So machen Sie Ihre Jahresgespräche zum vollen Erfolg

von Katja Uhde – 8. April 2024

Jahresgespräche können ein effektives Mittel Ihrer Unternehmensführung sein, indem Sie Ihre Ziele deutlich kommunizieren und in Einklang bringen mit klaren Zielvorgaben für Ihre Arbeitnehmer:innen. 

So stellen Sie sicher, dass Ihr gesamter Betrieb auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet und erhöhen, im Idealfall, die Mitarbeitermotivation und -produktivität. Aber mindestens genauso wichtig wie der Blick nach vorn, ist die rückblickende Bewertung im Jahresgespräch. 

Damit Sie und Ihre Angestellten vom Jahresgespräch profitieren, liefern wir Ihnen in diesem Magazinbeitrag eine umfassende Übersicht über das Jahresgespräch. 

Welchen Zielen dient das Jahresgespräch, wie bereiten Sie sich bestmöglich darauf vor und wie sieht ein bewährter Ablauf aus? Außerdem stellen wir Ihnen eine geeignete Software vor, um Ihnen das Jahresgespräch zu erleichtern. 

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Inhaltsverzeichnis:

1. Was genau ist ein Jahresgespräch?
2. Welche Ziele verfolgt Ihr Jahresgespräch?
3. Wie bereiten Sie sich bestmöglich auf ein Jahresgespräch vor?
4. Gibt es einen bewährten Ablauf für Ihre Jahresgespräche?
5. Wie können Sie sich das Durchführen von Jahresgesprächen erleichtern?

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Was genau ist ein Jahresgespräch?

Es wird als Teil der Personalentwicklung auch Evaluierungsgespräch, Jahresendgespräch oder Performance-Gespräch genannt. 

Das Jahresgespräch ist also eine jährliche Chance für einen ehrlichen Austausch.

Genau diese Chance bleibt ungenutzt, falls das Jahresgespräch sich für Ihre Mitarbeiter:innen inhaltsleer und zwecklos anfühlt und als weiterer Pflichttermin wahrgenommen wird.

Sie vermeiden diesen Eindruck, indem Sie sich vorab folgende Fragen stellen und Ihre Einsichten in das Jahresgespräch einfließen lassen: 

• Wie hat sich Ihr Unternehmen über das vergangene Jahr entwickelt?
• Erfüllen oder verfehlen Sie Ihre angestrebten Unternehmensziele?
• Welchen Beitrag hat Ihr:e Mitarbeiter:in dazu geleistet? 
• Wie hat sich Ihr:e Mitarbeiter:in über das Jahr entwickelt?
• Ist akut mehr Leistung oder Weiterbildung des Angestellten nötig?

Basierend auf Ihren Erkenntnissen vorab und dem Ergebnis Ihrer Unterhaltung mit dem Angestellten, werden am Ende des Jahresgesprächs geeignete Ziele und Maßnahmen für die Zukunft festgelegt. 

Welche Ziele verfolgt Ihr Jahresgespräch? 

Das zentrale Ziel des Jahresgesprächs ist, die Entwicklung und Leistung Ihrer Angestellten zu fördern. Dieses Ziel ist federführend für die Gestaltung Ihres konkreten Feedbacks zur vergangenen Leistung und Ihrer klaren Zielvorstellungen für die Zukunft. 

Häufig dient das Jahresgespräch also, um positive Impulse zu setzen. Sie würdigen erreichte Ziele des Angestellten und erhöhen so die Mitarbeiterbindung und -motivation. 

In seltenen Fällen erschweren Ihnen Leistungseinbrüche im vergangenen Jahr das Jahresgespräch. Besonders kritische Unterhaltungen verlangen von Ihnen Fingerspitzengefühl, ruhige Gesprächsführung und faktenbasiertes Argumentieren. 

Aber die strukturierte Unterhaltung unter vier Augen ermöglicht Ihnen nicht nur, ehrlich über erreichte oder verfehlte Ziele Ihrer Arbeitnehmer:innen zu sprechen, sondern auch selbst Feedback über Ihren Führungsstil zu sammeln.

