4 Schritte für ein erfolgreiches Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

von Laura Einnolf – 9. August 2021

Das Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist für Arbeitgeber:innen im Sinne des § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX verpflichtend. Dies ist dann der Fall, sobald Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Durch das Betriebliche Eingliederungsmanagement soll herausgefunden werden, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden kann. Weiterhin soll auch identifiziert werden, mit welchen Leistungen oder Hilfen erneute Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Sinnvoll kann es ebenfalls sein den Werks- oder Betriebsarzt für das Betriebliche Eingliederungsmanagement hinzuzuziehen. Und auch den direkten Vorgesetzten des betroffenen Mitarbeitenden und auch den Betriebsrat einzubinden. Weitere Beteiligte, wie BGM-Manager:innen, BEM-Beauftragte sowie Personalmanager:innen können ebenfalls unterstützend in den Prozess eingebunden werden.

Der oder die Arbeitgeber:in kann zusätzlich externe Partner:innen, wie die Rentenversicherungsträger, die Berufsgenossenschaften, die Krankenkassen, den Unfallversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und bei Schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen das Integrationsamt und den Integrationsfachdienst hinzuziehen (vgl. Haufe Online Redaktion 2019).

4 Schritte für ein erfolgreichen Ablauf des BEM 

Wie das BEM durch­geführt wer­den soll­te, ist ge­setz­lich nicht fest­ge­legt. Das Bun­des­ar­beits­ge­richt (BAG) spricht im Beschluss vom 22.03.2016, 1 ABR 14/14 Mitbestimmung beim betrieblichen Eingliederungsmanagement von ei­nem „er­geb­nis­of­fe­nen Such­pro­zess“. Wie lange ein Betriebliches Eingliederungsmanagement dauert, hängt also vom Einzelfall ab.

Wenn BEM-Manager eine betriebliche Eingliederung erfolgreich umsetzen wollen, sollte zunächst der Ablauf klar und verständlich sein. Jedoch sind die Möglichkeiten der Umsetzung im Rahmen des BEM sehr vielfältig. Legen Sie daher in einer Betriebsvereinbarung den Ablauf und beteiligte Personen Ihrer BEM-Maßnahmen fest und kommunizieren Sie diese auch. Wie ein mögliches Betriebliches Eingliederungsmanagement ablaufen könnte, sehen wird im Folgenden dargestellt:

1. Offizielles Einladungsschreiben – Das Betriebliche Eingliederungsmanagement be­ginnt mit ei­nem of­fi­zi­el­len Ein­la­dungs­schrei­ben des oder der Ar­beit­ge­ber:in, in dem die Zie­le der Eingliederung erläutert wer­den. Die dar­an be­tei­lig­ten Gre­mi­en und Stel­len sollten kurz vor­ge­stellt wer­den und die Da­ten­schutz-Maßnah­men erklärt wer­den. Das BEM findet nur statt, wenn der bzw. die Arbeitnehmer:in das Einverständnis gibt.
2. Erstes BEM-Gespräch – Stimmt der oder die Arbeitnehmer:in der Umsetzung eines BEM zu, erfolgt ein ers­tes Gespräch entweder mit dem bzw. der BEM-Verantwortlichen alleine oder mit weiteren Beteiligten. Ziel dieses Gesprächs ist es herauszufinden, welche Gründe es für diese Fehlzeiten gibt und ob diese Krankenzeiten ursächlich mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen. Gesucht wird dabei nach den Auslösern für diese Erkrankung. Um die Ursache der Erkrankung zu ergründen, kann es dabei notwendig sein, dass der betroffene Mitarbeiter sich von einem Betriebsarzt freiwillig untersuchen lässt. 
3. Maßnahmen und Anpassungen – Dann wer­den je nach den Vor­schlägen der Be­tei­lig­ten wei­te­re Gespräche geführt, z.B. auf der Grund­la­ge von ärzt­li­chen Emp­feh­lun­gen oder von Vor­schlägen des Be­triebs­rats und/oder des Ar­beit­neh­mers bzw. der Arbeitnehmerin, wie Ar­beits­auf­ga­ben, Ar­beits­abläufe, Ar­beits­zei­ten, der Ar­beits­platz und/oder die Ar­beits­um­ge­bung geändert wer­den könn­ten. Hier gibt es ein großes Spektrum von Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Krankenzeiten zu reduzieren. Diese Maßnahmen können von der Beantragung einer Kurmaßnahme, der Veränderung des Arbeitsplatzes (z. B. Ausstattung mit einem Stehpult oder spezieller Computermaus), der Verpflichtung zu einem Gespräch bei eine:r Reha-Berater der Rentenversicherung bis zu einer Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz gehen.
4. Abschlusserklärung – Sch­ließlich wird das Betriebliche Eingliederungsmanagement of­fi­zi­ell mit ei­ner ge­mein­sam un­ter­zeich­ne­ten Ab­schluss-Erklärung be­en­det. In der Erklärung wird fest­ge­hal­ten, ob Maßnah­men er­grif­fen wer­den sol­len, und falls ja, wel­che. 

