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5 Fallstricke beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement – und wie Sie diese vermeiden

von Philipp Kochan – 1. Dezember 2022

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement kann ganz schön tückisch sein. Trotz gesetzlicher Pflicht, gibt es seitens des Gesetzgebers keine konkreten Regeln zur Durchführung. Genau das lässt viele Fallstricke zu. Denn das BEM kann keineswegs nach Gutdünken durchgeführt werden. Welche Stolpersteine Sie beachten sollten.

Das Einladungsschreiben

Am Anfang des Betrieblichen Eingliederungsmanagements steht die Einladung. Damit kommen Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nach, dem krankgeschriebenen Arbeitnehmenden das BEM anzubieten. Dazu sind Sie verpflichtet, sobald der Mitarbeitende mehr als sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten arbeitsunfähig ist.

Als Auftakt für das BEM besitzt die Einladung eine erhebliche rechtliche Bedeutung. Die Anforderungen an die Einladung sind in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen. Grund ist weniger das Gesetz als vielmehr die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte. Ständig neue Formalien haben dazu geführt, dass ein Großteil der verschickten BEM-Einladungen den rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird.

Das Problem: Eine fehlerhafte BEM-Einladung kann im Falle einer Kündigungsschutzklage dazu führen, dass das Gericht den gesamten BEM-Prozess für nichtig erklärt. Unabhängig davon, ob das Betriebliche Eingliederungsmanagement eigentlich erfolgreich verlaufen ist.

Unser Tipp

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Grundregeln bei der Erstellung von BEM-Einladungen berücksichtigt werden:

  • Zweck und Ziele: Erklären Sie dem Empfänger, was das BEM ist, wozu es da ist und welche Ziele damit verfolgt werden.
  • Freiwilligkeit: Machen Sie deutlich, dass der oder die Eingeladene frei entscheiden kann, ob er oder sie am BEM teilnimmt. Es gibt keinen Zwang.
  • Datenschutz: Weisen Sie darauf hin, welche personenbezogenen Daten aus welchen Gründen für das BEM erhoben, gespeichert und verarbeitet werden müssen. Wer diese Daten zu Gesicht bekommt (Einblick in die BEM-Akte hat) und wann sie wieder gelöscht werden. Sie müssen sich die Erlaubnis zur Verarbeitung über eine Datenschutzerklärung schriftlich einholen.
  • Teilnehmendenkreis: Zeigen Sie auf, wer theoretisch am BEM-Verfahren teilnehmen kann. Weisen Sie darauf hin, dass der Arbeitnehmende frei entscheidet, wer davon teilnimmt und wer nicht. Weisen Sie auf das Recht zur Mitwirkung einer vom Arbeitnehmenden bestimmten Vertrauensperson hin.
  • Widerruflichkeit: Weisen Sie den Empfänger der Einladung darauf hin, dass er seine Zustimmung zum BEM jederzeit widerrufen und das laufende Verfahren abbrechen kann.

Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie auf eine Mustereinladung zurückgreifen. Im Idealfall lassen Sie die individuell an Ihr Unternehmen angepasste Einladung regelmäßig von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht überprüfen.

Die Häufigkeit

Das BEM ist trotz der Vorteile, die es durchaus auch für Arbeitgebende bietet, ein bürokratisches Verfahren. Jeder ist froh, wenn es abgeschlossen ist. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass das BEM durchgeführt werden muss, sobald ein Arbeitnehmender innerhalb von zwölf Monaten sechs Wochen arbeitsunfähig ist – egal ob am Stück oder mit Unterbrechungen.

Vielfach wird das falsch interpretiert. Das heißt nämlich nicht, dass ein BEM pro Jahr ausreicht – komme was wolle. Wird ein Arbeitnehmender nach erfolgreicher Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements innerhalb von zwölf Monaten erneut für mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig, so müssen Sie ihm nach geltender Rechtsprechung wiederholt ein BEM-Verfahren anbieten. Es reicht also keineswegs aus, ein BEM-Verfahren im 12-Monats-Zeitraum durchzuführen.

