Zum Hauptinhalt springen

Strukturierte Vorlage: So wird Ihr Entwicklungsgespräch mit Mitarbeiter:innen produktiv

von Katja Uhde – 2. Oktober 2024

Unzufriedene Mitarbeiter:innen kündigen. Und nehmen ihre Expertise mit. Expertise, die Ihrem Unternehmen dann fehlt, um sich weiterzuentwickeln und auf dem Markt zu behaupten.

Wie Sie wissen, kommt echte Unzufriedenheit selten von heute auf morgen. Sie entsteht über Wochen und Monate. Und aus verschiedenen Gründen: Überlastung, Unterforderung, fehlende berufliche Entwicklung, unausgesprochene Erwartungen …

Diese Gründe wabern oft im Verborgenen, bis es zu spät ist. Müssen sie aber nicht. Denn Entwicklungsgespräche mit Ihren Mitarbeiter:innen bringen nicht nur Sorgen und Probleme auf den Tisch. Sie zeigen auch motivierende Potenziale und Ziele auf.

In diesem Magazinbeitrag erfahren Sie, wie Sie produktive Entwicklungsgespräche vorbereiten und durchführen. Welche Fehler Sie vermeiden sollten. Und wie Ihnen unsere Software dabei Arbeit und Zeit erspart.


  1. Was ist ein Entwicklungsgespräch?
  2. Warum Entwicklungsgespräche sinnvoll für Ihr Unternehmen sind
  3. Vorlage für ein produktives Entwicklungsgespräch
  4. Vermeiden Sie diese Fehler im Entwicklungsgespräch

Was ist ein Entwicklungsgespräch?

Entwicklungsgespräche sind persönliche Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in. Im Wesentlichen geht es um zwei Punkte:

  • die aktuelle berufliche Situation besprechen
  • die weitere Entwicklung und Karriere planen und fördern

Diese Gespräche sind keine „Na gut, müssen wir mal wieder machen”-Aufgaben, wie stressig Ihr eigener Arbeitsalltag auch sein mag. Mit dieser Einstellung verspielen Sie schnell Ihr Ansehen als Führungskraft und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter:innen.

Wenn Sie sich Zeit nehmen, gewissenhaft planen und strukturieren, spürt das Ihr Gegenüber. So fördern Sie nicht nur die Entwicklung, sondern auch die Zufriedenheit, Bindung und Motivation bei Mitarbeitern.

Das wirkt sich direkt auf den Erfolg Ihres Bereichs oder Ihrer Abteilung aus. Und auf das gesamte Unternehmen.

Praxistipp 
Im Gegensatz zum Jahresgespräch sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig zu Entwicklungsgesprächen einladen. Definieren Sie feste Termine, um die Fortschritte zu besprechen und Ziele oder Maßnahmen eventuell anzupassen. So gelingt eine echte Entwicklung. 

Warum Entwicklungsgespräche sinnvoll für Ihr Unternehmen sind

Einige Gründe kennen Sie jetzt. Noch deutlicher wird es, wenn wir uns aktuelle Zahlen und Statistiken zum deutschen Arbeitsmarkt anschauen:

  • Ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer:innen kündigt wegen fehlender Entwicklungsmöglichkeiten (McKinsey, 2022)
  • Fast jede:r fünfte Angestellte fühlt sich nicht mit seinem Unternehmen verbunden (Gallup, 2023)
  • Nur 45 Prozent der Mitarbeiter:innen ist zufrieden und zuversichtlich (Gallup, 2024)

Vielleicht beunruhigen Sie diese Zahlen nicht, weil es in Ihrem Unternehmen anders läuft. Zumindest an der Oberfläche. Denn Fakt ist auch: 

Unzufriedene Mitarbeiter:innen teilen ihre Sorgen eher mit der Familie, Freunden oder vertrauten Kollegen als mit ihrer Führungskraft. Weil jede Kritik oder Unzufrieden den eigenen Job und die Zukunft in Frage stellt.

Unglückliche Angestellte kündigen innerlich. Und das ist teuer für deutsche Unternehmen. 2021 schätzte Gallup die Kosten auf 92 bis 115 Milliarden Euro. Aber genug Schwarzmalerei. Denn als Führungskraft können Sie aktiv dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter:innen zufrieden und produktiv sind. 

