Digitale Krankschreibung ist Pflicht: Was Arbeitgebende jetzt zur eAU wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitnehmende ihren Arbeitgebenden bei Krankheit keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr vorlegen. Stattdessen haben Sie eine Holschuld und müssen die AU-Bescheinigung in elektronischer Form bei der Krankenkasse abrufen. Alle Details zur eAU in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis:
- Das Wichtigste zur eAU auf einen Blick
- Arbeitgebende müssen AU seit 1. Januar 2023 proaktiv anfordern
- Holschuld erfordert Anpassung interner HR-Prozesse
- Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt
- So funktioniert eAU in der Praxis
Das Wichtigste zur eAU auf einen Blick:
- Seit dem 1. Januar 2023 erhalten Arbeitnehmende vom Arzt keine AU-Bescheinigung mehr für den Arbeitgebenden.
- Arbeitgebende müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in elektronischer Form eigeninitiativ bei der Krankenkasse des Arbeitnehmenden abrufen. Die (fristgerechte) Vorlage gehört nicht mehr zum Verantwortungsbereich des Arbeitnehmenden.
- Arbeitnehmende sind weiterhin verpflichtet, sich bei voraussichtlicher Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgebenden zu melden, damit dieser über das Fernbleiben vom Arbeitsplatz und die Dauer der Abwesenheit Bescheid weiß.
- Unternehmen müssen ihre Prozesse so anpassen, dass die Information über das krankheitsbedingte Fehlen eines Mitarbeitenden in die Personalabteilung gelangen und diese die AU-Bescheinigung abrufen kann.
- Das eAU-Verfahren gilt (noch) nicht für alle. Größte Ausnahme sind Arbeitnehmende mit privater Krankenversicherung.
Jahrelang war der „gelbe Schein“ das Symbol für die Krankschreibung. Mit Beginn dieses Jahres rückt seine endgültige Abschaffung einen großen Schritt näher. Denn seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Das bringt einige Veränderungen mit sich, vor allem für Arbeitgebende.
Arbeitgebende müssen AU seit 1. Januar 2023 proaktiv anfordern
War es bisher so, dass der Arbeitnehmende die berühmte gelbe Bescheinigung eingereicht oder zugeschickt hat, müssen Sie nun selbst aktiv werden und sich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung „abholen.“ Das bereits 2019 im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossene elektronische Verfahren sieht vor, dass der Arzt die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgebende muss die Daten dort eigeninitiativ anfordern. So sollen sowohl die Unternehmen als auch die Versicherten entlastet werden.
Das neue Verfahren besteht im Wesentlichen aus drei Schritten:
- Der behandelnde Arzt meldet die Arbeitsunfähigkeit mit den bisher von der Bescheinigung bekannten Daten (inkl. Diagnose) an die Krankenkasse des Arbeitnehmenden.
- Der Arbeitnehmende informiert seinen Arbeitgebenden über seine Krankschreibung und die damit verbundene Dauer seiner Abwesenheit vom Arbeitsplatz.
- Der Arbeitgebende ruft die Daten digital bei der Krankenkasse des Arbeitnehmenden ab.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält wie die bisherige Papierbescheinigung alle wichtigen Informationen, die Sie als Arbeitgebender benötigen:
- Vor- und Nachnamen des Beschäftigten
- Beginn der Arbeitsunfähigkeit
- Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
- Kennzeichnung als Arbeitsunfall
Die Diagnose, also den Grund der Krankschreibung, erhält aus Datenschutzgründen wie bisher auch nur die Krankenkasse, nicht der Arbeitgebende.
Holschuld erfordert Anpassung interner HR-Prozesse
Was einfach und logisch klingt, erfordert die Überprüfung und Anpassung der bisherigen Prozesse in Unternehmen. Denn die Personalabteilung muss nicht nur in der Lage sein, die AU-Daten abzurufen. Es muss auch ein interner Informationsprozess geschaffen werden, damit die Abrechnungsstelle überhaupt von der krankheitsbedingten Abwesenheit des Mitarbeitenden erfährt. Diese meldet sich in der Regel bei seinem Vorgesetzten ab, so dass die Führungskraft die Personalabteilung informieren muss – idealerweise ebenfalls digital.
Ohne diese elementare Information kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ansonsten nicht abgerufen werden. Fehlende Informationen zur Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten können beispielsweise zu fehlerhaften Entgeltabrechnungen und ungenauen Statistiken über die Fehlzeiten im Unternehmen führen.
