Reboarding – so sind Mitarbeitende nach langer Abwesenheit schnell wieder produktiv

von Katja Uhde – 7. Januar 2025

Fachkräftemangel ist das wohl größte Personal-Thema der letzten Jahre. Umso schöner ist es, wenn Mitarbeitende nach längerer Abwesenheit wieder zurück ins Unternehmen kommen.

Doch Achtung: Nur weil sie vor ihrer Abwesenheit schon lange in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben, bringen sie nicht ab Tag 1 direkt wieder die volle Leistung.

Es gibt allerdings einen Weg, diese Leistung schnell wieder zu erreichen. Mit einem strukturierten Reboarding und zielführenden Rückkehrgesprächen erleichtern Sie rückkehrenden Mitarbeitenden den Wiedereinstieg. Was genau das ist und was Sie darüber wissen sollten, erfahren Sie hier.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Reboarding?
2. Was ist der Unterschied zwischen Reboarding und BEM?
3. Was ist der Unterschied zu Krankenrückkehrgesprächen?
4. Wie läuft ein Reboarding ab?
5. Welche Vorteile hat ein Reboarding?
6. 3 Tipps, die das Reboarding erleichtern

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Was ist Reboarding?

Reboarding ist eine strukturierte Wiedereingliederung von Mitarbeitenden nach einer längeren Abwesenheit. Es umfasst neben dem Rückkehrgespräch auch strukturierte Maßnahmen, die den Wiedereinstieg erleichtern.

Was ist der Unterschied zwischen Reboarding und BEM?

Wenn Mitarbeitende aus verschiedenen Gründen für längere Zeit ausfallen und anschließend zurückkehren, erleichtern Sie ihnen mit einem Reboarding den Einstieg. Können Sie – müssen Sie aber nicht. Eine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht.

Anders sieht es aus, wenn Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfallen. Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt fehlt, sind Sie gemäß § 167 SGB IX zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) verpflichtet.

… und was ist der Unterschied zwischen Rückkehrgesprächen und Krankenrückkehrgesprächen?

Unabhängig der gesetzlichen Regelung des BEM haben Sie als Arbeitgeber stets die Möglichkeit, Mitarbeitende nach längerer Krankheit zu einem Krankenrückkehrgespräch einzuladen. Das ist schon deutlich vor der Sechs-Wochen-Grenze möglich.

Sowohl das Krankenrückkehrgespräch als auch das Rückkehrgespräch nach längeren Abwesenheiten, die nichts mit Krankheiten zu tun haben, sind freiwillige Leistungen Ihres Unternehmens. Inhaltlich unterscheiden sich die Gespräche jedoch deutlich, da es bei Krankenrückkehrgesprächen vorwiegend um gesundheitliche Aspekte geht.

Wann sollte ein Reboarding stattfinden?

Immer wenn Mitarbeitende längere Zeit nicht in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben und nun zurückkehren, ist ein Reboarding sinnvoll. Häufige Anlässe sind zum Beispiel diese:

• Elternzeit
• Sabbaticals
• Kurzarbeit
• Bildungsurlaub
• Längere Auslandsaufenthalte, z.B. an anderen Unternehmensstandorten

Wie läuft ein Reboarding ab?

Da das Reboarding gesetzlich nicht geregelt ist, können Sie es genau so planen, wie es für Sie am sinnvollsten ist. Wir empfehlen Ihnen, einen strukturierten Prozess festzulegen, den Sie anschießend individuell auf jede einzelne Person anpassen.

Dafür können Sie dieses Vorgehen als Muster nutzen:

1. Das Reboarding schon vor der Abwesenheit ankündigen

Für Ihre Mitarbeitenden ist die eigene Abwesenheit eine besondere Situation, die sie möglicherweise noch nie zuvor erlebt haben. Möglicherweise fürchten sie sich sogar ein wenig vor ihrer Rückkehr, weil sie nicht wissen, was sie dann erwartet. Werden sie dann bei ihrer Rückkehr unerwartet zum Gespräch gebeten, löst das womöglich Sorgen aus.

Spielen Sie deswegen von Anfang an mit offenen Karten und stellen Sie das Vorgehen vor.

2. Rückkehrgespräch führen

In einem Rückkehrgespräch planen Sie gemeinsam mit dem rückkehrenden Mitarbeiter oder der rückkehrenden Mitarbeiterin das Vorgehen. Dabei darf jede Seite die eigene Sichtweise einbringen, Wünsche äußern und Ziele vorschlagen.

Wichtig: Wenn möglich, führen Sie das erste Rückkehrgespräch bereits vor der eigentlichen Rückkehr – so wissen die rückkehrenden Mitarbeitenden schon am ersten Arbeitstag, was sie erwartet.

Rückkehrgespräch Muster – worum geht’s im Gespräch?