Zum Beispiel durch ein regelmäßiges Entwicklungsgespräch. Mit greifbaren Perspektiven für die berufliche Entwicklung im Unternehmen. Gut strukturiert, wirkt sich das mehrfach positiv aus:

  • Ihre Mitarbeiter:innen fühlen sich gesehen, verstanden und wertgeschätzt
  • Ihre Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen verbessert sich
  • Sie bauen tiefere Verbindungen zu Ihren Mitarbeiter:innen auf
  • Sie fördern die Eigenverantwortung und entlasten sich

Plus: Eine offene Entwicklungskultur zeigt, dass Ihnen die Menschen in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen und Sie zukunftsorientiert denken. Das spricht sich herum und lockt neue Talente zu Ihnen.

Es gibt also viele Gründe, regelmäßige Gespräche zur Entwicklung mit Ihren Mitarbeiter:innen einzuplanen. Damit diese keine Zeit verschwenden, sondern produktiv sind, sollten Sie genug Zeit in Ihre Vorbereitung stecken. Wie Sie strukturiert vorgehen, erfahren Sie jetzt:

Vorlage für ein produktives Entwicklungsgespräch – von der Vorbereitung bis zum Abschluss

Wie bereits erwähnt, geht es darum, gemeinsam den Stand der Dinge zu analysieren und in die Zukunft zu schauen. Entwicklungsgespräche sind kein Frage-Antwort-Spiel zwischen Ihnen und Ihrem Gegenüber. Es ist ein offener Dialog auf Augenhöhe. Und das braucht Struktur, die Sie mit unserem Leitfaden leicht schaffen.

Wie Sie sich strukturiert auf ein Entwicklungsgespräch vorbereiten

Organisatorisch

Vor dem Gespräch haben Sie organisatorische Aufgaben. Einige davon übernimmt unsere Software für Sie. Aber dazu später mehr.

Wählen Sie einen passenden Termin und Ort aus. Das müssen nicht Ihr Büro oder der Konferenzraum sein. Wichtiger ist, dass die Umgebung für eine entspannte Atmosphäre sorgt. Vielleicht redet Ihr Gegenüber offener mit Ihnen bei einem Spaziergang oder in einem Café

Planen Sie einen Zeitpuffer ein, damit kein Stress entsteht, der das Gespräch belastet.

Stellen Sie Hilfsmittel bereit. Dazu gehören Laptop, Stifte oder Flipcharts, um im Gespräch Gedanken festzuhalten oder Ideen zu visualisieren.

Besorgen Sie wichtige Dokumente, die Sie eventuell brauchen, zum Beispiel Zielvereinbarungen.

Inhaltlich

Jetzt kommen wir zum wichtigsten Punkt, dem Inhalt. Nur wenn Sie wissen, wo Sie hinwollen und genug Informationen haben, wird das Entwicklungsgespräch produktiv. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

Worüber möchte ich sprechen? Legen Sie klare Themen fest, um gezielt durch das Gespräch zu führen. Wählen Sie nicht zu viele Themen, um Stress zu vermeiden.

Wie hat sich mein Gegenüber bisher entwickelt? Lesen Sie Protokolle und Notizen früherer Gespräche. Befragen Sie Ihr Team und Kolleg:innen, um ein vollständiges Bild zu bekommen.

Wie zufrieden und motiviert ist die Person aktuell? Auch hier finden Sie schnell Antworten, wenn Sie sich umhorchen. Oder denken Sie an Ihre letzten Begegnungen und Erfahrungen.

Wohin kann sich der/die Mitarbeiter:in zukünftig entwickeln? Schauen Sie auf vergangene Projekte. Was lief nicht gut? Was lief gut. Suchen Sie nach Stärken und Potenzialen, die Sie fördern möchten. Überlegen Sie, in welcher Rolle Sie die Person zukünftig sehen.

Welche Karriereziele hat der/die Mitarbeiter:in? Überlegen Sie, wo die Person in den nächsten Monaten, Jahren sein möchte. Vielleicht in der Führung? Oder mit mehr Verantwortung in Projekten? Denken Sie offen.

