern und so schneller zu erreichen, dass der oder die erkrankte Person wieder voll einsatzfähig ist.
Aber Sie profitieren nicht nur in Einzelfällen, sondern auch ganzheitlich von der Durchführung. Sie können betriebsinterne Gesundheitsbelastungen identifizieren und Ihre Gesundheitsquote mit geeigneten Gegenmaßnahmen verbessern.
Trotzdem müssen Sie einige Fallstricke beachten, um Ihr Nutzen zu maximieren. Welche genau, erfahren Sie im weiteren Verlauf – beginnend mit den wichtigsten Fragen und Antworten.
Ist das Krankenrückkehrgespräch gesetzlich vorgeschrieben?
Grundsätzlich gilt, dass das Krankenrückkehrgespräch für Sie als Unternehmen nicht verpflichtend ist, aber Ihre Angestellten die Teilnahme nicht ablehnen können, falls Sie zu einem Krankenrückkehrgespräch einladen.
Welche Ängste verbinden Angestellte mit dem Krankenrückkehrgespräch?
Die verbindliche Teilnahme kann dazu führen, dass Ihre Angestellten sich vor dem anstehenden Krankenrückkehrgespräch fürchten. Denn oft wissen Mitarbeiter:innen nicht, was sie genau erwartet.
Wird überprüft, ob ich wirklich krank gewesen bin? Oder ein Kündigungsgrund gesucht? Oder erwartet mich eine Abmahnung wegen meiner Krankheit?
All das sind legitime Ängste, die es vorab zu entkräften gilt – allein schon, weil jegliche, rechtliche Grundlage für ein solches Vorgehen fehlt.
Führen Sie deswegen, nach Möglichkeit, nicht nur Krankenrückkehrgespräche, sondern auch Gespräche nach Urlaubstagen oder Geschäftsreisen, um Ängste vor Personalgesprächen effektiv zu reduzieren.
Welche Fragen dürfen Sie bei Krankenrückkehrgesprächen nicht stellen?
Folgende Fragen dürfen Sie nicht stellen, um die Rechtssicherheit Ihres Krankenrückkehrgesprächs nicht zu gefährden:
- Fragen zum Krankheitsgrund
- Fragen, die darauf abzielen, ob es sich um eine Erst- oder Folgeerkrankungen handelt
- Fragen zu privaten Gewohnheiten
- Fragen, die eine geplante oder bestehende Schwangerschaft betreffen (falls eine Schwangerschaft nicht die Berufsausübung verhindert).
Welche beispielhaften Fragen sind üblich für Krankenrückkehrgespräche?
Diese Fragen sind üblich bezüglich der Gesundheit Ihrer Angestellten:
- Wie lange war Ihr:e Arbeitskraft erkrankt und seit wann ist sie zurück?
- Befindet sich Ihr:e Arbeitnehmer:in in fortlaufender, ärztlicher Betreuung?
- Ist Ihr:e Angestelle:r fähig, die volle Erwerbsfähigkeit erneut aufzunehmen?
Die wichtigeren Fragen, um Ihre Gesundheitsquote nachhaltig zu verbessern, drehen sich aber um Ihren Arbeitsplatz. Denn hier können Sie aktiv Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu minimieren.
Stellen Sie hierzu Fragen wie:
- Kann die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes optimiert werden?
- Kann die Arbeitsplatzbelastung, bspw. durch organisatorische Veränderungen, reduziert werden?
- Gibt es soziale Faktoren, die den Berufsalltag belasten?
- Gibt es besser geeignete Einsatzmöglichkeiten für den Betroffenen?
- Gibt es Qualifizierungsbedarf?
- Eignen sich bestimmte Maßnahmen, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten?
So ermöglichen Sie der oder dem Betroffenen mögliche Gesundheitsrisiken oder Erkrankungsursachen offen anzusprechen. Genau diese Informationen bilden die Grundlage für Ihre Maßnahmen, um die Mitarbeitergesundheit zu erhöhen und gleichzeitig Ihre Fehlzeiten zu reduzieren.
Wissenswert!
Sie können einen umfassenden und kostenlosen Leitfaden zur Gesprächsführung von Krankenrückkehrgesprächen von Saneware nutzen, der Ihnen weitere Unterstützung bietet und so Ihre nötige Vorbereitungszeit reduziert.
