BEM-Einladung Muster: Was in Ihrer Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement stehen muss

von Katja Uhde – 24. November 2022

Von der formal korrekt ausgestellten BEM-Einladung kann alles abhängen. Ihre Qualität entscheidet nicht nur, ob ein Arbeitnehmender dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement zustimmt, sondern auch, ob das gesamte BEM-Verfahren vor Gericht Bestand hat. Wir erklären Ihnen, welche Punkte in eine korrekte Einladung zum BEM gehören.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) beginnt immer mit der Einladung. Sobald ein Arbeitnehmender die gesetzlichen Voraussetzungen zur Teilnahme am BEM-Verfahren erfüllt (mind. sechs Wochen arbeitsunfähig innerhalb von zwölf Monaten), sollten Sie ihm eine schriftliche Einladung zukommen lassen. Damit werden Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht zum Angebot des Betrieblichen Eingliederungsmanagements gerecht. Durchführen dürfen und müssen Sie das BEM nur dann, wenn der Erkrankte Ihre Einladung annimmt.

„Es ist Sache des Arbeitgebers, die Initiative zur Durchführung eines gesetzlich gebotenen betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) zu ergreifen. Dazu gehört, dass er den Arbeitnehmer auf die Ziele des BEM sowie die Art und den Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hinweist.“

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20.11.2014, AZ: 2 AZR 755/13

BEM-Einladung muss diverse Formalitäten erfüllen

Was so einfach klingt, ist tatsächlich eine ziemlich große Herausforderung an Arbeitgebende. Denn an die BEM-Einladung werden seitens des Gesetzgebers und der Rechtsprechung mittlerweile hohe Anforderungen gestellt. Der Grund ist einfach: Der Gesetzgeber möchte, dass möglichst jeder Angestellte, der länger arbeitsunfähig ist, das Betriebliche Eingliederungsmanagement durchläuft.

Oberstes Ziel: Erhalt des Arbeitsverhältnisses, damit der Erkrankte nicht in die Arbeitslosigkeit rutscht. Das würde nicht nur einen zusätzlichen Arbeitslosen bedeuten, sondern auch weniger Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Zumal durch Krankheit arbeitslos gewordene Menschen schwerer wieder einen neuen Job finden als andere. Die Gefahr der Langzeitarbeitslosigkeit steigt.

Damit Sie wissen, was eine gute BEM-Einladung enthalten sollte, können Sie sich an unserem kostenlosen Muster orientieren.

Zahl der BEM-Einladungen wird zunehmen

Tatsächlich haben auch immer mehr Arbeitgebende ein Interesse daran, erkrankte Mitarbeitende zurück an den Arbeitsplatz zu holen. Grund ist der akute Personalmangel, von dem keine Branche mehr verschont bleibt. Der Personalmangel wird in den kommenden Jahren aufgrund der demografischen Entwicklung noch dramatischer werden. Je älter Arbeitnehmende sind, desto häufiger und desto länger fallen sie im Job krankheitsbedingt aus.

Es ist also davon auszugehen, dass in Zukunft weitaus mehr BEM-Einladungen verschickt und BEM-Verfahren durchgeführt werden. Zumal die Politik explizit dafür ist und mit einer Konkretisierung der Gesetzgebung einheitlichere Standards schaffen möchte. So wird das Betriebliche Eingliederungsmanagement auch politisch zu einer zentralen Maßnahme zum Schutz des Arbeitsplatzes und zur Sicherung von Fachkräften.

Während das Gesetz lediglich vorschreibt, dem Erkrankten nach sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten das BEM anzubieten, macht der Gesetzgeber keinerlei Vorgaben zur konkreten Ausgestaltung. Die rechtlichen Anforderungen an die BEM-Einladung stammen vorwiegend aus der Rechtsprechung.

Anforderungen an eine wirksame BEM-Einladung

Damit Sie den hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement gerecht werden, müssen Sie nach geltender Rechtsprechung die folgenden Aspekte im Einladungsschreiben berücksichtigen:

1. Zweck und Ziele des BEM

Anhand des Zwecks und der Ziele machen Sie dem oder der Betroffenen deutlich, worum es überhaupt geht. Seien Sie sich bewusst, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmender noch nie von dem Begriff des Betrieblichen Eingliederungsmanagements gehört hat, geschweige denn das dahinterstehende Verfahren kennt. Sie müssen ihn also dort abholen, wo er gerade steht. Das ist vor allem dann von zentraler Bedeutung, wenn Ihnen selbst etwas am Erhalt des Arbeitsverhältnisses liegt, und Sie das BEM nicht nur deshalb anbieten, weil es Ihre gesetzliche Pflicht ist.

