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Worauf müssen Sie achten, um erfolgreiche Krankenrückkehrgespräche zu führen?

von Katja Uhde – 18. Dezember 2023

Das Krankenrückkehrgespräch ist ein wichtiger Bestandteil erfolgreichen Personalmanagements. Im Mittelpunkt steht nicht die Überwachung Ihrer Mitarbeiter:innen oder sicherzustellen, dass keine vorgetäuschte Erkrankung vorgelegen hat. 

Das Gegenteil ist der Fall: Effektive Krankenrückgespräche sollen Ihren Angestellten ermöglichen, bestmöglich in den Arbeitsalltag zurückzufinden und ausgefallene Arbeitskräfte dabei unterstützen, wieder produktiv und unbeschwert zu arbeiten. 

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie als Arbeitsgeber von strukturierten, rechtssicheren und proaktiven Krankenrückkehrgesprächen profitieren können. 


Inhaltsverzeichnis:

  1. Wieso sollten Sie Krankenrückkehrgespräche führen?
  2. Wie schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre?
  3. Welche rechtlichen Fallstricke müssen Sie beachten?
  4. Welche Fragen dürfen Sie im Gespräch stellen?
  5. Gibt es einen bewährten Gesprächsleitfaden?
  6. Was ist das konkrete Ziel der Gespräche?
  7. Wie können Sie einfach die organisatorische Arbeitslast von Krankenrückkehrgesprächen reduzieren?

Wieso sollten Sie Krankenrückkehrgespräche führen?

Krankenrückgespräche sind Bestandteil Ihres umfänglichem Betrieblichem Gesundheitsmanagements (BGM). Die Gespräche dienen Ihnen im Idealfall als Instrument, um vermehrte Krankheitsausfälle vorzubeugen. 

In diesem Sinne ist das Krankenrückkehrgespräch ein Teil Ihrer betrieblichen Gesundheitsprävention. Ein strukturierter und rechtssicherer Prozess unterstützt Sie dabei, die krankheitsbedingte Ausfallquote in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. 

Denn eine einfühlsame Gesprächsführung kann dazu beitragen, dass Sie gesundheitliche Risiken in Ihrem Unternehmen identifizieren. Das Resultat erfolgreicher Krankenrückkehrgespräche ist also, dass beide Seiten gewinnen. 

Wie schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre?

Das größte Problem von Krankenrückkehrgesprächen sind die damit verbundenen Befürchtungen und Ängste Ihrer Mitarbeiter:innen. Oft wissen Angestellte nicht, was sie erwartet und gehen davon aus, dass in den Gesprächen eventuell nach Kündigungsgründen gesucht wird. 

Möchte mein Arbeitsgeber überprüfen, ob ich tatsächlich krank gewesen bin? Wird hier aktiv nach einem Kündigungsgrund gesucht? Wird diese Gelegenheit genutzt, um mich bloßzustellen oder abzumahnen? 

Selbstverständlich trifft keine dieser Annahmen zu, allein schon, weil die rechtliche Grundlage dazu fehlt. Trotzdem sollten Sie die möglichen Befürchtungen und Ängste Ihrer Angestellten kennen und im Hinterkopf behalten. 

Praktischer Tipp:
Erfahrenes Personalmanagement nutzt jede Abwesenheitszeit, egal ob Bildungskarenz, Elternzeit oder Auslandsreisen, für sog. “Willkommen- oder Begrüßungsgespräche”. So etablieren Sie Rückkehrgespräche, unabhängig vom Abwesenheitsgrund und vereinfachen damit Ihre Krankenrückkehrgespräche enorm.

Schaffen Sie deswegen zu Beginn eine angenehme Gesprächsatmosphäre, um Befürchtungen und Ängste entgegenzuwirken. Erfüllen Sie folgende Rahmenbedingungen, um die Gesprächsatmosphäre positiv zu beeinflussen: 

  1. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit
    Krankenrückkehrgespräche sollten niemals übereilt oder gehetzt wirken. Der oder die Betroffene:r kommt gerade erst aus einem krankheitsbedingten Ausfall – ein stressiger Start wirkt kontraproduktiv. Nehmen Sie sich also 15 bis 30 Minuten Zeit. 
  2. Finden Sie einen geeigneten Raum 
    Die Inhalte von Krankenrückkehrgesprächen sind streng vertraulich. Außerdem ist die Kantine kein geeigneter Ort, um den möglichst reibungslosen Wiedereinstieg Ihrer Arbeitskräfte zu fördern. Nutzen Sie also einen ruhigen, privaten Raum für Ihr Gespräch.
  3. Zeigen Sie sich empathisch 
    Beginnen Sie mit freundlichem, unverbindlichem Small Talk und probieren Sie die Atmosphäre aufzulockern. Ein lockerer Einstieg und empathischer Umgang mit Ihrem Angestellten löst mögliche Anspannungen. 

