Von Fehlzeit zu Fürsorge: Wie Sie Fehlzeitengespräche sinnvoll nutzen

von Katja Uhde – 17. März 2026

Fehlzeiten gehören dazu. Wenn Sie aber vermehrt auftreten, werden sie eine organisatorische Herausforderung und können Unternehmen teuer zu stehen kommen. Doch Sie müssen nicht hilflos danebenstehen und abwarten: Mit Fehlzeitengesprächen können Sie gezielt gegensteuern, Ursachen klären und Unterstützung anbieten. Was Fehlzeitengespräche ausmacht und wie Sie sie richtig führen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Definition
2. Fehlzeitengespräche vs. Rückkehrgespräche vs. BEM
3. Vorteile & Nachteile
4. Fehlzeitengespräche in 4 Schritten einführen

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Die Definition: Was sind Fehlzeitengespräche?

Fehlzeitengespräche sind ein Instrument im Rahmen des Fehlzeitenmanagements. Sie haben das Ziel, die Ursache von häufigen oder auffälligen Fehlzeiten zu klären und diese zukünftig zu reduzieren. Zwar haben Fehlzeitengespräche auch einen kontrollierenden und überwachenden Charakter, es geht jedoch ausdrücklich nicht darum, Mitarbeitende zu rügen. Vielmehr geht es darum, die Ursachen – sowohl betriebliche als auch persönliche – zu beseitigen, das Arbeitsverhältnis zu sichern und Ressourcen optimal einzusetzen.

Fehlzeitengespräche vs. Rückkehrgespräche vs. BEM

Wenn Mitarbeitende fehlen, gibt es im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) verschiedene Instrumente, die Sie nutzen können oder sogar müssen. Das sind neben Fehlzeitengesprächen auch Krankenrückkehrgespräche und das gesetzlich vorgeschriebene Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Obwohl alle auf den ersten Blick ähnlich wirken, gibt es deutliche Unterschiede.

	Fehlzeitengespräch	Rückkehrgespräch	BEM
Anlass	Auffällige oder gehäufte Fehlzeiten (z. B. mehrere Kurzerkrankungen)	Rückkehr nach einer Krankheit (ggf. schon ab dem ersten Tag)	Mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von 12 Monaten
Ziel	Ursachen für Fehlzeiten klären, Unterstützung anbieten, weitere Ausfälle vermeiden	Wiedereingliederung erleichtern, Wertschätzung zeigen, Belastungen klären	Arbeitsfähigkeit sichern, Gefährdung des Arbeitsplatzes vermeiden, individuelle Lösungen suchen
Rechtsgrundlage	Keine gesetzliche Pflicht, freiwilliges Führungsinstrument	Keine gesetzliche Pflicht, Best-Practice-Maßnahme	Gesetzlich vorgeschrieben nach § 167 Abs. 2 SGB IX
Charakter	Steuernd, kontrollierend, aber auch unterstützend gemeint	Präventiv, wertschätzend, motivierend	Formelles Suchverfahren, klar strukturierter Prozess, mit Beteiligungsrechten
Vertraulichkeit & Beteiligung	Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, keine formellen Rechte	Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, informell	Datenschutzgesichert, Beteiligung von Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, ggf. weitere Beteiligte

Auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt: Bei den drei Gesprächsarten handelt es sich nicht um drei Eskalationsstufen. Alle drei Gesprächsarten und Instrumente können für sich stehen und sowohl einzeln als auch in Kombination eingesetzt werden. Wichtig ist dabei, sie im Rahmen des Fehlzeitenmanagements und des Betrieblichen Gesundheitsmanagements effektiv und zielführend einzusetzen – und dabei auch die gesetzlichen Vorschriften des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) zu beachten.

