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Mitbestimmung und Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen – Welche Rechte hat der Betriebsrat bei einer Mitarbeiterbefragung?

von Katja Uhde – 17. Januar 2023

Mitarbeiter:innen-Befragungen eignen sich hervorragend, um die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen langfristig zu verbessern bzw. sicherzustellen. Sie können das Feedback auf Ihre Mitarbeiter:innen-Befragungen nämlich als wertvolle Grundlage für betriebliche Veränderungen heranziehen. So können Sie nicht nur die Motivation einzelner Mitarbeitender steigern, sondern auch das gesamte Betriebsklima nachhaltig verbessern.

Doch es gibt einige Punkte, die Sie bei einer Mitarbeiter:innen-Befragung bezüglich des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen beachten sollten. Sie müssen nicht nur personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeitenden schützen, sondern auch die der Führungskräfte, welche beispielsweise in einer Befragung bewertet werden. 

Welche Punkte Sie beachten sollten, wann eine anonyme Mitarbeiter:innen-Befragung sinnvoll ist und welche Rolle der Betriebsrat bei Ihren Mitarbeiter:innen-Befragungen spielt, erfahren Sie hier.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Datenschutz Ihrer Mitarbeitenden: Welche Rechtsgrundlage gilt bei einer Mitarbeiterbefragung?
  2. Mitbestimmungsrechte und -pflichten: Welche Rolle hat Ihr Betriebsrat bei einer Mitarbeiterbefragung?
  3. Im Sinne des Datenschutzes: Wann sind anonyme Mitarbeiterbefragungen sinnvoll?
  4. Gibt es Gründe, Ihre Mitarbeiterenden nicht anonym zu befragen?
  5. Sie möchten eine effiziente Mitarbeiterbefragung durchführen, bei der Sie zu jeder Zeit auf der sicheren Seite sind?

Datenschutz Ihrer Mitarbeitenden: Welche Rechtsgrundlage gilt bei einer Mitarbeiterbefragung?

Wie Sie wissen, ist das Thema Datenschutz speziell in den letzten Jahrzehnten durch die Verbreitung digitaler Fußspuren zu einem sehr heiklen geworden. Gesetze zum Schutz von sensiblen Daten wurden entwickelt und werden laufend erweitert oder verschärft.

Welche rechtlichen Grundlagen müssen Sie also bei einer Mitarbeiter:innen-Befragung in Hinblick auf die Wahrung des Datenschutzes Ihrer Mitarbeitenden beachten?
Hierzu sehen wir uns kurz an, welche Gesetze in Betracht gezogen werden könnten und ob diese auch tatsächlich anwendbar sind.

  • § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) besagt, dass personenbezogene Daten nur erhoben werden dürfen, wenn die Mitarbeiter:innen ausdrücklich und freiwillig zustimmen und zusätzlich die Befragung zur tatsächlichen Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig wäre. Für die meisten Unternehmen und Beschäftigungsverhältnisse zu ihren Mitarbeiter:innen trifft diese Notwendigkeit nicht zu.
  • Die Datenschutzinteressen Ihrer Mitarbeiter:innen sind vom Recht her deutlich geregelt und stark geschützt. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO besagt zwar, dass Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten dürfen, solange die Grundrechte und Grundfreiheiten dieser Personen gewahrt werden. Dennoch haben Sie kein Recht dazu, Ihre Mitarbeiter:innen zu bestimmten personenbezogenen Auskünften zu verpflichten, ganz gleich wie wichtig diese auch für die Verbesserung der Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden wäre. Somit kommt Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO für eine Mitarbeiter:innen-Befragung nicht zu tragen.

Aktuell gibt es nach deutschem Recht also keine Grundlage, die Ihnen als Arbeitgeber erlaubt, Ihre Mitarbeitenden zur Beantwortung einer Befragung zu verpflichten, in der personenbezogene Daten erhoben werden.