Welche rechtlichen Fallstricke müssen Sie beachten?

Krankenrückkehrgespräche können sich für Ihr Unternehmen lohnen, sind aber mit rechtlichen Fallstricken verbunden, die Sie kennen müssen. Es gibt einige Fragen, die sich nicht stellen dürfen. Außerdem gibt es noch andere Parteien, deren Teilnahme verpflichtend ist. 

Grundsätzlich gilt: Ihre Arbeitnehmer dürfen die Teilnahme nicht ablehnen und Sie müssen keine Krankenrückkehrgespräche durchführen, wenn Sie nicht möchten. 

Wissenswert!
Hier liegt ein entscheidender Unterschied zu Ihren betrieblichen Eingliederungsgesprächen (BEM-Gespräche) vor. Sollte ein Angestellter über 6 Wochen im Kalenderjahr krank sein, sind Sie gesetzlich zum BEM-Gespräch verpflichtet und Ihre Arbeitskraft darf ablehnen.

Die Teilnahme Ihres Betriebsrats ist aufgrund der Rechtssprechung (§ 87 Abs. 1 BetrVG) verpflichtend. Sollte eine Behinderung bei dem oder der Betroffenen vorliegen, ist auch die Behindertenvertretung hinzuziehen. 

Auch datenschutzrechtliche Verordnungen greifen, denn das Krankheitsrückkehrgespräch betrifft schützenswerte und sensible Daten Ihrer Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass die Inhalte des Gespräches streng vertraulich sind. 

Welche Fragen dürfen Sie im Gespräch stellen?

Im Zuge Ihrer Krankheitsrückkehrgespräche gibt es einige Fragen, die Sie stellen dürfen. Wichtiger ist es jedoch, dass Sie wissen, welche Fragen die Rechtssicherheit des Prozesses gefährden. 

Diese Fragen dürfen Sie nicht in Krankenrückkehrgesprächen stellen: 

  • Fragen zum Krankheitsgrund 
  • Fragen, die darauf abzielen, ob es sich um eine Erst- oder Folgeerkrankungen handelt (zumindest rechtlich umstritten) 
  • Fragen zu privaten Gewohnheiten 
  • Fragen, die eine Planung oder bestehende Schwangerschaft betreffen (insofern die Schwangerschaft nicht die Berufsausübung verhindert)

Fragen zum Krankheitsgrund sind möglich, falls Sie eine krankheitsbedingte Kündigung anstreben, berechtigtes betriebliches Interesse wegen Ansteckungsrisiko besteht oder ein begründeter Verdacht besteht, dass die Krankheit nur vorgetäuscht gewesen ist. 

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Fragen, die einen produktiven Austausch fördern: 

  • Ist Ihre persönliche Arbeitslast im Betrieb zu hoch? 
  • Gibt es Unstimmigkeiten bezüglich Kolleg:innen, Kund:innen oder Vorgesetzten? 
  • Fallen Ihnen Veränderungen am Arbeitsort ein, die weitere Ausfälle verhindern können? (Ergonomie, Zugluft, zusätzliche Arbeitsschutzmaßnahmen)
  • Leiden Sie unter hohem Stress oder Druck in der Arbeit?
  • Wie kann das Unternehmen generell dazu beitragen, dass zukünftige Ausfälle verhindert werden können? 

Gibt es einen bewährten Gesprächsleitfaden?

In der Praxis hat sich die strukturierte und rechtskonforme Gestaltung der Gespräche bewährt. Der Gesprächsleitfaden kann variieren, falls es sich nicht um das erste Krankenrückkehrgespräch mit dem Angestellten handelt. Aber dazu später mehr. 

Welcher Struktur können Sie einfach folgen, um einen produktiven Austausch zu fördern? 