 Die vereinbarten Maßnahmen werden in einem Protokoll zusammengefasst und mit einem Reflexionszeitpunkt (z. B. ein Jahr bis zum Zweitgespräch) verbunden. Dieses Protokoll dient als Grundlage für das Zweitgespräch.

Evaluation des Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Trotz flexibler Handlungsspielräume handelt es sich beim BEM um einen Managementprozess mit festen Abläufen. Um den Erfolg des Prozesses und der erarbeiteten Lösungen dokumentieren zu können, bietet der Praxisleitfaden von Gesundheitsmanagement24 eine Reihe sinnvoller zu erhebender Kennzahlen:

• Anzahl geführter BEM-Telefonate, 
• Anzahl verschickter BEM-Anschreiben, 
• Anzahl der Zusagen, 
• Anzahl der Ablehnungen, 
• Anzahl der geführten Gespräche, 
• Anzahl der erfolgreich umgesetzten Maßnahmen, 
• Dauer des BEM-Einzelfalles, 
• Entwicklung der Langzeiterkrankungen im Unternehmen sowie 
• Entwicklung der Fehlzeiten insgesamt im Betrieb. 

Diese Kennzahlen können z.B. in Form eines BEM-Jahres-Berichtes ausgewertet und anschließend an die Belegschaft kommuniziert werden. So wird das Vertrauen der Belegschaft und die Transparenz gestärkt und ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nachhaltig in die Organisationsstrukturen integriert. 

BEM-Software für das erfolgreiche Eingliederungsmanagement 

Eine digitale und prozessorientierte Software für das Betriebliche Eingliederungsmanagement kann für BEM-Manager:innen eine große Unterstützung für alle Prozesse rund um die Wiedereingliederung sein und den Verwaltungsaufwand verringern. 

Mit der geeigneten Software können Arbeitgeber:innen alle Abläufe und Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit dem BEM-Prozess revisionssicher nach §167 Sozialgesetzbuch IX abbilden. 

Saneware Software GmbH bietet BEM-Verantwortlichen eine umfängliche digitale BEM-Software, die Sie sicher durch den BEM-Prozess führt. Vom Einladungsschreiben bis zur Evaluation. 

Das Kennzahlensystem von Saneware Software GmbH liefert Ihnen immer in Echtzeit einen transparenten Überblick über den Status Ihres betrieblichen Eingliederungsmanagements. So erkennen Sie frühzeitig Handlungsbedarf und können die eingesetzten Ressourcen überprüfen. 

In der BEM-Software sind erprobte und rechtlich gesicherte Schreiben an Ihre Mitarbeitenden enthalten, die Sie jederzeit per Knopfdruck erzeugen und versenden können. Die Antwort des Mitarbeitenden wird dabei digital bearbeitet. Bei Ablehnung des Angebots wird das Schreiben sicher in der digitalen Akte archiviert. Bei Zusage des Mitarbeitenden kann der oder die BEM-Manager:in innerhalb der Software den Termin für das Erstgespräch setzen und die beteiligten Personen nach dem Wunsch des bzw. der Mitarbeitenden festlegen.  

In der Rolle der bzw. des BEM-Manager:in können die im Erstgespräch vereinbarten Maßnahmen aus einem kundenspezifischen Katalog zugeordnet und mittels Termin- und Aufgabenüberwachung komfortabel koordiniert werden. 

Eine lückenlose Dokumentation wird garantiert, denn bereits ab der Identifizierung des Falles werden sämtliche Vorgänge im System transparent und übersichtlich als Timeline dokumentiert. Eingaben und Änderungen werden ebenso revisionssicher protokolliert. 

Nach der gesamten Durchführung wird der Fall evaluiert und geschlossen. 

Bei Fragen rund um das Thema BEM, von der Beratung bis zur Implementierung stehen unsere Fachexperten Ihnen gerne zur Verfügung.