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BEM-Softwarebeschaffung – Von der Anfrage bis zur Einführung

von Katja Uhde – 31. Mai 2024

Bei der Beschaffung von Software, die mit sensiblen und besonders schützenswerten Daten arbeitet, gilt es einige Besonderheiten zu beachten. Doch der Aufwand lohnt sich: Sie profitieren von erheblicher Zeitersparnis, zuverlässigem Datenschutz und revisionssicheren Prozessen.

Natürlich sieht ein Beschaffungsprozess in jedem Unternehmen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag soll eine Hilfestellung für Sie sein und den Ablauf, sowie Aufgaben und einzubeziehende Stakeholder transparent aufschlüsseln.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Erstkontakt und Einblicke in die Software
  2. Interne Abstimmungen
  3. Testphase – Der praktische Test der BEM-Software
  4. Implementierungsvorbereitungen und Vertragsschluss
  5. Onboarding und Datenübernahme
  6. Anwender:innen-Schulung
  7. Inbetriebnahme

Erstkontakt und Einblicke in die Software

Der erste Schritt zur Beschaffung der BEM-Software ist die Anfrage über unsere Webseite.

Nach Ihrer Anfrage melden sich unsere Ansprechpartner bei Ihnen und vereinbaren einen Termin für eine einstündige digitale Softwarepräsentation. Die Präsentation gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Funktionen und Vorteile unserer Software. Außerdem können Sie bereits Fragen mitbringen.

Interne Abstimmungen

Nach der Präsentation erhalten Sie alle notwendigen Dokumente sowie eine individuelle Wirtschaftlichkeitsberechnung. Diese sollten gemeinsam mit den entsprechenden Stakeholdern geprüft werden. An wen Sie sich wenden müssen, kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Meistens gehören dazu:

  • Personalleitung: Beurteilt die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der Software.
  • Beschaffung: Überprüft das Angebot und den Vertrag.
  • Datenschutz: Sichert die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
  • IT und IT-Security: Prüft die technischen Anforderungen der Datenlieferung und Sicherheitsaspekte.
    Installation oder Wartung sind nicht notwendig, da die Software browserbasiert ist.
  • Betriebsrat/Personalrat: Stimmt der Nutzung der Software zu und klärt Beteiligungsfragen. Ggfls. muss die Betriebsvereinbarung angepasst werden.
  • Geschäftsführung: Gibt die finale Genehmigung.

Testphase – Der praktische Test der BEM-Software

Wenn Sie Interesse an einer Testphase habe, richten wir Ihnen gerne, während Ihre internen Abstimmungen laufen, eine eigene Testumgebung ein. Hier können die Anwender:innen die Software aktiv mit Demo-Daten nutzen und sicherstellen, dass ihre Anforderungen erfüllt sind.

Hinweis:
Bei Bedarf präsentieren wir die Software gerne erneut und/oder beantworten die Fragen ihrer Stakeholder.

Implementierungsvorbereitungen und Vertragsschluss

Bereiten Sie die Einführung der Software vor, indem Sie ein Benutzerkonzept erstellen. Dieses schlüsselt auf, welche Personen in welcher Rolle und mit welchen Berechtigungen in der Software tätig sein werden und hilft Ihnen beim Onboarding.

Sobald der offizielle Vertragsschluss erfolgt ist, vereinbart ihr Ansprechpartner mit ihnen einen Zeitplan für das Onboarding.

Onboarding und Datenübernahme

Unser Team stellt ihnen ihre eigene Softwareumgebung bereit. Währenddessen können auf ihrer Seite bereits die Dokumente und Vorlagen erstellt bzw. auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dazu zählen:

  • Erstanschreiben
  • Zweitanschreiben
  • Protokollvorlagen
  • Datenschutzvereinbarung
  • Briefpapier

Der oder die hauptverantwortliche Anwender:in kann diese in die Software einpflegen.

Die Verantwortlichen für die Datenübernahme bereiten mithilfe der Schnittstellenbeschreibung sowie der Anleitung ihres Saneware-Ansprechpartners die Personalstammdaten, die Fehlzeiten und die abgeschlossenen BEM-Fälle des letzten Jahres zum Datenimport vor.

Anwender:innen-Schulung

Vor der finalen Inbetriebnahme findet eine Schulung mit allen Anwender:innen statt, um einen glatten Start zu ermöglichen.

Inbetriebnahme

Mit der Inbetriebnahme starten Sie die Softwarenutzung und verwalten einfach, digital und effizient ihre BEM-Fälle.

Bei Fragen steht Ihnen unser Support zur Verfügung und unterstützt Sie gerne.

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