Zum Hauptinhalt springen

Risikofaktor Fehlzeiten – Strategien und Maßnahmen, um Fehlzeiten zu reduzieren

von Katja Uhde – 6. Oktober 2022

Mitarbeitende stellen die wichtigste Ressource in Unternehmen dar. Umso kritischer ist es, wenn diese fehlen. Im besten Fall kosten Fehlzeiten „nur“ Geld. Im schlimmsten Fall verursachen sie Personalflucht, schädigen das Unternehmensimage und mindern Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Erfahren Sie, welche Fehlzeiten es gibt, wie Sie sie messen und wie Sie Ihre Fehlzeiten reduzieren.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Was sind Fehlzeiten?
  2. Warum stellen Fehlzeiten ein Risiko dar?
  3. Fehlzeiten im Unternehmen berechnen
  4. Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten
  5. 5 wirkungsvolle Methoden zur Fehlzeitenreduzierung
  6. Kombinieren Sie Maßnahmen und reduzieren Sie Fehlzeiten

19,9 Fehltage aufgrund von Arbeitsunfähigkeit. Das ist die Bilanz, die die AOK im Fehlzeiten-Report 2021 für die eigenen Versicherten gezogen hat. Bei einer Fünf-Tage-Woche fehlt ein durchschnittlicher AOK-Versicherter also einen ganzen Monat im Jahr. 4 Wochen, in denen er nicht seine vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung erbringen kann – aber trotzdem bezahlt werden muss.

Doch Fehlzeiten sind nicht nur für Arbeitgebende ärgerlich. Normalerweise hat auch ein Arbeitnehmender kein Interesse daran, zu fehlen. Abwesenheit hat immer einen Grund. Wenn sie nicht krankheitsbedingt ist, dann liegt es häufig an privaten oder beruflichen Problemen, die den/die Beschäftigte:n belasten. Ob es am Betriebsklima, dem Arbeitspensum oder der Beziehung zum Vorgesetzten liegt – viele Probleme lassen sich aus dem Weg räumen, wenn Sie ihre Ursache kennen.

Was sind Fehlzeiten?

Als Fehlzeit bezeichnet man die in Stunden oder Tagen gemessene Zeit, die ein Arbeitnehmender geplante oder ungeplant von seinem Arbeitsplatz (inkl. Homeoffice) abwesend ist. Ausgenommen sind folglich vertraglich vereinbarte und gesetzlich gegebene Abwesenheiten wie durch Urlaub und Feiertage.

Es gibt drei verschiedene Arten und Fehlzeiten:

  1. Krankheitsbedingte Fehlzeiten
    Arbeitsunfähigkeit durch physische und/oder psychische Einschränkungen und Leiden
  2. Motivationsbedingte Fehlzeiten (Absentismus)
    Absentismus: Fehlen oder Versäumen ohne ersichtlichen Grund („Blau machen“)
  3. Betriebsbedingte Fehlzeiten
    z. B. durch Fort- und Weiterbildung (kein Kosten-, sondern Investitionsfaktor), Betriebsfeste und -ausflüge

Fehlzeiten liegen nicht nur vor, wenn Arbeitnehmende ganze Tage fehlen. Auch bei der Unterschreitung der Soll-Arbeitszeit kommt es dazu. Im geringeren, oft alltäglichen Umfang spricht man auch von verdeckten Fehlzeiten. Sie kommen beispielsweise durch einen verspäteten Arbeitsbeginn, verfrühten Feierabend, überzogene Pausenzeiten, ausgedehnte private Plaudereien in der Teeküche oder die temporäre private Verwendung der Arbeitszeit zustande (z. B. im Internet surfen oder private Telefonate führen).

Nicht jeder dieser Gründe für verdeckte Fehlzeiten ist gleich teuflisch und muss eliminiert werden. Ganz im Gegenteil: Eine gute Kommunikation trägt zu einem harmonischen Betriebsklima bei, das die Produktivität aller steigern kann. Dazu trägt auch der gemütliche Plausch bei einer Tasse Kaffee bei.

Übrigens: Erscheint ein Mitarbeitender trotz Krankschreibung zur Arbeit, bezeichnet man das als Präsentismus – das Gegenteil von Absentismus.

Warum stellen Fehlzeiten ein Risiko dar?