Welche Maßnahmen werden gebraucht? Wenn Sie konkret wissen, welche Potenziale Sie ausbauen möchten, suchen Sie entsprechende Seminar oder Workshops heraus. So punkten Sie im Gespräch mit Vorschlägen.

Wie kann ich als Führungskraft unterstützen? Es muss nicht gleich ein Seminar sein. Vielleicht reicht es, wenn Sie regelmäßigen Austausch anbieten. Oder Aufgaben anders verteilen.

Emotional

Das Entwicklungsgespräch mit Ihrem/Ihrer Mitarbeiter:in sollte möglichst offen, positiv und sachlich ablaufen. Darum ist auch die emotionale Vorbereitung wichtig.

Machen Sie sich bewusst, mit wem Sie reden werden. Wie ist seine/ihre persönliche Lage? Wie reagiert die Person auf Kritik? Ist er/sie eher verschlossen oder offen?

Und ganz wichtig: Wie geht es Ihnen gerade? Was könnte Sie provozieren? Wenn Sie das wissen, können Sie mit brisanten Situationen gelassener umgehen.

Sie wissen jetzt, wie Sie klar und strukturiert in Ihr Entwicklungsgespräch gehen. Dann gehen wir jetzt den nächsten Schritt:

Wie Sie ein produktives Entwicklungsgespräch leiten

Das Gespräch beginnen

Der erste Eindruck zählt nicht nur, er macht das gesamte Gespräch. Wenn Sie aufrichtig freundlich und offen einsteigen, öffnet sich auch Ihr Gegenüber. Andernfalls wird es zäh, anstrengend und unproduktiv.

Erklären Sie Ihrem/Ihrer Mitarbeitern:in kurz, worum es in dem Entwicklungsgespräch geht und was das Ziel ist.

Die Situation analysieren

Welche Aufgaben haben Sie gerade? Welche machen Ihnen Spaß? Was lief gut? Wo sehen Sie Verbesserungspotential? Wie motiviert fühlen Sie sich gerade? Wie läuft’s im Team?

Die Antworten zeigen Ihnen, wo Ihr Gegenüber gerade steht. Das ist die Basis Ihres weiteren Gesprächs. Hören Sie genau zu, machen Sie sich Notizen, fragen Sie nach.

Und: Geben Sie Feedback. Fachlich und menschlich. Wenn Sie kritisch werden, bleiben Sie sachlich und konstruktiv.

In die Zukunft schauen

Sie wissen jetzt, wie es Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter geht. Sie kennen Herausforderungen und Stärken. Jetzt geht es darum, die Zukunft zu planen. Probleme zu minimieren, Wünsche zu hören.

Passende Fragen dazu sind: Wohin möchten Sie sich entwickeln? Welche Fähigkeiten würden Sie gern ausbauen? Wo sehen Sie sich in einem Jahr? Welche beruflichen Ziele haben Sie? Außerdem sollten Sie offen und ehrlich sagen, wo und in welcher Rolle Sie Ihr Gegenüber zukünftig sehen.

Strategien und Maßnahmen entwickeln

Die aktuelle Situation ist klar. Die Zukunft skizziert. In diesem Teil des Entwicklungsgesprächs erarbeiten Sie gemeinsam Strategien und Maßnahmen, um von A nach B zu kommen.

Gibt es spezielle Schulungen? Braucht es andere Projekte? Vielleicht sogar ein anderes Team. Bleiben Sie offen für Ideen und Vorschläge. Und klären Sie, wo und wie Sie als Unternehmen unterstützen.

Klare Ziele festlegen

Im letzten Teil Ihres Entwicklungsgesprächs definieren Sie klare Ziele, um die besprochenen Maßnahmen und Strategien umzusetzen. Dafür hat sich die SMART-Formel bewährt. Die Buchstaben stehen für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Was das heißt, zeigt Ihnen dieses Beispiel:

  • Nicht SMART: „Ich möchte besser im Projektmanagement werden.“
  • SMART: „Ich besuche innerhalb der nächsten drei Monate einen Projektmanagement-Kurs und leite ein Projekt selbstständig, um meine Fähigkeiten zu verbessern.“

Mit einem SMART-Ziel weiß Ihr Gegenüber, was er/sie bis wann und warum erreichen möchte. Und Sie können nachvollziehen und kontrollieren, wie und ob sich Ihre Mitarbeitenden entwickeln.