Welche Fallstricke müssen Sie sonst noch beachten bei KR-Gesprächen?
Die zwei größten Themenbereiche, die Sie, neben wissenswerten Ratschlägen zur erfolgreichen Gesprächsführung, beachten müssen, sind die Rechte Ihres Betriebsrats beim KR-Gespräch und der rechtskonforme Datenschutz.
Welche Rolle nimmt Ihr Betriebsrat bei Ihren Krankenrückkehrgesprächen ein?
Krankenrückkehrgespräche lohnen sich vor allem für Sie, wenn Sie die Chance nutzen, die Ursachen für (vermehrte) Fehlzeiten in Ihrem Betrieb zu ermitteln.
Wenn Sie das tun, handelt es sich – rein rechtlich – um ein standardisiertes Werkzeug, was Sie dazu verpflichtet Ihren Betriebsrat zu beteiligen, denn:
Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Grundsatzurteil (8.11.1994, Az. 1 ABR 22/94) entschieden, dass die systematische Befragung zu Fehlzeiten in Verbindung mit innerbetrieblichen Ursachen als „Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb“ (Vgl. §87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG) gilt.
Das Gleiche gilt, wenn Sie die Krankenrückkehrgespräche als Vorstufe zur krankheitsbedingten Kündigung verwenden (LAG München v. 13.2.2014 – 3 TaBV 84/13).
Welche Rolle spielt Ihr Betriebsrat also konkret bei KR-Gesprächen?
Ihre standardisierte Befragung betrifft gleich zwei Persönlichkeitsrechte Ihrer Arbeitnehmer:innen. Da Sie Fragen zur Gesundheit oder der Ursache einer Erkrankung stellen, betrifft es das Recht auf Privatsphäre Ihrer Angestellten.
Und weil Gesundheitsdaten als besonders sensibel und rechtlich schützenswert gelten, spielt auch das Recht auf informelle Selbstbestimmtheit eine Rolle – oder anders ausgedrückt: der Datenschutz.
Die Rolle Ihres Betriebsrats bei KR-Gesprächen leitet sich von diesen Umständen ab: Ihr Betriebsrat soll sicherstellen, dass weder das Recht auf Privatsphäre, noch das Recht auf informelle Selbstbestimmtheit Ihrer Angestellten verletzt wird.
Oft wird hierbei von dem sog. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gesprochen.
Sie möchten sich genauer über das Mitbestimmungsrecht informieren?
Dann nutzen Sie einen bereits erschienen Magazineintrag, der Sie dabei unterstützt, Ihre Krankenrückkehrgespräche in Einklang mit Ihrem Betriebsrat durchzuführen.
Wie sorgen Sie für rechtskonformen Datenschutz bei Ihren Krankenrückkehrgesprächen?
Das Krankenrückkehrgespräch fordert von Ihnen besondere Sorgfalt bei der Erhebung, Nutzung und Speicherung der Gesundheitsdaten Ihrer Belegschaft.
Denn Sie dürfen die Daten nur aufgrund einer Ausnahmeregelung aus Art. 9 Abs. 2 des DSGVO und § 22. Abs. 1 Nr. 1b BDSG nutzen, um gesundheitliche Vorsorge für Ihre Mitarbeiter:innen zu leisten.
Es ist also rechtskonform, dass Sie Krankenrückkehrgespräche führen und die Daten verwerten, eben weil Sie betriebsinterne Ursachen für vermehrte Krankenstände reduzieren möchten, um Ihre Gesundheitsquote zu verbessern.
Aber Sie müssen Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen, um empfindliche Bußgelder zu vermeiden, die bei Verstößen gegen die DSGVO drohen.
Wie gewährleisten Sie rechtskonformen Datenschutz bei Ihren KR-Gesprächen?
Beachten Sie folgende 5 Schritte, um KR-Gespräche rechtssicher durchzuführen:
- Sie holen die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter:innen ein
- Sie vermeiden Fragen zur exakten Diagnose
- Sie trennen BGM-Akte und Personalakte
- Sie nutzen die Daten nur zu dem davor erläuterten Zweck der Vorsorge
- Sie löschen die Daten nach der Zweckerfüllung
Wenn Sie die Daten digital mit einer geeigneten Software erheben, speichern und verarbeiten, dann sollte diese Software Rollenrechte besitzen.
