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Wie Sie Ihre Mitarbeiterbefragung effizient auswerten, indem Sie quantitative und qualitative Antworten analysieren

von Katja Uhde – 23. Januar 2023

Sie haben Ihre Mitarbeiter:innen zu verschiedenen Themen befragt, um sich wertvolles Feedback von den Menschen zu holen, die maßgeblich am Erfolg Ihres Unternehmens beteiligt sind. Nun müssen Sie Ihre Umfrage so auswerten, damit Sie am Ende unter Umständen passende Verbesserungsmaßnahmen einleiten können.

Im Idealfall haben Sie sich vor der Durchführung Ihrer Mitarbeiter:innen-Befragung klare Ziele gesetzt. Behalten Sie diese auch bei der Auswertung im Blick. Unter Berücksichtigung der zuvor definierten Erwartungen, fällt es Ihnen leichter, Antworten zu analysieren.

Bevor Sie mit der Auswertung starten, gibt es ein paar Punkte, die Sie wissen sollten, um aus Ihren Ergebnissen den größtmöglichen Wert zu ziehen.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Beachten Sie diese 3 Aspekte vor Beginn der Auswertung
  2. Nutzen Sie beim Auswerten Ihrer Mitarbeiterbefragung die Vorteile von verschiedenen Vergleichsarten
  3. Wie Sie Fragen Ihrer Mitarbeiterumfrage quantitativ und qualitativ effizient auswerten
  4. Sie möchten die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter nachhaltig verbessern?

Beachten Sie diese 3 Aspekte vor Beginn der Auswertung

Manuell oder maschinell:

Genauso wie Ihre Umfrage analog oder digital gestaltet sein kann, können Sie auch die Erfassung Ihrer Antworten manuell oder maschinell durchführen. Beide Auswertungsmöglichkeiten haben Vor- und Nachteile. Manuelle Auswertungen sind zeitaufwendiger als maschinelle und vorrangig bei Umfragen in Papierform üblich, oder zur Auswertung offener Fragen.

Bei digitalen Mitarbeiterumfragen können Sie zumindest den Teil der geschlossenen Fragen maschinell auswerten. Erfahren Sie dazu mehr im späteren Abschnitt zur Auswertung quantitativer Antworten.

Der Qualitätsanspruch sollte auf jeden Fall oberste Priorität sein und nicht die Einfachheit oder Schnelligkeit Ihrer Auswertung. 

Aussortieren ungültiger Fragebögen:

Wenn Sie Ihre Umfrage online durchgeführt haben, so gilt, dass nicht jeder begonnene Fragebogen in die Auswertung Ihrer Mitarbeiter:innen-Befragung einfließen sollte.

Verwerfen Sie daher vor Beginn der Auswertung Fragebögen, die Ihr Gesamtergebnis verfälschen würden. Hierzu zählen beispielsweise Fragebögen, die offensichtlich nicht ernsthaft beantwortet wurden. Wenn Sie sehen, dass die Umfrage unrealistisch schnell abgeschlossen wurde, ist dies meist der Fall. Zudem kommt es immer wieder vor, dass Teilnehmende aus unterschiedlichen Gründen die Umfrage zwar beginnen, aber nicht abschließen. Klären Sie vor der Auswertung ab, ob diese Ergebnisse von Ihrem EDV-System als ungültig erkannt wird. Wenn nicht, sortieren Sie diese Bögen aus.

Rückschlüsse durch die Rücklaufquote:

Auch eine Verweigerung der Teilnahme können Sie als Ergebnis werten. Die Rücklaufquote gibt Ihnen eventuell bereits Eindrücke auf gewisse Zustände innerhalb verschiedener Abteilungen.

Wo haben Ihre Mitarbeiter:innen keine Zeit für eine Beantwortung, weil vielleicht die Fluktuationsrate sehr hoch ist? Gibt es Abteilungen, wo Sie einen hohen Grad an Demotivation feststellen, wodurch Ihr Personal eventuell das Gefühl hat, dass sich ohnehin nichts verbessern würde?

Nutzen Sie beim Auswerten Ihrer Mitarbeiterbefragung die Vorteile von verschiedenen Vergleichsarten

Um das Maximum aus Ihrer Auswertung herauszuholen, fassen Sie Ihre Fragebögen in am besten Kleingruppen zusammen. Nach welchen Kriterien Sie gruppieren, hängt von Ihren gewünschten Ergebnissen ab. 

So können Sie beispielsweise eine Abteilung als homogene Gruppe betrachten, oder aber auch einen Standort oder eine bestimmte Funktion innerhalb Ihres Unternehmens.

