So führen Sie ein erfolgreiches BEM-Verfahren

von Katja Uhde – 11. Juli 2023

Das BEM-Verfahren stellt laut Rechtsprechung einen ergebnisoffenen Suchprozess dar. Nichtsdestotrotz sollte Ihr Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) einer klaren Struktur folgen. Das ermöglicht Ihnen, bestmögliche Ergebnisse für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen zu erzielen. 

In diesem Magazinartikel setzen wir uns mit den strukturellen Anforderungen von BEM-Verfahren auseinander und geben Ihnen eine Übersicht über den generellen Ablauf und organisatorische Anforderungen von BEM-Verfahren. 

Von der Identifizierung und Einladung bis zu den anschließenden Gesprächen und der (schrittweisen) Wiedereingliederung – wir decken alle Aspekte des BEM-Verfahrens ab und geben konkrete Einblicke in dessen praktische Umsetzung. 

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Inhaltsverzeichnis:

1. Welche Struktur hat ein erfolgreiches BEM-Verfahren?
2. Welche konkreten Schritte sollte das BEM-Verfahren beinhalten?
3. Was genau ist die stufenweise Wiedereingliederung?
4. Wie lange dauert ein BEM-Verfahren?

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Welche Struktur hat ein erfolgreiches BEM-Verfahren?

Zu Beginn eines BEM-Verfahrens müssen Sie sich darüber klar werden, welche organisatorische Struktur hinter dem Prozess steckt, um einen möglichst reibungslosen Ablauf des Verfahrens gewährleisten zu können. 

Diese Grundsatzüberlegungen sind das Fundament eines erfolgreichen BEM-Verfahrens. Eine strukturierte Arbeitsweise erleichtert Ihnen, das Verfahren rechtskonform zu gestalten. 

Wenn Sie sich davor ausreichend mit der organisatorischen Seite auseinandergesetzt haben, ist es einfacher für Sie, während den persönlichen Gesprächen lösungsorientiert und ergebnisoffen zu sein. 

1. Identifizierung

Das BEM-Verfahren beginnt mit der Identifizierung der betroffenen Mitarbeiter:innen, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausgefallen sind.

2. Einladung

Sobald die betroffenen Mitarbeiter:innen identifiziert sind, erhalten sie eine Einladung zum BEM-Verfahren. Dieser Schritt ist entscheidend, um das Verfahren formell einzuleiten und Ihre gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen. Ihren Mitarbeiter:innen signalisieren Sie, dass ihre Situation erkannt und berücksichtigt wurde. 

3. Rückmeldung

Die Mitarbeiter:innen haben nun die Möglichkeit, auf die Einladung zu reagieren. Ihre Rückmeldung ist wichtig, um das weitere Vorgehen zu bestimmen und sicherzustellen, dass die betroffene Person daran teilnehmen möchte. Die Teilnahme ist freiwillig und kann auch abgelehnt werden.

4. Beteiligte

Je nach Größe und Struktur des Unternehmens können verschiedene Parteien am BEM-Verfahren beteiligt sein. Dazu gehören in der Regel der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin, die Personalabteilung, der Betriebsrat und gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung oder Ihr:e Betriebsarzt oder -ärztin. Mitarbeiter:innen haben außerdem die Möglichkeit, eine Vertrauensperson mit einzubeziehen. 

5. Terminplanung 

Nachdem die Rückmeldung erfolgt ist und die Beteiligten feststehen, beginnt die Terminplanung für die BEM-Gespräche. Möglicherweise wird die Terminplanung von der internen oder externen HR-Abteilung übernommen. Wichtig ist hierbei, dass außenstehende Stellen sonst keinen Zugriff auf weitere Informationen erhalten.

6. Gespräche

Die BEM-Gespräche bieten eine Plattform für den offenen Dialog zwischen Arbeitgeber:innen und Mitarbeiter:innen. Dabei geht es um die Ursachen der Krankheit, die Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit und mögliche Anpassungen oder unterstützende Maßnahmen, die dazu beitragen könnten, die Gesundheit und das Wohlbefinden des Mitarbeiters zu verbessern.

7. Maßnahmen

Basierend auf den Gesprächen werden spezifische Maßnahmen festgelegt. Dies könnte beispielsweise eine Anpassung der Arbeitszeiten, des Arbeitsplatzes oder der Aufgaben sein. In einigen Fällen kann auch eine Umschulung oder eine stufenweise Wiedereingliederung in Erwägung gezogen werden.

8. Auswertung

Am Ende des BEM-Verfahrens steht die Auswertung. Hierbei werden die durchgeführten Maßnahmen und deren Effektivität bewertet. Ziel ist es, zu verstehen, inwieweit die Maßnahmen zur Wiedereingliederung des Mitarbeiters beigetragen haben und ob weitere Schritte erforderlich sind.

Welche konkreten Schritte sollte das BEM-Verfahren beinhalten?

Die Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess ist das zentrale Ziel des BEM-Verfahrens. Sie erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung und beinhaltet die folgenden Schritte:

1. BEM-Verfahren einleiten

• Zunächst liegt es im Aufgabenbereich der Arbeitgeber:innen, das BEM-Verfahren einzuleiten. Das Gesetz verpflichtet Sie dazu, wenn ein Mitarbeiter:in länger als sechs Wochen innerhalb eines Jahres krankheitsbedingt abwesend war.

2. Über die Ziele des BEM informieren

• Sie sollten Ihre betroffenen Mitarbeiter:innen umfassend über die Ziele und den Ablauf des BEM-Verfahrens informieren, bevor es beginnt. So reduzieren Sie Ängste, welche Ihre Mitarbeiter:innen ggf. haben und erhöhen die Chance, dass jene sich auf das Verfahren einlassen.