Der beidseitige Austausch auf Augenhöhen bewirkt, dass sich Ihr Arbeitsklima verbessert und dass potenzielle Spannungen gezielt abgebaut werden – aber nur, wenn die Natur der Unterhaltung konstruktiv, offen und ehrlich ist. 

Im Detail können Jahresgespräche vielseitig eingesetzt werden. Sie profitieren am stärksten, wenn Sie folgende Gesprächsziele verfolgen: 

• Sie optimieren die Leistungsbereitschaft der Belegschaft durch klare Ziele
• Sie erhöhen die Mitarbeiterbindung durch einen ehrlichen Austausch
• Sie fördern die Mitarbeitermotivation durch Lob für vergangene Leistung
• Sie bieten Weiterbildungsmöglichkeiten proaktiv an.
• So erreichen Sie insgesamt schnelleres Unternehmenswachstum 

Wie bereiten Sie sich bestmöglich auf ein Jahresgespräch vor? 

Ihre Vorbereitung trägt maßgeblich dazu bei, erfolgreiche Jahresgespräche zu führen, die nicht als lästiger Pflichttermin wahrgenommen werden. Immerhin ist jeder Ihrer Angestellten individuell und die gesetzten Ziele und erbrachten Leistungen unterscheiden sich. 

Nichtsdestotrotz braucht das Jahresgespräch – bereits in der Vorbereitung – einen standardisierten Charakter. Anders lässt sich die Entwicklung von einzelnen Arbeitnehmer:innen nicht konsistent vergleichen über die Jahre. 

So bereiten Sie oder Ihre Führungskräfte sich bestmöglich auf ein Jahresgespräch vor: 

1. Sichten Sie vorab all Ihre Aufzeichnungen
2. Nehmen Sie sich genügend Zeit
3. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre 
4. Nutzen Sie Vorlagen, um zeitliche Vergleiche zu ermöglichen
5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse

Sichten Sie vorab all Ihre Aufzeichnungen 

Sie erleichtern sich Ihre Jahresgespräche massiv, wenn Sie im Jahresverlauf einschneidende Ereignisse vermerken. Sowohl positiv als auch negativ. 

Ein:e Mitarbeiter:in hat Schwierigkeiten in einem Projekt überwunden und ist für die rechtzeitige Fertigstellung länger geblieben? Oder Ihr:e Arbeitnehmer:in kam mit dem Druck nicht zurecht und das Projekt wurde nicht rechtzeitig fertig? 

Ganz egal, ob einzelne Vorkommnisse positiv oder negativ gewesen sind – wenn Sie gemeinsam Bilanz über ein ganzes Jahr ziehen, sind Notizen eine hilfreiche Gedankenstütze, um die Leistung Ihres/Ihrer Gesprächspartner:in einzuordnen – neben direkten Leistungsindikatoren wie Kennzahlen. 

Nehmen Sie sich genügend Zeit

Gängige Empfehlungen für den zeitlichen Rahmen eines Jahresgesprächs schlagen 40 Minuten bis zu maximal 2 Arbeitsstunden vor. Setzen Sie die Gesprächsdauer lieber zu lange an, als das Gespräch verfrüht abbrechen zu müssen. 

Außerdem empfehlen Expert:innen höchstens 2 Jahresgespräche pro Tag zu führen. 

Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre 

Das Gespräch findet immer unter vier Augen statt und die Gesprächsinhalte sind vertraulich. Sie sorgen für eine angenehme Gesprächssituation, indem Sie einen Raum auswählen, der eine ungestörte Unterhaltung garantiert und indem Sie vorab Themenschwerpunkte setzen. 

Nutzen Sie Vorlagen um zeitliche Vergleiche zu ermöglichen

Das Jahresgespräch zielt darauf ab, dass Sie die Leistung Ihrer Angestellten richtig einordnen können. Nutzen Sie deswegen Vorlagen für die Gesprächsinhalte und -führung, ohne sich darauf zu versteifen. 

