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Bewährter Leitfaden für erfolgreiche & reibungslose BEM-Gespräche 

von Katja Uhde – 1. August 2023

Das BEM-Gespräch ist der wichtigste und anspruchsvollste Teil des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM). Der Erfolg des gesetzlich vorgeschriebenen Gesprächs zwischen Ihnen und Ihren Arbeitnehmer:innen ist entscheidend, um eine nachhaltige Wiedereingliederung Ihrer Arbeitskräfte zu erreichen. 

Eine erfolgreiche, betriebliche Eingliederung hat viele Vorteile. Sie verlieren keinen Arbeitnehmenden und müssen weder Zeit noch Kosten in die Suche neuer Arbeitnehmer:innen investieren. Die Produktivität und Leistungsfähigkeit Ihres bestehenden Personals wird aufrechterhalten und die Arbeitnehmerzufriedenheit steigt. 

Mit diesen Zielen im Blick geben wir Ihnen heute einen vollständigen Leitfaden an die Hand, der Ihnen die Führung strukturierter BEM-Gespräche erleichtert. 


Inhaltsverzeichnis:

  1. Die Vorbereitung
  2. Die Einladung
  3. Das Informationsgespräch
  4. Das Eingliederungsgespräch
  5. Die Dokumentation
  6. Unsere BEM-Software

Vorbereitung Ihres BEM-Gesprächs

Ein erfolgreiches BEM-Gespräch beginnt bereits vor der eigentlichen Unterhaltung. Das BEM-Gespräch ist Teil eines gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmenkatalogs, der Arbeitnehmer:innen, die länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind, die Rechte auf erneute Eingliederung in §84 des SGB IX zuspricht. 

In der Vorbereitung ist Ihr erster Arbeitsschritt dementsprechend die Identifikation der Arbeitnehmer:innen, welche dieser Anforderung entsprechen. Stellen Sie sich nun folgende Fragen, um ein genaueres Bild der Ausgangssituation zu erhalten: 

  • Liegt eine jüngere werks- oder betriebsärztliche Stellungnahme vor? 
  • Gibt es Erkenntnisse, die darauf hinweisen, dass die Ursache der Langzeiterkrankung ein Unfall gewesen ist? Ist mit einer vollständigen Wiederherstellung der Gesundheit der Mitarbeiter:in zu rechnen? 
  • Steht die Erkrankung Ihre:s Mitarbeiter:in in Verbindung mit seiner/ihrer Tätigkeit oder dem Arbeitsplatz? 
  • Sind Maßnahmen Ihrerseits notwendig, damit Ihr:e Mitarbeiter:in an den ursprünglichen Arbeitsplatz zurückkehren kann? 
  • Welche Qualifikationen und Stärken zeichnen Ihre:n Arbeitnehmer:in aus und welches Anforderungs- und Fähigkeitsprofil verlangt die ursprüngliche Tätigkeit? 
  • Liegt eine Gleichstellung/Schwerbehinderung vor und steht diese im Zusammenhang mit der Arbeitsunfähigkeit? 

Durch die Antworten zu diesen Fragen schaffen Sie sich vorab ein schlüssiges Bild über die Ausgangslage. Das erleichtert Ihnen später die eigentliche Führung des BEM-Gesprächs und vielleicht haben Sie schon jetzt Ideen, welche Maßnahmen zielführend für Ihre:n Mitarbeiter:in sein könnten.

Einladung zum BEM-Gespräch

Sie haben alle relevanten Informationen zusammengetragen und sich mit der Ausgangssituation Ihre:s Arbeitnehmer:in auseinandergesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, den Prozess formell zu starten: Mit der Einladung. 

Die Einladung hat den Zweck, Ihr:e Mitarbeiter:in über den Sinn der anstehenden Gespräche aufzuklären. In vielen Fällen hört Ihre Arbeitskraft zum ersten Mal von betrieblicher Eingliederung. Teilen Sie dem oder der Betroffenen mit, dass es in den anstehenden BEM-Gesprächen um Ursachen der Erkrankung, geeignete Maßnahmen zur Verbesserung und der Wiederherstellung ihrer oder seiner Gesundheit geht. 

Vergessen Sie nicht, dass die Teilnahme an der betrieblichen Eingliederung freiwillig ist. Es ist also möglich, dass die Gespräche gar nicht erst stattfinden. 

Trotzdem sollte Ihre Einladung bereits Terminvorschläge für die anstehenden BEM-Gespräche enthalten und Ihr:e Mitarbeiter:in über die mögliche Teilnahme verschiedener Stellen (Personalvertretung, Schwerbehindertenvertretung/Integrationsamt oder zusätzliche Vertrauensperson) informieren. 

Die Einladung selbst unterliegt mittlerweile einer Fülle von gesetzlichen Mindestansprüchen. Das Saneware Magazin hat sich deswegen bereits mit der konkreten Gestaltung der Einladung beschäftigt und für Sie ein Gratismuster erstellt. 