Vorteile & Nachteile von Fehlzeitengesprächen

Richtig eingesetzt können Fehlzeitengespräche ein wertvolles Instrument mit zahlreichen Vorteilen für Mitarbeitende und Unternehmen sein:

• Decken Probleme frühzeitig auf: Auffällige Fehlzeiten können auf Belastungen, Konflikte oder gesundheitliche Risiken hinweisen. Ein Fehlzeitengespräch hilft, Ursachen rechtzeitig zu erkennen.
• Verhindern weitere Ausfälle: Durch Austausch und Unterstützung lassen sich zukünftige Fehlzeiten reduzieren. Das senkt Ausfallkosten.
• Zeigen Fürsorge und Wertschätzung: Wenn Gespräche wertschätzend geführt werden, zeigen sie Mitarbeitenden, dass ihre Situation ernst genommen wird – das stärkt Motivation und Bindung.
• Schaffen Transparenz und Klarheit: Sie geben Raum für einen offenen Austausch über Erwartungen, Belastungen und mögliche Anpassungen im Arbeitsumfeld.
• Stärken die Führungskompetenz: Führungskräfte lernen, sensibel mit Fehlzeiten umzugehen und ihre Rolle in der Gesundheitsförderung wahrzunehmen.

Gleichzeitig können Fehlzeitengespräche aber auch Risiken bergen, wenn sie falsch eingesetzt werden:

• Misstrauen: Wenn Gespräche zu stark kontrollierend wirken, können sich Mitarbeitende überwacht oder unter Druck gesetzt fühlen.
• Mangelnde Abgrenzung zum BEM: Werden Fehlzeitengespräche mit dem BEM vermischt, kann Verunsicherung bei Mitarbeitenden und Führungskräften entstehen.
• Ungleichbehandlung: Werden Fehlzeitengespräche nicht einheitlich geregelt und Auslöser nicht überwacht, kann das dazu führen, dass Fehlzeitengespräche nach subjektivem Ermessen geführt werden. Mitarbeitende können sich dadurch ungleich behandelt fühlen.

Diese Risiken und Nachteile lassen sich jedoch mit einer guten Vorbereitung und einem durchdachten Fehlzeitenmanagement leicht verhindern.

Fehlzeitengespräche einführen & organisieren: So geht’s

Fehlzeitengespräche werden von den jeweiligen Führungskräften geführt. Es ist jedoch wichtig, die Führungskräfte damit nicht alleine zu lassen. Wirkungsvoll und effizient sind die Gespräche nur, wenn sie im ganzen Unternehmen einheitlich, konsequent und gleichberechtigt für alle Mitarbeitenden geführt werden. Wir empfehlen Ihnen dafür die folgenden drei Schritte für die Einführung und Durchführung von Fehlzeitengesprächen.

1. Schwellwert festlegen: Ab wie vielen Tagen sind Fehlzeitengespräche sinnvoll?

Definieren Sie einen klaren Schwellwert, ab welcher Anzahl von Krankheitstagen oder wiederkehrenden kurzen Krankheiten Sie Ihre Mitarbeitenden zu einem Fehlzeitengespräch einladen.

Welche Schwellwerte sinnvoll sind, kann von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Mögliche Ansätze sind beispielsweise diese:

• Mehrere Kurzzeitausfälle in kurzer Zeit, zum Beispiel drei Krankmeldungen innerhalb von drei Monaten
• Überdurchschnittlich viele Krankheitstage im Vergleich zum Team oder zum Unternehmensdurchschnitt
• Auffällige Muster, zum Beispiel häufige Krankmeldungen montags oder freitags

Wichtig ist dabei, dass für alle Mitarbeitenden die gleichen Regeln gelten. Dadurch fühlen sich alle fair behandelt. Gleichzeitig erleichtern Sie so die Erkennung der Auslöser, da Sie die Schwellwerte Ihrer Software für Mitarbeitergespräche hinterlegen können. Mit speziellen Funktionen für das Fehlzeitenmanagement informiert Sie Saneware automatisch darüber, wenn Mitarbeitende einen Schwellwert erreicht haben. Zudem behalten Sie jederzeit den Team- oder Unternehmensdurchschnitt der Krankheitstage im Blick und erkennen Ausreißer sofort.