Freiwillige Mitarbeiter:innen-Befragungen können Sie unter Berücksichtigung gewisser Aspekte selbstverständlich durchführen. Zu diesen Aspekten zählt neben dem Datenschutz auch die Mitbestimmungspflicht einer Interessenvertretung Ihrer Mitarbeitenden, wie z. B. dem Betriebsrat.

Fazit

Laut Gesetz haben Sie kein Recht dazu, Ihre Mitarbeitenden zur Beantwortung einer Befragung zu verpflichten. Wenn Sie jedoch bereits im Vorfeld alle Parteien miteinbeziehen, werden Ihre Mitarbeiter:innen sich wertgeschätzt fühlen, wenn sie nach ihrer Meinung zu bestimmten betrieblichen Abläufen und dem Betriebsklima gefragt werden.

Mitbestimmungsrechte und -pflichten: Welche Rolle hat Ihr Betriebsrat bei einer Mitarbeiterbefragung?

Je größer Ihr Unternehmen, desto wichtiger ist eine gute Verbindung zur Interessenvertretung Ihrer Mitarbeitenden. Welche Rechte Ihr Betriebsrat bei der Mitbestimmung einer Mitarbeiter:innen-Befragung hat, hängt von den abgefragten Inhalten und deren Intention ab.

Hier gibt es ein paar Faktoren, die Sie vor der Planung und Durchführung einer Mitarbeiter:innen-Befragung unbedingt beachten sollten.

  • Wenn Sie eine Mitarbeiter:innen-Befragung auf Papier in anonymisierter Form durchführen, so besteht bei der Erstellung des Fragebogens keine Mitbestimmungspflicht durch den Betriebsrat.
  • Bei digitalen Mitarbeiterbefragungen, sieht das allerdings anders aus:
    Hier ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Wenn eine anonyme Mitarbeiter:innen-Befragung jedoch einmal erstellt und durch den Betriebsrat bewilligt wurde, können Sie im Nachhinein Änderungen am Fragebogen vornehmen, ohne den Betriebsrat hinzuziehen zu müssen.
    Daher ist es vor einer Freigabe wichtig, dass der Betriebsrat jegliche Stolpersteine bezüglich der Anonymisierung einer Mitarbeiter:innen-Befragung gründlich kontrolliert. Eventuelle Datenschutz-Mängel, die durch eine Befragung über ein EDV-System entstehen könnten, sollten Sie unbedingt verhindern.
  • Nach § 80 Abs. 2 BetrVG hat der Betriebsrat ein Informationsrecht, welches besagt, dass er Auskunft über Ergebnisse einer Mitarbeiter:innen-Befragung fordern und auch Einsicht in resultierende Auswertungen nehmen kann.
    Dadurch ermöglichen Sie dem Betriebsrat, über die Auswertung Ihrer Mitarbeiter:innen-Befragung neue Erkenntnisse bezüglich seiner eigenen Aufgaben zu gewinnen.
  • Wenn Sie in der Mitarbeiter:innen-Befragung das allgemeine Betriebsklima, aber auch die spezielle Situation Ihrer Mitarbeitenden erheben wollen, so unterliegt dies § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG der Mitbestimmung und es besteht folglich ein Informationsrecht. D.h. für Sie, dass der Betriebsrat in diesem Fall das Recht darauf hat Einsicht zu nehmen und Fragen zu stellen, jedoch keine Mitbestimmungspflicht vorliegt.
  • Ebenso besteht ein Informationsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, wenn Sie in Ihrer Befragung nach Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden fragen oder deren Meinung zu Gehalt und Sozialleistungen abfragen. 

Sie sind also gut beraten, bei den meisten Themen, die einer Mitarbeiter:innen-Befragung zugrunde liegen, direkt oder indirekt mit dem Betriebsrat zusammenzuarbeiten.

Tipp: Damit Sie sich rechtlich zu keinem Zeitpunkt auf Glatteis begeben, sollten Sie Interessenvertreter Ihrer Mitarbeiter:innen bereits in einem frühen Planungsstadium einer Mitarbeiter:innen-Befragung in den Prozess einbinden. 