Es reicht nicht aus, einfach auf § 167 Abs. 2 S. 1 SGB IX als Rechtsgrundlage zu verweisen oder den dortigen Gesetzestext in der Einladung zu zitieren. Vielmehr müssen Sie Ihrem Mitarbeitenden klar verständlich darlegen, welche Aufgabe das BEM hat. Dabei sollten Sie auf folgende Kernaspekte hinweisen:

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement dient dazu herauszufinden, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und wie erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann.
Ziel ist es, das Arbeitsverhältnis langfristig zu erhalten, was nur möglich ist, wenn der Arbeitnehmende vollständig oder soweit gesundet, dass er an seinen ursprünglichen oder einen angepassten Arbeitsplatz zurückkehren kann.
Somit ist die Durchführung des BEM Grundlage für die Weiterbeschäftigung des Erkrankten.
Es handelt sich um einen ergebnisoffenen Prozess, um Maßnahmen und Lösungen zu finden, die die Weiterbeschäftigung ermöglichen. In diesen Prozess kann und sollte sich der Mitarbeitende aktiv mit eigenen Vorschlägen einbringen.

2. Termin des BEM-Gesprächs

Das eigentliche BEM startet mit dem Auftaktgespräch, zu dem Sie mit dem BEM-Schreiben einladen. Erklären Sie, wofür das BEM-Gespräch da ist, und unterbreiten Sie einen konkreten Terminvorschlag. Idealerweise geben Sie dem oder der Eingeladenen zwei oder mehr Terminvorschläge zur Auswahl. So signalisieren Sie, dass Sie es mit den vorher genannten Zielen ernst meinen und nicht nur Ihrer gesetzlichen Pflicht nachkommen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person sowieso immer Zeit hat, nur weil sie krankgeschrieben ist. Schließlich gibt es neben Arztterminen auch viele andere Möglichkeiten, warum sie zu einem Datum verhindert sein kann.

3. Freiwilligkeit des BEM

Während Sie als Arbeitgebender jedem Mitarbeitenden, der die Bedingungen erfüllt, das Betriebliche Eingliederungsmanagement anbieten müssen, kann dieser frei entscheiden, ob er oder sie am BEM teilnimmt. Darüber müssen Sie jeden Erkrankten hinreichend aufklären.

Sie müssen in der BEM-Einladung nicht nur erläutern, dass für die Durchführung des BEM die Zustimmung des Empfängers notwendig ist, sondern auch, dass dieser seine Zustimmung zum BEM in jeder Phase des Verfahrens widerrufen kann.

4. Teilnehmendenkreis

Der erkrankte Arbeitnehmende hat das Recht zu entscheiden, wer außer dem Arbeitgebenden bzw. seinem Interessensvertreter (z. B. Sachbearbeiter:in aus der Personalabteilung) an dem BEM-Verfahren teilnimmt. Mögliche Teilnehmende sind:

Personalvertretung (Betriebsrat oder Personalrat)
Schwerbehindertenvertretung bei schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Arbeitnehmenden
Integrationsamt bei schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Arbeitnehmenden
Werks- oder Betriebsarzt
Rehabilitationsträger, sofern Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Anspruch genommen werden
frei wählbare Vertrauensperson (z. B. Rechtsanwalt, Gewerkschafter, Kollege, Familienmitglied)

Entscheidend ist, dass niemand davon ohne den Willen des Betroffenen teilnehmen darf. So entschied beispielsweise das Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 22.03.2016, AZ: 1 ABR 14/14):

„Die Beteiligung des Betriebsrats an dem Klärungsprozess nach § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX (juris: SGB 9) setzt das Einverständnis des betroffenen Arbeitnehmers voraus. Dieser ist im Rahmen der Unterrichtung nach § 84 Abs. 2 Satz 3 SGB IX (juris: SGB 9) darauf hinzuweisen, dass von der Beteiligung des Betriebsrats abgesehen werden kann.“

Das heißt, der Mitarbeitende kann auch die Voraussetzung aufstellen, dass der Betriebsrat nicht am BEM beteiligt wird. 2021 hat der Gesetzgeber den § 167 SGB IX insofern geändert, dass der Arbeitnehmende eine Vertrauensperson benennen darf, die am BEM-Verfahren teilnimmt. So sollen auch Mitarbeitende in Unternehmen ohne organisierte Personalvertretung die Möglichkeit erhalten, sich begleiten zu lassen.

Keine Fehlzeiten benennen

Der Betriebsrat darf erfahren, wer wann welches BEM-Gespräch führen wird. Ihm darf auch die BEM-Einladung gezeigt werden, damit er überprüfen kann, ob diese formal korrekt ausgestellt wurde. Da Sie jedoch nicht wissen, ob ein Arbeitnehmender der Beteiligung des Betriebsrats am kompletten BEM-Verfahren zustimmt, dürfen in der Einladung keine konkreten Fehlzeiten benannt werden. Denn dabei handelt es sich um persönliche Daten, die Sie ohne die Zustimmung des Erkrankten nicht an Dritte weitergeben dürfen. Verzichten Sie also darauf, in der Einladung die konkreten AU-Phasen aufzulisten.