Störfaktor Fehlzeiten

Die wenigsten Unternehmen sind personell überbesetzt. Ganz im Gegenteil: In Zeiten akuten Personalmangels ist die Personalplanung eine echte Herausforderung. Die Arbeitslast ist auf wenige Schultern verteilt. Ein unvorhersehbarer, personeller Ausfall kann nur selten vollständig kompensiert werden. Die Folgen sind Störungen in den Arbeitsabläufen sowie organisatorische Probleme.

Schließlich kann die Arbeit nur in den wenigsten Fällen liegen bleiben. Sie muss auf andere Personen aufgeteilt werden. Das wiederum führt zu einer erhöhten Arbeitsbelastung bei anwesenden Mitarbeitenden. Diese bauen Überstunden auf, die später abgefeiert oder vergütet werden müssen. Im schlimmsten Fall führt deren Überlastung zu weiteren Fehlzeiten.

Kostenfaktor Fehlzeiten

Unvorhersehbare Fehlzeiten gehen immer mit finanziellem Verlust einher. Der fehlende Arbeitnehmende kann seiner Pflicht der Leistungserbringung nicht nachkommen. Das Aufgabenpensum kann in der Regel nur bedingt durch anwesende Beschäftigte aufgefangen werden. Und wenn, dann leidet häufig deren Arbeitsqualität, so dass gleich mehrere Aufgabenbereiche unzureichend erfüllt werden.

Selbst Unternehmen, die ideal auf außerplanmäßige Personalausfälle vorbereitet sind, bezahlen dies mit Umsatzeinbußen. Schließlich steigert das Vorhalten von Ersatzpersonal, Stellvertretern und Springern die Personalkosten erheblich. Dennoch kann sich dieser finanzielle Kraftakt in vielen Bereichen lohnen. Nämlich überall dort, wo ohne Ersatz kein Umsatz mehr generiert werden kann – zum Beispiel am Point of Sale, wo Verkäufer:innen zwingend notwendig sind.

Beispiel

Ein Unternehmen hat 30 Vollzeitbeschäftigte, die durchschnittlich 49.200 Euro brutto im Jahr verdienen (Durchschnittseinkommen eines Deutschen im Jahr 2021). Um die Personalkosten vollständig zu erfassen, müssen rund 30 Prozent Lohnnebenkosten hinzugerechnet werden (14.760 Euro pro Jahr und Person). Macht jährliche Personalkosten in Höhe von 1.918.800 Euro.

Bei einer durchschnittlichen Fehlzeitenquote von 3,97 Prozent (Durchschnitt der Versicherten der Techniker Krankenkasse im Jahr 2021) ergeben sich somit Ausfallkosten von jährlich 76.176,36 Euro. Dafür könnten Sie eineinhalb neue Stellen schaffen!

Risikofaktor Fehlzeiten

Häufen sich Fehlzeiten, werden sie zu einem ernsthaften Risiko für ein Unternehmen. Ab wann die Fehlzeitenquote bedenklich ist, lässt sich nicht generell quantifizieren. Dafür gibt es zu viele Kriterien, die über die Risikowirkung entscheiden. Größere Unternehmen können Fehlzeiten besser ausgleichen als der Drei-Mann-Betrieb, bei dem durch einen kranken Mitarbeitenden gleich 33 Prozent der Belegschaft fehlen. Häufen sich Fehlzeiten jedoch in einer Abteilung oder zu einer bestimmten Zeit, wird es auch für die Großen kritisch.

Fehlzeiten entwickeln sich schnell und auf vielen Ebenen zu einem Risikofaktor, der die Motivation, Gesundheit, Produktivität und Loyalität Ihrer Beschäftigten bedroht. Sicherlich können Ausfälle für eine kurze Zeit von Kollegen kompensiert werden. Aber schon ab drei, vier Tagen leiden nicht nur die Arbeitsergebnisse. Der Stress führt zu einer negativen Beeinträchtigung des Betriebsklimas, von dem jedoch all die genannten Faktoren abhängen. Bei regelmäßigen oder gar dauerhaften Überlastungszuständen kommt es zu Burn-out.