Abgesehen von Ihrer rechtlichen Absicherung, schafft die Eingebundenheit auch immenses Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden und erhöht somit die Effizienz der folgenden Befragung, da Ihre Mitarbeitenden nun aktiv an der Erstellung beteiligt sind.

Im Sinne des Datenschutzes: Wann sind anonyme Mitarbeiterbefragungen sinnvoll?

Wenn Sie in einer Mitarbeiter:innen-Befragung sensible Themen ansprechen und ehrliche Antworten erheben wollen, ist es also absolut sinnvoll, die Befragung in anonymisierter Form durchzuführen. Mitarbeitende, die bei ehrlichem Feedback Angst vor negativen Folgen hätten, geben Ihnen nur ehrliche Antworten, wenn sie sichergehen können, dass aufgrund der Antworten nicht auf ihre Person geschlossen werden kann.

Ihre Vorteile einer anonymen Mitarbeiter:innen-Befragung:

  • Sie erhalten ehrliche Antworten bezüglich des Betriebsklimas. Wenn Missstände zwischen Vorgesetzten, Teamleitern und anderen Hierarchien bestehen, haben Sie mit einer anonymen Befragung höhere Chancen auf ehrliche Meinungen und Erfahrungen ihrer Mitarbeiter:innen. 
  • Sie bekommen zuverlässige Auskünfte über die tatsächliche Zufriedenheit und mentale Gesundheit ihrer Mitarbeitenden. So fällt es Ihnen leichter, in Folge verschiedene Aspekte des Arbeitsumfeldes für alle zu verbessern.
  • Sie steigern die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen, indem Sie ihnen eine Plattform geben, auf der sie, ohne bewertet zu werden, Themen auf den Tisch bringen dürfen, die ihnen wichtige Anliegen sind.

Um die Anonymität Ihrer Mitarbeiter:innen zu jedem Zeitpunkt zu wahren, ist es besonders wichtig, dass Sie bei der Erstellung der Befragung bereits darauf achten, welche Antworten auf bestimmte Personengruppen schließen lassen könnten.

Speziell bei sogenannten Zusatzfragen bei digitalen Umfragen verkleinert sich meist der infrage kommende Personenkreis drastisch. Um dadurch eine Eingrenzung auf eine kleine Gruppe Mitarbeiter zu vermeiden, sollten Sie bei der Erstellung der Befragung deshalb nicht nur den Betriebsrat, sondern auch den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens hinzuziehen.

Gibt es Gründe, Ihre Mitarbeiterenden nicht anonym zu befragen?

In manchen Fällen eignen sich direkte Befragungen tatsächlich besser als anonymisierte. Wenn Sie gezielte Verbesserungen durchführen wollen, die bestimmte Mitarbeitende betreffen, so sind Sie oft im Vorteil, wenn Sie diese direkt nach detaillierten Informationen befragen. Selbstverständlich können solche Befragungen auch dann nur auf freiwilliger Basis stattfinden und keine sensiblen personenbezogenen Daten ansprechen.

Fazit

Beide Methoden haben ihre Vorteile. Die Wahl der Methode entscheiden Sie am besten über das gewünschte Ergebnis der Befragung, bzw. über die Inhalte, zu denen Sie Meinungen einholen möchten.

Sie möchten eine effiziente Mitarbeiterbefragung durchführen, bei der Sie zu jeder Zeit auf der sicheren Seite sind?

Eine Mitarbeiter:innen-Befragung ist eine bewährte Möglichkeit, um die Meinung Ihrer Mitarbeitenden zu erfahren. Durch ehrliche Antworten können Sie nach der Auswertung den Zustand der Gesamtzufriedenheit in Ihrem Betrieb einschätzen.

Selbstverständlich dürfen Sie eine solche Befragung aber nicht dafür verwenden, um anhand gewünschter Antworten Mitarbeiter:innen zu beeinflussen oder sie gar zu einer bestimmten Antwort zu drängen.  

Sichern Sie sich jetzt den kostenfreien Fragebogen, um herauszufinden, wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden sind, sodass Sie effektive Maßnahmen für mehr Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen ergreifen können.

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