Machen Sie im Einladungsschreiben gleichzeitig deutlich, dass der Arbeitnehmende auch während des laufenden BEM-Verfahrens jederzeit die Mitwirkung einzelner oder aller anderen Teilnehmenden widerrufen kann. Gleichzeitig kann er sich auch im Verfahren umentscheiden und beispielsweise den Betriebsrat hinzuziehen.

Weisen Sie ferner darauf hin, dass sämtliche teilnehmenden Personen der Verschwiegenheit verpflichtet sind und vor Teilnahme am BEM-Prozess eine entsprechende Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen.

5. Datenverarbeitung

Zur sinnvollen Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist es unumgänglich, dass persönliche Daten des Arbeitnehmenden verarbeitet werden. Auch wenn dieser nicht zwangsläufig seine konkrete Diagnose preisgeben muss.

Sie müssen bereits in der Einladung darauf hinweisen, welche Daten des Arbeitnehmenden Sie erheben, speichern und verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den im BEM-Prozess erhobenen Daten und besonders sensible Gesundheitsdaten handelt, die laut Europäischer Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt werden müssen.

Sowohl der Erhebung und Speicherung als auch der Verarbeitung und Weitergabe muss der Arbeitnehmende ausdrücklich zustimmen. Legen Sie der BEM-Einladung dafür eine Einwilligungserklärung zur Datenerhebung und Datenverarbeitung bei, in der alle den Datenschutz betreffenden Aspekte geregelt sind.

Typischerweise sind für das BEM folgende Daten notwendig:

Name
Geburtsdatum
Schwerbehinderung oder Gleichstellung
Beschäftigungsdaten
Fehlzeiten
ggf. Arbeitsunfälle
Gesundheitsdaten aus Attesten
Daten zum Arbeitsplatz (Aufgabengebiet, Tätigkeit, etc.)

Es liegt in der Natur der Sache, dass sich erst während des laufenden Verfahrens herausstellt, welche Daten genau benötigt werden, um einen lösungsorientierten Prozess zu gestalten. Denken Sie daran, dass auch für diese Daten die ausdrückliche Zustimmung des oder der Betroffenen notwendig ist.

Machen Sie außerdem deutlich, dass bei Zustimmung zum BEM eine BEM-Akte angelegt wird, die gesondert von der Personalakte aufbewahrt wird. Sie dient dazu, dass auch wirklich nur die Befugten, denen der Arbeitnehmender zugestimmt hat, die BEM-Daten einsehen können. Listen Sie in der Einwilligungserklärung auf, welche Daten die BEM-Akte beinhaltet und wer Zugriff darauf hat. Weisen Sie außerdem darauf hin, dass die Akte spätestens drei Jahre nach Abschluss des BEM vernichtet wird.

6. Reaktionsmöglichkeiten

Machen Sie Ihrem Arbeitnehmenden deutlich, welche Reaktionsmöglichkeiten er auf die Einladung hat. Er kann dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement zustimmen oder dieses ablehnen. Um eine Reaktion zu fördern, können Sie eine angemessene Frist setzen und diese mit einer Ablehnungsfiktion verknüpfen (siehe unten beim Punkt Fristsetzung).

Machen Sie es dem oder der Eingeladenen leicht und fügen Sie ein Antwortschreiben bei, das nur noch ausgefüllt und unterschrieben werden muss. So haben Sie gleichzeitig einen Nachweis über die Reaktion. Zumindest wenn auf die Einladung nicht geschwiegen wird.

Haben Sie ausreichend oft eingeladen und erhalten keine Antwort – oder wird auf dem Antwortbogen die Ablehnung des BEM deutlich gemacht – ist das Verfahren an dieser Stelle beendet. Stimmt der Mitarbeitende zu, kann das BEM-Gespräch stattfinden.

Denken Sie daran: Auch wenn Sie eine negative oder ablehnende Reaktion erhalten, müssen Sie immer wieder neu einladen, wenn der Arbeitnehmende mindestens sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten angesammelt hat.

Verschiebung des BEM

Übrigens kann es auch sein, dass ein Arbeitnehmender dem BEM zwar grundsätzlich zustimmt, aber darum bittet, dieses erst später durchzuführen. Beispielsweise deshalb, weil sein Gesundheitszustand noch keine aktive Beteiligung am BEM zulässt. Diesem Wunsch sollten Sie im Sinne eines rechtswirksamen BEM-Verfahrens in der Regel entsprechen.