Was für viele Unternehmensverantwortliche wie ein fernes Worst-Case-Szenario klingt, tritt in der Tat früher ein als vermutet. Und wird dann schnell zu einem veritablen Problem, das die Wettbewerbsfähigkeit und mitunter sogar die Existenz des Unternehmens gefährdet. Der Grund: Personal, das das Unternehmen aus genannten Gründen verlässt, kann auf einem Arbeitnehmermarkt nicht mehr einfach ersetzt werden. Es muss aufwändig und teuer rekrutiert werden. Und selbst dann bleiben viele Stellen mittlerweile unbesetzt.

Unternehmen können es sich in Zeiten eines ernsthaften Personalmangels gar nicht mehr leisten, dass unter den Fehlzeiten die gesamte Belegschaft leidet. Entsprechend wichtig ist es, die Fehlzeiten im Blick zu behalten, zu analysieren und so gut es geht zu reduzieren. Davon profitiert Ihr Unternehmen auf sämtlichen Ebenen: personell, monetär und sogar beim Image bzw. der Arbeitgeberattraktivität.

Fehlzeiten im Unternehmen berechnen

Voraussetzung, um Fehlzeiten managen und reduzieren zu können, ist die Kenntnis über die aktuelle Fehlzeitenquote. Sie ist eine elementare Personalkennzahl, die regelmäßig berechnet, erfasst und analysiert werden muss, um Auffälligkeiten zu erkennen. Zur Ermittlung der prozentualen Fehlzeitenquote wird die Fehlzeit ins Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit gesetzt. Dies kann in Form von Tagen oder Stunden geschehen, wobei Stunden genauer sind, da Beschäftigte nicht zwangsläufig ganze Tage fehlen müssen.

Formel zur Berechnung der Fehlzeitenquote:

Fehlzeitenquote in % = Fehlzeit / Soll-Arbeitszeit * 100

Beispielrechnung Fehlzeitenquote

Ein kleines Unternehmen besitzt fünf Vollzeitbeschäftigte. Sie haben eine Fünf-Tage-Woche und kommen somit auf 20 Arbeitstage im Monat, 240 Arbeitstage im Jahr. Für fünf Personen ergeben sich 1.200 Arbeitstage. Die Beschäftigten haben im vergangenen Jahr unterschiedliche Fehlzeiten generiert:

  • Mitarbeitender 1: 3 Tage
  • Mitarbeitender 2: 0 Tage
  • Mitarbeitender 3: 21 Tage
  • Mitarbeitender 4: 6 Tage
  • Mitarbeitender 5: 8 Tage

Die Gesamtsumme der Fehltage beläuft sich auf 38. Mithilfe dieser Daten und der oben angegebenen Formel lässt sich nun wie folgt die Fehlzeitenquote (FZQ) berechnen:

FZQ = 38 Fehltage / 1.200 Arbeitstage * 100

FZQ = 3,17 %

Die Quote allein ist noch relativ wenig aussagekräftig. Sie benötigen Vergleichswerte oder Benchmarks ähnlicher Unternehmen. Eine regelmäßige Erhebung der Kennzahl – gern auch in monatlichen Perioden – ist deshalb Pflicht. Nur so können Sie Ausreißern auf den Grund gehen und Fehlentwicklungen frühzeitig Einhalt gebieten.

Nicht nur die zeitlichen Variablen lassen sich verschieben. Sie können die Fehlzeiten auch für Organisationseinheiten wie Werke, Abteilungen oder Teams erfassen. Durch die kleineren Einheiten werden die Zahlen greifbarer und Reaktionen wirksamer. Schließlich kann es dramatische Folgen haben, wenn die Quote für das gesamte 300-Personen-Unternehmen zwar gut aussieht, in der vierköpfigen Produktionsvorbereitung, ohne die der Produktionsprozess quasi stillsteht, jedoch bei dramatischen 50 Prozent liegt.

Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Die Fehlzeiten in Unternehmen werden von einer Vielzahl, zum Teil sehr unterschiedlicher Faktoren beeinflusst. Das macht ihre Analyse komplex. Ist aber gleichzeitig auch eine Chance: Denn es gibt eben so viele Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um die Fehlzeitenquote zu optimieren.