So stellen Sie sicher, dass nur zugriffsberechtigte Personen in Ihrem Unternehmen die Daten einsehen oder damit arbeiten können. Das reduziert Ihr Risiko auf Datenschutzverstöße enorm und Sie vermeiden Strafzahlungen bestmöglich.
Sie möchten sich sicher sein, dass keine Bußgelder drohen?
Informieren Sie sich umfassend über die 5 erwähnten Schritte und was es sonst noch zu wissen gibt bezüglich des Datenschutzes in unserem Magazinbeitrag über rechtskonformen Datenschutz im Krankenrückkehrgespräch.
Welche Ziele erreichen Sie mit standardisierten Krankenrückkehrgesprächen für Ihren Betrieb?
Kein Unternehmen würde Krankenrückkehrgespräche führen, wenn sie sich nicht lohnen würden. Denn der damit verbundene Arbeitsaufwand ist nicht unerheblich und gerade HR-Abteilungen oder Sie selbst haben einen vollen Terminkalender.
Deswegen sollten Sie folgende Ziele bewusst verfolgen, um das maximale Nutzen aus Krankenrückkehrgesprächen zu ziehen:
- Sie identifizieren bestehende Bedrohungen für Ihre Mitarbeitergesundheit.
- Sie treffen geeignete Maßnahmen, um den Ist-Zustand zu verbessern.
- Sie verbessern so Ihre Gesundheitsquote und senken Ihre Fehlzeiten.
Gleichzeitig sind Krankenrückkehrgespräche ein geeignetes Werkzeug, um Ihre Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen, denn:
- Sie erfassen gesundheitliche Risiken für Ihre Mitarbeiter:innen proaktiv.
- Sie sorgen für direkte Mitarbeiterbeteiligung über ein Feedback-Gespräch.
- Sie verbessern präzise die Gesundheitssituation Ihrer Angestellten.
Wenn Sie diese Ziele verfolgen und alle angeführten Fallstricke beachten, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten von den Krankenrückkehrgesprächen profitieren.
Somit haben Sie alles Wissenswerte über das Krankenrückkehrgespräch erfahren. Außer einer Sache:
So reduzieren Sie die hohe organisatorische Arbeitslast von Krankenrückkehrgesprächen
Rahmenbedingungen wie Persönlichkeitsrechte oder das Mitbestimmungsrecht Ihres Betriebsrats machen die Durchführung von KR-Gesprächen nicht einfacher.
Aber auch die eigentliche organisatorische Arbeit vor und nach den Gesprächen wird schnell zu einer Belastungsprobe. Einladungen müssen verschickt, Termine koordiniert und alle berechtigten Stellen informiert werden.
Außerdem müssen Gesprächsinhalte rechtskonform dokumentiert, sicher gespeichert und am besten anonymisiert verarbeitet werden. Und Sie und/oder Ihre Personalverantwortlichen müssen sich auch noch die nötige Zeit für die Gespräche nehmen.
Und an dieser Stelle haben Sie noch keine Maßnahme geplant oder umgesetzt, um Ihre zeitliche Investition zu rechtfertigen, denn nur so profitieren Sie am Ende von der Durchführung von Krankenrückkehrgesprächen.
Genau aus diesem Grund hat Saneware eine DSGVO-konforme Software-Lösung entwickelt – mit anpassbaren Rollenrechten – um Sie zu entlasten. Sie können Gesprächsbedarf automatisch identifizieren, Einladungen per Knopfdruck verschicken, Fristen setzen, Maßnahmen planen und die Wirkung auf Ihre Gesundheitsquote grafisch aufbereitet verfolgen.
Außerdem steht Ihnen eine rechtskonforme Dokumentationsmöglichkeit zur Verfügung, sodass Sie sich nur noch die Zeit für Ihre KR-Gespräche nehmen müssen – denn den Rest erledigt Ihre Software-Lösung für Sie.
So reduzieren Sie Ihre organisatorische Arbeitslast massiv und maximieren den Nutzen Ihrer Krankenrückkehrgespräche für Ihr Unternehmen.