Was Sie bei der BEM-Einladung außerdem beachten sollten

Fristsetzung

Sie können in der Einladung eine Frist setzen, um das BEM-Verfahren zu beschleunigen. Dabei gilt in der Regel, dass eine Nichtantwort bis zu einem bestimmten Datum mit einer Ablehnung des BEM gleichgesetzt wird. Juristisch spricht man hierbei von einer sogenannten Ablehnungsfiktion.

Beispiel Fristsetzung

Bitte senden Sie uns das beigefügte Antwortschreiben innerhalb von drei Wochen, das heißt bis spätestens zum TT.MM.JJJJ zurück. Sollten wir bis dahin keine Rückmeldung von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass Sie kein Interesse an der Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements haben und unsere Einladung ablehnen.

Entscheidend bei der Fristsetzung ist, dass die Frist angemessen ist. Wobei angemessen ein dehnbarer Begriff mit viel Interpretationsspielraum ist. Während drei Tage sicherlich zu kurz wären, gelten drei Wochen allgemein als angemessen. Eine zu kurze Frist kann als Indiz dafür gelten, dass Sie gar kein Interesse daran haben, eine ernsthafte Lösung für die Beendigung der Arbeitsunfähigkeit zu finden.

Wichtig ist zudem, dass dem Betroffenen die Ablehnungsfiktion erklärt wird. Das heißt, er muss sich bewusst sein, was seine Nicht-Reaktion für Konsequenzen hat. Deshalb gilt in der Rechtsprechung auch die Auffassung, dass mindestens zweimal zum BEM eingeladen werden muss, bevor eine Nicht-Reaktion nach Fristende als Ablehnung verstanden werden darf. Machen Sie in der zweiten Einladung deutlich, dass die Möglichkeit einer krankheitsbedingten Kündigung besteht, wenn auf diese Einladung gar nicht oder mit Ablehnung geantwortet wird.

Erhalten Sie also keine Reaktion auf Ihre erste Einladung, senden Sie eine weitere Einladung mit identischer Frist raus. Erst wenn auch diese Einladung keine Reaktion hervorruft, ist es tatsächlich eine Ablehnung, die aller Voraussicht nach auch rechtlich Bestand hat.

Immer wieder neu einladen

Nur weil ein zum BEM eingeladener Mitarbeitender die Frist in der Vergangenheit hat verstreichen lassen, kann sein Schweigen nicht als Indiz dafür gewertet werden, dass er das BEM immer wieder ablehnt. Gleiches gilt bei einer aktiven Kommunikation der Ablehnung. Das heißt, Sie müssen immer wieder eine BEM-Einladung aussprechen und eine angemessene Frist setzen, wenn die rechtlichen Voraussetzungen für das BEM wieder erreicht sind.

Zustellung in nachweisbarer Form

Damit Sie im Zweifel nachweisen können, dass Sie Ihrer Pflicht zur Einladung zum BEM-Verfahren nachgekommen sind, sollten Sie die BEM-Einladungen immer in nachweisbarer Form übermitteln. Dazu gibt es im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

Postalischer Versand als Einschreiben mit Rückschein
Übermittlung durch einen Boten, der sich den Empfang vom Empfänger persönlich quittieren lässt (Empfangsbestätigung)
Übergabe im Betrieb gegen schriftliche Empfangsbestätigung

Ist der Empfänger nicht bereit den Empfang des Schreibens zu quittieren, kann ihm die Einladung alternativ im Beisein von Zeugen überreicht werden. Das können zwei Boten sein oder zwei Mitarbeitende, die die Einladung im Betrieb übergeben.

Wertschätzender Ton

Unabhängig davon, welches Ziel Sie mit dem BEM letztlich verfolgen und wie schwer es Gesetzgeber und Rechtsprechung machen, eine formal wirksame BEM-Einladung auszusprechen: Schlagen Sie stets einen freundlichen, offenen und ehrlichen Ton an. Denken Sie daran, dass Sie es immer noch mit einer langzeiterkrankten Person zu tun haben. Ein allzu rüder Umgangston kann Ihnen bei einer Kündigungsschutzklage gegebenenfalls negativ ausgelegt werden, selbst wenn Ihre Einladung formal nicht zu beanstanden ist.

Fazit: Bei der BEM-Einladung muss jedes Wort sitzen

Ohne Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement werden Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nicht gerecht. Es gibt vieles zu beachten, um eine wirklich wirkungsvolle – sprich rechtlich saubere – BEM-Einladung auszusprechen. Gelingt schon die Einladung nicht, dann kann das BEM – unabhängig seines Ergebnisses – in einem späteren Kündigungsschutzverfahren als ungültig erklärt werden.

Um juristischen Problemen vorzubeugen, sollten Sie Ihre BEM-Einladungen mit größter Sorgfalt ausarbeiten. Informieren Sie sich regelmäßig über die aktuelle Rechtsprechung. Denn eine vor wenigen Wochen noch wirksame Einladung kann bereits nach einem weiteren Urteil unwirksam sein.