Die Krankenkasse informiert nicht aktiv über die Arbeitsunfähigkeit des Versicherten. Es handelt sich vielmehr um eine Holschuld des Arbeitgebenden.
Was zunächst eine Herausforderung für die Personalabteilung ist, sollte von den Unternehmen als Chance begriffen werden. Eine Chance, die Digitalisierung von elementaren Personalprozessen weiter voranzutreiben und so langfristig Kosten und Zeit einsparen zu können.
Wichtig: Beim Abruf, der Verarbeitung und der Speicherung der Daten zur Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten sind die strengen Datenschutzrichtlinien (Bundesdatenschutzgesetz und europäische Datenschutzgrundverordnung) einzuhalten.
Vorlagepflicht entfällt, Meldepflicht bleibt
Obwohl damit ein häufiges Streitthema in vielen Unternehmen eliminiert wird (Wurde die AU-Bescheinigung vom Arbeitnehmenden rechtzeitig vorgelegt?), besteht für den Mitarbeitenden weiterhin eine Meldepflicht. Es liegt jedoch nicht mehr in seiner Verantwortung, die Bescheinigung rechtzeitig vorzulegen. Der Gesetzgeber sieht hierfür nach § 5 Abs. 1 Satz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) eine dreitägige Frist vor.
Achtung: Allerdings dürfen Arbeitgebende bereits am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Attest vom erkrankten Arbeitnehmenden fordern. Die gesetzliche Frist gilt nur, wenn betrieblich nichts anderes vereinbart wurde.
Tipp: Beschäftigte informieren
Kommunikation ist das A und O. Informieren Sie Ihre Beschäftigten über das neue Verfahren. So verhindern Sie Unklarheiten und unnötige Rückfragen, wenn es beim Arzt plötzlich nur noch eine Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gibt. Nutzen Sie die Veränderung, um die Employee Journey zu verbessern: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden den Vorteil für sie auf.
Vor allem aber: Nutzen Sie die Information, um deutlich zu machen, dass die Beschäftigten sich natürlich nach wie vor telefonisch abmelden müssen, wenn sie wegen Krankheit nicht zur Arbeit erscheinen und nachdem sie krankgeschrieben wurden. Zur Verbreitung der Neuerung können zum Beispiel das Intranet, ein Newsletter, das Mitarbeitermagazin oder ein Aushang verwendet werden.
Die gesetzliche Frist bleibt auch weiterhin von Bedeutung, denn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für alle. Ausgenommen sind bisher folgende Personen bzw. Fälle:
- Privat versicherte Arbeitnehmende
- Minijobber in Privathaushalten
- Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt
Ansonsten gilt das Verfahren für alle, auch für Minijobber.
So funktioniert eAU in der Praxis
In der Praxis erfolgt der Abruf der AU-Daten in den meisten Fällen über die Software zur Entgeltabrechnung. Dafür muss die Abrechnungssoftware über die Schnittstelle „Datenaustausch eAU“ verfügen.
Wenn Sie keine Entgeltabrechnungssoftware nutzen, dann können Sie alternativ auch eine Ausfüllhilfe wie zum Beispiel sv.net (Sozialversicherung im Internet) nutzen. Dabei handelt es sich um eine elektronische Plattform der Spitzenverbände der Krankenkassen, die den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Krankenkassen erleichtert.
Fazit: Vorerst mehr Aufwand für langfristig weniger Bürokratie
Der gelbe Schein als offizieller Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gehört zwar noch nicht ganz der Vergangenheit an, aber ein großer Schritt in Richtung Abschaffung ist getan. Nachdem die Pflicht zur eAU im vergangenen Jahr verschoben wurde, müssen Unternehmen mit Mitarbeitenden seit 2023 selbst aktiv werden und sich die Daten zur Arbeitsunfähigkeit ihrer Beschäftigten beschaffen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedeutet erst einmal Investitionen in digitale Lösungen und neue Prozesse. Weil es insbesondere mit den Privatversicherten noch eine beachtliche Ausnahmegruppe gibt, müssen auf unabsehbare Zeit kostspielige Parallelstrukturen aufrechterhalten werden. Das führt im ersten Schritt keineswegs zum Bürokratieabbau für Unternehmen.
Erklärtes Ziel aller Beteiligten ist es jedoch, den Prozess der AU-Meldung für alle digital zu gestalten. Dazu sollen irgendwann auch die Arbeitnehmenden zählen, die bis auf Weiteres noch ihre Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier erhalten.