Was genau Sie im Rückkehrgespräch besprechen, hängt individuell von der Person, Dauer der Abwesenheit und Ihrem Unternehmen ab. Es gibt jedoch einige wichtige Themen, die Sie in jedem Gespräch behandeln sollten:

• Arbeitszeit: Insbesondere nach einer Elternzeit können sich die Wünsche an die Arbeitszeit ändern. Klären Sie deswegen, wann und wie viel Ihre rückkehrenden Mitarbeitenden arbeiten können und möchten.
• Aufgaben: Fragen Sie, welche Aufgaben der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nach der Rückkehr übernehmen möchte – auch in Bezug auf die Position, die er oder sie einnehmen kann oder möchte.
• Ziele: Vereinbaren Sie gemeinsam faire Ziele.
• Kenntnisse und Bildung: Insbesondere nach einem Bildungsurlaub haben Mitarbeitende neue Kenntnisse, die sie einsetzen können und möchten. Klären Sie gemeinsam, wie das für beide Seiten sinnvoll möglich ist.
• Arbeitsort: Legen Sie gemeinsam fest, wo die Mitarbeitenden ihre Arbeit ausführen können und möchten.
• Veränderungen im Unternehmen: Je nach Dauer der Abwesenheit hat sich auch in Ihrem Unternehmen eine Menge getan. Geben Sie einen Überblick über die wichtigsten Änderungen.
• Arbeitsumfeld: Beziehen Sie auch das Team mit ein, in dem die rückkehrenden Mitarbeitenden arbeiten werden.

3. Individuelle Wiedereingliederung planen und umsetzen

Auf Basis des Rückkehrgesprächs planen Sie anschließend den individuellen Reboarding-Ablauf. Mögliche Maßnahmen sind zum Beispiel:

• Schulungen: Bringen Sie rückkehrende Mitarbeitende fachlich wieder auf Stand, zum Beispiel in Schulungen und Workshops.
• Soziale Eingliederung: Stellen Sie Rückkehrende ihrem neuen Team vor und sorgen Sie dafür, dass sie schnell integriert werden.
• Mentoring: Stellen Sie Rückkehrern einen festen Ansprechpartner für fachliche Fragen und die soziale Integration zur Seite.

Welche Vorteile hat ein Reboarding?

Reboardings sind nicht verpflichtend – haben aber viele Vorteile. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst:

• Sie verkürzen die Zeit, bis Mitarbeitende wieder produktiv mitarbeiten.
• Sie steigern Loyalität und Zufriedenheit.
• Sie sorgen für ein besseres Betriebsklima.
• Sie steigern die Motivation der Rückkehrenden.
• Sie tragen dazu bei, Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.

3 Tipps, die das Reboarding erleichtern

Je besser der Prozess, desto angenehmer kann auch die Rückkehr sein. Deswegen haben wir noch ein paar Tipps für Sie, wie Sie das Reboarding effizient und zielführend gestalten.

1. Transparente Kommunikation

Wenn Sie von Beginn an offen kommunizieren, sorgt das für einen reibungsloseren Ablauf und beugt Kündigungen vor. Deswegen sollte es auch nicht bei einem einzigen Rückkehrgespräch bleiben. Entscheiden Sie nach Bedarf, wie viele Gespräche sinnvoll sind.

2. Software für Mitarbeitergespräche nutzen

Den gesamten Reboarding-Prozess manuell zu steuern, ist genau wie bei vielen anderen Mitarbeitergesprächen aufwendig. Eine Software für Mitarbeitergespräche unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten.

Dafür bietet Saneware zum Beispiel folgende Funktionen:

• Automatische Erinnerung: Die Software erkennt, wann Mitarbeitende planmäßig aus ihrer Abwesenheit zurückkommen, stößt den Reboarding-Prozess an und erinnert Verantwortliche.
• Bietet Gesprächsleitfäden: In der Software sammeln Sie Gesprächsleitfäden zentral, sodass Sie bei der Vorbereitung der Gespräche Zeit sparen.
• Überblick über vergangene Gespräche: In der Software protokollieren Sie alle Gespräche datenschutzkonform. Dadurch bringen Sie sich auch nach längeren Abwesenheiten schnell wieder auf Stand, welche Besonderheiten bei welcher Person gelten. Und zwar auch dann, wenn sich Verantwortlichkeiten geändert haben.
• Individualisierungsmöglichkeiten: Da jede Art des Mitarbeitergesprächs individuell abläuft, bietet Saneware vielfältige Möglichkeiten, die Prozesse auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen.  

3. Gemeinsame Entscheidungen treffen

Treffen Sie alle Entscheidungen gemeinsam mit den jeweiligen Mitarbeitenden und Teams – nicht über deren Köpfe hinweg. Das gilt auch dann, wenn Sie es eigentlich gut meinen. So kommt es vor, dass Unternehmen zum Beispiel beim Reboarding nach der Elternzeit einfachere Aufgaben zuweisen – die Rückkehrenden sich aber schon auf fordernde Aufgaben gefreut haben. Stimmen Sie deswegen alle Änderungen ab, um die Motivation und die Loyalität zu erhalten.