Das Gespräch beenden

Fassen Sie zusammen, was Sie besprochen haben, und halten Sie es schriftlich fest. Am besten vereinbaren Sie gleich einen Folgetermin. Das schafft Verbindlichkeit, zeigt echtes Interesse und fördert die berufliche Entwicklung.

Was Sie nach dem Entwicklungsgespräch tun sollten

Sie haben alles sortiert und protokolliert, den nächsten Termin ausgemacht? Wunderbar. Nehmen Sie sich jetzt ein paar Minuten Zeit und schauen Sie auf das Gespräch zurück. Fragen Sie sich, was gut lief? An welchen Stellen Sie gern anders reagiert hätten? Ob Sie Ihr festgelegtes Ziel erreicht haben?

Diese Selbstreflexion hilft Ihnen für Ihre nächsten Entwicklungsgespräche und folgende Fehler zu umgehen.

Vermeiden Sie diese Fehler im Entwicklungsgespräch

Ein falsches Wort, eine falsche Geste – schon läuft das Gespräch aus dem Ruder. Wenn Sie sich aber einiger Fallstricke bewusst sind, bleiben Sie auf Kurs bis ins Ziel. Dazu zählen:

  • Unvorbereitet ins Gespräch gehen
  • Erwartungen nicht klar benennen
  • Respektlos und unsachlich reagieren
  • Schuld zuweisen und nur negatives Feedback geben
  • Nicht aktiv zuhören und nachfragen
  • Probleme und Wünsche übergehen

Machen Sie sich diese Fehler vorab bewusst, um sie im Entwicklungsgespräch nicht zu machen. Oder zumindest weniger davon. 

Fassen wir kurz zusammen: Durch unseren Leitfaden wissen Sie jetzt, was für die Vorbereitung eines Entwicklungsgesprächs wichtig ist. Welche Rolle Sie dabei haben. Wie Sie das Gespräch führen. Und was Sie vermeiden sollten.

Ganz schön viele Aufgaben für Sie. Und das alles noch neben Ihrem täglichen Geschäft. Zum Glück können Sie sich einige Aufgaben vereinfachen:

Wie unsere Software Ihnen die organisatorische Arbeit rund um Entwicklungsgespräche abnimmt

Auch wenn Sie es sich vielleicht wünschen: Die Gespräche kann unsere Software nicht für Sie führen. Die führen Sie persönlich. Und das ist so richtig wie wichtig. Um die persönlichen Verbindungen zu Ihren Mitarbeitenden zu stärken, sie zu motivieren – und gemeinsam erfolgreich zu sein. Für Ihre Abteilung, Ihren Bereich und Ihr Unternehmen.

Was unsere Software-Lösung Ihnen aber abnimmt: zeitfressende administrative und organisatorische Aufgaben. Mit Saneware können Sie an einem Ort digital …

  • Einfach Termine koordinieren
  • Vorlagen für Einladungen erstellen
  • Ziele und Maßnahmen dokumentieren und protokollieren
  • Fristen zur Entwicklungskontrolle festlegen
  • Erinnerungen an nächsten Gespräche einrichten

Außerdem kann Ihre HR Ihren standardisierten Leitfaden für Entwicklungsgespräche inder Software hinterlegen, sodass dieser von jeder Führungskraft genutzt werden kann. Selbstverständlich sind alle Daten nach DSGVO-Richtlinien geschützt.

Ihre Vorteile: Sie halten die Prozesse schlank und sparen sich organisatorischen Aufwand. So gewinnen Sie mehr Zeit für Aufgaben, die wirklich zum Geschäftserfolg beitragen.

Und natürlich haben Sie mehr Zeit für die eigentlichen Entwicklungsgespräche. Eines der wichtigsten Werkzeuge, um Ihre Mitarbeiter:innen glücklich zu machen, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und ihre Expertise im Unternehmen zu halten.

Teilen

Beliebte Beiträge

Magazin – 24. November 2022

BEM-Einladung Muster: Was in Ihrer Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement stehen muss

Magazin – 25. August 2021

5 Tipps für ein erfolgreiches BEM-Gespräch

Magazin – 28. November 2023

Erfolgreiche TISAX®-Zertifizierung für Saneware

Nach oben