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Start der einrichtungsbezogenen Impfpflicht – Was passiert ab dem 16. März? Das sollten Sie jetzt tun!

von Katja Uhde – 28. Februar 2022

Beschlossen ist sie schon lange, nun rückt das Startdatum immer näher. Ab dem 16. März gilt die Impfpflicht für Kliniken, Pflegeheime und einer ganzen Reihe weiterer Einrichtungen aus dem Pflege- und Gesundheitsbereich. Doch was bedeutet das konkret für Sie als Arbeitgeber? Welche Formalitäten kommen auf Sie zu und dürften Ungeimpfte ab dem 16. März nicht mehr arbeiten? Wir erklären, was auf Sie zukommt.

Nachweispflicht: Haben Sie alle Mitarbeiter kontrolliert?

Wenn Sie zu den Einrichtungen gehören, für die die einrichtungsbezogene Impfpflicht gilt, sind Sie als Arbeitgeber dafür verantwortlich zu kontrollieren, ob Ihre Mitarbeiter über einen Impfnachweise (oder eine ärztliche Impfbefreiung) verfügen. Sie müssen also Ihr Personal auffordern, die Nachweise bis spätestens zum Ablauf des 15. März 2022 zu erbringen. Alternativ können Mitarbeiter auch bei Genesung weiterbeschäftigt werden, wenn diese nicht länger als 90 Tagen zurückliegt.

Um nachweisen zu können, dass Sie alle betroffenen Arbeitnehmer kontrolliert haben, dürfen Sie die Nachweise in geeigneter Form dokumentieren. Am schnellsten, einfachsten und sichersten geht das mit der 3G-Status-Erfassung von Saneware.

Das sollten Sie tun:

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter noch nicht dazu aufgefordert haben, Ihnen die gesetzlich geforderten Nachweise zu erbringen, dann sollten Sie dies unmittelbar tun. Lassen Sie jeden betroffenen Mitarbeiter ein Schreiben inkl. Fristsetzung zukommen. Die Frist darf nicht kürzer als die in § 20a IfSG genannte sein, also nicht vor dem Ablauf des 15. März liegen.

Schaffen Sie ein System, um Ihrer Kontroll- und Dokumentationspflicht möglichst effizient nachzukommen. Bedenken Sie dabei, dass die 3G-Regel am Arbeitsplatz weiterhin gilt und ebenfalls kontrolliert und dokumentiert werden muss. Gern beraten wir Sie, wie Sie den gesetzlichen Anforderungen mit Saneware spielend einfach gerecht werden.

Ungeimpfte Mitarbeiter beim Gesundheitsamt melden

Wenn Mitarbeiter Ihnen keinen gültigen Impfnachweis, Genesenennachweis oder ein Attest zur Befreiung von der Impfpflicht vorgelegt haben, sind Sie verpflichtet, diese Mitarbeiter beim zuständigen Gesundheitsamt zu melden. Diese Meldung muss unverzüglich erfolgen, wobei eine Frist bis zum 31. März eingeräumt wird.

Die Meldung muss auch dann erfolgen, wenn Sie Zweifel an der Echtheit eines Dokuments haben. Gleichzeitig müssen und sollten Sie arbeitsrechtliche Konsequenzen prüfen, um sich rechtzeitig von Mitarbeitern trennen zu können, die Sie nicht mehr einsetzen können und dürfen.

Das sollten Sie tun:

Die Länder arbeiten derzeit an einem einheitlichen Meldesystem, über das ungeimpfte Mitarbeiter an das Gesundheitsamt digital gemeldet werden können. Derzeit gibt es noch keine konkreten Informationen dazu. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald näheres bekannt ist.

Sie müssen auch Mitarbeiter melden, die zwar bereits eine Impfung erhalten haben, deren Impfschutz aber am 16. März noch nicht vollständig ist. Das gilt auch dann, wenn ein Mitarbeiter eine Impfung beabsichtigt, aber noch nicht durchgeführt hat.

Hat Ihre Einrichtung mehrere Standorte in unterschiedlichen Landkreisen oder Bundesländern, müssen Sie ggf. mehrere Meldungen abgeben. Es muss immer an das Gesundheitsamt gemeldet werden, das für den Standort zuständig ist. Melden Sie lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig!

Was unternimmt das Gesundheitsamt?