Eine Kombination aus vereinbarten Kennzahlen zur Beurteilung der Leistung und einem standardisierten Fragenkatalog eignen sich sehr gut, um Jahresgespräche erfolgreich umzusetzen. 

So lässt sich der Fortschritt einzelner Mitarbeiter:innen verlässlich nachvollziehen. 

Dokumentieren Sie die Ergebnisse

Sie erreichen nur Vergleichbarkeit über einen längeren Zeitraum, wenn Sie die Ergebnisse festhalten. Der Anspruch der Vertraulichkeit fordert von Ihnen, dass nur Sie und Ihr:e Mitarbeiter:in eine Abschrift erhalten. 

Halten Sie in der Zusammenfassung des Gesprächs die neuen Jahresziele fest und ggf. Verbesserungsvorschläge bzw. Maßnahmen (Stichwort: Fortbildung), die sich aus dem Gespräch ergeben haben. 

Gibt es einen bewährten Ablauf für Ihre Jahresgespräche? 

Die standardisierte Natur des Gesprächs führt dazu, dass sich ein bewährter Ablauf etabliert hat, den Sie nutzen können. Die folgende Struktur ist gängig für Jahresgespräche: 

1. Genaue Analyse des Jahres und passendes Feedback
2. Exakte Zielsetzung für das kommende Geschäftsjahr 
3. Ausblick auf berufliche Entwicklungsperspektiven 

Genaue Analyse des Jahres und Feedback

Zu Beginn fassen Sie gemeinsam zusammen, wie das Arbeitsleben Ihrer:s Arbeitnehmer:in momentan aussieht und werfen einen Blick auf: 

• Die aktuellen Aufgaben der Angestellten
• Erfüllte und verpasste Ziele – samt den Gründen dazu
• Persönlicher Beitrag des/der Angestellten zu den Zielen
• Allgemeine Arbeitszufriedenheit – samt möglicher Kritik
• Ihr Feedback oder ggf. Feedback von Kunden / Kollegen

Exakte Zielsetzung für das kommende Geschäftsjahr 

Im nächsten Schritt legen Sie genaue Ziele für das kommende Jahr fest und sprechen über das allgemeine Arbeitsumfeld: 

• Welche Projekte/Aufgaben stehen an?
• Herrscht Zufriedenheit mit den eigenen Aufgaben?
• Gibt es Probleme oder Herausforderungen?
• Ist Ihr:e Mitarbeiter:in ausgelastet?
• Besteht Optimierungsbedarf in gewissen Bereichen?
• Formulieren Sie genaue Ziele oder Zielvorstellungen (ggf. mit Kennzahlen)

Ausblick auf berufliche Entwicklungsperspektiven 

Zu guter Letzt thematisieren Sie den Ausblick für das kommende Jahr und mögliche Entwicklungsperspektiven Ihrer:s Arbeitnehmer:in:

• Welche beruflichen Perspektiven sind im nächsten Jahr möglich? 
• Gibt es persönliche (Fortbildungs-)Wünsche?
• Welche Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich umsetzen?
• In welche Richtung soll die weitere Entwicklung gehen?
• Wie sehen die Prioritäten für nächstes Jahr genau aus?

Wie können Sie sich das Durchführen von Jahresgesprächen erleichtern? 

Die Durchführung von Jahresgesprächen ist eine zeitintensive Aufgabe, die mit viel organisatorischen Aufwand verbunden ist. Aber die Unterhaltungen mit Ihren Mitarbeiter:innen wirken sich im Idealfall positiv auf die Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und -produktivität aus. 

Damit Sie sich ausschließlich auf die Gesprächsführung und das Zwischenmenschliche fokussieren können, hat Saneware eine Software für Mitarbeitergespräche entwickelt, die Ihnen die Organisation und Durchführung erheblich erleichtert. 

Sie profitieren von automatischen Erinnerungen, digitaler Terminkoordination und individuell standardisierbaren Vorlagen für Ihre Jahresgespräche. Konfigurierbare Fristen, Protokoll-Funktionen und das Erstellen individueller Maßnahmen runden die Software ab.

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