3. Zustimmung des Betroffenen zum BEM

• Ihre Mitarbeiter:innen haben das Recht, dem BEM-Verfahren zuzustimmen oder es abzulehnen. Diese Entscheidung kann formlos getroffen werden und sollte auf der Grundlage einer umfassenden Kenntnis der Verfahrensziele und -abläufe erfolgen.

4. BEM-Gespräch durchführen

• Die Durchführung eines BEM-Gesprächs ist der zentrale Bestandteil des Verfahrens. In diesem Gespräch, das in der Regel mit dem BEM-Verantwortlichen und möglicherweise anderen Beteiligten (z.B. dem Betriebsrat oder der Schwerbehindertenvertretung) stattfindet, werden die Gründe für die Fehlzeiten und ihre möglichen Zusammenhänge mit den Arbeitsbedingungen diskutiert.
• Über Erfolg oder Misserfolg des ganzen BEM-Verfahrens entscheidet oft das BEM-Gespräch. Unser Magazin hat aus diesem Grund 5 hilfreiche Tipps für Ihr BEM-Gespräch veröffentlicht, um Sie bei der erfolgreichen Gestaltung zu unterstützen. 

5. BEM-Ziele erörtern und festlegen 

• Im Rahmen des BEM-Gesprächs werden die spezifischen Ziele festgelegt, die mit dem BEM-Verfahren erreicht werden sollen. Diese Ziele können je nach den individuellen Umständen des Mitarbeitenden variieren. 
• Die Maßnahmen können sich beispielsweise auf die Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder eine Anpassung der Arbeitsbelastung beziehen. Es ist auch möglich, zusätzliche Unterstützung durch Ressourcen zur Bewältigung von Gesundheitsproblemen festzulegen. In manchen Fällen könnte auch ein Tätigkeitswechsel in Betracht gezogen werden. 
• Je nachdem, ob es sich um einen Mitarbeitenden handelt, der aufgrund von Langzeiterkrankungen oder häufigen Kurzzeitkrankheiten abwesend war, sehen die Ziele des BEM-Verfahrens unterschiedlich aus.

• Bei Langzeiterkrankungen wird sich Ihr Fokus auf den aktuellen Gesundheitszustand, die Aussicht auf Genesung und mögliche Auswirkungen auf die zukünftige Arbeitsfähigkeit richten. Bei wiederholten Kurzzeiterkrankungen sollte Ihr Schwerpunkt auf der Identifizierung der zugrunde liegenden Ursachen liegen, die sowohl betriebliche als auch persönliche Faktoren umfassen können. 
• Die Identifizierung und Analyse dieser Ursachen bildet die Grundlage für die Entwicklung von unterstützenden Maßnahmen zur Verbesserung der Situation der Mitarbeiter:innen.
• Es ist wichtig zu beachten, dass das BEM-Verfahren erst dann abgeschlossen sind, wenn die Fehlzeiten dauerhaft unter die Sechs-Wochen-Grenze sinken. Gesetzlich verankert ist diese Grenze im § 84 Abs. 2 Satz 1 SGB IX. Die Beteiligten können aber auch eine vorzeitige Beendigung beschließen. 

Was genau ist die stufenweise Wiedereingliederung?

Die stufenweise Wiedereingliederung oder das sog. Hamburger Modell ist eine Maßnahme, die parallel zum BEM-Verfahren durchgeführt werden kann, aber nicht zwangsläufig dazu gehört. 

Dabei handelt es sich um Modelle, in denen Ihre Mitarbeiter:innen nach einer Erkrankung oder Verletzung stufenweise und in Absprache mit dem behandelnden Arzt an den Arbeitsplatz zurückkehren. 

Oft erfolgen im Hamburger Modell wochenweisen Steigerungen, mit dem Ziel, den Gesundheitszustand der Mitarbeiter:innen durch eine schonende Arbeitsbelastung zu verbessern oder zumindest zu stabilisieren.

Während die stufenweise Wiedereingliederung in erster Linie in die Zuständigkeit des behandelnden Arztes fällt, kann das BEM-Verfahren trotzdem eine unterstützende Maßnahme darstellen. 

Das Hamburger Modell ist heute sozusagen Pflicht, weshalb Sie sich unbedingt damit auseinandersetzen sollten. Es gilt außerdem, neben BEM-Verfahren, zu den erfolgreichsten Maßnahmen der Wiedereingliederung von Langzeiterkrankten. 

Wie lange dauert ein BEM-Verfahren?

Die Dauer des BEM-Prozesses kann stark variieren, da viele verschiedene und individuelle Faktoren die Dauer beeinflussen können. 

Mitunter kommt es auf die Art der Erkrankung Ihrer Mitarbeiter:innen an und die Komplexität der Arbeitsaufgaben. Aber auch, ob Anpassungen am Arbeitsplatz erforderlich sind und der Bereitschaft der Arbeitnehmer:innen, sich aktiv am BEM-Prozess zu beteiligen.

Obwohl es kein festgelegtes Zeitlimit für das BEM gibt, ist es wichtig, dass der Prozess nicht unnötig verzögert wird. Nichtsdestotrotz ist die Beendigung des Verfahrens zeitlich flexibel und sollte sich am individuellen Fortschritt der Mitarbeitergesundheit orientieren. 

Klar ist aber, dass Sie durch professionelle Software deutlich Zeit beim BEM-Verfahren einsparen können.

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