Das Gesundheitsamt wird die gemeldeten Personen kontaktieren und ihnen eine Frist setzen, in der diese einen Nachweis erbringen müssen. Wenn sich der Mitarbeiter auf diese Anfrage nicht zurückmeldet, kann gegen ihn ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.500 Euro verhängt werden. Besteht Zweifel an der Echtheit eines Nachweises oder Attests, kann das Gesundheitsamt eine ärztliche Untersuchung anordnen, um die Rechtmäßigkeit des Dokuments festzustellen.

Kann innerhalb der gesetzten Frist kein gültiger Nachweis erbracht werden, kann es zusätzlich zu einer Anhörung kommen. Diese wird in der Regel auch Sie als Arbeitgeber betreffen. Denn bevor einem Arbeitnehmer die Ausübung seines Berufs behördlich durch das Betretungsverbot untersagt werden kann und Sie arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen können, muss geprüft werden, ob der ungeimpfte Mitarbeiter an einer anderen Stelle eingesetzt werden kann, die nicht unter die Impfpflicht fällt. Ist das nicht möglich, wird das Gesundheitsamt dem Mitarbeiter das Betreten des Arbeitsplatzes verbieten und Sie darüber informieren. Folglich kann diese dort nicht mehr tätig werden.

Die Einzelfallprüfung dient außerdem dazu sicherzustellen, dass die Einrichtungen ihren Verpflichtungen gegenüber den Patienten weiter nachkommen können. Es kann sein, dass ein ungeimpfter Mitarbeiter weiterarbeiten darf, wenn dieser aktuell unverzichtbar für die Versorgung der Personen in der Einrichtung ist. Aber dann nur so lange, bis Sie als Betreiber einen geeigneten Ersatz gefunden haben. Es handelt sich also immer nur um eine Übergangslösung, die vom Amt im Blick behalten wird.

Das sollten Sie tun:

Spätestens mit der Verhängung des Betretungsverbots haben Sie eine arbeitsrechtliche Handhabe. Aber schon, wenn die Frist zur Abgabe eines Impfnachweises erfolglos verstrichen ist, sollten Sie betroffene Mitarbeiter abmahnen, um die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen für eine Kündigung zu schaffen. Lassen Sie sich im Zweifel von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten.

Wenn Sie den Mitarbeiter nicht kündigen möchten: Stellen Sie die Lohn- und Gehaltszahlungen ein und teilen Sie ihm schriftlich mit, dass er bis zum Auslaufen oder zur Aufhebung der einrichtungsbezogenen Impfpflicht ohne Lohnfortzahlung freigestellt ist.

Kein unmittelbares Beschäftigungsverbot ab dem 16. März

Bis das Gesundheitsamt eine Entscheidung getroffen hat, dürften auch Ungeimpfte weiterarbeiten. Das heißt, dass der 16. März kein endgültiger Stichtag ist. Da das Gesundheitsamt und die Amtsärzte jeden Einzelfall prüfen und Maßnahmen im Rahmen des eigenen Ermessens beschließt, kann dies durchaus einige Zeit dauern. Zumal das behördliche Verfahren vermutlich auch Anhörungs- und Widerspruchsfristen enthalten wird, die für zusätzliche Verzögerung sorgen können.

Das sollten Sie tun:

Warten Sie die Entscheidung des Gesundheitsamtes ab. Erst nach Verhängung des Betretungsverbotes müssen Sie sicherstellen, dass die betroffene Person ihren Arbeitsplatz nicht mehr betreten kann.

Betretungsverbot vollziehen

Spricht eine Behörde ein Betretungs- und Beschäftigungsverbot gegen einen Ihrer Mitarbeiter aus, muss dieses sofort vollzogen werden. Sie müssen also ab dem Moment, in dem Sie von dem Verbot Kenntnis erlangen, sicherstellen, dass der Mitarbeiter das Betriebsgelände nicht mehr betritt. Auch dann, wenn dieser einen Widerspruch oder eine Klage gegen die behördliche Entscheidung anstrebt. Beide besitzen keine aufschiebende Wirkung.

Das sollten Sie tun:

Schicken Sie den Mitarbeiter mit Hinweis auf das behördlich verhängte Betretungsverbot nach Hause und sorgen Sie dafür, dass er nicht mehr an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, solange das Verbot gilt.