Ist Ihr Ziel beispielsweise die Effizienzsteigerung an einem Standort oder die Erhöhung der allgemeinen Zufriedenheit bestimmter Abteilung mit direkten Vorgesetzten, erhalten Sie durch Gruppierungen einfacher die Informationen, die Sie benötigen. Dadurch können Sie anschließende Maßnahmen auch wesentlich einfacher umsetzen.

Bei Quervergleichen stellen Sie zwei solcher Gruppen auf derselben Ebene einander gegenüber. So können Sie z.B. das Ergebnis eines Standorts mit dem eines anderen vergleichen.

Bei horizontalen Vergleichen oder Aufwärtsvergleichen, stellen Sie das Ergebnis einer Kleingruppe dem einer größeren Gruppe, oder sogar dem Gesamtergebnis gegenüber. Also vergleichen Sie z.B. das Ergebnis der Teilnehmer in der gleichen oder einer ähnlichen Funktion mit dem Gesamtergebnis. 

Wichtig: Pro Kleingruppe brauchen Sie mindestens fünf Antworten, um die Anonymität ihrer Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. 

Wie Sie Fragen Ihrer Mitarbeiterumfrage quantitativ und qualitativ effizient auswerten

Quantitative Auswertungen liefern Ihnen eindeutige Zahlen. Dadurch erhalten Sie einen Gesamteindruck zu abgefragten Themen. Qualitative Auswertungen gewähren Ihnen einen tieferen Einblick zu individuellen Meinungen ihres Personals. Solch individuelle Meinungen zu bestimmten Themen, wie Arbeitsabläufen oder Betriebsklima, sind äußerst wertvoll.
Welche Auswertungsvariante Sie wählen, hängt einzig vom Fragen-Typ ab.

Wann ist eine quantitative Auswertung sinnvoll?

Diese Art der Auswertung ist effizient und zeitsparend. Allerdings ist eine quantitative Auswertung nur bei geschlossenen Fragen sinnvoll.

Die meisten geschlossenen Fragen haben eine Skala als Antwortmöglichkeit. Geben Sie jedem Punkt in der Skala einen Wert und schon können Sie über alle Antworten wunderbar einen Mittelwert errechnen.

Tipp: Quantitative Auswertungen eignen sich hervorragend für Zeitvergleiche. Wenn Sie einmal einen Wert zu einer bestimmten Fragestellung errechnet haben, ist es einfach und aufschlussreich, ihn mit dem Wert aus einer früheren Umfrage zu vergleichen.

Tipps für eine erfolgreiche qualitative Auswertung 

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden durch freie Textfelder die Möglichkeit zu individuellen Antworten gegeben haben, werden Sie feststellen, dass viele diese Möglichkeit angenommen haben.
Diese offenen Fragen müssen Sie qualitativ auswerten, was zeitaufwendiger ist als eine quantitative Auswertung. Dafür geben Ihnen diese Antworten wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit Ihres Personals mit diversen Arbeitsabläufen oder Vorgesetzten.

Fassen Sie ähnliche Antworten, oder Antworten zu verwandten Themen in Themen-Bündel zusammen. Filtern Sie Antworten von allgemein zu spezifisch. Ein Bündel könnte beispielsweise eine bestimmte Abteilung betreffen. Innerhalb dieses Bündels werden sich spezifische Themen herauskristallisieren, denen Sie die Antworten zuordnen können.

Insgesamt werden Sie Themenschwerpunkte pro Antwort und Bündel erkennen, welche Ihnen Aufschluss darüber geben, wo Sie Maßnahmen zur Verbesserung umsetzen sollten.

Wenn Sie ein großes Unternehmen haben, kommen dennoch sehr viele Antworten zusammen, selbst wenn Sie sie zusammenfassen. Solche Ergebnisse sind am besten in einer grafischen Darstellung überschaubar. Wortwolken oder Mindmaps eignen sich gut, um solch differenzierte Antworten grafisch zu präsentieren. 

Fazit

Quantitative Auswertungen sind einfacher und weniger zeitintensiv als qualitative. Jedoch beinhalten Antworten auf offene Fragen ein enormes Potenzial für Sie, um echte Schwachstellen zu identifizieren und Maßnahmen in die Wege zu leiten.

Im Anschluss der Auswertung können Sie die Ergebnisse für berechtigte Schlüsselpositionen aufbereiten und veröffentlichen, um weiterführend gemeinsam konkrete Handlungsschritte zu erarbeiten, die auf Ihren Ergebnissen aufbauen.

Sie möchten die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter nachhaltig verbessern?

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