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Wie führe ich eine erfolgreiche psychische Gefährdungsbeurteilung durch?

von Katja Uhde – 12. September 2023

Die psychische Gefährdungsbeurteilung (GB-Psych) ist für Unternehmen in Deutschland seit 2013 verpflichtend. Seitdem befindet sich die Ergänzung des Gesetzgebers im §5 des Arbeitsschutzgesetzes unter Punkt 6. 

Diese Woche befasst sich das Saneware-Magazin mit den konkreten Auswirkungen der Regelung für Ihr Unternehmen und Ihr BGM. 

Erfahren Sie im weiteren Verlauf des Artikels, was Sie über die GB-Psych wissen müssen, in welchem Zusammenhang es zu Ihrem betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) steht und welche 7 Schritte Sie bei der Durchführung beachten müssen. 

Außerdem erklären wir Ihnen, was es bei der Dokumentation zu beachten gilt und wie Sie von einer erfolgreichen GB-Psych profitieren können.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Was muss ich über die GB-Psych wissen? 
  2. Welcher Zusammenhang besteht zwischen der GB-Psych und Ihrem BGM?
  3. Welche 7 Schritte muss ich bei einer GB-Psych beachten?
  4. Wie muss ich meinen Prozess dokumentieren?
  5. Wie profitiere ich von einer erfolgreichen psychologischen Gefährdungsbeurteilung? 
  6. Erleichtern Sie sich effektive und anonyme Mitarbeiterbefragungen

Was muss ich über die GB-Psych wissen? 

Generell dient die Gefährdungsbeurteilung in Ihrem Betrieb laut §4 des Arbeitsschutzgesetzes dazu, Risiken zu reduzieren, welche die körperliche wie auch psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen gefährdet. 

Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) ist der verantwortliche Träger und identifiziert insgesamt 6 Einflüsse, die es in Ihrem Unternehmen zu beachten gilt, um Ihre gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen. 

Diese 6 Einflüsse müssen Sie bewerten, um rechtskonforme die psychische Belastung Ihrer Mitarbeiter:innen zu beurteilen: 

  • Arbeitsaufgabe
  • Arbeitsorganisation 
  • Arbeitszeit
  • Arbeitsmittel
  • Arbeitsumgebung 
  • Soziale Beziehungen 

All diese Faktoren ergeben im Zusammenspiel die gesamte psychische Belastung, unter welcher Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten. 

Laut GDA können die Arbeitsumstände in Ihrem Unternehmen sich entweder anregend oder beeinträchtigend auf Ihre Belegschaft auswirken und dementsprechend positive oder negative Kurz- und Langzeitfolgen bewirken.

Negative Folgen einer zu hohen psychischen Belastung sind bspw. Ermüdungszustände und eine verminderte Produktivität. 
Ist die psychische Belastung über einen längeren Zeitraum zu hoch, können sich daraus Erkrankungen wie Burnot oder Depressionen entwickeln. 

Positive Folgen einer niedrigen psychischen Belastung Ihrer Mitarbeiter:innen stellen Lernerfolge oder eine gesteigerte Motivation dar. 
Über längere Zeit können Ihre Angestellten unter niedriger psychischer Belastung neue Kompetenzen entwickeln und das allgemeine Wohlbefinden Ihrer Belegschaft steigt.  

Welcher Zusammenhang besteht zwischen der GB-Psych und Ihrem BGM?

Ihr betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und Ihre GB-Psych weisen viele Parallelen auf und unterscheiden sich ausschließlich darin, dass die GB-Psych nur Teil Ihres ganzheitlichen BGMs ist. 

Die Systematik jedoch ähnelt sich stark. Sie beschäftigen sich in beiden Fällen vorerst mit der Suche nach Ursachen, anschließend entwickeln Sie Maßnahmen und beurteilen deren Effektivität abschließend. 

Ihr BGM und das GB-Psych teilen sich die gleichen, langfristigen Ziele. In beiden Fällen steht die nachhaltige Erhaltung und Verbesserung Ihrer Mitarbeitergesundheit im Vordergrund. 

Ihr betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst aber mehr relevante Themenbereiche wie die körperliche Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen, gesundheitliche Weiter- und Fortbildungsangebote und generell die Reduktion der Fehltage Ihrer Belegschaft. 

Deswegen können Sie im Rahmen Ihres BGM nur von der systematischen Erfassung der psychischen Belastung Ihrer Mitarbeiter:innen profitieren. Sie erhalten eine weitere Perspektive, um potenziell Ihre Mitarbeitergesundheit zu erhöhen.

Welche 7 Schritte muss ich bei einer GB-Psych beachten?

Die GDA hat selbst eine Richtlinie veröffentlicht, um Unternehmer:innen bei der Durchführung Ihrer GB-Psych zu unterstützen. Diese 7 Schritte sind laut GDA notwendig, um Ihre GB-Psych gesetzeskonform durchzuführen: 

  1. Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten 
    Teilen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in sinnvolle Gruppierungen ein, die sich in Arbeitsbereich, -tätigkeit oder -ort unterscheiden können. 
  2. Ermitteln der Gefährdung 
    und
  3. Beurteilung der Gefährdung

Bei der Ermittlung und Beurteilung der psychischen Gefährdung sind bspw. Arbeitszeitgestaltung, Aufgaben Ihrer Mitarbeiter:innen und soziale Beziehungen zu berücksichtigen.

Wissenswert!
Die Beurteilung muss dokumentiert werden und nachvollziehbar sein, um Ihren Pflichten als Arbeitgeber:in vollständig zu erfüllen.

  1. Festlegen konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen 
    und
  2. Durchführung der Maßnahmen

Generell sollten Sie sich beim Festlegen und der Durchführung Ihrer Maßnahmen an den Grundsätzen im §4 des Arbeitsschutzgesetzes orientieren. 