  1. Begrüßung 
  1. Datenschutzaufklärung
  1. Bezug zur letzten Erkrankung herstellen 
  1. Klärung, ob Ausfälle mit der Arbeit in Verbindung stehen
  1. Ggf. Dialog über Verbesserungsmöglichkeiten 
  1. Ggf. Vereinbarung von zielgerichteten Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen
  1. Verabschiedung 

Oft empfehlen Expert:innen einen weiteren Gesprächspunkt zwischen Begrüßung und Datenschutzerklärung. Die sog. “Fürsorgepflicht”. 

Hier handelt es sich um eine mögliche Einleitung, um das Krankenrückkehrgespräch wertschätzend zu beginnen. Der inhaltliche Fokus liegt auf der Verantwortung der Vorgesetzten für die Gesundheit des Angestellten als Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements. 

Was ist das konkrete Ziel der Gespräche?

Wie Sie bereits wissen, sind die Gespräche für Sie nicht verpflichtend. Aber Expert:innen raten Ihnen dazu. Also muss es auch ein konkretes Ziel geben, um die Handlungsempfehlung zu rechtfertigen. Aber wie lautet das Ziel? 

Krankenrückkehrgespräche ermöglichen Ihnen eine Lücke im betrieblichen Gesundheitsmanagement zu füllen, die sonst unbeachtet bleibt. Denn BEM-Gespräche werden erst ab einer Krankheitsdauer von 6 Wochen im Kalenderjahr verpflichtend. 

Das Ziel der Gespräche ist also die Früherkennung von gesundheitlichen Gefahren in Ihrem Betrieb, falls hier der Auslöser für die Fehlzeiten liegt. Aber auch zwischenmenschliche Probleme, die sonst unbemerkt bleiben, können so zum Vorschein treten. 

Nutzen Sie also Ihre Krankenrückkehrgespräche, um passgenaue Maßnahmen in Ihrem Unternehmen umzusetzen, bevor längere Krankenstände die Produktivität Ihrer Belegschaft hemmen oder sogar zu vermehrten Ausfällen führen. 

Wie können Sie einfach die organisatorische Arbeitslast von Krankenrückkehrgesprächen reduzieren?

Krankenrückkehrgespräche erweitern Ihr umfassendes, betriebliches Gesundheitsmanagement um ein weiteres, nützliches Werkzeug. Jedoch kostet es Ihre HR-Abteilung wertvolle Zeit und Sie somit Ressourcen. Je nach Unternehmensgröße können die Gespräche ein Zeitfresser werden. 

Das liegt daran, dass Krankenrückkehrgespräche mehr organisatorischer Aufwand sind als „nur” ein halbstündiges Gespräch zu führen. Ihr oder Ihre Verantwortlich:e muss die Krankenstände im Blick haben, sich entsprechend vorbereiten auf die einzelnen Gespräche und den Inhalt danach datenschutzkonform dokumentieren. 

Auch Fristen, Folgegespräche und das Festhalten, Planen und Umsetzen von Maßnahmen spielen eine Rolle. Wenn Sie jetzt noch daran denken, dass verschiedene Parteien miteinbezogen werden müssen, scheint die organisatorische Arbeitslast sehr hoch. 

Deswegen arbeitet Saneware seit längerem intensiv an einer Software-Erweiterung unserer BGM/BEM-Software, die Ihre gesamte organisatorische Arbeitslast erheblich reduziert.

Ihre Verantwortlichen profitieren von automatischen Gesprächserinnerungen, Fristsetzungen für unterschiedliche Gespräche und einer einfachen Protokollmöglichkeit. 

Außerdem lassen sich Aufgaben und Maßnahmen leicht festlegen, Folgegespräche vereinbaren und die komplette Historie einzelner Angestellten auf einen Blick nachvollziehen. 

So profitieren Sie nur von den Vorteilen strukturierter Krankenrückkehrgespräche, ohne den zeitintensiven Mehraufwand in Kauf nehmen zu müssen. Verbessern Sie Ihre Gesundheitsquote und Ihre Mitarbeiterzufriedenheit, während die Software Ihnen die Organisation erleichtert. 

Nutzen Sie gerne schon jetzt die Gelegenheit, um machen Sie sich kostenlos und unverbindlich mit weiteren Vorteilen der BGM/BEM-Software vertraut, bevor die neuen Möglichkeiten unsere Software um eine zusätzliche, nützliche Facette erweitern.

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