2. Gesprächsleitfaden vorbereiten

Damit das Fehlzeitengespräch nicht nur professionell, sondern auch wirkungsvoll verläuft, hilft ein Gesprächsleitfaden. Das entlastet Ihre Führungskräfte sowohl emotional als auch zeitlich und sorgt für eine bessere Vergleichbarkeit. Zudem finden so alle Fehlzeitengespräche fair statt – unabhängig von der jeweiligen Führungskraft.

Ein Gesprächsleitfaden für ein Fehlzeitengespräch könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Vorbereitung: Bereiten Sie alle Informationen über die Fehlzeiten vor und schaffen Sie ruhige, angenehme Voraussetzungen für das Gespräch
2. Begrüßung: Empfangen Sie Mitarbeitende freundlich und zeigen Sie Wertschätzung für die Teilnahme am Gespräch.
3. Zielklärung: Erklären Sie das Ziel des Gesprächs – es dient nicht zur Kontrolle, sondern zur Klärung und Unterstützung.
4. Darstellung der Fakten: Besprechen Sie sachlich und wertungsfrei die Fehlzeiten, ohne dabei Vorwürfe zu machen.
5. Fragen stellen: Stellen Sie offene Fragen, die bei der Klärung der Ursachen und bei deren Beseitigung helfen. Zum Beispiel: „Welche Belastungen wirken sich an Ihrem Arbeitsplatz negativ auf Ihre Gesundheit aus?“, „Welche Unterstützung würden Sie sich wünschen?“.
6. Aktiv zuhören: Hören Sie Ihren Mitarbeitenden aktiv zu, unterbrechen Sie sie nicht und stellen Sie Rückfragen.
7. Unterstützung anbieten: Schlagen Sie aktiv Möglichkeiten zur Unterstützung vor und besprechen Sie konkrete nächste Schritte, sodass Mitarbeitende genau wissen, was nach dem Gespräch passiert.
8. Abschluss: Klären Sie, ob alles Wichtige gesagt wurde oder ob weiterer Gesprächsbedarf besteht. Bestärken Sie noch einmal, dass Sie Ihre Mitarbeitenden unterstützen und nicht kontrollieren wollen.

3. Fehlzeitengespräche identifizieren

Hinterlegen Sie die Auslöser für Fehlzeitengespräche in ihrer HR-Software oder in der Software für Mitarbeitergespräche von Saneware. So werden alle Fehlzeiten täglich überprüft und die Verantwortlichen werden bei Identifizierung von Gesprächsbedarf informiert. In der Software wird automatisch ein Gespräch angelegt und vom Verantwortlichen terminiert.

4. Fehlzeitengespräch führen & dokumentieren

Der Gesprächsleitfaden hilft Ihren Führungskräften, das Gespräch effektiv und professionell zu führen, ohne etwas zu vergessen. Dafür ist es jedoch wichtig, den Gesprächsleitfaden für alle Führungskräfte zugänglich abzulegen und den richtigen Umgang damit zu schulen und zu trainieren.

Im Anschluss an das Gespräch sollten die Ergebnisse vollständig und datenschutzkonform dokumentiert werden. Das hilft bei weiteren Gesprächen, bereits Besprochenes nachzuvollziehen – auch, wenn zwischen den Gesprächen ein Führungskräftewechsel stattfindet. Hierfür bietet sich eine spezielle BGM-Software wie Saneware an.

Den Überblick behalten – mit Saneware

Strukturiert umgesetzt sind Fehlzeitengespräche also ein wertvolles Instrument, um Mitarbeitenden Wertschätzung entgegen zu bringen und Ausfallzeiten nachhaltig zu senken. Saneware hilft dabei, den Überblick zu behalten, alle Auslöser rechtzeitig und einheitlich zu erkennen und Ergebnisse datenschutzkonform zu dokumentieren und auszuwerten.