Datenspeicherung zu Dokumentationszwecken

Um eine wirksame Kontrolle sicherzustellen und nachweisen zu können, dürfen Sie bestimmte Daten Ihres Arbeitnehmers in Bezug auf die einrichtungsbezogene Impfpflicht speichern. Allerdings gilt auch hier der datenschutzrechtliche Grundsatz der Datenminimierung, so dass es beispielsweise gem. Handreichung aus Baden-Württemberg nicht zulässig ist, die Art des Nachweises zu speichern. Vielmehr darf lediglich gespeichert werden, ob ein gültiger Nachweis nach § 20a Abs. 2 Satz 1 IfSG vorliegt. Folgende Daten dürfen Sie verarbeiten:

  • Name
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Vorlage eines Nachweises nach § 20a Abs. 2 Satz 1 IfSG als Original ist erfolgt (ja/nein)
  • Datum der Vorlage
  • ggf. Gültigkeitsablauf (insb. bei Genesenenstatus)

Das sollten Sie tun:

Erfassen Sie die Nachweiskontrollen an einem zentralen Ort, zum Beispiel in der 3G-Status-Software von Saneware. So können Sie Behörden bei Kontrollen sofort nachweisen, dass Sie Ihrer Fürsorgepflicht nachgekommen sind.

Gültigkeit der Nachweise im Blick behalten

Sofern ein Mitarbeiter Ihnen einen gültigen Genesenennachweis vorlegt, müssen Sie bedenken, dass dieser zeitlich befristet ist – anders als derzeit die vollständige Impfung. Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass der Mitarbeiter Ihnen rechtzeitig vor Ablauf des Genesenenstatus einen Impfnachweis erbringt, damit Sie ihn weiterbeschäftigen können.

In Zukunft kann es außerdem der Fall sein, dass der vollständige Impfstatus erst nach einer vierten Impfung erreicht wird, zum Beispiel wenn eine neue Mutation eine Auffrischungsimpfung erfordert. Dadurch können bisherige Impfzertifikate ihre Gültigkeit verlieren. Sie müssten neue Nachweise von Ihren Mitarbeitern einfordern und dokumentieren.

Das sollten Sie tun:

Halten Sie in der 3G-Status-Kontrolle fest, wann der Genesenenstatus ausläuft. Sie werden dann rechtzeitig vor dem Auslaufen erinnert und können den Mitarbeiter dazu auffordern, erneut einen gültigen Impfnachweis vorzulegen. So gewährleisten Sie Ihre Kontrollpflicht und vermeiden hohe Strafen.

Neue Arbeitnehmer kontrollieren und erfassen

Selbstverständlich gilt die einrichtungsbezogene Impfpflicht, solange sie in Kraft ist, auch für Mitarbeiter, die neu eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass dies auch für Auszubildende, Praktikanten, Bundesfreiwilligendienstler und ähnliche gilt.

Das sollten Sie tun:

Prüfen Sie bereits im Bewerbungsprozess, ob ein Bewerber die notwendigen Voraussetzungen des Infektionsschutzgesetzes erfüllt, um die Tätigkeit an seinem Arbeitsplatz aufnehmen zu können. Da es sich um gesetzlich definierte Arbeitsvoraussetzungen handelt, dürfen Sie den Bewerber fragen, ob er geimpft ist. Aber auch hier gilt: Sie dürfen nur die notwendigsten Daten erfassen und keine Kopien der Nachweise anfertigen. Wenn Ihnen der Bewerber diese, z. B. in den Bewerbungsunterlagen freiwillig überlässt, ist das in Ordnung.

Speicherbegrenzung: Daten nach 6 Monaten löschen

Sie sind verpflichtet, die gespeicherten Daten, mit denen Sie die Erfüllung der Impfpflicht nachweisen können, nach spätestens sechs Monaten zu löschen.

Das sollten Sie tun:

Stellen Sie sicher, dass Sie die erhobenen Daten rechtzeitig löschen, um nicht gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen. Unsere Softwarelösung löscht die Daten automatisch rechtzeitig, so dass Sie zu keiner Zeit gegen das zeitlich beschränkte Speicherlimit verstoßen.

Ordnungswidrigkeiten werden mit Bußgeldern geahndet

Kann Ihnen der ein Mitarbeiter keinen Nachweis vorlegen, besteht eine Meldepflicht. Kommen Sie dieser Meldepflicht nicht nach, ist das eine Ordnungswidrigkeit gem. § 73 Abs. 1a Nr. 7e des Infektionsschutzgesetzes. Sie müssen folglich mit einem Bußgeld rechnen.

Das sollten Sie tun:

Melden Sie dem zuständigen Gesundheitsamt am 16. März 2022 alle Mitarbeiter, die Ihnen keinen gültigen Nachweis vorgelegt haben oder bei denen Sie Zweifel an der Gültigkeit des Nachweises haben.

Nutzen Sie für die Meldung ausschließlich das digitale Meldesystem in Ihrem Bundesland.

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für sämtliche Geschlechter – auch die jenseits von männlich und weiblich.

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