Das Informationsgespräch

Es ist so weit. Ihre Einladung wurde angenommen und heute ist der Stichtag für das erste BEM-Gespräch. Zum ersten Mal treffen Sie oder Ihr BEM-Beauftragter für ein persönliches Gespräch den betroffenen Mitarbeitenden. Im Fokus stehen Vertrauen und Information. 

Hinweis: Das Informationsgespräch ist optional und muss im Gegensatz zum Eingliederungsgespräch den BEM-Berechtigten nicht angeboten werden. Viele Unternehmen entscheiden sich direkt mit einem Eingliederungsgespräch zu starten bzw. das Informationsgespräch nur in Einzelfällen anzubieten.

Das Informationsgespräch dient dazu, die Abläufe und Ziele des gesamten BEM-Verfahrens zu erläutern und wird zur Aufklärung genutzt. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Ängste, Sorgen und Skepsis Ihre:s Mitarbeiter:in abzubauen und eine Vertrauensbasis zu schaffen. 

Trotzdem gibt es einige inhaltliche Anforderungen, die das Informationsgespräch erfüllen sollte. Klären Sie den oder die BEM-Berechtigte:n erneut über die Freiwilligkeit des BEM-Verfahrens auf und die Möglichkeit jederzeit die Einwilligung zu widerrufen. 

Weisen Sie auf die bestehenden Datenschutzrichtlinien hin. Einerseits unterliegt das ganze Verfahren der Vertraulichkeit und Verschwiegenheitspflicht und andererseits hat die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung DSGVO-konform abzulaufen. 

Ihr:e betroffene Mitarbeiter:in entscheiden, welche weiteren Personen Einsicht in die Daten erhalten und die Verfahrensunterlagen müssen separat von der Personalakte gesammelt werden. 

Die Erstellung und Führung einer BEM-Akte ist unumgänglich. Was Sie sonst noch beachten müssen, können Sie in unserem Magazinbeitrag über BEM & Datenschutz nachlesen. 

Erinnern Sie schlussendlich Ihr:e Arbeitnehmer:in daran, dass erfolgreiche BEM-Gespräche bedeuten, dass geeignete Maßnahmen gegen die Ursachen gefunden werden, welche die Gesundheit des Mitarbeitenden belasten. Das endgültige Ziel, die Überwindung der Langzeiterkrankung, liegt im Interesse beider Parteien. 

Zeigen Sie Empathie gegenüber der Ausgangslage, Aufgeschlossenheit, was die Gespräche betrifft und Ihre Handlungsbereitschaft über die Gespräche hinaus. Schaffen Sie eine sichere Atmosphäre und nachhaltiges Vertrauen, bevor es im nächsten Schritt, dem Eingliederungsgespräch, um die Erkrankung und tatsächliche Maßnahmen und Ziele geht. 

So meistern Sie das Eingliederungsgespräch

Sie haben zu diesem Zeitpunkt einige organisatorische Hindernisse überwunden, sich vorbereitet und das Vertrauen Ihres Mitarbeitenden für BEM-Gespräche gewonnen. Zeit für die Königsdisziplin. 

Das Eingliederungsgespräch ist der wichtigste Teil einer erfolgreichen und nachhaltigen betrieblichen Wiedereingliederung. Der Ablauf dieses BEM-Gesprächs entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg des ganzen BEM-Verfahrens. 

Kein Druck. Denken Sie daran, dass es keine Verlierer geben kann. Sowohl Sie als auch der oder die betroffene Arbeitnehmer:in profitieren von den gemeinsam erarbeiteten Inhalten dieser Unterhaltung. 

Ursachen identifizieren

Jetzt ist es an der Zeit herauszufinden, welche konkreten Maßnahmen getroffen werden können, um langfristig die Gesundheit Ihres oder Ihrer Mitarbeiter:in zu verbessern. Sie sollten damit beginnen, gemeinsam die Ursache für die vermehrten Fehlzeiten aufzuklären. 

Leidet Ihr:e Arbeitnehmer:in an Rückenschmerzen? Dann empfiehlt sich die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Spielen psychische Faktoren eine Rolle? Kurmaßnahmen oder in- bzw. externe psychologische Unterstützung könnten den Gesundheitszustand langfristig verbessern. Ist ein Unfall der Auslöser für die erhöhte Arbeitsunfähigkeit? Gehen Sie individuell auf die neuen Bedürfnisse Ihres oder Ihrer Mitarbeiters:in ein. 

Studien zeigen, dass diese drei Erkrankungen die Hauptgründe für BEM darstellen. 

Wenn Sie Schwierigkeiten damit haben, die Ursachen für langfristige Arbeitsunfähigkeit festzustellen, können Sie Ihre:n Arbeitnehmer:in darum bitten, sich freiwillig vom Betriebsarzt oder -ärztin untersuchen zu lassen. 