Uneinigkeit herrscht beim sogenannten Referenzzeitraum. Das hessische Landesarbeitsgericht ist der Auffassung, dass innerhalb von zwölf Monaten nur ein erneutes BEM-Verfahren angeboten werden muss (14 Sa 690/16 vom 17.2.2017). Also insgesamt zwei Angebote bzw. Durchführungen ausreichen.

Die vorherrschende Meinung ist jedoch eine andere: Die meisten Landesarbeitsgerichte, darunter zum Beispiel das LAG Düsseldorf (Az. 12 Sa 554/20 vom 09.12.2020), sehen den sechswöchigen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit als Referenzzeitraum – nicht den Jahreszeitraum. Heißt in der Praxis: Der Referenzzeitraum beginnt unmittelbar nach dem letzten Tag des vorausgegangenen BEM-Verfahrens. Sobald wieder sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten zusammenkommen (am Stück oder mit Unterbrechungen), muss dem Erkrankten erneut das Betriebliche Eingliederungsmanagement angeboten werden.

Im Extremfall müssen Sie also alle sechs Wochen ein BEM-Verfahren anbieten. Nämlich dann, wenn der Arbeitnehmende trotz abgeschlossenem BEM erneut für sechs Wochen arbeitsunfähig ist.

Auch wenn die Rechtsprechung alles andere als praktikabel und in vielen Fällen zudem wenig zielführend sein mag, sollten Sie ihr tunlichst Rechnung tragen. Versäumen Sie es rechtzeitig zum BEM einzuladen und dieses bei Akzeptanz korrekt durchzuführen, können Sie keine wirksame Kündigung wegen Krankheit aussprechen und haben bei einem Kündigungsschutzverfahren erhebliche Nachteile.

Unser Tipp

Nutzen Sie eine Software, mit der Sie Fehlzeiten und das BEM verwalten können. So entgeht Ihnen nie mehr ein Beschäftigter, der die Grenze von sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit überschritten hat. Immer wenn das der Fall ist und die Software Alarm schlägt, sollten Sie das BEM anbieten. Unabhängig davon, wie oft das bereits geschehen ist. Auch dabei unterstützen digitale Lösungen, die den damit verbundenen Aufwand gering halten.

Der Datenschutz

Der Datenschutz spielt bei Personalthemen immer eine wichtige Rolle. Beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement nimmt er eine nochmal höhere Stellung ein, da Sie während des Prozesses Gesundheitsdaten verarbeiten und diese möglicherweise einem größeren Personenkreis zugänglich machen. Daten, die die Gesundheit betreffen, sind laut Europäischer Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders schützenswert. Mangelnder Datenschutz kann Ihnen beispielsweise im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses auf die Füße fallen.

Unser Tipp

  1. Holen Sie eine Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung ein. Diese übermitteln Sie dem Arbeitnehmenden zusammen mit der BEM-Einladung. Erst wenn Sie die Erklärung unterschrieben zurückerhalten haben, beginnen Sie mit dem eigentlichen BEM-Verfahren. In der Datenschutzerklärung ist geregelt, dass Sie die personenbezogenen Daten einschließlich Gesundheitsdaten für den Zweck des BEM erheben, speichern und verarbeiten dürfen.
  2. Legen Sie eine BEM-Akte an, die gesondert von der Personalakte geführt wird. Damit schließen Sie aus, dass Personen Zugang zu Daten haben, die sie nicht sehen dürfen. So darf auf die BEM-Daten nur der häufig in der Personalabteilung angesiedelte BEM-Beauftragte zugreifen. Befinden sich die Daten alle in der Personalakte, haben in der Regel mehr Personen Zugriff. Umgekehrt können diejenigen Teilnehmenden, die vom Betroffenen für das BEM-Verfahren zugelassen wurden (z. B. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, etc.) Einsicht in die BEM-Akte nehmen. Durch die ausgelagerte Akte haben sie jedoch keinen Einblick in die Dokumente, die üblicherweise in der Personalakte aufbewahrt werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Akten auf Papier oder digital geführt werden.