Außerdem gilt es systematische Maßnahmen, welche den ganzen Betrieb betreffen, denen vorzuziehen sind, die nur gezielt einzelne Mitarbeitergruppen oder Individuen begünstigen. 

  1. Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen 
    und
  2. Fortsetzung der Gefährdungsbeurteilung (insb. Anpassung in Fällen neuer betrieblicher Umstände nach §3 des Arbeitsschutzgesetzes)

Zu guter Letzt müssen Sie die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen überprüfen und fortlaufenden kontrollieren, wie sich mögliche Veränderung auf die Umstände Ihre Belegschaft auswirken.

Bedenken Sie auch, dass manche Maßnahmen Ihre Wirkung erst mittel- oder langfristig entfalten. Überlegen Sie sich deswegen vorab, ob eine sofortige Wirkung der spezifischen Maßnahmen realistisch ist oder die Evaluation zu einem späteren Zeitpunkt mehr Sinn macht.

Achtung!
Bevor Sie überhaupt beginnen, ist es empfehlenswert, den gesamten Ablauf zu planen und dabei bereits geeignete Erhebungsverfahren zu entwickeln. So können Sie die Effektivität und Effizienz Ihrer Methode vorab testen. 

Wie muss ich meinen Prozess dokumentieren?

Die psychische Gefährdungsbeurteilung hat einen relativen starren gesetzlichen Rahmen, der Ihnen wenig Gestaltungsspielraum bezüglich der Abläufe erlaubt. Auch die Dokumentation ist im Arbeitsschutzgesetz verankert. 

Im §6 des Arbeitsschutzgesetzes werden fünf Kriterien angeführt, die eine gesetzeskonforme Dokumentation des GB-Psych beinhalten muss: 

  • Beurteilung der Gefährdung 
  • Festlegung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen einschließlich Terminen und Verantwortlichen 
  • Durchführung der Maßnahmen 
  • Überprüfung der Wirksamkeit
  • Datum der Erstellung / Aktualisierung 

Sie müssen mit Ihrer Dokumentation der psychischen Gefährdungsbeurteilung lediglich nachweisen können, dass Ihre GB-Psych effektiv und nach dem zuvor beschriebenen Ablauf durchgeführt worden ist. 

Sie können das sowohl elektronisch oder in Papierform festhalten. Persönlich raten wir Ihnen zu einer digitalen Dokumentation, da Sie für spätere, weitere Gefährdungsbeurteilungen bereits als Grundlage dient. Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumentation zu haben, ist ein klarer Vorteil der digitalen Dokumentation. 

Wie profitiere ich von einer erfolgreichen psychischen Gefährdungsbeurteilung? 

Die psychologische Gefährdungsbeurteilung liefert Ihnen ein detailliertes Bild der mentalen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Im Optimalfall erfahren Sie, dass es Ihrer Belegschaft gut geht und haben belastbare Kennzahlen, welche das bestätigen. 

Sollte dies nicht der Fall sein, dann haben Sie die perfekte Gelegenheit, um eine Veränderung zu bewirken. Vielleicht geht es gerade einer spezifischen Gruppierung Ihres Unternehmens psychisch nicht gut. 

Nun liegen Ihnen bereits anonymisierte Daten vor und ein Fahrplan, um Maßnahmen zu ergreifen und diese später auf Ihre Wirksamkeit zu überprüfen. 

Sehen Sie deswegen die GB-Psych nicht als eine weitere, lästige Verpflichtung des deutschen Staates. Erkennen Sie das positive Potenzial für Ihr Unternehmen. 

Wissenswert!
Gerade einmal die Hälfte aller deutschen Unternehmen führt, trotz gesetzlicher Verpflichtung, gewissenhaft die psychische Gefährdungsbeurteilung durch. Das geht aus der neuesten Studie “Whatsnext: Gesund Arbeiten in der hybriden Arbeitswelt” der IFAG hervor.

Zufriedene und psychisch gesunde Mitarbeiter:innen kündigen seltener, haben weniger Fehltage und sind produktiver. Außerdem sorgt ein gesundes Arbeitsklima für mehr Attraktivität am heutzutage hart umkämpften Arbeitsmarkt. Gerade bei Fachkräften. 

Der Schlüssel einer erfolgreichen Gefährdungsbeurteilung liegt in der Durchführung anonymer und einfacher Mitarbeiterbefragungen. 

Die Anonymität garantiert Ihnen ehrliche Antwort, wohingegen die leichte Durchführung und Auswertung Ihren organisatorischen Arbeitsaufwand gering hält. 

Erleichtern Sie sich effektive und anonyme Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind von Arbeitgeber:innen und Gesundheitsbeauftragten in der “Whatsnext”-Studie zu dem zweitwichtigsten Zukunftsfeld von Unternehmen gewählt worden. 

Einfache, anonyme und datenschutzsichere Mitarbeiterbefragungen haben enorme Bedeutung, wenn Sie Ihr Unternehmen ständig verbessern und zukunftssicher machen möchten. 

Ihre Mitarbeiter:innen können mithilfe Saneware’s BGM-Software am Smartphone per App oder am Desktop einfach und intuitiv an individuell gestaltbaren Umfragen teilnehmen. 

Der Prozess ist anonym gestaltet und erfüllt alle DSGVO-Kriterien. Außerdem können Sie die digital gewonnen Daten sofort nutzen, um Ihre organisatorische Arbeitslast bei Aufgaben wie einer GB-Psych zu minimieren. 

Bleiben Sie am Puls Ihrer Belegschaft und ermöglichen Sie so eine Arbeitsatmosphäre, die bestehende Mitarbeiter:innen hält und potenzielle Arbeitnehmer:innen anzieht. 

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