Die Gründe und damit auch die Maßnahmen für Fehlzeiten lassen sich grob in drei Kategorien einteilen. Den größten Spielraum bieten Ihnen betriebliche Gründe, denn diese haben Sie zu 100 Prozent in der eigenen Hand. Außerbetriebliche Gründe, wie zum Beispiel rechtliche Vorgaben, lassen sich hingegen nur bedingt beeinflussen. Ein Mittelding stellen die persönlichen Gründe dar. Dabei handelt es sich nicht nur um private Probleme Ihrer Beschäftigten, sondern beispielsweise auch um die steigenden Fehlzeiten mit zunehmendem Alter. Sie sind zwar normal und in gewissem Umfang unvermeidbar, lassen sich jedoch durch betriebliche Optimierung spürbar verringern.

5 wirkungsvolle Methoden zur Fehlzeitenreduzierung

1. Arbeitszeiten flexibilisieren

Das Thema Work-Life-Balance ist immer mehr Arbeitnehmenden wichtig. Alle Umfragen offenbaren, dass in Zukunft noch mehr Beschäftigte auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeits- und Freizeit achten wollen. Ähnlich wie der Fachkräftemangel ist das Thema gerade erst am Anfang. Doch wie passen fehlendes Personal und geringere Arbeitszeiten zusammen? Gar nicht, meinen viele, und unterliegen damit einer falschen Dichotomie.

Fakt ist vielmehr, dass sich durch die Flexibilisierung der Arbeitszeiten die Produktivität steigern lässt. Das belegt beispielsweise eine Studie des arbeitgebernahen Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). Es widerspricht somit der häufigen Annahme von Arbeitgebenden, dass sich beispielsweise Gleitzeit oder Homeoffice negativ auf die Arbeitsleistung auswirken würden. So zeigen die Ergebnisse klar, dass Unternehmen, die ihren Arbeitnehmenden bezüglich der Arbeitszeiten Vertrauen schenken, statt auf Kontrolle zu setzen, weitaus weniger Konflikte zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten verzeichnen.

Flexible Arbeitszeiten müssen nicht gleich den totalen Kontrollverlust bedeuten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung gibt es diverse Möglichkeiten der Arbeitszeit- und Produktivitätserfassung – auch wenn die Mitarbeitenden zu Hause oder mobil arbeiten. Gleitzeit kann ein erster Schritt in die Flexibilisierung sein. Mit einem Stundenkonto stellen Sie sicher, dass die vertraglich vereinbarte Mindestarbeitszeit eingehalten wird. Gleichzeitig ermöglichen Sie den Aufbau eines Puffers, den Arbeitnehmende nutzen können, um auch mal früher Feierabend zu machen oder die ausgefallene Kinderbetreuung zu kompensieren.

2. Kommunikation und Transparenz fördern

Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden lässt sich häufig auf mangelnde Kommunikation zurückführen. Allzu oft beginnt das bereits beim Onboarding. Statt sich Zeit zu nehmen und ein neues Teammitglied ausführlich einzuarbeiten, sind viele Mitarbeitende nach einer Willkommensrunde auf sich selbst gestellt. Ihnen fehlen grundlegende Informationen und zuverlässige Ansprechpartner. Das führt nicht nur dazu, dass sie unproduktiv, langsam und fehlerhaft arbeiten, sondern vor allem, dass ihre Unzufriedenheit täglich steigt. Aber auch in langjährigen Teams wird häufig viel zu wenig kommuniziert. Entscheidungen von Vorgesetzten sind intransparent und stoßen deshalb auf wenig Akzeptanz.

Die Hauptaufgabe von Führungskräften besteht darin, mit ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren. Etablieren Sie eine offene Diskussions- und Feedbackkultur. Beginnen Sie den Tag mit einer zwanglosen Kaffeerunde, in der die wichtigsten Projekte und Aufgaben besprochen werden. So bekommen alle einen groben Überblick und sind auf Stand. Haben Sie eine offene Tür für persönliche Gespräche. Fragen Sie nach aktuellen Herausforderungen und benötigten Hilfestellungen. Veranstalten Sie einen gemeinsamen Lunch und After-Work-Events. Tun Sie schlicht alles, was die Kommunikation über berufliche aber auch private Themen fördert. Kommunikation schafft Transparenz!

3. Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) betreiben

Die meisten Fehlzeiten sind krankheitsbedingt. Je älter Mitarbeitende werden, desto häufiger fallen sie wegen Krankheit aus. Werden Sie präventiv tätig und unterstützen Sie Ihre Beschäftigten dabei, möglichst lange fit und gesund zu bleiben. Denn das erhält nicht nur ihre Arbeitsleistung, sondern vor allem auch ihre Motivation.