Wird dieser Vorschlag abgelehnt, dann bleibt Ihnen immer noch die Möglichkeit, einen genaueren Blick auf die internen Gesundheitskennzahlen zu werfen oder durch ein Gespräch mit Ihren Führungskräften mögliche Ursachen zu identifizieren. 

Maßnahmen erarbeiten

Sobald Klarheit bezüglich der Ursache für die Langzeiterkrankung besteht, geht es im nächsten Schritt darum, geeignete Maßnahmen festzulegen. 

Denken Sie daran: Das BEM-Verfahren und somit auch Ihr BEM-Gespräch stellen einen “verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozess” dar, laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus 2009.

Welche Maßnahmen zielführend und geeignet sind, unterscheidet sich durch die individuellen Umstände der oder des betroffenen Mitarbeiter:in. Wichtig ist, gemeinsam zu einem zufriedenstellenden Ergebnis für beide Seiten zu gelangen. Generell ist die Erarbeitung der konkreten Maßnahmen ergebnisoffen zu gestalten. 

Mögliche Maßnahmen schließen Arbeitsort, -tätigkeit und -abläufe ein. Wir haben eine Liste von zielführenden Maßnahmen für Sie erarbeitet.

Arbeitsort

  • Mehr Home-Office Tage
  • Ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes 
  • Rollstuhlgerechter Umbau des Arbeitsplatzes
  • Verbesserung der Beleuchtung des Arbeitsortes

Arbeitstätigkeit

  • Wechsel der Arbeitstätigkeit
  • Weiterbildung/Umschulung zur Erschließung neuer Aufgabenbereiche
  • Vorläufige Reduzierung der Arbeitslast

Arbeitsabläufe und Rehabilitation 

  • Digitalisierung manueller Prozesse 
  • Etablierung eines flexiblen Gleitzeitmodells 
  • Teilnahme an einem Reha-Programm 
  • Professionelle Unterstützung durch psychologische Beratung
  • Teilnahme an Kurmaßnahmen

Ziele festlegen

Sie haben die Ursache der vermehrten Fehlzeiten identifiziert und geeignete Maßnahmen erarbeitet. Nun müssen Sie für ein erfolgreiches BEM-Gespräch noch passende Ziele festlegen. 

Achten Sie darauf, dass die Zielvorgaben motivierend und nicht abschreckend auf Ihre:n Arbeitnehmer:in wirken. Ein Ansatz, der sich für Ziele in der Praxis bewährt hat, ist S.M.A.R.T. 

Ihre Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. 

Kommunizieren Sie Ihre Zielvorstellungen transparent und hören Sie aktiv zu, falls Ihr:e Mitarbeiter:in Einwände hat, was Ihre Vorgaben betrifft. Auch hier gilt der Leitsatz: Gemeinsam erreichen Sie mehr. Das BEM-Gespräch ist in der Praxis vor allem durch Kompromisse geprägt.

Dokumentation des BEM-Gesprächs

Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie den Leitfaden bis zu dieser Stelle beherzigt haben, dann hatten Sie höchstwahrscheinlich ein erfolgreiches, produktives und nachhaltiges BEM-Gespräch. 

Es gibt nur eine Sache, die bisher keine Beachtung gefunden hat: die Dokumentation. Durch die rechtliche Natur der BEM-Gespräche ist eine ordentliche und lückenlose Dokumentation erforderlich. 

Sie sollten mit der Dokumentation bereits bei der Einladung beginnen. Halten Sie den Zeitpunkt der Einladung durch einen eingeschriebenen Brief oder per datierter Unterschrift des oder der betroffenen Arbeitnehmer:in auf dem Einladungsschreiben fest. 

Protokollieren Sie die Termine und Ergebnisse des Informationsgesprächs als auch des Eingliederungsgesprächs durch unterschriebene Abschlusserklärungen. Informieren Sie beteiligte und berechtigte Stellen über Termine und ggf. Ergebnisse und beachten Sie die zugrundeliegenden Datenschutzrichtlinien.

Erleichtern Sie sich Dokumentation und Datenschutz und konzentrieren Sie sich auf die BEM-Gespräche 

Die organisatorische Arbeitslast der Planung, Durchführung und Dokumentation von BEM-Gesprächen kann eine echte Belastung darstellen. Was können Sie also tun, um mehr Zeit und Energie für die Führung Ihrer BEM-Gespräche zu haben?

BEM-Gespräche erfolgreich zu führen, ist die Basis einer nachhaltigen betrieblichen Eingliederung. Mit ihnen verbessern Sie langfristig die Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen, ohne unter der Verwaltungsarbeit zu leiden.

Und wenn Sie den Großteil Ihrer administrativen Aufgaben rund um Ihre BEM-Gespräche loswerden möchten, sehen Sie sich im nächsten Schritt die BEM-Software von Saneware an.

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