Der Betriebsrat

Der Betriebsrat hat in vielen Personalangelegenheiten ein Mitbestimmungsrecht. Beim BEM ist das aber nicht von Haus aus der Fall. Hier muss der oder die Erkrankte ausdrücklich zustimmen, dass der Betriebsrat am BEM beteiligt werden soll. Wie bei allen anderen Beteiligten auch.

Allerdings hat der Betriebsrat die Aufgabe zu überwachen, ob langzeiterkrankten Arbeitnehmenden das Betriebliche Eingliederungsmanagement wirksam angeboten wird. Insofern kann er eine Liste der Personen anfordern, die die Voraussetzungen für das BEM erfüllen. Das hat das Landesarbeitsgericht München am 24. November 2010 entschieden (Az.: 11 TaBV 48/10). Ob der Betriebsrat zur Wahrnehmung seiner Kontrollpflicht die exakten Fehldaten wissen muss, ist strittig.

Unstrittig hingegen ist, dass die Personalvertretung die BEM-Einladungen anfordern kann, um die Wirksamkeit der Einladung zu überprüfen.

Unser Tipp

Bieten Sie auf dem Antwortschreiben, das Sie der schriftlichen BEM-Einladung beilegen, die Möglichkeit anzukreuzen, welche Personen auf Wunsch des Arbeitnehmenden am BEM-Verfahren teilnehmen sollen. So haben Sie gegebenenfalls die schriftliche Bestätigung, dass der Betriebsrat über die Einladung hinaus miteinbezogen werden darf.

Die aktive Beteiligung

Viele Arbeitgebende sind der Auffassung, sie allein können Maßnahmen bestimmen, die der Wiedereingliederung des erkrankten Arbeitnehmenden zuträglich sind. Mitunter wird hier sogar in Gutsherrenart agiert.

Tatsächlich haben alle Beteiligten das Recht, Vorschläge zu unterbreiten, wie der Arbeitsplatz des oder der Erkrankten erhalten werden kann. Insbesondere natürlich der oder die Betroffene selbst. Immerhin weiß Ihr Mitarbeitender am besten, welchen Belastungen er am Arbeitsplatz ausgesetzt ist.

Fordern Sie alle Beteiligten am BEM dazu auf, Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Jeder Vorschlag muss gewissenhaft auf seine Umsetzbarkeit geprüft werden. Wenn es sich um eine verhältnismäßige Maßnahme handelt, sollten Sie ihr zustimmen und sie umsetzen. Tun Sie das nicht, kann Ihnen das später in einem Kündigungsschutzprozess negativ ausgelegt werden. Der Richter kann dann sogar das gesamte BEM-Verfahren für ungültig erklären, auch wenn es letztlich augenscheinlich erfolgreich abgeschlossen wurde.

Unser Tipp

Fertigen Sie bei den BEM-Gesprächen stets Protokolle an, in denen Sie den kompletten Verlauf festhalten. So können Sie im Zweifel nachweisen, dass Sie

  1. die Beteiligten dazu aufgefordert haben, BEM-Maßnahmen vorzuschlagen und
  2. wer welche Maßnahmen vorgeschlagen hat.

Der Hinweis darauf, sich aktiv zu beteiligten, sollte schon mit der Einladung an alle Beteiligten erfolgen. So haben diese ausreichend Zeit Maßnahmen zu erarbeiten (und keine Ausrede, warum sie es nicht getan haben). Auch dieser Hinweis in der Einladung dient als schriftlicher Nachweis, dass Sie Ihrer Aufgabe nachgekommen sind. Versenden Sie das Protokoll nach jedem Gespräch an alle, damit diese im Bilde sind und im Zweifel Korrekturen anmerken können.

Fazit: Viele Stolpersteine beim BEM

Als Bestandteil des gesetzlichen Arbeitsplatzschutzes ist das BEM ein komplexes Verfahren. Obwohl oder gerade weil gesetzlich kaum etwas zu dessen Anwendung geregelt ist. Stattdessen gibt es immer neue Urteile, die bei seiner Durchführung berücksichtigt werden müssen.

Um Bürokratie und Komplexität wirkungsvoll zu verringern, bieten sich digitale Lösungen, wie zum Beispiel die BEM-Software von Saneware, an. Denn Fehler beim BEM können Ihnen teuer zu stehen kommen!

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