Sie können schon mit einfachen Maßnahmen und geringem finanziellen Aufwand die Gesundheit Ihres Personals fördern. Es muss nicht gleich das eigene Fitnessstudio sein. Nutzen Sie beispielsweise die 44-Euro-Freigrenze, um Ihren Beschäftigten zusätzlich zum Lohn den Besuch im Fitnessstudio zu subventionieren – steuer- und sozialabgabenfrei für Sie und Ihre Arbeitnehmenden.

Oder bestellen Sie zweimal im Monat einen Physiotherapeuten in den Betrieb, der in der Pause einige Übungen macht und die Mitarbeitenden dann mit einer Massage verwöhnt. Nehmen Sie an Firmenläufen teil und stärken Sie so das Wir-Gefühl. Statt immer nur ins Restaurant einzuladen, können Sie eine kleine Wanderung organisieren oder halten Besprechungen beim Spaziergang im Park ab.

4. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) professionalisieren

Wenn sich Fehlzeiten häufen, sollten Sie das Gespräch mit den betroffenen Beschäftigten suchen. Nicht um ihnen Vorwürfe zu machen, sondern um die Ursachen für die Fehlzeiten zu erörtern und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Viele Unternehmen führen Rückkehrgespräche, die auch dazu dienen, den thematisch-fachlichen Einstieg in den Arbeitsalltag zu meistern. Was hat sich in den vergangenen Tagen getan? Welche Projekte sind neu hinzugekommen? Wo setzen wir aufgabentechnisch an?

Nach 42 Krankentagen innerhalb von zwölf Monaten schreibt der Gesetzgeber ohnehin das Betriebliche Eingliederungsmanagement vor. Sie müssen dem Mitarbeitenden also ohnehin ein Gespräch anbieten. Nutzen Sie diese Chance, indem Sie systematisches BEM betreiben.

Erarbeiten Sie gemeinsam mithilfe konkreter Maßnahmen nachhaltige Lösungen für betriebsbedingte Fehlzeitengründe. So reduzieren Sie vom ersten Tag an die Fehlzeiten. Optimieren Sie beispielsweise den Arbeitsplatz nach ergonomischen Gesichtspunkten, verändern Sie die Arbeitszeiten oder verbessern Sie Geschäftsprozesse.

Die Einführung einer digitalen BEM-Software ist der erste Schritt zur Professionalisierung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements.

5. Sinn stiften

Klingt esoterisch? Ist es gar nicht! Immer mehr Menschen wollen nicht irgendetwas arbeiten, nur um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Sie wollen etwas Sinnvolles tun. Wer versteht, warum er etwas tut und welchen sinnvollen Zweck Tätigkeit und Produkt erfüllen, der arbeitet mit mehr Leidenschaft. Das wiederum führt zu steigender Motivation und Produktivität. Indem Sie den Purpose transparent machen und kommunizieren, reduzieren Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden, steigern ihre Zufriedenheit und Loyalität.

Kombinieren Sie Maßnahmen und reduzieren Sie Fehlzeiten

Ihre Fehlzeitenquote spiegelt die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten wider. Indem Sie Maßnahmen ergreifen, um die Fehlzeiten zu reduzieren, sparen Sie nicht nur bares Geld. Sie investieren in Ihre Wettbewerbsfähigkeit!

Es gibt eine Fülle an Maßnahmen. Nicht alle kosten Geld. Bauen Sie nach und nach eine Unternehmenskultur auf, die sich positiv auf die Motivation und Produktivität Ihrer Beschäftigten auswirkt, indem Sie Maßnahmen wie Gesundheitsförderung, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Flexibilisierung und Belohnung intelligent kombinieren. Gern sind wir Ihnen dabei behilflich.

Teilen

Beliebte Beiträge

Magazin – 24. November 2022

BEM-Einladung Muster: Was in Ihrer Einladung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement stehen muss

Magazin – 25. August 2021

5 Tipps für ein erfolgreiches BEM-Gespräch

Magazin – 9. November 2020

Finanzielle Förderung für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheitsmanagement

Nach oben